Category management : quand, pourquoi et comment débuter

Dans les petites entreprises, la gestion des achats a tendance à revêtir un caractère informel et transactionnel. La tâche revient souvent à quelqu’un qui intervient habituellement au niveau opérationnel, ou encore à un administrateur. Aucun sourcing n’existe pas à proprement parler. Souvent, la gestion des achats se résume ainsi à une simple recherche en ligne.

Toutefois, à mesure que l’entreprise développe ses activités, il peut être possible de retirer davantage de valeur des dépenses toujours plus importantes qu’elle engage. Personne ne prévoit néanmoins réellement de s’y atteler.

Mais, un jour ou l’autre, quelqu’un décide d’étudier les indicateurs financiers et réalise que l’entreprise a passé plusieurs contrats auprès du même fournisseur, pour différentes unités opérationnelles, voire le même groupe. Par exemple, le service Finance peut avoir signé un contrat avec Ernst & Young pour la réalisation d’un audit et un autre pour la comptabilité. Ce qui amène naturellement à penser : « Pourquoi nos dépenses ne sont-elles pas unifiées à travers nos différentes unités opérationnelles et fonctions ? » et « De quelle façon structurer la gestion des achats pour y parvenir ? ».

Neuf consultants sur dix . . .

Neuf consultants sur dix recommandent de passer au category management.

Qu’est-ce que le category management ? Je le définis comme la capacité à comprendre les besoins de nos clients internes au sein d’un service et/ou une catégorie d’achat donné(e), pour les traduire en un modèle qui permet d’y répondre tout en retirant une valeur optimale de la part de vos fournisseurs.

Prenons un exemple : vous évoluez dans le secteur B2C, avec dix marques dans trois différentes catégories de produits alimentaires. Devriez-vous faire appel à dix agences publicitaires, une pour chacune de ces marques individuelles ? Devriez-vous avoir recours à une agence pour chacune de ces trois catégories de produits alimentaires ? Ou est-ce plus judicieux de vous adresser à une seule et même agence ? Vous êtes en train de faire vos premiers pas dans votre réflexion sur le category management.

En fonction de l’industrie dans laquelle vous évoluez, si votre chiffre d’affaires est compris entre 200 millions et 1 milliard d’euros, vous engagez en général suffisamment de dépenses pour que votre entreprise tire parti du category management. Voici les avantages que vous pouvez en retirer.

1. Tarification et/ou conditions plus avantageuses. En unifiant l’ensemble de vos dépenses, vous devriez bénéficier d’une tarification plus favorable. Cela peut prendre la forme d’un prix unitaire plus bas, mais également de remises ou de meilleures conditions de paiement. Peut-être allez-vous apprécier de régler vos fournisseurs dans un délai de 60 jours plutôt que de 30. Ou, si votre trésorerie est au beau fixe et que votre service de comptabilité fournisseurs est efficace, vous préférerez peut-être bénéficier d’une remise de 2 % pour un règlement à 10 jours.

2. Performances fournisseurs améliorées. Lorsque vous négociez des contrats auprès de vos fournisseurs plutôt que d’acheter librement sur le marché, vous avez l’opportunité d’introduire au sein de ces contrats des mesures de performances ainsi qu’un bonus-malus. Par exemple, vous pouvez négocier un bonus si la livraison a lieu en avance ou une pénalité si les délais ne sont pas respectés. L’intérêt n’est pas ici de malmener vos fournisseurs, votre relation va dans les deux sens. En effet, peut-être auront-ils besoin de votre intervention pour vous offrir des performances optimales. Il s’agit donc pour chacun de comprendre les composantes non négociables et les éventuelles marges de manœuvre, tout en répondant aux attentes et en responsabilisant l’ensemble de l’équipe.

3. Cycles de traitement écourtés pour les bons de commande et les factures. Le category management permet de standardiser, ce qui accélère les processus. En général, la première personne qui reçoit le contrat SOW d’un fournisseur, c’est le category manager. Ce dernier ayant l’habitude de recevoir des SOW, il a une meilleure connaissance de ce que l’entreprise recherche en termes de tarification, de SLA et de conditions contractuelles, et en découle ainsi une exécution plus rapide.

4. Réduction du nombre de contrats fournisseurs. L’objectif du category management repose en partie sur l’établissement de meilleures relations avec un nombre plus restreint de fournisseurs. La réduction du nombre de contrats fournisseurs permet également d’accélérer les processus, car la gestion s’en trouve facilitée en matière de risques, d’onboarding fournisseur, de vérification des factures, etc.

5. Meilleure satisfaction des clients internes. Véritable expert du marché, le category manager est la personne à contacter pour tous les aspects liés à un projet ou un service géré donné. Il réunit les impératifs, reçoit les offres et négocie les contrats. Les autres fonctions métier sont ainsi en mesure de se concentrer sur leur mission et de bénéficier de davantage de valeur.

6. Relations améliorées avec les fournisseurs. Le category management vous permet d’établir des points de contact uniques au sein de votre structure organisationnelle, et même de les unifier au sein d’une structure dédiée à la gestion des comptes où la coordination intervient au plus haut niveau et où des tâches spécifiques sont déléguées aux unités opérationnelles ou aux différentes fonctions. La clarification et la rationalisation de la communication sont en général facteurs d’amélioration des relations.

7. Visibilité accrue sur les dépenses. Lorsqu’il n’existe pas de responsable pour une catégorie donnée, personne n’est en mesure de vérifier la véracité des dépenses, car la réception des contrats n’est pas centralisée. Personne ne connaît la liste complète des fournisseurs, ni l’ampleur totale des dépenses.

Le category management offre ainsi de nombreux avantages. À quel moment ne devriez-vous donc PAS vous appuyer sur un modèle de category management ? Si votre chiffre d’affaires est inférieur à 200 millions d’euros, vos dépenses ne sont probablement pas suffisantes pour justifier un tel investissement.

Même chose si vous disposez d’unités opérationnelles ayant des besoins complètement différents en termes d’achats, un contexte qui ne vous permet pas d’unifier vos dépenses. Exemple : vous êtes à la tête d’un conglomérat, l’une de vos entités fabriquant des parfums et l’autre de l’acier. Cela semble un peu improbable, mais je connais en réalité une entreprise de ce type.

Même dans cette situation, si votre niveau de dépenses le permet, vous pouvez mettre en œuvre un modèle hybride avec des category managers au niveau de chaque unité opérationnelle, spécialisés dans les besoins spécifiques de chacune, et des category managers au niveau organisationnel qui gèrent les fournitures de bureau et les services d’entretien des deux unités.

À quelques exceptions près, la mise en œuvre d’un programme de category management est un excellent choix pour les entreprises du mid-market. Si vous ne franchissez pas le pas, vous démultipliez vos efforts et vous n’êtes pas en mesure de tirer parti de votre pouvoir de négociation grandissant. Grâce au category management, vous pouvez retirer 50 à 60 % de valeur en plus.

Premiers pas

Par où commencer ? Première étape : étudiez vos données pour savoir à combien s’élèvent vos dépenses dans vos différentes catégories et à quel niveau vous pouvez en retirer le plus de valeur.  

Si vous avez déjà mis en place un programme transactionnel ponctuel, il faudra du temps et de la discipline pour y parvenir. Nombre d’entreprises ne disposent pas d’un seul et unique référentiel. Elles utilisent plusieurs systèmes ERP, découlant de la réalisation de fusions ou d’acquisitions. Quelqu’un doit donc intervenir et normaliser l’ensemble de ces données pour les catégoriser de manière précise.

Dès que cette première étape est terminée, vous pouvez commencer à identifier les catégories à prioriser et les moyens correspondants à employer. Plusieurs options s’offrent à vous.

Vous pouvez mettre en place un modèle complet en interne qui peut inclure des category managers au niveau des unités opérationnelles, des category managers au niveau organisationnel, ou un mélange des deux, tel que nous l’avons vu précédemment.

Vous pouvez externaliser le tout à une entreprise de conseil ou encore mettre en œuvre ce que j’appelle un modèle flex, qui vous permet de gérer la plupart de vos catégories en interne et de faire appel à des consultants pour les achats spot ou ponctuels pour lesquels il n’est pas judicieux de disposer en permanence d’une expertise spécialisée. La décision variera d’une compagnie à une autre.

Un outil adapté

Une chose ne varie toutefois pas : vous aurez besoin d’une plateforme dédiée à la gestion des dépenses qui vous offre les outils, les tableaux de bord, les données et l’intelligence nécessaires pour optimiser votre programme. L’objectif est ici de vous soumettre à cet énorme effort de catégorisation manuel une seule et unique fois.

Si vous ne disposez pas d’un outil adapté, vous n’identifierez en général que 60 % des dépenses au sein d’une catégorie donnée, les 40 % restants pouvant être mal ou pas du tout catégorisés, avec un category manager ne sachant même pas qu’elles existent.

Ce programme doit en outre être rentable à court terme. À long terme, un programme de category management bien établi, étayé par des category managers dotés d’outils adaptés et de données pertinentes, peut se transformer en avantage stratégique pouvant avoir un impact réel pour les entreprises du mid-market.