« Au rythme auquel tout change autour de nous, nous devons être prêts à nous adapter à un environnement dynamique en perpétuelle mutation. Chez Sanofi Consumer Healthcare (Sanofi CHC), nous nous efforçons de concevoir des produits de santé sans ordonnance qui évoluent, et Coupa se trouve être un partenaire très fiable et compétent. »
Les acteurs du secteur médical qui souhaitent préserver la santé de leurs clients ainsi que la longévité de leur entreprise ont dû repenser leur modèle opérationnel au cours des dernières années. L’essor des FMCH (fast-moving consumer healthcare, ou produits de santé sans ordonnance à rotation rapide) est une nouveauté importante que l’on ne peut ignorer. Les FMCH suivent la tendance des FMCG (fast-moving consumer goods, ou produits de grande consommation à rotation rapide), qui veut que ces produits soient facilement accessibles aux consommateurs, des consommateurs ainsi en mesure d’améliorer leur santé et leur bien-être.
Sanofi, acteur innovant de la santé à l’international, a ainsi choisi Coupa pour soutenir son développement dans cette branche d’activité.
Le service Sanofi Consumer Healthcare (Sanofi CHC) s’appuie sur un principe directeur selon lequel notre santé est entre nos mains. Sanofi CHC donne les moyens aux consommateurs de mieux prendre soin de leur santé, pour eux-mêmes, leur communauté et la planète.
Tandis que l’équipe Sanofi CHC a commencé à travailler pour concrétiser sa vision de devenir l’acteur le plus dynamique des soins de santé dans et pour le monde, elle savait qu’elle avait besoin de concevoir des solutions basées sur les bonnes pratiques de source-to-pay (S2P) avec l’établissement d’une collaboration à travers les équipes Finance, Achats et Transformation digitale. Avec le soutien de la direction et les ressources nécessaires, Sanofi CHC a mis à jour et implémenté de nouvelles solutions dématérialisées tout en rationalisant les activités pour plus d’efficacité.
« Nous avions besoin d’une approche planifiée dédiée aux FMCH en tenant compte des différences qu’ils impliquent au niveau du rythme des activités et des conditions de marché. Les FMCH s’inscrivent au sein d’un secteur agile à forte croissance, notre intention consistait donc à élaborer un processus et à développer une solution nous permettant d’être flexibles et rapides. »
Transformation digitale et transformation métier
« Nos défis ? Mener de concert une transformation digitale et une transformation métier incluant le déploiement de SAP S/4 HANA et l’implémentation de Coupa tout en établissant Sanofi CHC en tant qu’entité juridique. »
L’équipe Sanofi CHC a dû composer avec de multiples solutions qui n’interagissaient pas bien entre elles et qui n’étaient pas optimisées pour délivrer un maximum de valeur à l’entreprise. Les solutions préexistantes répondaient à des défis spécifiques identifiés à des moments spécifiques. En pratique, elles n’étaient donc pas standardisées et ne pouvaient pas être coordonnées. Outre ces processus disparates, les 16 pays dans lesquels Sanofi CHC évolue disposaient chacun de leurs propres processus. Le service ne pouvait donc pas bénéficier d’une vue complète sur les benchmarks globaux du secteur.
« Nous nous devons d’être beaucoup plus rapides et agiles pour accompagner nos utilisateurs métier, et gagner du temps pour mieux satisfaire nos patients et nos clients. »
Il était urgent de relever certains défis : les phases initiales de conception et d’implémentation du projet se sont déroulées pendant le pic de la pandémie de COVID tandis que chacun travaillait à distance. De nouvelles équipes multidisciplinaires ont ainsi été formées à travers le monde et ont dû travailler de manière virtuelle. La transformation a aidé l’équipe à poser de robustes fondements qui l’ont rendue plus efficace et lui ont permis de gagner du temps pour se concentrer sur la mission de l’entreprise.
Évolution et standardisation des processus métier
L’équipe Sanofi CHC souhaitait harmoniser les processus métier à travers toutes les entités et garantir une gouvernance globale, et ce aussi rapidement que possible. Elle voulait également mettre en œuvre une architecture technique plus simple qui l’aiderait à évoluer rapidement.
« Tandis que nous implémentions la solution Coupa (sourcing, contrats, enrôlement des fournisseurs, achats et facturation), nous nous sommes rendu compte de la complexité du processus, une complexité due aux fortes interdépendantes avec notre back-office SAP. Notre équipe a ainsi dû concevoir plus de 30 interfaces pour couvrir l’ensemble des processus et gérer la complexité des réglementations fiscales des différents pays, notamment le nombre toujours plus important de portails gouvernementaux à utiliser pour la facturation. Elle a donc étroitement collaboré avec Coupa et son partenaire d’intégration pour tirer le meilleur parti possible de l’intégralité des fonctionnalités Coupa. Un représentant Coupa a également travaillé main dans la main avec notre équipe digitale pour résoudre les problèmes, ce qui nous a permis de déployer la solution dans 17 pays. »
La plateforme de bout en bout de Coupa a fourni à l’équipe des insights en temps réel et l’agilité dont elle a a eu besoin pour standardiser plus de 90 % des processus métier, les 10 % restant étant spécifiques aux impératifs locaux. Chaque pays a pu suivre son propre parcours, avec des phases distinctes de localisation, d’analyse des écarts et de planification. L’enrôlement des fournisseurs, les formations individualisées et la conduite du changement se sont par ailleurs déroulés en de multiples langues.
« Chaque fois que nous souhaitions réduire significativement le nombre de clics, disons de 10 à 2, nous ne remettions pas uniquement en question le processus d’un point de vue métier, mais également d’un point de vue informatique. Il s’agissait en effet d’étudier ce qu’une solution de nouvelle génération pouvait faire par rapport à une solution d’ancienne génération. La collaboration entre les équipes, en particulier avec notre équipe digitale, a été considérable. »
L’équipe a travaillé en collaboration avec un comité de pilotage, des équipes en charge de la gouvernance du projet, des référents locaux répartis dans des entités stratégiques et l’équipe d’implémentation de Coupa.
« Nous avons pris une décision importante, celle de configurer et non de personnaliser. Nous nous sommes assurés de ne pas concevoir une solution dotée d’un trop grand nombre de couches pour garantir une synchronisation parfaite avec chaque mise à jour de Coupa, des mises à jour constantes qui nous aident à rester en phase avec le reste du monde. »
Sanofi a activement utilisé les insights de la communauté Coupa ainsi que ses benchmarks sectoriels pour comparer ses performances à celles de leaders.
« J’apprécie vraiment Community Insights. Cette ressource nous permet non seulement de comparer nos performances à celles de la communauté Coupa, à celles d’autres acteurs du domaine de la santé et à celles d’autres FMCG, mais également de savoir à quel stade de maturité nous nous trouvons et quelle industrie se démarque dans quelles pratiques. »
« Il est très utile de connaître les meilleurs tarifs appliqués lors de règlements dans les délais, le nombre de bons de commande électroniques et les taux de rapprochement au premier essai. Ces statistiques nous aident à comprendre l’environnement dans lequel nous évoluons lorsque nous rendons compte à nos équipes dirigeantes. Il est également facile de conduire le changement auprès de nos équipes opérationnelles lorsque nous sommes en mesure de leur montrer ce que les autres font. »
Les ingrédients pour se positionner en tant que leader
L’équipe Sanofi CHC a configuré sa plateforme source-to-pay de bout en bout en s’appuyant sur les solutions Coupa Sourcing, Supplier Information Management, Contract Lifecycle Management (CLM), Procurement, Invoicing, Analytics et Community Insights.
« Les avantages les plus importants ? Disposer d’une source unique de confiance, d’une visibilité de bout en bout et d’un meilleur contrôle sur les données de référence à travers toutes nos entités, plutôt que d’utiliser des solutions disparates et des processus papier. La preuve ? Nos utilisateurs trouvent la solution facile et intuitive. »
L’équipe est parvenue à mettre en place une gouvernance globale tout en simplifiant les processus dématérialisés et en implémentant des pratiques rationalisées.
Elle s’est ainsi concentrée sur les indicateurs de réussite suivants :
- Stabilité des activités
- Continuité des activités
- Expérience utilisateur positive qui permet la personnalisation et la facilité d’accès
Avec l’implémentation de la solution Coupa Contract Lifecycle Management de bout en bout, elle a amélioré le contrôle et la collaboration, tout en simplifiant les négociations, les approbations et les signatures. Aujourd’hui, elle est en train de déployer la facturation cXML pour ses fournisseurs principaux et d’utiliser Coupa Supplier Portal dans plusieurs pays.
Sanofi CHC bénéficie ainsi des avantages suivants :
- 93 % de taux de rapprochement au premier essai, pour des gains de temps au niveau opérationnel et une augmentation des factures payées dans les délais impartis.
- 70 % de dépenses pré-approuvées avalisées par un bon de commande, pour une charge réduite sur les équipes opérationnelles et une accélération du cycle de commande.
- Élimination des bons de commande papier.
- Première phase d’implémentation en 9 mois seulement. En moins de 18 mois, la société a déjà déployé la solution auprès de plus de 6 000 utilisateurs à travers 20 entités dans 17 pays.
« Nous avons significativement amélioré l’expérience client, car Coupa est une solution conviviale et unifiée (contrairement à de multiples systèmes disparates). Cela nous offre une meilleure transparence sur le processus. Les avantages sont considérables. Nous avons posé de solides bases et disposons aujourd’hui d’un grand nombre d’opportunités pour évoluer, nous améliorer et monter en puissance. Notre ambition se concentre actuellement sur les plug-ins d’IA qui nous permettront de simplifier encore davantage l’utilisation de la plateforme Coupa. »
L’avenir de Sanofi CHC, plus simple aux côtés d’un partenaire fiable
« La conduite du changement et la gouvernance sont les principaux enjeux d’un projet aussi significatif. Tout doit être anticipé et bien géré, car cela influence le ressenti des utilisateurs au moment de la mise en production. Pour nous, il s’agit d’un parcours, d’une évolution. »
Le service Consumer Healthcare s’appuie sur des KPI standards qui lui sont propres. La conception de sa plateforme S2P de bout en bout continuera d’évoluer. Il a déjà automatisé plusieurs étapes du processus d’enrôlement des fournisseurs et pourra encore améliorer le processus, utiliser des catalogues hébergés et accroître l’utilisation du Coupa Supplier Portal par ses fournisseurs. Il étudie par ailleurs le déploiement de la solution Third Party Risk Management de Coupa pour gérer les risques relatifs à la gestion des achats. La facturation cXML est par ailleurs un point sur lequel il souhaite évoluer. Également à l’étude, le déploiement de Coupa au sein des 25 entités restantes de Sanofi CHC, pour une standardisation à travers l’intégralité des pays.
« Pour se différencier au sein de l’industrie, l’expertise, l’aptitude et l’agilité à déployer une solution rapide et robuste ainsi que les insights que nous identifions pour offrir une expérience optimisée à nos fournisseurs et différents intervenants sont le fruit d’efforts collaboratifs que nous apprécions grandement. »
Découvrez d’autres témoignages de la part de clients Coupa !
Stanislas Camart
Directeur comptable et responsable des services Sanofi CHC
Anna Levonyan
Responsable des services Source2Value, Sanofi CHC
Karan R. Bhatia
Responsable des solutions Source2Value et des services de sourcing tactique, Sanofi CHC
Valérie Barbey
Gestionnaire des programmes digitaux, Sanofi
