Si, la nuit, vous pensez à la manière de gérer la quantité considérable de factures qui vous arrivent au quotidien, vous n’êtes pas seul. Le traitement des factures, pilier de la gestion de toute entreprise, peut être un véritable cauchemar si vous ne disposez pas des outils et processus adaptés.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les défis auxquels les équipes de comptabilité fournisseurs sont confrontées, les solutions de nouvelle génération qui permettent de les relever et les innovations que l’avenir nous réserve.
Dans cet article :
- Qu’est-ce que le traitement des factures ?
- Traitement des factures, principaux défis
- Solutions technologiques
- L’avenir du traitement des factures
- Coupa, leader du traitement des factures
Qu’est-ce que le traitement des factures ?
Le traitement des factures fait référence aux étapes nécessaires au traitement de chaque facture, de sa réception à son paiement. Il inclut la réception de la facture, son rapprochement avec un bon de commande, la vérification des biens et services, la résolution de tout écart et l’initiation du règlement.
Il s’agit d’une fonction métier essentielle généralement gérée par les équipes de comptabilité fournisseurs, mais qui peut également nécessiter l’intervention des équipes Finance et des fournisseurs. Un traitement efficace des factures rationalise le cycle de paiement et réduit les risques d’erreur, de paiement en double ou d’activité frauduleuse. Il garantit le respect des délais de paiement, pour renforcer les relations que l’entreprise établit avec ses fournisseurs et ainsi éviter des ruptures au sein de la supply chain. Il donne également les moyens aux entreprises de tirer le meilleur parti de leur positionnement en termes de trésorerie, garantit un reporting financier précis et contribue à la conformité.
Tout aussi importante, une approche efficace et optimisée peut vous permettre de convertir votre équipe de comptabilité fournisseurs en atout stratégique qui aide l’entreprise à développer ses activités grâce à une prise de décision plus avisée. Vous ne serez ainsi plus obligés d’augmenter vos ressources et aurez les moyens de réduire la surcharge de vos collaborateurs.
Un traitement optimisé des factures permet en outre d’assurer le respect des exigences réglementaires ainsi qu’un reporting financier précis, des aspects indispensables à une prise de décision avisée et à la préservation de la santé financière de l’entreprise.
Étapes du cycle de traitement des factures
- Création du bon de commande pour les biens ou services : un collaborateur ou une équipe crée un bon de commande qui détaille les biens ou services, obtient les approbations nécessaires et effectue la commande auprès du fournisseur sélectionné. Le fournisseur émet et envoie une facture à l’acheteur.
- Réception de la facture : le service de comptabilité fournisseurs reçoit la facture via un canal parmi tant d’autres. Cela peut être via un portail fournisseur, par e-mail ou par courrier. Des technologies telles que la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères) peut permettre la conversion des factures papier ou PDF au format numérique pour un traitement rationalisé.
- Rapprochement de la facture : la facture est rapprochée avec le bon de commande correspondant pour vérifier que les biens ou services reçus sont conformes aux conditions convenues. Selon l’entreprise, le type de biens ou de services ou le volume d’achat, des rapprochements complémentaires peuvent être nécessaires. Le rapprochement two-, three- et four-way (double, triple ou quadruple correspondance) permet de comparer la facture au bon de commande ainsi qu’à d’autres documents tels qu’un bon de livraison et un rapport d’inspection.
- Gestion des exceptions et résolution des écarts : rien n’empêchera aux équipes les plus rigoureuses de devoir gérer des exceptions ou des écarts dans les factures qu’elles traitent. Cela peut inclure des situations où aucun bon de commande n’existe, car il a été oublié ou expédié. Des erreurs se produisent parfois au niveau des informations fiscales, telles qu’une adresse incorrecte ou manquante. À d’autres occasions, une facture peut excéder les seuils de tolérance prédéfinie, par exemple si un fournisseur augmente ses prix de 20 %. Les équipes de compatibilité fournisseurs résolvent traditionnellement ces problèmes en communiquant avec le fournisseur ou les intervenants en interne. Avec l’automatisation du traitement des factures, les équipes peuvent définir des tolérances pour que le système poursuive le traitement des écarts associés à de faibles risques ou les avertisse des problèmes plus graves.
- Approbation de la facture : une fois la facture rapprochée et toute erreur ou tout écart résolu, cette dernière peut être approuvée pour paiement. Cela peut impliquer l’intervention d’un ou de plusieurs approbateurs.
- Paiement : l’équipe de comptabilité fournisseurs initie le paiement pour la facture approuvée. Les paiements peuvent être traités à l’aide de systèmes bancaires, d’un portail fournisseur, d’une carte bancaire ou d’autres méthodes de paiement approuvées.
- Documentation de la piste d’audit : tout au long du cycle de traitement des factures, chaque étape doit être documentée afin d’élaborer une piste d’audit complète et cohérente. Les pistes d’audit garantissent la transparence, la responsabilité et la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.
Traitement des factures, principaux défis
Essentiel aux opérations, le traitement des factures peut être un véritable casse-tête pour les acheteurs, les fournisseurs et les équipes de comptabilité fournisseurs. Ce constat est particulièrement avéré pour les entreprises qui continuent de traiter leurs factures manuellement, sans l’aide d’un système automatisé.
Voici certains des défis les plus courants auxquels les équipes de comptabilité fournisseurs sont exposées dans le domaine du traitement des factures :
Erreurs manuelles
Les êtres humains font des erreurs. Lorsque les équipes traitent manuellement les factures, cela accroît souvent la probabilité d’erreur telle que les erreurs de saisie ou la mauvaise interprétation des informations. Ces erreurs peuvent provoquer des écarts qui ralentissent le traitement des factures, réduisent l’efficacité de l’équipe et entraînent des paiements en retard ou erronés aux fournisseurs, ce qui crée un effet domino d’impacts négatifs.
Paiements reportés ou manqués
Personne n’apprécie d’être en retard sur ses paiements ou sur ses règlements. Un traitement des factures lent, inefficace ou propice aux erreurs entraîne souvent des paiements en retard ou manqués. Cela peut aboutir à des pénalités financières comme des pénalités pour retard et dégrader les relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Au fil du temps, cela peut également avoir un impact sur la réputation de votre entreprise, voire entraîner des perturbations coûteuses au sein de la supply chain.
Fraude
Les risques de fraude sont importants dans les entreprises qui ne disposent pas de méthodes précises et efficaces pour traiter les factures. Les erreurs accidentelles, qui ne sont pas forcément malveillantes, peuvent elles-mêmes représenter un coût considérable. Outre la rationalisation de l’intégralité du cycle de traitement des factures, l’automatisation peut fluidifier le contrôle des données, le rapprochement des factures et la documentation. L’intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ML) vont encore plus loin en détectant les activités frauduleuses les plus discrètes.
Conformité
Rester au fait des lois et réglementations en matière de conformité n’est pas chose aisée, en particulier pour les entreprises qui évoluent à l’international. La non-conformité aux codes fiscaux locaux et aux obligations B2B en matière de facturation électronique peut aboutir à des conséquences juridiques, des impacts opérationnels et des amendes onéreuses.
Rotation élevée du personnel
Des tâches manuelles répétitives, des workflows frustrants et des objectifs trop exigeants peuvent miner le moral de votre équipe de comptabilité fournisseurs, et ainsi entraîner une rotation élevée du personnel, une augmentation des coûts de recrutement et d’enrôlement, et encore plus d’erreurs de traitement. Le remplacement de ces processus manuels permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus pertinentes et plus gratifiantes qui aident l’entreprise à se développer.
Solutions technologiques pour un traitement efficace des factures
Les toutes dernières innovations et solutions technologiques visent à améliorer l’efficacité du traitement des factures grâce à l’automatisation, à l’IA et à des outils d’analyse avancés pour rationaliser les workflows, atténuer les risques et donner les moyens aux équipes de comptabilité fournisseurs de se transformer en atout stratégique pour votre entreprise.
Automatisation et solutions de traitement des factures
Pierre angulaire du traitement des factures de nouvelle génération, l’automatisation offre une solution complète à un grand nombre des défis que les méthodes de traitement des factures traditionnelles soulèvent.
Elle permet d’automatiser les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, le rapprochement des factures, les workflows d’approbation et bien plus encore. Elle réduit les erreurs manuelles, accélère les délais de traitement et renforce la précision tout en dégageant de la valeur pour votre équipe de comptabilité fournisseurs. Libérée de ses tâches manuelles, votre équipe peut alors se concentrer sur des initiatives plus stratégiques qui créent de la valeur pour l’entreprise dans son ensemble. Cela inclut l’identification et la mise à profit d’escomptes pour paiement anticipé, le renforcement des relations fournisseurs et une vision claire et complète sur le positionnement financier réel de l’entreprise.
L’automatisation permet surtout d’assurer la compliance aux exigences réglementaires concernant la facturation électronique.
IA et traitement des factures
L’intelligence artificielle (IA) est la prochaine étape pour un traitement avancé des factures. L’IA est en mesure d’analyser des volumes massifs de données à une vitesse et à une précision sans précédent, et les avantages sont considérables.
Grâce à l’analyse des données de facturation de l’entreprise, les insights enrichis par l’IA permettent d’identifier des comportements, des anomalies et des tendances qui ne l’auraient pas été dans d’autres circonstances. La détection de la fraude optimisée par l’IA en est un bon exemple. En s’appuyant sur des algorithmes de machine learning, les systèmes d’IA peuvent détecter des activités frauduleuses telles que des paiements en double avec une extrême précision. Cela aide les entreprises à atténuer les risques financiers et à se protéger contre toute perte.
S’adapter à un environnement en perpétuelle mutation peut peser sur votre équipe de comptabilité fournisseurs. L’IA peut lui donner les moyens d’adopter une approche proactive et automatisée pour respecter les lois en surveillant de manière continue et en s’adaptant en permanence aux modifications légales et fiscales pour que votre entreprise évite les pénalités ainsi que toute atteinte à sa réputation.
Enfin, l’IA permet de bénéficier de précieux benchmarks et d’insights prescriptifs qui accompagnent les entreprises dans l’amélioration de leurs performances en matière de traitement des factures. Imaginons par exemple que les délais moyens de traitement des factures d’une entreprise soient de 20 jours. Des insights enrichis par l’IA et découlant de benchmarks sectoriels lui indiquent toutefois que ses pairs ou ses concurrents affichent des délais de 10 jours. Les insights prescriptifs peuvent dès lors lui suggérer des solutions pour l’aider à réduire ses délais afin d’égaler, ou dépasser, la concurrence.
L’intégration de technologies d’automatisation et d’IA offre un énorme potentiel pour transformer le traitement des factures d’une tâche chronophage et propice aux erreurs à un processus rationalisé et efficace.
L’avenir du traitement des factures
Qu’est-ce que l’intérêt que suscite actuellement l’IA signifie pour les équipes de comptabilité fournisseurs aujourd’hui, et demain ? L’IA permettra aux équipes de comptabilité fournisseurs de gagner en efficacité et de se positionner de manière plus stratégique (et le fait déjà).
Les nouvelles innovations en ce qui concerne les insights enrichis par l’IA et l’IA générative ouvriront la voie à une amélioration des processus qui bénéficiera aux entreprises et aux équipes. La quasi-totalité des responsables dans le domaine des dépenses reconnaissent le potentiel de l’IA à créer de la valeur pour l’entreprise, mais nombre d’entre eux admettent qu’ils doutent de la capacité de leur équipe à mettre en place des stratégies d’IA. La clé ? Déployer les bons outils et les bonnes personnes pour tirer le meilleur parti du potentiel de l’IA. Cela signifie également d’identifier des objectifs clairs et de placer la barre toujours plus haut.
Par exemple, en matière de traitement des factures, un grand nombre d’équipes de comptabilité fournisseurs rêvent du jour où elles pourront bénéficier d’une facturation 100 % automatisée. Si une automatisation standard peut traiter 90 % des factures qu’une entreprise reçoit, qu’en est-il des 10 % restants pouvant comporter des erreurs, impliquer des exceptions ou être associés à des écarts de rapprochement ? L’IA sera en mesure de détecter ces anomalies avec une plus grande précision, puis d’identifier des tendances dans les données ou processus afin de résoudre de manière proactive les problèmes les plus courants. Elle pourra également fournir des insights prescriptifs pour améliorer et optimiser les opérations, peut être grâce au déploiement de nouvelles innovations en matière d’IA générative.
Coupa, leader du traitement des factures
Un traitement efficace des factures est essentiel pour assurer la précision du reporting financier, encourager de bonnes relations avec les fournisseurs, atténuer les risques de fraude et garantir la conformité aux exigences réglementaires. Enfin, il peut permettre de contribuer de manière positive à l’efficacité opérationnelle globale de l’entreprise et à sa réussite au sein d’un environnement concurrentiel.
Une vue complète associée à une plateforme unifiée configurable pour gérer l’intégralité du workflow de traitement des factures est un must. La solution dédiée à la facturation électronique de Coupa répond à ces besoins, tout en offrant une intégration facile aux systèmes ERP existants et un accès à l’ensemble de données B2B le plus important au monde, le tout porté par des fonctionnalités IA sécurisées, testées et matures.
