Les bons de commande au service des paiements
Dans notre quotidien, rien de plus simple que de régler ses achats. Vous choisissez ce que vous souhaitez acheter, vous payez le vendeur, vous obtenez un reçu à conserver (ou pas, compte tenu des habitudes de notre époque) et c’est terminé.
En revanche, dans le monde des affaires, le paiement est l’étape ultime d’un long processus qui débute dès qu’un collaborateur crée une demande d’achat. Cette dernière passe alors par un workflow d’approbation et, lorsque chaque autorisation nécessaire a été accordée, toutes ces données sont converties en un bon de commande ensuite transmis au fournisseur. Si vous n’avez jamais traité avec lui auparavant, vous devez également l’intégrer à votre base de fournisseurs.
Puis, une fois que les biens ou services commandés ont été livrés par le fournisseur, celui-ci émet une facture qui à son tour passe par le workflow de comptabilité fournisseurs de l’acheteur, étape à laquelle elle est rapprochée avec le bon de commande. Après avoir été approuvée, elle est intégrée au système ERP de l’entreprise pour être traitée en vue de son paiement, par chèque, ACH, carte ou virement bancaire, selon les modalités définies par le fournisseur.
Ce parcours est jalonné d’obstacles susceptibles de bloquer le processus, ralentissant ainsi les échanges de biens et services ou les transactions financières. Tout cela semble pourtant nécessaire afin de mieux contrôler les dépenses, de se conformer aux réglementations et de garantir la séparation des fonctions afin d’éviter toute fraude.
Mais est-ce réellement indispensable ?
Pour une expérience de type B2C
C’est en tout cas la question que nous nous sommes posée lorsque nous avons décidé, à la demande de certains de nos clients, d’examiner la problématique de la ponctualité des paiements. Nous sommes parvenus à la conclusion qu’en matière de paiements, une approche de type B2C, plus rationalisée, convient mieux à certaines situations. C’est donc avec plaisir que nous avons annoncé le lancement de notre carte virtuelle qui permet aux acheteurs de régler directement sur bon de commande.
Dans la mesure où les demandes d’achat ont reçu toutes les approbations nécessaires, pourquoi attendre la réception de la facture et se soumettre à un énième processus d’approbation ? Pourquoi ne pas utiliser le bon de commande à titre de facture ? En réalité, c’est possible dans deux cas de figure.
Premier cas : pour des transactions de volume élevé, à faible valeur ajoutée. Il s’agit en général de transactions présentant un risque moindre, par exemple, l’achat de fournitures de bureau, de petit matériel informatique ou de certains produits MRO. Ce type de transactions génère de nombreuses factures, mais les processus de facturation et de comptabilité fournisseurs associés à leur traitement produisent peu de valeur d’un point de vue du contrôle ou de la gestion des risques. Au contraire, cela pourrait même alourdir considérablement le coût de l’article, voire dans certains cas, aboutir à un coût supérieur pour l’entreprise dans son ensemble.
Deuxième cas : lorsque vous faites appel à un fournisseur ponctuel. Intégrer un nouveau fournisseur à votre base peut sembler anodin, mais si vous travaillez dans une grande entreprise, vous risquez d’être vite submergé. Lors de l’intégration d’un fournisseur, le processus de due diligence représente déjà une charge importante. Imaginez si le nombre de fournisseurs se multiplie. Dans le cadre des transactions par carte bancaire, alors que le paiement transite par les canaux dédiés, l’émetteur de cartes effectue les contrôles KYO (Know Your Customer) et OFAC (Office of Foreign Asset Control). Ainsi, pourquoi ne pas autoriser vos collaborateurs à soumettre une demande pour une transaction ponctuelle, renseignant le fournisseur sélectionné et l’objet de la dépense, et déléguer à l’organisme bancaire une partie du travail de vérification de la conformité ?
Une alternative aux cartes physiques
Dans ces deux scénarios, il parait sensé d’éliminer les tâches inutiles. Lorsque le bon de commande, assorti des codes comptables pertinents, est approuvé, une carte de paiement virtuelle est générée de façon dynamique par l’acheteur puis envoyée au fournisseur. Il s’agit d’un numéro de carte bancaire unique, attribué à l’usage exclusif de ce fournisseur et pour le montant défini.
Ce système offre davantage de sécurité et de contrôle que les cartes de paiement traditionnelles actuellement utilisées par de nombreuses entreprises dans ce type de scénarios. Habituellement, une carte de paiement est délivrée à un responsable ou un administrateur qui partage ensuite le numéro (ou la carte elle-même) avec ses collaborateurs. Il arrive même que des fournisseurs conservent ce numéro.
Cette pratique n’est pas sécurisée et empêche tout contrôle des dépenses. Vous ne découvrez le montant réellement dépensé qu’à réception du relevé bancaire. Il vous faut alors envoyer les données relatives à cette dépense à tout un ensemble de personnes, leur demandant de fournir les reçus correspondants, afin de pouvoir effectuer un rapprochement manuel et, enfin, saisir les transactions dans votre système ERP.
Du fait de ces inconvénients, certaines entreprises renoncent tout simplement à adopter les cartes de paiement et se résignent à suivre le processus traditionnel de la demande à la facture. Aucun de ces deux choix n’est vraiment idéal. Les entreprises ont besoin d’alternatives.
Une expérience unique
Grâce à l’intégration des cartes virtuelles au processus de traitement des bons de commande Coupa, nous sommes en mesure d’offrir à nos clients une expérience unique : tout est disponible en un seul endroit, non seulement les fonctionnalités de paiement, mais également la possibilité d’effectuer un rapprochement de manière automatisée, et ce avec l’ensemble des informations comptables déjà présentes dans Coupa. Vous n’avez plus à rapprocher les relevés avec les reçus. Les transactions par carte virtuelle sont désormais automatiquement reliées à un bon de commande.
Le règlement sur bon de commande ne vous empêche bien évidemment pas d’ajouter une facture pour récupérer la TVA ou à d’autres fins. Cela signifie simplement que le fournisseur recevra son paiement plus rapidement. Lorsque vous avez besoin de factures, celles-ci sont traitées séparément dans Coupa, dès leur réception, pour éviter un double paiement.
Dans quelles situations le paiement sur bon de commande n’est-il pas adapté ? Chaque fois que le rapprochement three-way d’un bon de commande avec le bon de livraison et la facture est nécessaire, ce processus de paiement complet est requis. Cette méthode de règlement n’est en revanche pas applicable aux dépenses en capital ou aux dépenses importantes pour lesquelles les commissions d’interchange de la carte sont supérieures au montant que le fournisseur est prêt à payer.
Par ailleurs, bien que tous les fournisseurs n’acceptent pas les paiements par carte virtuelle, et ce même pour de petits montants, ils auraient tout intérêt à considérer la valeur ajoutée d’un paiement plus rapide nécessitant moins de formalités administratives. Il s’agit en effet d’une alternative simple et rapide aux programmes d’escompte pour paiement anticipé ou autres plans d’optimisation du fonds de roulement. Le fournisseur reçoit son paiement rapidement, et l’acheteur conserve ses fonds jusqu’au règlement, tout en bénéficiant d’escomptes bancaires.
Dans certaines circonstances, les entreprises doivent être en mesure de régler rapidement leurs fournisseurs. Traditionnellement, cela s’est néanmoins fait au détriment de la visibilité, de la responsabilité et du contrôle. En tirant parti des données figurant sur le bon de commande, et en les associant à la sécurité et à la conformité qu’offrent les cartes virtuelles, les acheteurs peuvent réduire le nombre de factures et le volume d’informations fournisseurs à gérer. De leur côté, les fournisseurs sont payés plus rapidement et peuvent ainsi se concentrer sur leur mission.
