Avez-vous déjà réfléchi au temps, à l’argent et aux efforts que votre entreprise gaspille à cause de la facturation manuelle ? Imaginez que vous tentiez de remplir une baignoire d’eau, mais que la baignoire soit trouée et, pire encore, que vous utilisiez une petite cuillère.
Nous vous proposons une solution : colmatez vos opérations et transformez votre processus de facturation en une tâche rationalisée, efficace et automatisée.
Pour le traitement des factures, optez pour une solution optimisée : l’automatisation !
Dans cet article, nous allons aborder ce qu’elle implique, la technologie sur laquelle elle s’appuie ainsi que les avantages qu’elle représente pour votre entreprise.
Dans cet article :
- Qu’est-ce que l’automatisation de la facturation ?
- Automatisation de la facturation, les avantages
- Critères de sélection d’une solution d’automatisation de la facturation
- Bonnes pratiques pour implémenter une solution d’automatisation de la facturation
Qu’est-ce que l’automatisation de la facturation ?
L’automatisation de la facturation est une solution qui automatise le processus de création, d’envoi et de gestion des factures. Elle permet d’éliminer la saisie et le traitement manuel des données, ce qui offre plusieurs avantages qui incluent :
- Réduction de la charge de travail pour l’équipe de comptabilité fournisseurs qui peut se concentrer sur des stratégies de croissance
- Optimisation de la trésorerie
- Amélioration des relations avec les fournisseurs
- Détection des activités frauduleuses
Comprendre le processus d’automatisation de la facturation
Voici une description détaillée de la façon dont le processus d’automatisation se déroule généralement, de la réception d’une facture à son règlement :
Réception de la facture
Les factures peuvent être reçues en différents formats, notamment le papier, les e-mails et les portails en ligne. Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères), à des fonctionnalités de capture numérique et à des outils d’intégration, les informations sont automatiquement extraites et directement importées dans le système.
Extraction et validation des données
Grâce à la technologie OCR et à l’IA, les informations principales (informations relatives aux fournisseurs, montants, dates, articles…) sont extraites à partir de la facture. Le système valide ensuite les données extraites par rapport au bon de commande et au contrat stockés au sein du système. La bonne nouvelle dans tout ça ? Les algorithmes d’IA et de machine learning permettent d’améliorer la précision au fil du temps.
Rapprochement des factures et approbation
Le système rapproche les factures avec les bons de commande correspondants, ainsi que des bons de livraison, un processus baptisé rapprochement three-way. Plusieurs options de mise en correspondance s’offrent à vous, n’hésitez pas à les découvrir pour répondre au mieux à vos besoins. Lorsque la facture remplit tous les critères définis, elle progresse au sein du workflow. Si des écarts sont identifiés, ils sont signalés et la facture est automatiquement transmise à la personne ou au service concerné.
Traitement des paiements
Une fois la facture approuvée, elle est prête à être réglée. Le système planifie le paiement en fonction des conditions définies par le fournisseur et par les politiques de paiement de l’entreprise, pour une optimisation de la trésorerie. Lorsque les règlements sont effectués, le système met à jour les informations en conséquence, en marquant les factures comme réglées et en enregistrant les détails des transactions.
Archivage digital et reporting
Les factures traitées sont stockées de manière dématérialisée, ce qui offre la possibilité de les retrouver dans le cadre d’audits, d’efforts de reporting ou d’analyses. Le système d’automatisation offre des fonctionnalités d’analyse et de reporting, pour permettre aux entreprises d’accéder à des insights sur les habitudes de dépense, les performances des fournisseurs et les potentiels axes d’amélioration des processus.
Avantages de l’automatisation de la facturation pour les entreprises
Efficacité, précision, relations fournisseurs et bien plus encore : l’automatisation des factures offre des avantages éprouvés. Mais qu’en est-il des résultats financiers ? Si votre entreprise passe d’un traitement manuel des factures à un processus automatisé, elle peut s’attendre à bénéficier des avantages suivants :
Gain en termes de temps et d’argent, tout en boostant la stratégie
Sur papier, l’automatisation réduit significativement le temps nécessaire au traitement des factures. Une promesse qu’elle honore en pratique également. En automatisant des tâches de routine et en réduisant les interventions humaines, les entreprises peuvent traiter les factures de manière plus rapide et plus précise, pour de précieux gains de temps, d’argent et d’efforts humains.
Lorsque votre équipe en charge de la comptabilité fournisseurs n’est pas surchargée par la saisie manuelle des factures, elle est libre d’étudier en détail les contrats, en renégociant les prix et en identifiant des opportunités stratégiques. Autrement dit, tirez parti d’une intelligence que vous ne pourriez pas exploiter dans d’autres circonstances.
Des erreurs réduites, une visibilité accrue
Ne serait-ce pas appréciable si vous pouviez identifier facilement les comportements non conformes ? Paiements en double, montants incorrects, codes fiscaux erronés ou perte pure et simple de documents : le traitement manuel des factures est propice aux erreurs. L’automatisation réduit au minimum les erreurs grâce à une capture et une validation précises des données, ce qui garantit un traitement correct et dans les délais des factures.
Elle vous offre à vous et à vos fournisseurs une visibilité en temps réel sur le statut des factures et des paiements. Cette transparence permet par ailleurs d’optimiser les prévisions en matière de trésorerie et de prendre des décisions informées tout en surveillant les risques liés aux fournisseurs. Dites adieu aux appels déplaisants ou interminables.
Amélioration de la gestion de la trésorerie
L’objectif est ici de réduire au minimum la durée moyenne de traitement des factures. L’automatisation des factures vous offre un meilleur contrôle sur vos cycles de paiement, ce qui vous permet de tirer parti d’escomptes pour paiement anticipé et d’éviter les pénalités pour paiements en retard.
Des relations fournisseurs renforcées
Rien ne ravit davantage les fournisseurs que des paiements dans les délais. En vous assurant que des factures sont traitées et réglées sans erreur grâce à l’automatisation, vous posez de solides bases qui vous permettront d’améliorer les négociations, les conditions et les tarifs. Certaines solutions d’automatisation telles que Coupa offre en outre une visibilité accrue du côté des fournisseurs, qui peuvent se connecter et accéder au statut de leurs factures et paiements à tout moment.
Renforcement de la compliance
L’automatisation est la meilleure façon d’identifier les activités frauduleuses des fournisseurs et des collaborateurs. Elle garantit la compliance avec les obligations réglementaires et les exigences B2B, tout en permettant de conserver des archives précises et auditables. Les systèmes en ligne mettent par ailleurs à disposition des fonctionnalités de sécurité améliorée pour protéger les informations financières sensibles.
Critères de sélection d’une solution d’automatisation de la facturation
Pour identifier le meilleur système d’automatisation des factures pour votre entreprise, voici quelques éléments à prendre en considération. En premier lieu, assurez-vous que l’outil est doté de capacités d’intégration à votre système ERP existant.
Coupa, par exemple, s’appuie sur une approche « light touch » qui lui permet de s’intégrer à la plupart des systèmes ERP tels que SAP, Oracle et NetSuite. Vos dossiers financiers sont ainsi mis à jour en temps réel, sans saisie manuelle des données. Optez pour un outil qui permet une intégration directe à vos systèmes bancaires pour un traitement efficace.
Ensuite, vérifiez que la solution se concentre sur la compliance et dispose, en particulier si vous évoluez au sein d’une grande entreprise, d’un vaste réseau de fournisseurs.
Le système doit vous permettre de respecter les lois fiscales et la réglementation financière en garantissant un reporting financier précis et en fournissant des pistes d’audit. Il doit également mètre en œuvre de robustes mesures de sécurité pour protéger vos données financières sensibles. Les fonctionnalités Compliance-as-a-Service (CaaS) de Coupa permettent par exemple d’assurer la conformité tout en réduisant les risques.
Dernière fonctionnalité pour faire votre choix : la personnalisation (l’approche de Coupa permet plus de 12 millions de configurations différentes). En fonction des règles individuelles ou générales que vous définissez au sein du système, ce dernier examine et transmet les factures, en envoyant des notifications ou en faisant remonter les factures nécessitant une intervention aux bonnes personnes.
À titre d’exemple, prenons un fournisseur ayant à tort ajouté 20 % au montant de votre facture, dépassant ainsi la tolérance que vous avez définie. Grâce à Coupa, le système sera aussi précis et personnalisé que vous le souhaitez. Les risques seront donc à un niveau que vous considérez comme acceptable. Tout ce qui n’est pas conforme aux règles que vous avez définies sera identifié, Coupa permettant un suivi en temps réel enrichi par l’IA. Vous pouvez également apporter facilement des modifications.
Puissance et tranquillité d’esprit sont les maîtres mots lorsque vous pouvez consulter le statut de vos factures à tout moment. La visibilité vous permet d’identifier les éléments en attente, en cours de traitement, identifiés comme non conformes ou finalisés. Avec Coupa, vous disposez d’outils avancés pour analyser d’importants détails tels que le nombre de contrats associés à des escomptes pour paiement anticipé.
Bonnes pratiques pour implémenter une solution d’automatisation de la facturation
L’implémentation d’une solution d’automatisation des factures n’est pas nécessairement complexe. Certains éditeurs rendent les déploiements plus faciles que d’autres. Commencez par identifier les éventuels obstacles. Prenez quelques minutes pour répertorier vos systèmes et processus actuellement en place. Posez-vous les questions suivantes :
- « Combien de factures sont-elles déclarées manquantes et combien de temps la résolution de ce type de problème nécessite-t-elle ? »
- « Combien d’e-mails doivent être envoyés pour obtenir une approbation ? »
- « Combien les frais de virement et de paiement hors délai vous coûtent-ils ? »
Définissez ensuite des objectifs clairs pour vous améliorer. Comparez vos processus de comptabilité fournisseurs par rapport aux KPI d’entreprises similaires ayant déjà sauté le pas entre processus manuel et processus automatisé.
Coupa vous simplifie la tâche en vous offrant des insights complets et exploitables sur les moyennes identifiées dans le secteur. Ces benchmarks seront essentiels pour la définition d’objectifs d’amélioration et offriront un cadre vous permettant de communiquer à l’ensemble de votre entreprise la valeur que vous et votre équipe êtes en train de générer.
Tandis que vous réfléchissez à l’automatisation de votre processus, voici deux astuces supplémentaires pour vous aider :
Éliminer le papier
La facturation dématérialisée élimine les tâches manuelles propices aux erreurs et peut contribuer à l’atteinte d’objectifs ESG. Encouragez l’adoption côté fournisseur en rendant la facturation électronique rapide, facile et flexible.
Voir global
Tenez compte de l’intégralité du processus de comptabilité fournisseurs pour garantir que votre nouvelle solution est en mesure de gérer l’ensemble de vos processus et d’améliorer les performances. Optez pour une solution qui peut évoluer à mesure que votre entreprise développe ses activités ou doit se transformer.
Pourquoi choisir Coupa pour l’automatisation des factures
Pour tirer parti d’une automatisation optimisée, rejoignez les milliers d’entreprises qui font déjà confiance à Coupa pour l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Gains de temps, efficacité, réduction des coûts et visibilité complète : Coupa se distingue par sa capacité à fournir des résultats. Prenons l’exemple de Molina Healthcare. La société est parvenue à améliorer l’efficacité de la comptabilité fournisseurs de 250 % grâce à Coupa. Par ailleurs, Sonoco, le plus grand fabricant au monde de contenants et tubes composites, dispose à présent d’une visibilité complète sur ses processus achats et comptabilité fournisseurs grâce à Coupa, pour des économies significatives.
