L’heure est au développement des opérations de back office
Tout le monde sait que le back office fournit le soutien administratif et logistique essentiel pour permettre au personnel front office d’être opérationnel. Pourtant, bon nombre d’entreprises reconnaissent depuis des années que leurs opérations de back office et leurs systèmes technologiques ne sont plus à la hauteur des exigences du front office. Le cloisonnement des processus internes s’avérant bien souvent être le principal obstacle.
Impossible d’offrir une expérience client optimale avec un back office rigide et inflexible
Si depuis des années le front office est au centre de la plupart des initiatives technologiques des entreprises, le temps est à présent venu de se concentrer sur le back office. Faire évoluer le back office apporte des avantages incontestables, notamment l’amélioration de l’expérience des collaborateurs, des insights opérationnels en temps réel, une innovation constante et la maximisation de la capacité à impulser des initiatives stratégiques à long terme.
Relever les défis macroéconomiques actuels pour se positionner en tant que leader
Le Business Spend Management (BSM) permet de déterminer clairement les coûts dont pourront tirer parti les CIO et autres responsables IT afin de convaincre les équipes dirigeantes et mener l’entreprise à la réussite. Pour ce faire, ils s’appuient sur les données dépenses, et non sur des spéculations. Ainsi, les responsables IT sont en mesure d’asseoir leur légitimité en faisant évoluer les outils technologiques pour créer davantage de valeur ajoutée à travers l’ensemble de l’entreprise, tout en simplifiant l’environnement informatique et en réduisant le risque.
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Les solutions BSM fournissent aux responsables IT les données et les réponses dont ils ont besoin pour engager un dialogue constructif avec les directeurs financiers, y compris les données objectives que ces derniers recherchent pour justifier et soutenir le déploiement de nouvelles technologies. Forts des connaissances adéquates, les leaders IT ont alors toutes les cartes en main pour impressionner et convaincre les CFO.
Une collaboration avec les plus hautes instances pour voir aboutir les initiatives back office
Pour atteindre leurs objectifs, les responsables IT doivent mettre en place une collaboration efficace avec les équipes et les responsables de toute l’entreprise et, surtout, avec le CFO et le CPO de leur propre service. Quelques pistes de réflexion :
- À quand remonte votre dernier échange avec votre CFO ?
- Êtes-vous correctement équipé pour répondre aux questions de votre CFO ?
- Comment vous assurez-vous que le nombre d’outils technologiques n’est pas excessif compte tenu des besoins de l’entreprise ?
- Pourquoi ne pas regrouper l’ensemble des outils impactant les dépenses ainsi que le Shadow IT au sein d’une seule et unique plateforme ?
- Comment gérez-vous les coûts et dépenses IT à l’heure actuelle ?
La technologie dont vous avez besoin pour un impact durable
Il est intéressant pour les leaders chargés du développement des opérations de back office d’obtenir des réponses fondées sur les données. De la même manière que l’ERP et le CRM ont révolutionné l’accès aux données pour le back office et le front office, le BSM réunit les données sur les recettes et dépenses de l’entreprise qui étaient alors cloisonnées dans différents silos.
Approche globale, le Business Spend Management (BSM) englobe les solutions technologiques qui permettent de gérer toutes les formes de dépenses engagées au sein de l’entreprise (achats, facturation, dépenses et paiements) ainsi que les processus associés pour initier, contrôler et optimiser ces dépenses. Cette approche offre un moyen de perfectionner l’ensemble des opérations de dépenses à travers les différentes unités opérationnelles, de mettre en œuvre les initiatives ESG, d’améliorer la résilience et de répondre une bonne fois pour toutes à la question : « Payons-nous le bon prix ? ».
Dans un monde où le cloud est en phase de devenir la norme, le BSM fournit une plateforme cloud native unifiée qui décloisonne les dépenses de l’entreprise (ou de ses différents services et équipes) et permet de les gérer, de les suivre et de les analyser efficacement. Coupa est au BSM ce que Workday et Saleforces est au HCM et au CRM.
La solution BSM de Coupa, le choix des plus grandes entreprises mondiales
Faire évoluer votre technologie de back office grâce à une solution intelligente
Dans le contexte actuel, les budgets sont en pleine mutation et l’incertitude plane sur les opérations. Certains investissements prévus de longue date sont désormais hors de propos et il devient de plus en plus nécessaire de limiter les dépenses et les risques. Il reste néanmoins difficile pour les responsables IT de savoir à quoi leur entreprise consacre ses dépenses, à travers ses nombreux services et unités opérationnelles cloisonnés.
L’historique financier qui se cache derrière les achats de matières premières, de fournitures, de solutions technologiques et de services d’une entreprise nécessite encore souvent un véritable travail de détective. Il en va de même pour le profil de risque dont les principaux composants sont répartis parmi des dizaines de systèmes et de workflows, ainsi que des milliers de fournisseurs. Sont ainsi dissimulés au milieu de toutes ces données éparses, un grand nombre de licences et logiciels inutiles qui ne demandent qu’à être rayés de la carte, ainsi que des partenaires aux pratiques de sécurité inquiétantes qui mériteraient d’être identifiés. La même opportunité s’offre à d’autres services et équipes.
Il est temps pour les responsables IT d’unifier tous ces systèmes et ensembles de données disparates pour offrir à l’entreprise, y compris à leurs propres équipes, une visibilité totale et un contrôle efficace sur l’ensemble des dépenses.
La plateforme BSM de Coupa, les outils nécessaires pour limiter les dépenses et satisfaire votre CFO
La solution couvre tous les aspects liés aux dépenses de l’entreprise : comptabilité fournisseurs, supply chain, trésorerie, gestion des contrats, notes de frais, main-d’œuvre temporaire, etc. Cette visibilité complète, associée à l’intelligence collective de la communauté Coupa et aux recommandations prescriptives personnalisées, vous donne les moyens nécessaires pour réduire vos dépenses, limiter les pertes et réduire les risques.
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Grâce au partage de données entre les processus d’entreprise, la valeur générée par le BSM en fait une catégorie à part entière, en opposition à une multitude de solutions disparates. Tout comme le CRM met les données relatives aux clients à la disposition des équipes marketing, support et produit, le BSM met à la portée de tous des données claires et précises sur les dépenses. Ces dernières sont partagées par toutes les unités opérationnelles ainsi que par les utilisateurs finaux, afin que tous puissent suivre et comprendre les flux de dépenses, y réagir et être également en mesure d’identifier les non-conformités pour y remédier.
La solution Coupa : un déploiement simple et une intégration facile
La plateforme cloud native et ouverte de Coupa facilite le processus d’intégration et nécessite très peu de maintenance. À titre d’exemple, une entreprise qui dispose de 15 ETP pour gérer la mise en œuvre de son système CRM a seulement besoin d’un seul ETP pour la maintenance et l’optimisation de la solution Coupa.
Coupa bénéficie également d’un taux d’adoption utilisateur exceptionnel. La raison ? L’interface utilisateur unifiée du système est intuitive et garantit la simplicité pour tous les collaborateurs, dès la première utilisation. En comparaison, les entreprises qui tentent d’utiliser leur système ERP pour le contrôle de leurs dépenses obtiennent un taux d’adoption médiocre.
Accès à l’intelligence collective unique et gratuite
L’intelligence collective de la communauté Coupa vous donne un aperçu unique des tendances de vos pairs en matière de dépenses. Depuis plus de dix ans, Coupa recueille en toute sécurité des données anonymisées et standardisées sur la façon dont les entreprises engagent leurs dépenses. Avec près de 2 500 milliards d’euros de dépenses gérés à travers sa plateforme, Coupa fait appel à l’intelligence de sa communauté pour comparer les dépenses de votre entreprise avec celles d’organisations similaires en identifiant les axes d’amélioration sur lesquels vous concentrer.
Ce service gratuit et unique, propre à Coupa, offre aux utilisateurs de la solution des benchmarks stratégiques et des conseils prescriptifs basés sur l’IA concernant la manière de perfectionner leurs opérations, pour renforcer leur efficacité et réduire les coûts, en réalisant des économies traçables. Pour les acheteurs IT, par exemple, cela permet de réaliser aisément l’achat de 5 000 nouveaux ordinateurs fiables et au meilleur prix.
La solution BSM de Coupa, pour une évolution intelligente du back office
Dans un an, les entreprises se féliciteront sans aucun doute d’avoir choisi une solution de BSM. Peu de solutions de gestion (ERP, CRM, HCM) obtiendront les mêmes faveurs de leur part. Les économies réalisées grâce au BSM pourront servir à la mise en œuvre de nouveaux projets stratégiques prioritaires.
