Der Gedanke, mit all den eingehenden Rechnungen nicht Schritt halten zu können, raubt Ihnen den Schlaf? Damit sind Sie nicht allein. Die Rechnungsverarbeitung ist die Grundlage jeder Geschäftstätigkeit. Ohne die richtigen Tools und Prozesse für einen reibungslosen Ablauf kann sie jedoch schnell zum Albtraum werden.
Was sind die Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung, welche modernen Lösungen gibt es für die Kreditorenbuchhaltung und welche Innovationen bringt die Zukunft? Erfahren Sie in folgendem Beitrag mehr.
Die Themen im Einzelnen:
- Worum geht es bei der Rechnungsverarbeitung?
- Entscheidende Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung
- Technologische Lösungen
- Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung
- Die zukunftsweisende Rolle von Coupa
Worum geht es bei der Rechnungsverarbeitung?
Die Rechnungsverarbeitung umfasst alle Schritte, die für die Abwicklung von Rechnungen vom Eingang bis zur Begleichung erforderlich sind. Neben dem Rechnungsempfang gehört hierzu auch der Abgleich mit der Bestellung, das Prüfen der Waren und Dienstleistungen, das Klären von Unstimmigkeiten und schließlich das Überweisen des Rechnungsbetrags.
Die Rechnungsverarbeitung ist eine wesentliche Unternehmensfunktion und wird in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung (AP) übernommen. Beteiligt sind aber auch die Finanzteams, Anbieter und Lieferanten. Eine effiziente Rechnungsverarbeitung optimiert den Zahlungszyklus und reduziert das Risiko von Fehlern, doppelt geleisteten Zahlungen oder Betrug. Sie stellt eine pünktliche Bezahlung von Lieferanten sicher, was wiederum die Beziehungen verbessert und Störungen in der Lieferkette verhindert. Außerdem hilft sie Unternehmen, das Beste aus ihrer Liquidität herauszuholen, eine korrekte Rechnungslegung zu gewährleisten und Vorschriften einzuhalten.
Entscheidend ist, dass eine effiziente und optimierte Rechnungsverarbeitung Ihre Buchhaltung in strategisches Kapital verwandeln kann, das Ihrem Unternehmen durch fundiertere Entscheidungsprozesse zum Wachstum verhilft. Und all dies ohne zusätzliches Personal und mit einer geringeren Arbeitsbelastung Ihrer Buchhaltung.
Eine reibungslose Rechnungsverarbeitung fördert außerdem die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und ermöglicht eine ordnungsgemäße Rechnungslegung, die für faktenbasierte Entscheidungen und gesunde Finanzen entscheidend ist.
Der Kreislauf der Rechnungsverarbeitung
- Bestellung von Waren oder Dienstleistungen veranlassen: Ein Mitarbeitender oder ein Team erstellt eine Bestellung mit Angaben zu den erforderlichen Waren oder Dienstleistungen, holt die nötigen Genehmigungen ein und bestellt beim ausgewählten Lieferanten. Der Lieferant schickt die ausgestellte Rechnung an die Einkaufsabteilung.
- Rechnung in Empfang nehmen: Die Rechnung geht bei der Kreditorenbuchhaltung über eine Vielzahl von Kanälen ein. Das können ein Lieferantenportal, E-Mails oder Briefe sein. Zur Optimierung des Prozesses können Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) eingesetzt werden, die Papier- oder PDF-Rechnungen in digitale Formate umwandeln.
- Rechnung abgleichen: Die Rechnung wird mit der dazugehörigen Bestellung abgeglichen, um zu prüfen, ob die Waren oder Dienstleistungen den vereinbarten Bedingungen entsprechen. Je nach Unternehmen, Art der Waren oder Dienstleistungen bzw. des Bestellumfangs sind eventuell weitere Überprüfungen erforderlich. Beim zwei-, drei- und vierfachen Rechnungsabgleich wird die Rechnung mit der Bestellung sowie mit weiteren Dokumenten wie Belegen und Prüfberichten abgeglichen.
- Ausnahmen handhaben und Abweichungen klären: Selbst besonders achtsame Teams stoßen bei der Rechnungsverarbeitung auf Ausnahmen oder Abweichungen. Zum Beispiel kann es passieren, dass ein schriftlicher Auftrag fehlt, weil er vergessen oder in Eile erteilt wurde. Manchmal sind die Steuerangaben falsch oder es fehlt die richtige Adresse. Es kann aber auch vorkommen, dass der Rechnungsbetrag die im Voraus festgelegten Toleranzschwellen überschreitet, zum Beispiel wenn der Lieferant seine Preise um 20 % erhöht. Die Buchhaltung klärt diese Fälle, indem sie mit dem Anbieter oder internen Ansprechpartnern kommuniziert. Mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung kann durch Setzen von Toleranzschwellen dafür gesorgt werden, dass Abweichungen mit geringfügigen Risiken weiter verarbeitet oder überschrittene Grenzwerte gekennzeichnet werden.
- Rechnung genehmigen: Sobald die Rechnung abgeglichen wurde und Fehler oder Abweichungen geklärt sind, kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden. Hieran können eine oder mehrere genehmigende Personen beteiligt sein.
- Zahlung tätigen: Die Buchhaltung stößt den Zahlungsprozess für die genehmigte Rechnung an. Zahlungen können über Banksysteme, ein Lieferantenportal, Kreditkarten oder andere genehmigte Zahlungsmethoden erfolgen.
- Audit Trail dokumentieren: Jeder Schritt der Rechnungsverarbeitung sollte gut dokumentiert werden, damit ein vollständiger, zusammenhängender Audit Trail entsteht. Mit einem Audit Trail gewährleisten Sie Transparenz, kommen Ihrer Rechnungslegungspflicht nach und halten interne Richtlinien und externe Bestimmungen ein.
Entscheidende Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungsverarbeitung ist wesentlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Einkäufern, Lieferanten und Buchhaltern kann sie jedoch Kopfschmerzen bereiten. Dies trifft vor allem auf Unternehmen zu, die ihre Rechnungen weiterhin manuell bearbeiten, ohne Unterstützung durch Automatisierung.
Hier einige der typischen Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung, mit denen sich die Buchhaltung konfrontiert sieht:
Manuelle Fehler
Menschen können Fehler machen. Bei manuell verarbeiteten Rechnungen ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler entstehen, oft höher, beispielsweise bei der Dateneingabe oder indem Informationen falsch ausgelegt werden. Daraus entstehende Unstimmigkeiten können dazu führen, dass Rechnungen langsamer verarbeitet werden, Buchhaltungsteams weniger effizient arbeiten und Lieferanten spät oder nicht korrekt bezahlt werden – was wiederum einen negativen Dominoeffekt auslöst.
Verspätete oder ausbleibende Zahlungen
Niemand möchte zu spät bezahlen – oder zu spät bezahlt werden. Eine langsame, ineffiziente oder fehleranfällige Rechnungsverarbeitung führt oft dazu, dass Lieferanten zu spät oder gar nicht bezahlt werden. Eine Folge können Geldstrafen wie Verzugszinsen oder eine Beeinträchtigung der Lieferantenbeziehungen sein. Über längere Zeit kann das auch den Ruf des Unternehmens schädigen oder sogar zu teuren Störungen in der Lieferkette führen.
Betrug
Wenn Rechnungen nicht effizient und mit der richtigen Methode verarbeitet werden, ist die Betrugsgefahr groß. Selbst Fehler, die ohne böse Absichten und aus Versehen geschehen, können für Unternehmen teure Folgen haben. Die Automatisierung optimiert nicht nur den gesamten Kreislauf der Rechnungsverarbeitung, sondern schließt auch Lücken bei der Datenüberwachung, dem Rechnungsabgleich und der Dokumentation, die Unternehmen angreifbar machen. Mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) können Sie sogar noch einen Schritt weitergehen und besonders unauffällige Betrugsversuche aufdecken und kenntlich machen.
Compliance
Mit immer neuen Gesetzen und Regulierungen zum Thema Compliance Schritt zu halten, ist keine Kleinigkeit, besonders für Unternehmen, die auf globalen Märkten unterwegs sind. Verstöße gegen lokale Steuergesetze und das Nichtanwenden der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte kann rechtliche Folgen und teure Geldbußen nach sich ziehen und Geschäftsabläufe beeinträchtigen.
Hohe Mitarbeiterfluktuation
Wiederkehrende manuelle Aufgaben, frustrierende Arbeitsabläufe und eine hohe Arbeitsbelastung sind der beste Weg, um die Stimmung im Team zu drücken. Die Folge können eine hohe Mitarbeiterfluktuation, ein Mehraufwand für das Einstellen und Integrieren neuer Mitarbeiter sowie weitere Verarbeitungsfehler sein. Werden diese manuellen Prozesse ersetzt, kann sich die Buchhaltung auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen und die Zufriedenheit erhöhen.
Technologische Lösung für die effiziente Rechnungsverarbeitung
Jüngste Innovationen und technologische Lösungen für eine effizientere Rechnungsverarbeitung setzen auf Automatisierung, KI und moderne Analysefunktionen. Damit sollen Workflows optimiert, Risiken eingedämmt und die Kreditorenbuchhaltung in ein strategisches Kapital Ihres Unternehmens verwandelt werden.
Software für die Automatisierung und Verarbeitung von Rechnungen
Software für Rechnungsautomatisierung stellt einen Meilenstein in der modernen Rechnungsverarbeitung dar und ist eine umfassende Lösung für viele Herausforderungen der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung.
Automatisiert werden manuelle, wiederkehrende Aufgaben wie Datenerfassung, Rechnungsabgleich, Genehmigungsabläufe und mehr. Das Ergebnis sind nicht nur weniger manuelle Fehler, schnellere Verarbeitungszeiten und eine insgesamt höhere Genauigkeit. Auch ihre Buchhaltung profitiert davon. Von manuellen Aufgaben befreit, können sich die Mitarbeitenden auf mehr strategische Maßnahmen konzentrieren, die dem gesamten Unternehmen einen Mehrwert bringen: Zum Beispiel können sie Skonti in Anspruch nehmen, Beziehungen zu Lieferanten stärken und dem Unternehmen einen klaren, umfassenden Einblick in die tatsächliche Liquidität ermöglichen.
Nicht zu vergessen: Mit der Rechnungsautomatisierung wird auch die gesetzliche E-Rechnungspflicht eingehalten.
KI und Rechnungsverarbeitung
Künstliche Intelligenz (KI) ist die nächste Stufe der modernen Rechnungsverarbeitung. KI kann riesige Datenvolumen mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit analysieren, wobei der Nutzen immens ist.
KI-gestützte Einblicke helfen, auf der Grundlage von Rechnungsdaten Verhaltensweisen, Abweichungen und künftige Trends zu erkennen, die sonst unentdeckt blieben. Ein Paradebeispiel ist die Betrugserkennung durch KI. Mit Algorithmen für maschinelles Lernen können KI-Systeme mit hoher Genauigkeit betrügerische Vorgänge wie doppelte Zahlungen erkennen. So wird Finanzrisiken und möglichen Verlusten vorgebeugt.
Die Anforderung, sich an immer neue Compliance-Anforderungen anzupassen, kann für jede Kreditorenbuchhaltung belastend sein. Mit KI ist es ein Leichtes, proaktiv auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben, da steuerliche und rechtliche Änderungen kontinuierlich überwacht werden. So können sich die Unternehmen anpassen und sich vor Strafen sowie Imageverlust schützen.
Weitere enorme Möglichkeiten von KI sind schließlich noch die Bereitstellung wertvoller Benchmarkdaten und gesicherter Erkenntnisse, die Unternehmen helfen, Rechnungen noch effizienter zu verarbeiten. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, in dem die Rechnungsverarbeitung durchschnittlich 20 Tage dauert. Anhand von Branchenbenchmarks kann KI nachweisen, dass vergleichbare Unternehmen oder Konkurrenten dafür nur 10 Tage benötigen. Gesicherte KI-Einblicke könnten dem Unternehmen dann helfen, es der Konkurrenz gleichzumachen oder sie sogar zu übertreffen.
Automatisierungs- und KI-Technologien bergen ein riesiges Potenzial, mit dem sich die zeitraubende und fehleranfällige Rechnungsverarbeitung in einen optimierten und effizienten Prozess verwandeln lässt.
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung
Was bedeutet der Hype um KI für die Buchhaltung von heute – und morgen? KI wird die ganze Leistung der Teams freisetzen, damit sie effizienter und strategischer arbeiten können (was im Grunde bereits der Fall ist).
Innovative KI-Einblicke und generative KI werden den Weg für optimierte Prozesse bereiten, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitern nützen. Fast alle Ausgabenexperten bestätigen: KI hat das Potenzial, für Ihr Unternehmen einen Mehrwert zu schaffen. Viele sind sich jedoch nicht sicher, dass ihre Teams auch KI-Strategien ausführen können. Hier wird es darauf ankommen, mit den richtigen Tools und Mitarbeitern das Beste aus den KI-Funktion herauszuholen. Dies bedeutet auch, dass Sie klare Ziele setzen und diese während des Lernprozesses weiterentwickeln müssen.
Zum Beispiel träumen viele Buchhaltungsteams davon, Rechnungen eines Tages ganz ohne manuelle Eingriffe verarbeiten zu können. 90 % der eingehenden Rechnungen können bereits über eine Standardautomatisierung verarbeitet werden. Was passiert aber mit den verbleibenden 10 %, die Fehler, Ausnahmen oder Abweichungen aufweisen? Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel, die in der Lage sein wird, solche Fälle mit höherer Präzision zu kennzeichnen. KI wird auch Trends in Unternehmensdaten oder -prozessen erkennen und zur proaktiven Lösung von häufig auftretende Problemen beitragen. Außerdem wird KI gesicherte Erkenntnisse liefern, die helfen, Abläufe zu verbessern und zu optimieren – vielleicht sogar durch neue generative KI-Innovationen.
Coupa führend beim Thema Rechnungsverarbeitung
Unternehmen, die ihre Finanzdaten in Schuss halten, gute Lieferantenbeziehungen aufbauen, Betrugsrisiken eindämmen und gesetzlichen Anforderungen nachkommen wollen, brauchen eine effiziente Rechnungsverarbeitung. Diese kann schlussendlich auch positiv zur allgemeinen Betriebseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen beitragen.
Ein Muss sind dabei ein umfassender Überblick und eine einzige, konfigurierbare Plattform für den gesamten Vorgang der Rechnungsverarbeitung. Die E-Rechnungslösung von Coupa bietet beides sowie eine reibungslose Integration in bestehende ERP-Systeme und Zugang zum weltweit größten Pool an B2B-Geschäftsdaten, gestützt durch sichere, getestete und ausgereifte KI-Funktionen.
