Votre entreprise a-t-elle mis en place des plafonds d’approbation pour les demandes d’achat ? Avez-vous déjà craint que vos collaborateurs tentent de contourner ces plafonds en scindant une demande en plusieurs demandes de montant inférieur ?
En général, ces limites d’auto-approbation varient selon le rôle et la fonction du demandeur. Il peut par exemple être possible pour un collaborateur ou un responsable d’approuver une dépense inférieure à 10 000 euros, tandis que les montants compris entre 10 000 et 100 000 euros nécessiteront l’approbation d’un ou de deux autres responsables. Les dépenses importantes (supérieures à 100 000 euros dans notre exemple) peuvent être soumises à l’approbation d’un CFO ou d’un CEO, ou encore faire l’objet d’une campagne de sourcing.
Demandes d’achat scindées, définition
Commençons par définir clairement ce que ce terme signifie. Il s’agit tout simplement de diviser une demande d’achat importante en plusieurs demandes de montant inférieur qui, ainsi individualisées, se retrouvent en dessous d’un seuil spécifique d’approbation. Pour reprendre notre exemple précédent, si nous souhaitions contourner l’approbation du CFO, nous pourrions scinder une demande de 180 000 euros en deux demandes de 90 000 euros chacune.
Le fait de scinder une demande d’achat permet de passer outre les processus d’approbation en place. Cette pratique entraîne une rupture dans la structure hiérarchique d’approbation et donne lieu à des achats non conformes à la politique de l’entreprise, rendant ainsi le contrôle des dépenses plus difficile. Cela peut également engendrer une augmentation des coûts d’expédition et réduire les remises sur volume. Autre hypothèse, la dissimulation d’une tentative de fraude indétectable. Ces problématiques concernant les plafonds d’auto-approbation freinent leur adoption par certains clients.
Spend Guard : la gestion des dépenses au service des demandes d’achat
Comment les solutions Coupa peuvent-elles vous aider ? En mai 2021, à la demande de la communauté Coupa qui souhaitait disposer d’insights sur les comportements suspects dans ce domaine, une nouvelle alerte a été introduite dans Spend Guard afin d’identifier les utilisateurs qui scindent leurs demandes d’achat. Grâce à la solution Spend Guard, vous gardez le contrôle sur vos dépenses en détectant les erreurs et les tentatives de fraude. Autre exemple d’une alerte Spend Guard des plus utiles : l’alerte sur les factures en double.
L’alerte relative aux demandes d’achat scindées permet d’identifier les situations suivantes :
- Un collaborateur auto-approuve une demande conformément à son plafond d’auto-approbation. Il s’agit du cas le plus simple. Pour une plus grande précision, nous excluons les faux positifs, tels que les factures récurrentes émises par un collaborateur lorsque sa fonction implique la réalisation de commandes multiples à la demande.
- Un collaborateur s’entend avec son responsable pour faire approuver sa demande conformément au plafond d’auto-approbation de ce dernier. Dans un premier temps, une arborescence hiérarchique est créée, puis chaque demande auto-approuvée est ensuite vérifiée au vu des plafonds d’approbation de la personne qui en est à l’origine et de celles de son responsable. Ce type d’entente, appelée collusion, est souvent une problématique majeure pour les entreprises pour la lutte contre la fraude, et ces cas sont d’autant plus complexes à identifier que de nombreux acteurs sont impliqués. Spend Guard surveille les comportements collusoires entre les collaborateurs et les fournisseurs et émet des alertes de sourcing en cas de conduite suspecte.
- Un collaborateur scinde une demande dont la valeur initiale dépassait le plafond global déterminé par l’entreprise. Par exemple, si le montant de la demande est supérieur à 100 000 euros (plafond global fixé par l’entreprise) et que la demande est identifiée comme demande scindée, la demande peut alors être classée dans cette catégorie, avec un niveau de priorité plus élevé.
Outre la vérification des plafonds d’approbation, l’algorithme qu’utilise Spend Guard prend également en compte les adresses, les chaînes d’approbation et diverses indications de date et heure pour fournir des résultats toujours plus précis.
Visionnez notre webinar à la demande pour découvrir comment l’intelligence collective de la communauté Coupa et l’intelligence artificielle tirent parti des données afin d’optimiser le Business Spend Management.
À l’heure actuelle, nos clients ont pu identifier plus de 7 millions d’euros de demandes scindées en quelques mois seulement. Cette alerte leur permet de résoudre rapidement les problèmes liés aux demandes d’achat et de rectifier les comportements et dépenses non conformes. Les clients sont ainsi en mesure de détecter chez leurs collaborateurs toute pratique contraire à leur politique, et de prendre les mesures adaptées pour y remédier.
La détection des demandes scindées grâce à l’intelligence artificielle vous donne les moyens de reprendre le contrôle de vos processus et d’utiliser l’auto-approbation en toute confiance. Coupa Spend Guard permet aux entreprises de tirer profit de la valeur de leurs dépenses à chaque étape de leur transformation BSM, pour les accompagner sur la voie de la réussite.
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