L’automatisation des factures de la comptabilité fournisseurs résout les défis classiques de la facturation
La gestion de la trésorerie est vitale pour la réussite de votre entreprise. Elle place le service de comptabilité fournisseurs en première ligne, car il assure le paiement exact de chaque facture. Lorsque les calendriers de paiements ne sont pas respectés, les relations avec vos partenaires peuvent se dégrader rapidement et vous amener à ne plus bénéficier des remises pour paiement anticipé. Des ressources précieuses sont également gaspillées à cause des inefficacités et erreurs de la comptabilité fournisseurs.
Heureusement, grâce à l’automatisation des factures, la gestion de vos paiements peut être facilitée. Un logiciel de gestion des dépenses vous donne une vue d’ensemble des transactions de l’entreprise, ainsi que les informations précises et actualisées dont vous avez besoin pour automatiser et accélérer vos processus de comptabilité fournisseurs.
Points à retenir :
- Les processus manuels de comptabilité fournisseurs peuvent entraîner des pertes de factures, des erreurs de rapprochement, un ralentissement du traitement, voire de la fraude. De tout cela peuvent résulter du temps de travail rémunéré perdu, la dégradation des relations avec vos partenaires et la difficulté à obtenir des remises pour paiement anticipé.
- L’automatisation des factures peut représenter une solution aux problèmes de la comptabilité fournisseurs car elle simplifie les processus et élimine la fraude ou les erreurs potentielles.
- À travers l’implémentation d’une plateforme de gestion des dépenses collaborant avec les solutions de la planification des ressources, il est possible de relever rapidement les principaux défis de la facturation et de mettre en place l’automatisation.
Le service de comptabilité fournisseurs a beaucoup à faire : il doit gérer les dépenses, payer les biens et services mais aussi gérer les provisions. Maintenir les liens nécessaires à la réussite et à la croissance de l’entreprise peut provoquer sa surcharge.
La plateforme de Business Spend Management (BSM) de Coupa peut alors lui venir en aide en lui apportant une solution unifiée de gestion des transactions entre les services d’achats, de facturation, de paiement et de dépenses.
Les défis de la facturation manuelle
Pourquoi une entreprise doit-elle tout d’abord automatiser la comptabilité fournisseurs ? L’identification des principaux problèmes du traitement manuel des factures révèle rapidement l’utilité de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour les résoudre.
La disparition des factures
La perte des factures ne représente pas uniquement un travail administratif supplémentaire. Elle peut engendrer désorganisation, inexactitude et frustration. Les processus manuels sont souvent synonymes de désorganisation des factures et mettent l’équipe Finance sous pression car les données financières deviennent incohérentes.
En outre, votre entreprise peut se trouver en difficulté à cause de pénalités de retard inattendues. Les retards de paiement frustrent les fournisseurs, qui deviendront moins conciliants avec votre entreprise lorsque vous aurez par la suite besoin de conditions plus favorables et de souplesse.
L’automatisation des processus de facturation peut mettre un terme à ces erreurs et problèmes coûteux. La désorganisation des factures et les retards de paiement ne seront plus qu’un mauvais souvenir. De plus, vous pourrez compter sur des données actualisées et précises pour une planification ultérieure.
Les processus de rapprochement manuel créent des erreurs
Sans surprise, la saisie manuelle de données est le plus gros problème des processus de comptabilité fournisseurs. Le rapprochement three-way manuel permettant de vérifier que les bons de commande correspondent aux factures et aux bons de réception est fastidieux et conduit inévitablement à des erreurs. La correction de ces erreurs est chronophage et ralentit la comptabilité fournisseurs, ce qui peut entraîner des répercussions dans toute l’entreprise.
Source de l’image : https://www.levvel.io/resource-library/2020-payables-insight-report
L’automatisation vérifie sans effort les factures et signale les problèmes en amont. Les lenteurs et les retards habituels appartiennent désormais au passé.
Les collaborateurs contournent la comptabilité fournisseurs et se passent d’autorisation pour leurs dépenses
Les dépenses non autorisées représentent un défi urgent pour les équipes Comptabilité fournisseurs et Finance. De telles dépenses augmentent la charge de travail car le service doit effectuer des recherches et comprendre quand les procédures incorrectes se sont déroulées.
La tentation pour les équipes techniques et commerciales de recourir à des fournisseurs non autorisés augmente uniquement lorsque la comptabilité fournisseurs semble lente et peu réactive. Cette chaîne de réactions augmente le retard et crée un cycle de complications, les tâches habituelles étant repoussées à cause des efforts supplémentaires déployés pour résoudre le problème des achats non autorisés.
Les systèmes automatisés de vérification peuvent être très efficaces dans cette situation difficile. En mettant en place des garde-fous que les collaborateurs ne peuvent pas contourner et en proposant des processus rapides de gestion des achats, les procédures sont respectées par tous.
Le traitement manuel est lent
Même lorsque tout se passe bien, le traitement manuel des factures implique l’intervention de nombreux collaborateurs. Ce processus est chronophage et peut générer de nombreuses erreurs. Le paiement physique par chèque rend ce processus encore plus long.
Cela augmente la probabilité de retard de facturation. Vous perdez ainsi encore davantage de temps car vous devez informer vos partenaires et leur expliquer la situation. Avec l’automatisation des factures de la comptabilité fournisseurs, les erreurs potentielles sont minimes et rapidement résolues.
La saisie manuelle augmente le vol et la fraude
La fraude au sein de la comptabilité fournisseurs représente encore un certain coût pour les entreprises. Une étude montre que les entreprises déclarent une perte annuelle de 5 %.
Les paiements non autorisés peuvent être dus à des e-mails frauduleux contenant de fausses factures ayant l’air légitimes. Avec un système de comptabilité qui permet aux fournisseurs de configurer eux-mêmes leur compte et leurs méthodes de paiement, vous pouvez réduire le risque de vol et de fraude.
La complexité des systèmes manuels entraîne la duplication des paiements
La saisie manuelle des données et l’utilisation de plusieurs systèmes sont des sources courantes de duplication de factures. Une commande peut ainsi être accidentellement payée deux fois, ce qui réduit la disponibilité du capital et agace les fournisseurs le temps que le problème soit réglé. L’automatisation permet de repérer et d’éviter ces problèmes.
La comptabilité fournisseurs peut payer trop tôt
Payer trop tôt peut être tout aussi préjudiciable que payer trop tard. Le paiement immédiat des factures peut sembler être la bonne solution. Cependant, si vous recevez des articles endommagés ou que votre commande est incomplète, les fournisseurs peuvent prendre plus de temps pour résoudre le problème. Le logiciel BSM permet aux équipes Finance de planifier les paiements afin de conserver une trésorerie suffisante tout en payant les factures dans les délais.
Le pouvoir des dépenses au service des défis de facturation
Les dirigeants ont la possibilité de transformer leur entreprise pour le mieux en optimisant les dépenses. Grâce à un investissement essentiel dans les logiciels nécessaires, vous pouvez prendre les décisions les plus stratégiques et vous concentrer sur les tâches les plus importantes pour atteindre vos objectifs.
Pour prendre des décisions commerciales avisées, vous devez avoir une visibilité complète sur la trésorerie et les transactions de votre environnement financier. Que vous cherchiez à réduire les coûts, à allouer des fonds ou à proposer des incitations, le contrôle de l’ensemble des dépenses vous donne une vision globale afin de maintenir la santé financière de votre entreprise tout en accomplissant votre mission.
Investissez dans le Business Spend Management (BSM) et libérez tout le potentiel de votre entreprise. Avec une vision unifiée et en temps réel sur toutes vos dépenses, vous pouvez sécuriser les liquidités tout en déployant la trésorerie de manière stratégique. Découvrez comment le BSM vous permet d’atteindre une maturité financière sur le marché, de manière rentable et responsable.
L’automatisation des factures de la comptabilité fournisseurs permet de s’adapter aux conditions en perpétuelle évolution
En tant que professionnel de la finance, vous savez à quel point il est difficile de suivre les innombrables factures émises et reçues chaque jour. Disposer de partenaires de confiance est la clé pour garantir un service rapide et continu, même en période de turbulence.
Votre processus de comptabilité fournisseurs ne doit pas être un obstacle. Contactez Coupa pour obtenir de l’aide. Notre équipe peut vous proposer la solution d’automatisation sur mesure dont votre entreprise a besoin pour répertorier et comptabiliser chaque facture de manière rapide et efficace.
