„Die Welt entwickelt sich rasant weiter, und wir müssen in der Lage sein, uns anzupassen. Bei Sanofi Consumer Healthcare (Sanofi CHC) haben wir es uns zum Ziel gesetzt, die besten schnelldrehenden Gesundheitsprodukte bzw. FMCH [fast-moving consumer healthcare] in und für die Welt zu produzieren. Coupa steht uns dabei als sehr verlässlicher und einfallsreicher Partner zur Seite.“
Healthcare-Unternehmen, denen die Gesundheit ihrer Kunden und die Zukunft ihres Unternehmens wichtig ist, mussten ihre Geschäftsmodelle in den letzten Jahren radikal umstellen. Denn den anhaltenden Boom von FMCH kann niemand in der Branche länger ignorieren. FMCH orientiert sich am Modell schnelldrehender bzw. abgepackter Verkaufsgüter und soll Verbrauchern einen leichten Zugang zu Produkten ermöglichen, die ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördern.
Auch das innovative, weltweit aufgestellte Gesundheitsunternehmen Sanofi widmet sich dem Thema Selbstmedikation bzw. Consumer Healthcare. Um erfolgreich expandieren zu können, bat das Unternehmen Coupa um Unterstützung.
Sanofi Consumer Healthcare (CHC) folgt der Devise „Unsere Gesundheit liegt in unseren Händen“. Sanofi CHC hilft Menschen, sich durch Selbstfürsorge besser für ihre eigene Gesundheit, ihre Gemeinschaften und den Planeten einzusetzen.
Sanofi CHC folgt der Vision, die besten FMCH auf der Welt – und für die Welt – zu bieten. Schon zu Beginn war klar, dass die globalen Geschäftslösungen von Sanofi auf bewährten Methoden im Bereich digitale Source-to-Pay (S2P) aufbauen und die Teams von Finance, Beschaffung und digital Transformation zusammenarbeiten müssen. Mit den Ressourcen und der Unterstützung des Managements brachte Sanofi CHC die digitalen Lösungen im Unternehmen auf den neuesten Stand und sorgte durch optimierte Abläufe für mehr Effizienz.
„Da sich das Geschäft und die Rahmenbedingungen unterschiedlich schnell entwickeln, mussten wir an das Thema FMCH mit Plan herangehen. FMCH ist ein schnell wachsender und agiler Markt. Wir wollten also einen Prozess und eine Lösung, die uns schnell und flexibel machen.“
Digitale Transformation und Unternehmenstransformation gleichzeitig
„Für uns war es entscheidend, eine digitale Transformation und gleichzeitig eine Unternehmenstransformation zu vollziehen – was mit der Einführung von SAP S/4 HANA und Coupa und mit dem Aufbau von Sanofi CHC als eigenständige Unternehmenseinheit einherging.“
Das Team von Sanofi CHC übernahm eine Vielzahl von alten Lösungen. Leider griffen diese nicht gut ineinander und waren nicht für einen maximalen Nutzen ausgelegt. Die vorhandenen Lösungen waren sogenannte Insellösungen, die man zu bestimmten Zeitpunkten für bestimmte Herausforderungen entwickelt hatte. Konkret bedeutete dies, dass die Lösungen nicht standardisiert und schwer zu koordinieren waren. Neben diesen nicht standardisierten Prozessen verfügte jedes der 16 Länder, in denen Sanofi CHC vertreten ist, über eigene lokal angepasste Prozesse. Was hieß, dass das Unternehmen nur einen begrenzten Überblick über Branchenbenchmarks hatte.
„Um unsere Geschäftskunden bedienen zu können, müssen wir deutlich schneller und agiler sein. Und wir müssen genug Zeit einsparen, um uns unseren Patienten und Verbrauchern widmen zu können.“
Wir standen vor drängenden Herausforderungen: Die ursprüngliche Konzeption und Implementierung fanden zum Höhepunkt der Corona-Krise statt, während die Belegschaft im Home Office arbeitete. Über den Globus hinweg wurden neue funktionsübergreifende Teams gebildet, die virtuell zusammenarbeiteten. Die Transformation half dem Team, eine stabile Grundlage aufzubauen, die bei Anwendern Anklang fand. So wurden sie effizienter und hatten mehr Zeit, sich dem Leitspruch des Unternehmens „Unsere Gesundheit liegt in unseren Händen“ zu widmen.
Geschäftsprozesse ausbauen und standardisieren
Das Team von Sanofi CHC wollte die Geschäftsabläufe aller Unternehmen harmonisieren und schnellstmöglich eine globale Steuerung gewährleisten. Außerdem wollten sie einen simpleren technischen Aufbau, um schnell wachsen und immer auf dem aktuellen Stand bleiben können.
„Bei der Implementierung der Coupa-Lösung (Module für Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenanbindung, Beschaffung und Rechnungen) wurden wir uns der Komplexität bedingt durch die starke Verflechtung mit dem Backoffice von SAP Finance bewusst. Um alle Prozesse abdecken und die komplexen Steuervorschriften der einzelnen Länder sowie die zunehmende Anzahl an staatlichen Portalen für E-Rechnungen berücksichtigen zu können, mussten mehr als 30 Benutzeroberflächen entwickelt werden. Daher arbeitete unser Team von Sanofi CHC mit Coupa und dem Integrationspartner eng an der optimalen Einbindung aller Coupa-Funktionen zusammen. Außerdem nahmen sich ein Vertreter von Coupa und das Digitalteam allen Fragen und Problemen an, so dass wir unsere Lösung erfolgreich in 17 Ländern einführen konnten.“
Die End-to-End-Plattform von Coupa lieferte ihnen Einblicke in Echtzeit und die nötige Agilität, um mindestens 90 % ihrer Unternehmensprozesse standardisieren zu können. 10 % konnten flexibel an gesetzliche Anforderungen vor Ort angepasst werden. Jedes Land hatte seinen eigenen Weg, mit einer separaten landesspezifischen Anpassung, Ist-Soll-Analysen und Planungsrunden, Lieferantenanbindung, individuellem Training sowie Veränderungsmanagement in mehreren Sprachen.
„Immer, wenn wir die Anzahl der Klicks deutlich reduzieren wollten, zum Beispiel von zehn auf zwei, forderten wir den Prozess nicht nur aus betriebswirtschaftlicher Sicht, sondern auch aus IT-Perspektive heraus: Was geht in einer modernen Lösung, was in einer alten nicht möglich ist. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams, besonders bei der Digitalisierung, war großartig.”
Das Kernteam arbeitete mit einem Lenkungsausschuss, Projektsteuerungsteams, lokalen Projekt-Champions in kritischen Unternehmenseinheiten und dem Implementierungsteam von Coupa zusammen.
„Wir entschieden uns für eine konfigurierte statt einer kundenspezifischen Lösung. Wir achteten darauf, dass es nicht zu viele Ebenen gab, damit wir die Lösung mit jedem neuen Release von Coupa synchronisieren können. Denn um immer auf dem neuesten Stand zu ein, bekommen wir von Coupa laufend Updates.“
Sanofi nutzte aktiv die Community Insights von Coupa und Branchenbenchmarks um zu sehen, wo das Unternehmen gegenüber anderen führenden Unternehmen steht.
„Ich arbeite wirklich sehr gerne mit Community Insights – damit sehen wir nicht nur, wie wir gegenüber anderen in der Coupa Community abschneiden, zum Beispiel in der Gesundheitssparte und bei schnelldrehenden Verbrauchsgütern [fast-moving consumer goods]. Wir können auch erkennen, wie weit wir sind und welche Branche bei welchen Methoden vorne liegt.“
„Es hilft, wenn man die besten Tarife für fristgerechte Zahlungen kennt, genauso wie die Anzahl elektronischer Bestellungen und die Quote der Rechnungen, die im ersten Anlauf abgeglichen werden. Mit diesen Statistiken können wir unseren Führungsteams einen Gesamtüberblick geben. Außerdem können wir unsere operativen Teams anspornen, indem wir ihnen zeigen, was andere erreichen.“
Der Weg an die Spitze der FMCH-Unternehmen – darauf kommt es an
Das Team von Sanofi CHC entwickelte seine eigene globale End-to-End-Plattform für Coupa Source-to-Pay mit den Coupa-Modulen für Sourcing, Management von Lieferantendaten, Vertragsmanagement, Beschaffung, Rechnungen, Analysen und Community Insights für kritische Unternehmenseinheiten.
„Den größten Nutzen brachten der Zugang zu einer zentralen Datenquelle, durchgängige Transparenz und eine bessere Kontrolle über die Stammdaten aller Unternehmen statt vielfältige Lösungen und Papierdokumente. Dass wir auf dem richtigen Weg sind, wussten wir, als die Plattform von Anwendern als benutzerfreundlich und intuitiv bewertet wurde.”
Das Team richtete erfolgreich eine Steuerung auf globaler Ebene ein. Gleichzeitig vereinfachte es die digitalen Touchpoints und rationalisierte die Verfahren.
Dabei lag der Fokus auf zentralen Erfolgskennzahlen:
- Geschäftsstabilität
- Geschäftskontinuität
- Eine positive Benutzererfahrung mit der Möglichkeit der individuellen Anpassung und einem leichten Zugang für alle Benutzer
Mit der Implementierung des durchgängigen Vertragsmanagements von Coupa wurden die Kontrollen erhöht, die Zusammenarbeit verbessert sowie Verhandlungen, Genehmigungen und Unterschriften erleichtert. Darüber hinaus nutzen zahlreiche Länder cXML-Rechnungen für Lieferanten mit hohem Auftragsvolumen und das Coupa Supplier Portal.
Dadurch wurde Folgendes erzielt:
- Rechnungsabgleich im ersten Anlauf von 93 %: zusätzliche Zeit für Geschäftliches und Anstieg pünktlicher Zahlungen
- 70 % vorab genehmigte, über Bestellungen laufende Ausgaben
- Abschaffung von Papierbestellungen
- Erstimplementierung in nur 9 Monaten. Die Lösung war zuvor bereits innerhalb von weniger als 18 Monaten für 6.000 Benutzer in 20 Unternehmen und 17 Ländern eingeführt worden.
„Wir haben das Benutzererlebnis deutlich verbessern können, weil Coupa benutzerfreundlicher ist als ein Mix aus verschiedenen Tools – dadurch verbessert sich die Prozesstransparenz. Der Nutzen von Prozessveränderungen ist riesig. Wir habe eine hervorragende Grundlage geschaffen und jetzt haben wir zahlreiche Möglichkeiten, die Plattform weiterzuentwickeln, zu verbessern und aufzurüsten. Unser Fokus liegt dabei auf der zusätzlichen Vereinfachung durch KI-Plug-ins.“
Die Zukunft von Sanofi CHC – ein zuverlässiger Partner ebnet den Weg
„Bei einem so entscheidenden Projekt nehmen die Themen Änderungsmanagement und Steuerung einen zentralen Platz ein. Eine gute Planung und Durchführung ist wichtig, da davon der erste Eindruck der Benutzer beim Go-Live abhängt. Für uns ist es eine Reise, eine kontinuierliche Entwicklung.“
Consumer Healthcare Global Business Services entwickeln neue eigenständige Standard-KPIs. Die durchgängige S2P-Platform des Unternehmens wird sich weiterentwickeln und wachsen. Im Onboarding-Prozess für Lieferanten wurden bereits mehrere Schritte automatisiert. Der Prozess lässt sich aber noch weiter verbessern, zum Beispiel mit gehosteten Katalogen und der zunehmenden Nutzung des Coupa Supplier Portals durch Lieferanten. Außerdem wurde überlegt, das aktuelle Risikomanagement in der Beschaffung durch die Risk-Management-Lösung von Coupa zu ersetzen. Auch cXML-Rechnungen nehmen immer mehr zu. Um alle Länder zu standardisieren, wird außerdem daran gedacht, Coupa auch an den verbleibenden 25 CHC-Standorten einzuführen.
„Die hohe Fachexpertise gekoppelt mit der Fähigkeit, schnell und flexibel eine stabile Lösung einzuführen, hat uns überzeugt. Außerdem konnten wir gemeinsam wertvolle Einblicke gewinnen, die uns helfen, unseren Lieferanten und Stakeholdern ein erstklassiges Erlebnis zu bieten.“
Weitere Erfolge von Coupa-Kunden.
Stanislas Camart
Chief Accounting Officer and Head, Sanofi CHC Global Business Services
Anna Levonyan
Head of Source2Value, Sanofi CHC Global Business Services
Karan R. Bhatia
Global Head of Source2Value Solutions and Tactical Sourcing Services, Sanofi CHC Global Business Services
Valerie Barbey
Digital Program Manager, Sanofi
