Transformez la gestion de vos liquidités pour une trésorerie optimisée

Savez-vous quel est le montant de votre trésorerie, à tout moment ? Le volume de trésorerie sera-t-il suffisant, au bon endroit et au bon moment, pour répondre à vos impératifs financiers ? Si ces questions peuvent sembler routinières au démarrage d’un projet de back office relativement simple, au sortir d’une pandémie et dans un contexte de durcissement économique, elles sont extrêmement sensibles et touchent directement la santé financière d’une entreprise. Les responsables Trésorerie sont désormais au centre de la prise de décisions, occupant un rôle de conseiller de premier plan dans leur organisation.

Panorama actuel de la trésorerie et vue d’ensemble des liquidités

Dans la majeure partie des secteurs et des régions, les entreprises se concentrent sur la préparation et la planification, et notamment sur les prévisions de trésorerie, afin de pouvoir faire face aux perturbations éventuelles dans l’environnement macroéconomique. Pour les responsables Finance, il est plus important que jamais de connaître précisément leur situation de trésorerie et d’être capables d’élaborer des plans solides garantissant la continuité des activités.

En général, les responsables Trésorerie s’intéressent d’abord aux comptes bancaires et aux actifs pour démarrer ce processus, mais lorsque des systèmes disparates et manuels sont utilisés, le manque de visibilité et le risque d’erreurs s’accentuent rapidement. Notre étude parue en mai 2022* révélait que trois entreprises sur quatre doivent se connecter à plusieurs systèmes pour connaître le montant de leurs liquidités, et près du tiers de ces organisations reconnaît devoir passer par plus de quatre systèmes différents.

Leur visibilité étant limitée, les responsables Trésorerie prennent le risque de générer des prévisions imprécises qui ne leur permettent pas d’optimiser le fonds de roulement, les empêchent de bénéficier pleinement des programmes de cartes bancaires et occasionnent des frais inutiles. Ces risques étaient peut-être acceptables par le passé, à une époque où le capital était moins coûteux. Toutefois, à l’heure actuelle, les responsables Finance sont soumis à une pression croissante pour faire plus avec moins : maximiser le fonds de roulement existant, débloquer la valeur inexploitée dans l’entreprise et contrôler les coûts avec précision.

Plutôt que de passer d’une solution non unifiée à une autre, les fonctions Trésorerie peuvent compter sur un meilleur moyen de gérer le rendement, de réaliser des prévisions de trésorerie et d’anticiper les exigences.

Renforcer la visibilité sur les bons de commande et factures pour optimiser les liquidités

Les clients qui ont adopté la solution Coupa Treasury peuvent à présent unifier automatiquement les données de leur système et celles des bons de commande et factures approuvés. La visibilité des services Trésorerie sur les dépenses de leur organisation est ainsi renforcée, ce qui est essentiel pour aller vers une gestion plus efficace des liquidités. Les équipes Trésorerie peuvent suivre les paiements en cours et à venir, en temps réel. Grâce à ces informations, les responsables Trésorerie sont en mesure de réaliser des prévisions précises et de maintenir des coûts du capital peu élevés. Fini le temps où vous vous précipitiez pour convertir des actifs en liquidités ou emprunter à des taux nettement supérieurs à ceux généralement pratiqués.

Pour autant, cela signifie-t-il qu’il est plus facile que jamais de planifier les liquidités ? Ayant personnellement travaillé pendant de nombreuses années dans le domaine de la trésorerie, je peux affirmer que ce n’est pas le cas. Si les décisions sont désormais prises plus rapidement, et de façon plus éclairée, la planification des liquidités reste en revanche complexe. Les responsables Trésorerie doivent toujours traiter des volumes considérables de données et collaborer avec de multiples équipes et fonctions. C’est ce qui pose problème à de nombreuses entreprises. En effet, leurs systèmes archaïques et leurs solutions non unifiées offrent peu de visibilité et ne leur permettent pas de s’adapter au changement. Des silos se forment alors dans tous les services de l’entreprise, cloisonnant des données essentielles dans des processus isolés.

Avec sa plateforme de Business Spend Management (BSM), Coupa aide les entreprises à gérer cette complexité en unifiant les données financières à travers l’ensemble de l’organisation, apportant ainsi une visibilité sans précédent sur la trésorerie. Découvrez pourquoi ceci est fondamental en période difficile dans cet article. Une plateforme BSM permet également aux équipes chargées de la trésorerie de devenir de meilleurs partenaires en aidant toutes les autres parties prenantes à relever de plus grands défis.

Trésorerie, comptabilité et achats : collaborer pour révolutionner l’entreprise

Si vous n’avez encore jamais envisagé d’investir dans une plateforme BSM pour gérer la trésorerie de votre entreprise, demandez-vous :

Avec quelle rapidité pouvez-vous élaborer vos prévisions de trésorerie hebdomadaires en suivant une approche par les flux ? En moyenne, passez-vous plus de temps à suivre les données ou à les analyser ?

Vous sentez-vous capable de prendre une décision financière en une demi-journée ? En deux heures ?

Traditionnellement, il existe peu de liens entre la trésorerie, la comptabilité fournisseurs et les achats. C’est d’ailleurs courant à l’heure actuelle, dans un grand nombre d’entreprises où les fonctions opèrent de façon cloisonnée, focalisées sur leurs missions respectives. La trésorerie, par exemple, a pour principal objectif de s’assurer que l’entreprise remplit ses obligations financières. De leur côté, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients ont tendance à suivre une approche rétrograde et transactionnelle de la gestion des dépenses. La fonction Achats, quant à elle, a la réputation injuste d’obtenir des biens et services au plus bas coût possible. Partant de ce constat, il n’y a rien de surprenant à ce que la collaboration entre ces trois fonctions soit rare.

Pourtant, lorsqu’elles sont unifiées à travers une source unique et dématérialisée de données financières, elles dotent les entreprises de moyens puissants pour établir des prévisions et gérer la planification des liquidités plus rapidement et plus efficacement.

« Coupa Treasury apporte de la visibilité sur les volumes de données conséquents relatifs aux contrats individuels et aux paiements. Avec un niveau de sécurité renforcé pour les paiements, des processus de gestion de la trésorerie conformes aux critères d’audit, sa structure et son interface intuitive, la solution a pu être intégrée sans aucune difficulté dans nos activités quotidiennes. » — Fabian Seifert, responsable Trésorerie du groupe, chez Emsland Group

La planification des liquidités au rythme de l’entreprise

Quel est le prochain défi que le marché nous donnera à relever ? Je l’ignore. Mais il est raisonnable de penser que la rapidité d’évolution et les flux d’informations vont continuer de s’intensifier. La planification des liquidités ressemblera davantage à une replanification, avec des équipes de gestion de la trésorerie qui s’appuieront sur des données unifiées, en temps réel, provenant de l’entreprise dans son ensemble, pour favoriser une prise de décisions plus rapide et plus fréquente concernant les dépenses (à quel niveau, à quel moment, etc.).

* Note concernant la méthodologie :

L’enquête de Coupa sur la préparation à l’introduction en bourse a été menée auprès de 562 responsables Finance travaillant pour des entreprises qui génèrent un chiffre d’affaires compris entre 250 millions et plus d’un milliard de dollars. Elles comptent 250 employés ou plus. L’échantillon pour cette étude comprenait 100 répondants respectivement pour la France, l’Allemagne et le Royaume-Uni, et plus de 250 répondants pour les États-Unis.