Automatisation de la comptabilité fournisseurs : les 10 KPI essentiels

Paru initialement le 26 mai 2015, mis à jour le 24 août 2022.

Dans le contexte tumultueux des marchés actuels, les entreprises du mid-market s’efforcent de trouver des moyens d’accroître et de préserver leur trésorerie. Si par le passé la réduction des effectifs et les coupes budgétaires massives pouvaient apparaître comme la réponse la plus rapide et efficace pour faire face aux périodes d’incertitude, les responsables de la finance privilégient aujourd’hui les solutions d’automatisation B2B pour réduire les coûts, améliorer l’efficacité et optimiser le contrôle des dépenses. En 2022, près de 70 % des entreprises du mid-market ont choisi d’automatiser leur comptabilité fournisseurs avec pour objectif d’améliorer le reporting et l’analyse des données.

L’importance des indicateurs dans l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Le déploiement d’une solution d’automatisation est un premier pas vers la transformation de votre comptabilité fournisseurs en un véritable atout. Vous avez sauté le pas ? Laissez-vous guider par les benchmarks pour la suite !

« Si vous ne mesurez pas ce qui se passe dans votre service de comptabilité fournisseurs, vous ne serez probablement pas en mesure de comprendre ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce que pourrait être un fonctionnement optimal. Ce qui n’est pas mesuré ne peut pas être amélioré. » — Bob Cohen, VP en charge des études chez Ardent Partners

Les indicateurs aident les responsables de la finance à identifier :

• Les obstacles tactiques qui empêchent la comptabilité fournisseurs d’opérer de façon plus stratégique
• Les étapes importantes raisonnablement atteignables sur des périodes définies
• Les points à améliorer une fois les objectifs atteints

Selon le rapport « AP Pulse on the Mid-Market in 2022 » d’Ardent Partners, le traitement des exceptions de facturation reste un défi majeur pour 51 % des entreprises interrogées. Lorsqu’elles sont nombreuses, les exceptions augmentent considérablement les coûts de traitement et les délais d’approbation. Elles révèlent l’utilisation encore trop fréquente de processus manuels et un manque d’outils en libre-service pour les fournisseurs. Les indicateurs vous permettent de décomposer le traitement des exceptions (ou autres difficultés, telles que les délais d’approbation trop longs et les coûts élevés), afin de résoudre le problème plus rapidement.

10 KPI indispensables à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Le rapport d’Ardent Partners sur les indicateurs stratégiques pour la comptabilité fournisseurs en 2022 (disponible en anglais) est ici un guide de référence. Il regroupe les benchmarks les plus précis et les plus utilisés pour la comptabilité fournisseurs, tels que :

• Pourcentage de factures électroniques par rapport au nombre total de factures. Le traitement des factures électroniques est plus rapide et moins coûteux. Grâce à ce KPI, mesurez le pourcentage de factures électroniques, ainsi que le pourcentage de fournisseurs qui les envoient.
• Coût moyen de traitement d’une facture. Que feriez-vous d’une économie de 9,25 euros réalisée sur chaque facture ? Identifiez les facteurs, parmi la main-d’œuvre, les frais généraux et la technologie, qui contribuent à un tel chiffre pour apporter les modifications nécessaires.
• Délai moyen de traitement d’une facture. Combien de temps s’écoule entre la réception d’une facture et son paiement ? Cet indicateur permet de mesurer la durée de chaque étape du processus d’approbation : saisie des données, acheminement, approbation et gestion des exceptions, afin de déterminer ce qui peut être accéléré.
• Pourcentage de factures rapprochées automatiquement. Combien de factures passent par le processus d’approbation, de leur réception à l’approbation de leur paiement, sans intervention de votre équipe de comptabilité fournisseurs ? Le rapprochement automatisé est nettement plus économique et plus rapide que tout autre workflow d’approbation des factures. Il génère en outre d’excellentes efficacités du point de vue opérationnel et financier.
• Taux d’exceptions pour la facturation. Quel est le nombre de factures qui terminent dans la file d’attente des exceptions ? Y a-t-il certains types de factures ou fournisseurs plus souvent concernés que d’autres par des exceptions ? Identifiez les éléments communs pour résoudre les problèmes et réduire significativement les exceptions.

• Coût moyen de traitement d’un paiement. Au-delà des facteurs les plus évidents, tels que le coût des ressources, des impressions et des envois d’e-mails, considérez les frais de gestion, l’assistance informatique et le travail que représentent l’opposition, l’annulation ou le retour de chèques. Tout investissement consacré à la mise en œuvre d’un processus dématérialisé pourrait ainsi vous permettre de réduire significativement cette charge. 
• Temps passé à répondre aux demandes. Analysez les demandes des fournisseurs adressées à votre équipe de comptabilité fournisseurs, et envisagez la mise à disposition d’outils en libre-service et d’une procédure de gestion des fournisseurs comme premier point de contact. Réduire le temps de traitement des demandes permet à la comptabilité fournisseurs de se consacrer à des activités plus stratégiques.
• Adoption de technologies dédiées aux paiements électroniques. Dans quelle mesure votre équipe de comptabilité fournisseurs intègre et utilise l’automatisation dans le cadre de ses opérations de paiement invoice-to-pay, P2P et B2B ? Les solutions non unifiées pouvaient auparavant sembler être le meilleur des investissements, mais, en réalité, elles créent des blocages à d’autres niveaux et limitent l’efficacité globale de l’automatisation.
• Évaluation de KPI stratégiques pour la comptabilité fournisseurs. De quelle manière votre équipe de comptabilité fournisseurs va-t-elle fixer, suivre et atteindre ses objectifs et favoriser l’amélioration continue ? La définition et l’évaluation d’indicateurs pertinents et directement exploitables, aussi élémentaires soient-ils, sont des étapes primordiales. 
• Élaboration d’un plan stratégique pluriannuel. Quelle feuille de route avez-vous prévue pour faire de votre comptabilité fournisseurs un atout stratégique interne ? Déterminez le type de collaboration souhaité entre la comptabilité fournisseurs et les principaux intervenants et, plus largement, les modalités de travail de cette fonction au sein du processus P2P.

Le rapport résume également comment les responsables de la comptabilité fournisseurs envisagent l’évolution de leur fonction dans les deux prochaines années, et quelles sont les compétences et l’expertise requises pour la nouvelle génération.

La définition d’indicateurs solides pour la comptabilité fournisseurs peut vous aider à transformer votre processus de déploiement en une initiative qui soutient la fonction Finance dans son intégralité, en garantissant par exemple le respect des budgets ou encore une clôture accélérée pour atteindre les objectifs financiers de l’entreprise.