Comment l’automatisation des workflows simplifie votre processus de comptabilité fournisseurs
La rationalisation des processus métier est essentielle pour toute entreprise qui veut rester compétitive et rentable. Les équipes comptables doivent surveiller de près les dépenses tout en s’efforçant de conserver les liquidités à un niveau optimal. L’introduction de nouvelles solutions logicielles peut sembler insurmontable. Mais en réalité, une automatisation bien conçue simplifie et rationalise tous les aspects des workflows de la comptabilité fournisseurs, au sein d’un seul système qui évolue avec votre entreprise.
Points à retenir :
- Conserver la facturation manuelle pour la comptabilité fournisseurs peut apparaître comme la solution la plus simple. Pourtant, la saisie et le traitement manuels des données compliquent les procédures de facturation et créent des erreurs.
- Les processus manuels conduisent à des pertes de temps et d’argent, alors que l’automatisation engendre un ROI important à court et à long terme.
- Les workflows automatisés sont un investissement stratégique dans la capacité d’optimisation des dépenses d’une entreprise qui vise à promouvoir des pratiques de gestion des dépenses plus efficaces.
Avec le logiciel d’automatisation de Coupa, votre entreprise dispose des solutions technologiques nécessaires pour simplifier vos procédures et respecter vos délais et budgets.
Des workflows de la comptabilité fournisseurs organisés grâce à l’automatisation
Les processus manuels sont plus lents et génèrent davantage d’erreurs. Nous l’avons tous déjà constaté : les collaborateurs peuvent commettre des erreurs, sauter une ligne dans une feuille de calcul ou perdre des factures dans des échanges d’e-mails. Une capture de facture imprécise, une approbation manquante ou la mauvaise exécution d’un paiement peuvent être à l’origine de problèmes qui se répercutent sur la comptabilité fournisseurs et d’autres services.
Le manque de rapidité est l’inconvénient majeur des workflows manuels. La lenteur des processus rend extrêmement difficiles les tâches imprévisibles et hautement prioritaires, surtout compte tenu des perturbations actuelles. Avec des processus manuels, il peut par exemple être compliqué de s’assurer que lorsqu’un problème critique se produit, les bons approbateurs sont informés et répondent dans les délais.
En revanche, l’automatisation des workflows de la comptabilité fournisseurs permet d’informer tout le monde immédiatement et de garantir l’exécution des paiements en suivant la procédure adaptée. Désormais, votre équipe de comptabilité fournisseurs n’a plus besoin d’ajouter des données manquantes après la compensation d’un paiement.
Rationaliser la réception des factures
Le traitement de nombreux formats de factures peut représenter un effort d’adaptation chronophage et coûteux. Certains fournisseurs envoient des fichiers image, utilisent des documents Word ou des fichiers PDF. D’autres préfèrent envoyer ou faxer des documents papier. L’organisation de tous ces documents sans en perdre un seul peut vite devenir un défi.
Grâce à un système automatisé qui confirme et rapproche rapidement tous les types de factures, le traitement se fait en temps réel et sans erreurs. Vous pouvez également automatiser les factures récurrentes. La configuration de standards automatisés pour les processus répétés vous permet d’identifier rapidement les erreurs, d’alerter l’équipe comptable et d’agir vite. Dans un environnement digital, si de tels cas peuvent être résolus rapidement, il n’est pas nécessaire d’arrêter d’autres fonctions.
Réduire les durées d’approbation
Les nombreuses étapes du processus d’approbation peuvent engendrer des pertes ou des suppressions de factures. Une facture papier peut rapidement se retrouver dans la mauvaise pile ou sur le mauvais bureau. Cela conduit à des retards de paiement et des pénalités.
Le risque que les documents papier finissent au mauvais endroit est considérablement réduit grâce à l’automatisation des workflows de la comptabilité fournisseurs. Le programme capture et valide les factures dès leur réception.
Le responsable reçoit immédiatement le document à approuver, et peut le faire directement dans le système. Vous pouvez facilement mettre à jour votre système pour ajouter ou supprimer des responsables sans vous inquiéter des e-mails perdus ou des messages transférés. Avec des systèmes basés sur le cloud, un utilisateur peut approuver des factures partout, ce qui permet un traitement plus rapide et des durées d’approbations restreintes. En automatisant ces processus, vous pouvez réduire la durée du cycle d’approbation de vos factures à seulement 10,9 heures ouvrables.
Simplifier le rapprochement avec les bons de commande
La vérification manuelle du rapprochement de chaque facture avec les bons de commande et les bons de réception manque totalement d’efficacité. Les règles de workflow intégrées au logiciel d’automatisation permettent de confirmer l’exactitude des conditions, des codes comptables, des données de ligne et des montants.
Une seule erreur dans une longue série de chiffres suffit pour que le rapprochement échoue, et l’œil humain regardant des écrans et des documents à longueur de journée peut facilement passer à côté. Les comparaisons automatisées gèrent sans peine le rapprochement three-way, détectent les erreurs rapidement, garantissent une grande précision et alertent les équipes instantanément. Avec l’automatisation, vous pouvez même atteindre un taux de rapprochement au premier essai de 96,5 % ! La preuve que les processus opérationnels fonctionnent efficacement et que les politiques de dépenses sont bien respectées. Enfin, l’automatisation vous permet de réduire les goulets d’étranglement et garantit le bon fonctionnement de votre entreprise.
Accélérer les paiements
Un seul jour de maladie ou de vacances peut retarder les paiements s’ils sont effectués manuellement. Dépenser de l’argent dans des pénalités de retard est un gaspillage de vos capitaux. En outre, vous ne bénéficiez pas des remises pour paiement anticipé qui peuvent vous faire économiser 5 % supplémentaires. De plus, les paiements dans les délais vous assurent de bonnes relations avec les fournisseurs et facilitent l’accès à un meilleur taux de crédit ainsi qu’à des conditions avantageuses lorsque vous en avez le plus besoin.
Améliorer l’extraction des données
La capture automatisée des données permet aux responsables Finance de comprendre leurs coûts totaux et l’efficacité de leur service. Le logiciel rend cela possible en associant les données à des analyses avancées. En outre, les membres autorisés de votre service de comptabilité peuvent accéder à toutes les écritures comptables pour analyser les nouvelles transactions au fur et à mesure de leur réception.
Les cadres peuvent prendre des décisions plus avisées avec des indicateurs et des KPI utiles, dans des tableaux de bord conviviaux. Des informations à jour améliorent vos prévisions financières et renforcent la confiance dans vos projections. Les décideurs peuvent alors prendre des mesures audacieuses tout en réduisant les risques.
Exploiter le pouvoir des dépenses
En tant que professionnel de la finance, votre principal objectif est de vous assurer que les liquidités de votre entreprise ne sont utilisées qu’à des fins de rentabilité. Pour y parvenir, il n’existe qu’une seule solution : la confiance que vos équipes pourront gagner grâce à une visibilité complète sur vos transactions et sur la trésorerie.
En capturant et en regroupant toutes les données avant, pendant et après l’engagement des dépenses, une plateforme de Business Spend Management (BSM) vous propose des informations et des données uniques donnant à votre entreprise un avantage concurrentiel pour qu’elle soit à la fois rentable et réactive. En cas de perturbations, vous pouvez réduire les coûts en dégageant des bénéfices, tout en générant une valeur stratégique à long terme.
Avec le BSM, vous pouvez investir dans une croissance responsable, orienter le comportement des fournisseurs et disposer d’une vue d’ensemble de la santé financière de votre entreprise, en suivant toutes les dépenses en temps réel. Le BSM vous permet de perfectionner votre maturité financière en protégeant vos liquidités et en prenant des décisions éclairées, qui garantissent votre réussite d’aujourd’hui et de demain.
Identifier la meilleure solution d’automatisation des workflows de la comptabilité fournisseurs
Les services Finance et Comptabilité sont assez occupés pour ne pas s’encombrer avec des systèmes de facturation lents et obsolètes. L’automatisation des workflows de la comptabilité fournisseurs allège la charge de travail de vos équipes et permet à ces dernières de se concentrer sur des tâches plus essentielles qui favorisent la croissance de l’entreprise. Contactez Coupa pour obtenir de l’aide sur des solutions de BSM personnalisées.
