L’automatisation des factures : un levier de croissance pour votre entreprise

Pour accompagner la croissance de votre entreprise, vous devez définir les mesures à prendre pour vous assurer de progrès constants avec le moins de complications possible. Malheureusement, ces complications ont tendance à s’accumuler rapidement, surchargeant vos capacités et menaçant votre réussite.

Les processus d’automatisation dédiés à la livraison, la production et la comptabilité client peuvent en premier lieu attirer votre attention. Mais vous devez également supprimer les inefficacités dans l’ensemble de votre entreprise. Dans ce blog, nous nous intéressons au rôle concret d’une solution d’automatisation des factures pour vous aider à faire évoluer votre entreprise en douceur.

Points à retenir :

• Propices aux erreurs, les processus manuels de facturation de la comptabilité fournisseurs (AP) sont chronophages, coûteux et mobilisent de nombreuses ressources.
• L’automatisation apporte une solution à ces difficultés récurrentes en simplifiant les processus et en éliminant la fraude et les irrégularités potentielles.
• Un logiciel d’automatisation des factures optimise l’efficacité et la trésorerie, permettant aux entreprises de bénéficier d’une croissance rapide au moment opportun.

Des données plus précises grâce au logiciel d’automatisation des factures

La croissance et l’évolutivité de votre entreprise passent par une parfaite connaissance de ses finances. Cette connaissance est précieuse, mais des données trompeuses ou incohérentes peuvent lui être fatales. 

Source de l’image : https://dataladder.com/what-is-data-accuracy/

Les systèmes automatisés vous offrent les KPI et les indicateurs nécessaires pour prendre des décisions stratégiques. De plus, les plateformes conviviales facilitent la collaboration entre les différents services. De tels outils vous permettent de partager des données convaincantes et de réaliser des études de cas avec les différentes parties prenantes.

Examinons les indicateurs suivants : le délai de traitement moyen des factures, le nombre moyen de factures et le coût moyen par facture. Imaginez maintenant que vous pouvez obtenir ces indicateurs en temps réel.

Grâce à ce type de données essentielles, votre équipe peut connaître la situation concrète de votre trésorerie et vous pouvez identifier les tendances ou les opportunités. En parallèle, le traitement automatisé des factures vous permet de prendre des décisions éclairées car vous avez confiance en l’exactitude et l’actualisation de vos données.

Relations avec les fournisseurs

Lorsque votre entreprise est prête à renforcer sa présence sur le marché, un manque de coopération ou de soutien de vos fournisseurs est la dernière chose dont vous avez besoin. La frustration apparaît rapidement lorsque les entreprises tardent à obtenir leurs paiements.

Si les fournisseurs sont sûrs d’être payés dans les délais, ils privilégieront la collaboration avec votre entreprise, et pourront vous proposer des conditions de paiement ou de crédit favorables lorsque vous avez besoin de gagner en flexibilité. Étant donné que 93 % des entreprises signalent des retards de paiement, vous vous distinguerez et votre propre équipe de comptabilité client pourra en témoigner.

Économies de temps et d’argent

Un logiciel d’automatisation des factures est un outil avantageux pour la croissance d’une entreprise, car il réduit les coûts ainsi que la main-d’œuvre. Avec cette solution, vous n’avez plus besoin de recourir au traitement manuel des factures, particulièrement lent. Des cycles de facturation plus courts engendrent des réductions de coûts et optimisent l’efficacité.

Vous n’avez plus à payer des heures supplémentaires à vos équipes pour qu’elles résolvent les problèmes qui découlent d’un traitement manuel. Vous réduirez ainsi l’épuisement de vos collaborateurs et retiendrez les meilleurs talents. Ils pourront alors se concentrer sur les tâches importantes au lieu de saisir manuellement des chiffres dans des feuilles de calcul. En outre, l’automatisation vous permet de rapidement découvrir les obstacles au traitement et les causes qui leur sont associées.

Avec le traitement rapide des factures, les entreprises peuvent profiter de remises et de délais de paiement supplémentaires lorsque cela est nécessaire. Des rapports indiquent qu’en matière de facturation, certaines entreprises peuvent payer presque cinq fois plus que d’autres organisations ayant simplifié et rationalisé leur processus.

En résumé, un logiciel d’automatisation des factures simplifie et rationalise vos processus financiers afin que votre entreprise se consacre à ce qui compte vraiment : poursuivre sa croissance.

Moins d’erreurs, d’exceptions et de fraude

L’automatisation vous permet de faire plus avec moins. Vous constaterez une forte réduction du nombre :

• De factures dupliquées
• De factures frauduleuses
• D’erreurs de paiement

Si vous faites confiance aux chaînes d’e-mails ou à la transmission de copies papier entre différents services pour résoudre des exceptions ou demander des approbations, davantage d’erreurs pourront échapper à votre vigilance. Un logiciel d’automatisation, quant à lui, fait parvenir les factures uniquement aux destinataires concernés, ce qui accélère la résolution des éventuels litiges.

Les contrôles de workflow réduisent les inquiétudes lorsque l’accès à des informations sensibles est limité aux seules personnes autorisées. Vous disposez également d’un journal pour retracer chaque intervention au sein du système. Ces données sont capitales puisque la découverte et la résolution d’une fraude à la facturation, au détournement ou au remboursement prennent en moyenne deux ans.

Surveillance améliorée

Une fois les processus en place, le suivi de la productivité de l’équipe est plus facile. Les responsables peuvent extraire des données pertinentes du logiciel d’automatisation des factures et identifier les points à améliorer.

Par conséquent, les équipes d’encadrement n’ont pas besoin de consulter des milliers de rapports pour connaître l’état d’un service. Surveiller les activités de l’équipe de comptabilité fournisseurs pour l’aider à conserver des performances optimales prépare votre entreprise à saisir toute opportunité de croissance.

Optimisation du pouvoir des dépenses

Vos dépenses alimentent la croissance de votre entreprise. Vos choix d’investissements en capital ou en ressources sont cruciaux : s’ils sont bons, vous obtiendrez un ROI fructueux. Dans le cas contraire, vous perdrez de l’argent.

Votre équipe de comptabilité fournisseurs garantit des dépenses judicieuses. Mais trop souvent, vous ne disposez pas du budget pour équilibrer performances tactiques avec croissance stratégique et compétitivité. Dans d’autres cas, les décideurs n’ont pas assez de données sur la valeur d’un service et finissent par ne pas allouer les budgets correctement.

Une entreprise doit donc investir dans des technologies et des processus de dernière génération pour devancer ses concurrents sur le marché et fidéliser ses clients. Une allocation adéquate des budgets peut améliorer les conditions de travail et la motivation des collaborateurs, accroître l’efficacité et limiter les indisponibilités. C’est la clé d’une croissance durable, et pas seulement d’un sursaut temporaire d’un ou deux trimestres.

Avec la plateforme de Business Spend Management (BSM) de Coupa, vous pouvez optimiser performances et efficacité, et renforcer votre trésorerie en adoptant une technologie de pointe, telle qu’un logiciel d’automatisation des factures.

Un logiciel d’automatisation des factures pour passer au niveau supérieur

Si votre entreprise est prête à atteindre de nouveaux sommets, ce type de logiciel vous aidera dans votre tâche. Découvrez les puissantes solutions de Coupa qui vous permettront de voir le pouvoir de vos dépenses en action.