Facturation et automatisation de la comptabilité fournisseurs : 3 tendances intéressantes à suivre
Paru initialement le 29 mars 2023, mis à jour le 4 mai 2023.
Sur la seule année 2022, le marché mondial du digital ou de la facturation électronique a atteint 11,2 milliards de dollars et les experts prévoient un taux de croissance annuel composé de plus de 20 % au cours des cinq prochaines années. Avec de telles perspectives, 2024 promet d’être marquée par des innovations majeures en matière de facturation électronique. Cette année, vous devrez toutefois surveiller de près les trois tendances suivantes :
- Le développement de l’IA
- L’adoption de modèles de prévalidation imposés par les gouvernements
- Le renforcement du rôle stratégique de la comptabilité fournisseurs (AP)
Dans cet article, vous allez découvrir tout ce que vous devez savoir sur ces tendances et comment Coupa Invoicing permet aux entreprises de s’adapter aux évolutions incessantes des marchés, grâce à ses fonctionnalités d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et à son écosystème disponible sur la marketplace Coupa dédiée aux applications.
Tendance n° 1 : l’IA s’invite dans la facturation
Notre conseil : optimisez l’IA pour votre facturation électronique afin d’automatiser à grande échelle.
L’intelligence artificielle s’est généralisée et vous pouvez vous attendre à ce qu’elle devienne un élément essentiel pour une facturation efficace. Cette généralisation arrive à point nommé : en effet, les entreprises gèrent actuellement des quantités colossales de données de facturation mais elles manquent souvent de ressources pour rationaliser leurs processus.
Grâce à l’IA, les entreprises peuvent réduire leur dépendance vis-à-vis des tâches manuelles, propices aux erreurs, et augmenter leur vitesse de traitement avec l’automatisation. Comme l’a indiqué Inside Big Data, certaines entreprises spécialisées dans la technologie financière déclarent avoir fait passer leur délai de traitement des factures de 25 jours à seulement 3 à 5 jours.
Exploitation efficace des outils d’IA
Le moyen le plus efficace de tirer profit des outils d’IA est déjà disponible dans votre solution de facturation si vous utilisez Coupa. Nos fonctionnalités avancées d’automatisation font appel à l’IA pour moderniser vos processus de comptabilité fournisseurs. Elles proposent notamment des suggestions de codes comptables et la solution SpendGuard basée sur l’IA, qui contrôle les dépenses non conformes en temps réel. La solution InvoiceSmash de Coupa utilise quant à elle l’IA pour extraire des données de factures au format PDF reçues par e-mail.
Pour relever d’autres défis en matière de facturation, tournez-vous vers nos applications intégrées qui s’ajoutent à la plateforme Coupa, le tout sans exigences de codage ni de gestion technique complexe. Prenons l’exemple de l’application Relish Invoice AI. Elle compare automatiquement tous les champs des factures avec ceux des factures précédentes, ainsi que d’autres données transactionnelles et de référence, pour identifier correctement tous les champs.
Tendance n° 2 : les besoins en matière de conformité des factures évoluent
Notre conseil : investissez dans une solution de pointe pour la conformité de la facturation électronique.
On assiste actuellement à une transition : les gouvernements passent des modèles post-audit aux réseaux et modèles de prévalidation qu’ils imposent. Les modèles de prévalidation apparaissent en même temps que l’utilisation obligatoire de la facturation électronique. Avec cette dernière, les autorités fiscales compétentes doivent enregistrer toutes les factures avant que les acheteurs ne les reçoivent. Ce système est différent du modèle post-audit, dans lequel les entreprises rendent des comptes à l’administration publique après l’envoi des factures.
Les modèles de prévalidation améliorent la surveillance et les contrôles des autorités concernées, qui réduisent ainsi le manque à gagner fiscal. Inspirée de leur succès, l’Italie est en 2018 le premier pays de l’Union européenne à adopter ce modèle, déjà très répandu dans les pays d’Amérique latine depuis de nombreuses années. Comme l’UN/CEFACT l’a souligné, d’autres pays de l’UE commencent à suivre l’exemple, notamment la Pologne, la France et l’Espagne.
Cependant, ce modèle représente un défi potentiel pour les entreprises. En effet, les autorités fiscales n’exigent pas la présence des données d’entreprise clés sur les documents de facturation, tels que les numéros de bons de commande et les références de contrats. Il est probable que l’absence de ces informations oblige les entreprises à passer plus de temps à rechercher les informations pertinentes pour garantir la conformité interne. Coupa Invoicing offre des fonctionnalités basées sur l’IA qui suggèrent le bon de commande adéquat en cas d’information manquante sur les factures entrantes.
« Les entreprises se préparent aujourd’hui aux changements à venir, même s’il leur reste encore deux ans », déclare Paul Recchia, VP of Product chez Relish. « Les grandes entreprises savent qu’elles doivent commencer leur transformation maintenant, mais pour y parvenir, elles ont besoin d’aide pour comprendre les lois et les respecter. Tous les jours, des clients nous envoient des questions sur les futures exigences liées à la facturation électronique imposée par les gouvernements. »
Préparation à une surveillance gouvernementale accrue
Pour gagner du temps et de l’argent, les entreprises doivent être proactives et utiliser l’automatisation pour respecter les réglementations locales relatives à la facturation électronique. Grâce à son offre complète en matière de conformité des factures, qui prend actuellement en charge plus de 50 exigences nationales, Coupa peut les aider à atteindre cet objectif. Coupa surveille également le marché et met à jour ses processus de conformité en fonction de l’évolution de la législation fiscale dans les pays du monde entier. Les clients ayant besoin d’un accès au réseau Peppol doivent envisager l’utilisation des applications partenaires de la Marketplace, comme Valtatech ou Routty.
Tendance n° 3 : le renforcement du rôle stratégique de la comptabilité fournisseurs (AP)
Notre conseil : soyez accompagné pour piloter votre stratégie d’automatisation.
Dans un avenir proche, les technologies émergentes permettront à la comptabilité fournisseurs de tenir un nouveau rôle stratégique.
En diminuant les frictions et en rationalisant les opérations telles que la vérification des factures, les approbations et les paiements, les équipes AP peuvent améliorer leurs prévisions ainsi que les relations avec les fournisseurs. D’autre part, elles sont en mesure de réduire le risque de non-conformité des factures et les durées du cycle de facturation.
Création de valeur stratégique
La comptabilité fournisseurs ne doit pas être éclipsée au profit de l’IT et peut adopter de puissantes solutions automatisées. Grâce à la plateforme de Business Spend Management (BSM) de Coupa, les équipes peuvent gérer toutes leurs dépenses de manière centralisée. En effet, les factures sont associées aux bons de commande, mais également aux contrats, à la réglementation interne en matière de facturation et aux fonctionnalités de paiement, entre autres. En outre, la marketplace propose des applications prédéfinies qui s’intègrent parfaitement à la plateforme Coupa et à vos outils existants, ce qui permet à votre équipe AP d’en tirer parti sans besoins de formation à de nouveaux processus.
« Les équipes AP peuvent jouer un rôle de premier plan dans la simplification des processus en installant des applications prédéfinies qui rendent possibles la création et la gestion des factures par fournisseur », déclare Thomas Anderson, Senior Director of Product Strategy chez Kofax. La solution Kofax AP Essentials permet aux fournisseurs de capturer des données de facturation à l’aide de plusieurs canaux : les factures papier sont ainsi extraites et transmises à Coupa efficacement. « En prenant en charge l’automatisation des processus clés tels que la capture des données et la génération des factures, les équipes AP font gagner du temps et de l’argent à leur entreprise. »
Faire face aux tendances de facturation
La technologie relative à la facturation évolue rapidement. De l’adoption de l’IA aux changements des exigences réglementaires, en passant par l’automatisation des processus AP clés, Coupa Invoicing, en association avec les applications de la marketplace Coupa, permet aux équipes Finance de prendre le contrôle de leur stratégie AP et d’adhérer aux tendances à leur rythme.
