Cartes virtuelles pour paiements B2B : optimisation de la trésorerie, gains d’efficacité et réduction de la fraude

L’optimisation des coûts et l’atténuation du risque font partie des priorités de nombreux directeurs financiers, en particulier en période d’incertitude. Pour accroître vos performances financières et réduire le risque, vous avez entre autres la possibilité d’intervenir au niveau de vos processus de comptabilité fournisseurs. Des processus inefficaces, un reporting incomplet, une mauvaise visibilité sur les transactions et le risque toujours plus présent de fraude peuvent toutefois aboutir à des impayés et à une baisse de la trésorerie.

Chez Coupa Pay, nous savons qu’un grand nombre de directeurs financiers se détournent actuellement des transactions traditionnelles par carte bancaire en raison des risques qu’elles représentent. Un important établissement bancaire l’a récemment confirmé : de nombreux directeurs financiers redirigent aujourd’hui leurs dépenses par carte bancaire physique vers ce que nous appelons un processus de « facturation contrôlée » pour réduire le risque, améliorer la visibilité et l’efficacité, et renforcer leur contrôle sur les dépenses de l’entreprise. Les cartes virtuelles (vCards), aussi appelées cartes bancaires virtuelles, regroupent tous les avantages des cartes physiques/cartes de paiement, la simplicité d’un chèque et l’efficacité des paiements ACH et des virements SEPA pour optimiser la trésorerie, gagner en efficacité et réduire le risque de fraude. Elles permettent de mettre en œuvre un processus de facturation contrôlée, car l’entreprise est en mesure d’examiner le montant de ses dépenses, ainsi que ses bénéficiaires.

Utilisées de manière optimale et stratégique, les cartes virtuelles offrent aux entreprises les avantages suivants :

• L’amélioration des processus de comptabilité fournisseurs pour les acheteurs et les fournisseurs en rationalisant les paiements quotidiens et en assurant un meilleur contrôle des flux de trésorerie
• Le renforcement de la sécurité pour atténuer les risques d’abus, grâce à une protection optimisée contre la fraude par rapport aux cartes bancaires physiques traditionnelles
• La prolongation du délai de paiement moyen des factures (DPO) pour les achats et l’augmentation de l’utilisation des escomptes, tout en encourageant la productivité de la comptabilité fournisseurs grâce à un rapprochement automatisé

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• ce que sont les cartes de paiement virtuelles et pourquoi elles suscitent aujourd’hui tant d’intérêt
• les inconvénients des solutions existantes
• pourquoi les cartes virtuelles doivent être intégrées à une solution Business Spend Management dédiée à la gestion des dépenses en entreprise
• les six avantages de l’introduction de cartes virtuelles au sein de vos processus de paiement
• comment intégrer au mieux les cartes virtuelles à vos systèmes et workflows de paiement
• dans quelle mesure une plateforme de paiement P2P peut vous aider à optimiser la valeur qu’offrent les cartes virtuelles

Que sont les cartes de paiement virtuelles et pourquoi suscitent-elles aujourd’hui tant d’intérêt ?

Une carte virtuelle est la représentation dématérialisée d’une carte bancaire en général générée à des fins spécifiques, telles que le règlement d’une facture fournisseur ou d’un bon de commande. Elles peuvent être générées instantanément grâce à un processus pré-approuvé et sont dotées du montant spécifique de la commande ou du paiement auquel elles sont liées. Chaque carte virtuelle est associée à un numéro unique qui garantit la sécurité et réduit les risques. Cela permet aux collaborateurs de l’entreprise d’avoir plus souvent recours à des paiements par carte, tout en facilitant le respect des politiques de dépenses pré-approuvées par leur employeur.

Les cartes bancaires virtuelles s’appuient sur un numéro de carte virtuelle unique de 15 ou 16 chiffres généré automatiquement. Le paiement est ainsi uniquement autorisé pour le fournisseur désigné et le montant défini. Tous les détails de paiement sont envoyés au fournisseur par e-mail de manière sécurisée. Le fournisseur confirme ensuite la transaction. Grâce à une intégration de ces cartes virtuelles à une solution de Business Spend Management (BSM), la transaction est automatiquement rapprochée avec le bon de commande associé une fois le paiement effectué.

Les cartes de paiement virtuelles, un marché voué à poursuivre sa croissance

Malgré la révolution digitale dans le secteur des paiements B2C, la plupart des entreprises basées aux États-Unis utilisent encore majoritairement des chèques et des paiements ACH. En Europe, le marché des paiements B2B est dominé par les virements SEPA. Le changement commence toutefois à devenir aujourd’hui évident.

• Dans une enquête réalisée par Citizens Bank en 2022, 83 % des décideurs évoluant au sein de PME s’attendent à ce que la banque de leur entreprise leur fournisse les outils technologiques les plus récents, le paiement en temps réel figurant en tête de liste.
• Selon Juniper Research, la valeur mondiale des transactions par cartes virtuelles atteindra 6 800 milliards de dollars en 2026, contre 1 900 milliards de dollars en 2021. Les paiements B2B continueront de prévaloir, avec 71 % de la valeur totale du marché des transactions par cartes virtuelles en 2026.
• Le marché mondial des paiements en temps réel devrait atteindre 193,07 milliards de dollars en 2030, selon un rapport de Grand View Research, Inc. publié en 2022.

Des multinationales aux PME, les entreprises qui tirent leur épingle du jeu, qui investissent dans l’innovation technologique et qui exploitent de nouveaux leviers de valeur et d’agilité sont celles qui ont déjà adopté les cartes de paiement virtuelles. Les grandes entreprises investissent actuellement dans l’innovation dédiée aux paiements, la plupart se tournant vers l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ou prévoyant de le faire. En parallèle, les PME automatisent aujourd’hui leur processus de comptabilité fournisseurs pour devancer la concurrence et développer rapidement leurs activités.

Inconvénients des solutions existantes

Le chèque reste aujourd’hui l’un des moyens de paiement B2B le plus répandu aux États-Unis. Nombre d’entreprises réduisent toutefois actuellement leur recours aux chèques en raison de coûts élevés (pouvant atteindre 8,64 dollars par paiement pour le segment mid-market selon des estimations), du manque de visibilité et des tâches manuelles souvent fastidieuses qu’induit leur traitement. En 2021, PYMNTS a révélé que près de 40 % de l’ensemble des paiements B2B étaient toujours réalisés par chèque, soit une baisse d’environ 50 % par rapport à 2018. Le déclin des chèques papier se poursuit, tandis que la progression des moyens de paiements électroniques tels que les cartes bancaires virtuelles ne cesse de s’accélérer.

Les paiements ACH sont adaptés au paiement de montants importants et récurrents, mais leur traitement peut nécessiter deux à trois jours. Pas évident donc d’accélérer les paiements ou de respecter un programme de paiement anticipé. Lors de l’intégration des fournisseurs, il peut parfois être difficile d’obtenir des détails bancaires. L’équipe de comptabilité fournisseurs doit donc redoubler d’efforts.

Les cartes bancaires physiques traditionnelles sont généralement utilisées par plusieurs personnes et ne sont pas pré-approuvées. L’imputation et le rapprochement comptables doivent donc faire l’objet d’un traitement manuel. La direction financière exige en général que chaque dépense fasse l’objet d’une approbation, mais il n’est pas toujours évident d’identifier qui en est le responsable. Si un bon de commande vient à manquer, l’équipe comptable aura des difficultés à identifier le compte approprié, ce qui entrainera un manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses. De plus, les cartes physiques immobilisent des fonds et sont de plus en plus utilisées à des fins frauduleuses. (Pour de plus amples informations sur les raisons qui devraient pousser les acheteurs européens à privilégier les alternatives de paiement par carte par rapport aux virements bancaires traditionnels, consultez cet article.)

Pourquoi les cartes virtuelles doivent-elles être intégrées à une solution Business Spend Management dédiée à la gestion des dépenses en entreprise ?

La mise en œuvre d’une stratégie complète de Business Spend Management (BSM) au sein de votre entreprise, complétée par une plateforme dédiée qui met en relation l’ensemble de vos processus de dépenses au sein d’un seul endroit, vous permet d’adopter facilement les cartes de paiement virtuelles et d’en optimiser les avantages. En intégrant tous les aspects relatifs à vos dépenses et à votre trésorerie, des achats aux paiements en passant par l’optimisation du fonds de roulement, le BSM vous offre l’opportunité d’adopter une approche holistique sur la façon dont les entreprises gèrent le sourcing, les achats, les notes de frais, les factures et les paiements des biens et services indispensables à leurs activités.

Les plateformes BSM de dernière génération s’intègrent de manière transparente aux systèmes ERP existants et aux solutions utilisées par vos fournisseurs et partenaires bancaires, pour faciliter votre passage aux cartes virtuelles. Tout se déroulant de manière unifiée, vous avez dès lors les moyens d’optimiser vos liquidités tout en soutenant vos fournisseurs les plus importants afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Six avantages de l’introduction de cartes virtuelles au sein de vos processus de paiement

1. Amélioration de la trésorerie et du délai de paiement moyen des factures (DPO)

Les cartes virtuelles offrent l’opportunité aux entreprises de régler leurs fournisseurs plus rapidement par rapport aux chèques, aux paiements ACH ou aux virements bancaires SEPA. Grâce à l’intégration de cartes bancaires virtuelles au sein de leurs processus P2P et à la possibilité de régler à la commande, les entreprises optimisent leur trésorerie en prolongeant leur DPO en fonction du délai entre l’achat et le règlement.

Les fournisseurs optimisent quant à eux leur trésorerie en réduisant leur délai moyen de paiement (DSO). Tout le monde y gagne. Bénéficier d’un flottement financier est l’un des leviers de valeur qu’offrent les cartes virtuelles. Ces dernières permettent également de renforcer les relations avec vos fournisseurs : ces derniers obtiennent ainsi des données fiables qu’ils peuvent utiliser pour le rapprochement au sein de leurs systèmes de comptabilité client.

2. Économies et efficacité

Les cartes bancaires virtuelles permettent de réaliser des économies et de gagner en efficacité grâce à une réduction du temps, des ressources et des coûts consacrés à l’émission des chèques, au rapprochement, à l’intégration des fournisseurs et à la gestion des exceptions. En automatisant des tâches telles que le rapprochement des informations relatives aux cartes bancaires, les cartes virtuelles permettent de diminuer les coûts de traitement pour les acheteurs et fournisseurs.

Grâce aux cartes de paiement virtuelles Coupa Pay, Thoughtspot est parvenu à reporter des paiements par carte pour préserver sa trésorerie tout en obtenant une visibilité en temps réel sur ses dépenses quotidiennes. Le processus de pré-approbation des paiements par carte virtuelle comportant un bon de commande associé a ainsi permis de réduire les transactions quotidiennes de 80 %.

L’utilisation de cartes virtuelles pour les paiements internationaux peut également remplacer les virements bancaires ou paiements transfrontaliers permettant ainsi une réduction des frais de change, un déplacement plus rapide des fonds et moins de frais inutiles. Solutions de remplacement idéales pour les paiements par chèque, les cartes bancaires virtuelles sont utiles lorsque les paiements ACH et les escomptes négociés sont impossibles à mettre en œuvre.

3. Escomptes bancaires et génération de revenus

Les cartes de paiement virtuelles peuvent permettre d’optimiser les escomptes bancaires. Votre service est ainsi en mesure de passer de simple centre de coûts à véritable créateur de valeur.

4. Réduction de la fraude et atténuation du risque grâce à une visibilité et à un contrôle accrus

Les cartes virtuelles vous donnent les moyens d’exercer plus de contrôle sur vos dépenses : définissez des paramètres uniques pour chaque achat, incluant des plafonds, des périodes de paiement et des catégories spécifiques de fournisseurs. Si vous ne disposez pas d’un moyen de paiement intégré tel que les cartes virtuelles pour vos transactions par carte, vous aurez des difficultés à disposer d’une visibilité et d’un contrôle sur vos dépenses. De même, la gestion des risques peut se révéler complexe en raison du grand nombre de transactions que les grandes entreprises peuvent être amenées à réaliser au quotidien.

« Notre décision de passer à un règlement par carte sur facture aux côtés de Coupa nous a permis d’éliminer les frais inutiles qu’assumaient auparavant nos fournisseurs. À présent, grâce à Coupa, nous réalisons des économies, des économies significatives. »— Elizabeth Mozeley, directrice Category Management monde, Sonoco

Dotées de caractéristiques spécifiques dédiées à la sécurité, à la lutte contre la fraude et au rapprochement, les cartes virtuelles sont des outils simples et efficaces pour combattre la fraude. Générées pour une transaction spécifique, elles sont associées à de rigoureux contrôles au moment de l’achat et à un rapprochement automatisé en back-office. Il est ainsi possible de définir des contrôles pour chaque transaction, en fonction de plafonds et du type de fournisseur. Les cartes bancaires virtuelles ne contiennent pas de données pouvant être utilisées de manière frauduleuse, même si elles font l’objet d’un vol. De plus, les plafonds étant prédéterminés, un dépassement est impossible.

5. Une protection contre l’annulation desaccords d’escompte

De nombreuses entreprises établissent des accords avec les banques qui gèrent leurs cartes bancaires classiques. Lorsque les entreprises n’atteignent pas les objectifs définis, leur banque peut éventuellement annuler les avantages associés à leurs paiements anticipés. Par conséquent, nombre d’entre elles adoptent les cartes de paiement virtuelles pour centraliser davantage leurs dépenses, respecter leurs engagements et accroître les escomptes dont elles bénéficient.

6. Optimisation des fonds inutilisés

Les cartes bancaires physiques peuvent immobiliser vos fonds pendant plusieurs mois, entre l’émission de la carte bancaire (en général entre 3 000 et 4 000 dollars par carte) et l’engagement de la dépense. Aujourd’hui, les cartes de paiement virtuelles offrent notamment un avantage par rapport aux cartes physiques, celui d’offrir une solution dynamique qui n’immobilise pas vos fonds. En effet, chaque carte virtuelle est associée à un montant déterminé basé sur un bon de commande ou une facture spécifique.

Comment intégrer au mieux les cartes virtuelles à vos systèmes et workflows de paiement

Pour commencer à mettre en œuvre une stratégie dédiée aux cartes bancaires virtuelles, le plus judicieux consiste à étudier de façon holistique vos processus de paiement existants en tenant compte de tous vos autres types de paiement (comme les paiements ACH, les chèques, et les virements SEPA). Pour qu’un fournisseur adopte un autre moyen de paiement, il vous faut lui offrir de la valeur. Lorsqu’une entreprise prend conscience des avantages des cartes de paiement virtuelles et souhaite tirer parti de la valeur qu’elles peuvent offrir, elle devra faire des choix et modifier certains processus, systèmes et workflows internes pour les prendre en charge le plus efficacement possible. Voici quelques astuces pour vous aider à planifier votre passage aux cartes bancaires virtuelles.

Opter pour une banque ou, mieux encore, une plateforme BSM qui gère les cartes de paiement virtuelles de manière intégrée

De nombreuses banques proposent des cartes bancaires virtuelles directement à leurs clients. Elles offrent ce que nous appelons des « paiements par carte sur facture » qui permettent de régler un fournisseur sur présentation d’une facture approuvée. Certains fournisseurs opteront résolument pour ce moyen de paiement. Coûts d’interchange, aucune amélioration ou presque du DSO, difficulté de rapprochement dans leur système de comptabilité client : les avantages qu’il leur offre peuvent toutefois être limités. Les systèmes bancaires ne sont pas non plus intégrés aux outils de gestion des achats et de contrôle des entreprises. Il est ainsi difficile d’analyser les habitudes des fournisseurs. Les banques réalisent habituellement une seule phase d’intégration. En réalité, intégration et suivi sont des activités quotidiennes pour les achats et la comptabilité fournisseurs.

Les équipes IT apprécient par ailleurs de ne pas avoir à réaliser de multiples intégrations. La plupart des entreprises collaborent avec plusieurs banques différentes, en fonction de leur siège social. Si, pour adopter les cartes virtuelles, une multitude d’intégrations est nécessaire, la valeur ajoutée initiale qu’elles offrent s’amenuise. Les grandes et moyennes entreprises souhaitant répartir leurs dépenses par carte auprès de plusieurs partenaires bancaires, ainsi que les entreprises étant dans l’incapacité de collaborer avec un seul et unique partenaire ont besoin d’une plateforme unifiée pour garantir leur réussite.

Intégration et habilitation : comment répondre aux préoccupations des fournisseurs ?

Lorsqu’une entreprise décide d’utiliser des cartes de paiement virtuelles, il lui faudra gérer les demandes des fournisseurs et mettre en place des programmes pour garantir une bonne adoption de leur part. Par exemple, en développant des programmes d’information et d’intégration qui aident les fournisseurs à comprendre les avantages des cartes virtuelles, puis à les utiliser et à en tirer profit.

Des obstacles se dresseront inévitablement sur votre passage aux cartes bancaires virtuelles, mais l’investissement en vaut la peine. Comme pour tout changement apporté à vos processus d’achat et de paiement, convaincre l’ensemble des parties prenantes peut se révéler difficile. Multiplier les campagnes d’information et d’implémentation dédiées à l’adoption des cartes virtuelles n’est cependant pas suffisant. Sans système intégré de gestion des dépenses (plateforme BSM), le passage à l’utilisation de cartes virtuelles ne sera pas optimisé.

Dans quelle mesure une plateforme de paiement P2P peut-elle vous aider à optimiser la valeur qu’offrent les cartes virtuelles ?

Outre les contrôles internes et les workflows d’approbation proposés par toute solution BSM, Coupa Pay répond à toutes les attentes grâce à des processus de paiement qui intègrent les cartes de paiement virtuelles. Les entreprises ont ainsi la possibilité d’émettre une carte virtuelle à usage unique au moment de l’achat ou de la facture. Les informations comptables et budgétaires peuvent être collectées et approuvées à l’avance dans le cadre d’une demande d’achat, ce qui élimine les risques et les problèmes de rapprochement associés aux transactions par cartes physiques.

Les cartes bancaires virtuelles Coupa Pay permettent aux entreprises d’entretenir des relations avec un ou plusieurs partenaires bancaires, en s’appuyant sur des choix stratégiques pour optimiser les escomptes et la couverture géographique. Coupa Pay travaille avec des partenaires bancaires de premier plan, dont American Express, Bank of America, Barclaycard, BNP Paribas, Brex, Citibank, J.P. Morgan, Silicon Valley Bank, U.S. Bank, Wells Fargo et Wex. La récente collaboration stratégique avec Airplus et HSBC donne les moyens aux entreprises européennes d’accéder à une solution rapide, transparente et sécurisée pour gérer leurs paiements. Premier partenaire émetteur mondial de Coupa Pay, Barclaycard a également récemment élargi son offre britannique aux clients Coupa d’Allemagne, de Suède, d’Irlande, de France et de Suisse.

Oliver Wagner, CEO d’AirPlus International, voit d’un très bon œil ce tout nouveau partenariat : « Grâce à Coupa Pay, nous sommes en mesure d’étendre notre offre mondiale de services de paiement. Nos clients communs auront ainsi la possibilité d’utiliser nos cartes virtuelles multi-devises sur la plateforme Coupa tout en continuant à collaborer avec leurs partenaires bancaires existants », indique-t-il. « À terme, nous aiderons les entreprises à optimiser leur processus d’achat de bout en bout pour une meilleure visibilité, une transparence accrue et un contrôle renforcé, en faisant passer le Business Spend Management au niveau supérieur. »

L’utilisation de la solution Coupa Pay par des établissements bancaires de premier plan permet aux utilisateurs Coupa de tirer parti des avantages des cartes virtuelles tout en préservant leurs relations bancaires. Grâce à l’intégration d’émetteurs de cartes de paiement virtuelles soigneusement choisis à la plateforme Coupa, le recours aux cartes virtuelles ne nécessite aucune mise en œuvre spécifique. Dès qu’une entreprise décide d’utiliser des cartes de paiement virtuelles, les API Coupa Pay garantissent que les données transitent en toute transparence de la plateforme BSM de Coupa vers l’émetteur de la carte, puis vers le système ERP de l’entreprise pour rapprochement.

S’appuyant sur une intégration avancée entre paiements et achats, Coupa Pay permet une utilisation efficace des cartes bancaires virtuelles, une efficacité que les banques ne sont tout simplement pas en mesure d’offrir. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier de tous les avantages des cartes virtuelles de leurs partenaires bancaires, tout en tirant parti des moyens de contrôle et d’intégration de la plateforme BSM de référence sur le marché. L’acceptation des cartes de paiement virtuelles par les fournisseurs est donc facilitée, en permettant à ces derniers d’accéder rapidement à des liquidités et, dans la plupart des cas, de réduire leurs coûts grâce à un traitement STP, et ce avant même qu’ils aient émis une facture.

Pour garantir que toute hausse significative dans l’utilisation de cartes bancaires virtuelles ne pèse pas inutilement sur les ressources en charge de la comptabilité client, Coupa Pay collabore avec les partenaires STP Billtrust, Boost et Stripe. Ces partenaires STP mettent à disposition des services d’automatisation de la comptabilité client qui permettent de traiter les paiements par carte et les dépôts de fonds directement au sein des comptes bancaires des fournisseurs de manière complètement automatisée. Les fournisseurs bénéficient en outre d’un rapprochement optimisé grâce à une intégration directe des données de paiement au sein de leur système ERP.

Notamment grâce aux cartes virtuelles, les clients Coupa en Amérique du Nord ont établi un benchmark de 96,7 % de dépenses pré-approuvées. Que pouvez-vous mettre en œuvre pour atteindre ce niveau de visibilité et de contrôle sur vos dépenses ?