Was Sie über Margenerosion wissen müssen und wie Sie sie bekämpfen

Sicher merken Sie es auch: Das finanzielle Umfeld wird immer komplexer und der Wettbewerb härter. Trotzdem müssen CFOs ​dafür sorgen, dass Unternehmen höhere Gewinne einfahren und rentabler wirtschaften. Eines der großen Probleme, das CFOs angesichts der dynamischen Marktentwicklung dabei im Weg steht, ist die zunehmende Erosion der Margen. Um sie zu bekämpfen, müssen CFOs verstehen, was Margenerosion ist, wie und warum sie entsteht und was Unternehmen dagegen tun können. Nur so können sie sicherstellen, dass ihre Unternehmen Gewinne machen und auch in Zukunft finanziell sicher dastehen.

Deshalb sehen wir uns das Problem der Margenerosion hier einmal näher an. Wir erklären, welche internen und externen Faktoren zu erodierenden Margen führen, und stellen Strategien und Best Practices vor, mit denen CFOs ihre Margen und Unternehmensgewinne schützen und Wachstum ermöglichen können.

Was ist Margenerosion und wie wird sie berechnet?

​Auch wenn der Begriff „Margenerosion“ in der Geschäftswelt häufiger mal fällt, ist nicht immer ganz klar, was eigentlich dahintersteckt. Gesunde Margen sind abhängig von der Branche, vom Produkt und auch von den Geschäftszielen eines Unternehmens. Idealerweise sollten die Margen eines Unternehmens vergleichbar mit denen ähnlicher Unternehmen in der Branche sein oder darüber liegen. Soweit die Theorie. Doch in der Praxis kämpfen derzeit fast alle Branchen mit Margenerosion. Darunter versteht man, einfach gesagt, den allmählichen Rückgang der Gewinne eines Unternehmens. Die Marge, die mit folgender Formel berechnet wird, wird dadurch immer kleiner:

Marge = (Umsatz – Fertigungskosten)/Umsatz

Wenn die Kosten schneller als die Preise steigen, sinken die Margen – es kommt zur Margenerosion. Dann fällt mehr von den Umsätzen weg, den die Vertriebsteams generieren, das Verhältnis zwischen Produktionskosten und Einnahmen wird kleiner und am Ende stehen niedrigere Gewinnmargen. All das wirkt sich direkt auf den Gewinn und die Belastbarkeit von Unternehmen aus und ist gerade deshalb so problematisch.

Was sind die häufigsten Gründe für die Margenerosion und wie wirkt sie sich auf Ihr Unternehmen aus?

Wir sehen derzeit eine sehr unsichere gesamtwirtschaftliche Situation. Geopolitische und wirtschaftliche Instabilität, schwierige Finanzbedingungen, höhere Kosten, mehr Störungen, Inflation und eine wirtschaftliche Neuausrichtung – all das trägt stark zur Margenerosion bei. Traditionelle Mittel und Methoden, die bisher bei der Bekämpfung von sinkender Rentabilität und Wachstumsrückgang halfen, können mit dem Tempo an Veränderungen von heute nicht Schritt halten.

Wie eine Umfrage von Coupa unter CFOs gezeigt hat, haben 90 % von ihnen Zweifel, ob ihre Unternehmen die Umsatzprognosen erfüllen können.

Neben diesen äußeren Bedingungen spielen aber auch interne Faktoren wie veraltete IT-Strukturen und -Systeme der Margenerosion in die Karten. Unstrukturierte, isolierte und komplexe Prozesse führen zu höheren Betriebskosten, zusätzlichen Ausgaben und mehr Fehlern. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen, lange Wartezeiten bis zur Genehmigung von Rechnungen und Spesenabrechnungen und manuelle Zahlungen – all das wirkt sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen aus. Zudem werden Unternehmen durch ineffektive Maßnahmen zur Kostenkontrolle und wenig Automatisierung ausgebremst. Die Folge: Die Margen werden nach und nach aufgeweicht, Unternehmen landen in der Gefahrenzone und kämpfen gegen die Margenerosion.

Die Gefahrenzone ist der Bereich, in dem sich eine deutliche Diskrepanz zeigt, zwischen dem, was Unternehmen erreichen müssen und ihrer tatsächlichen Performance im Kampf gegen die komplexen Faktoren, die die Margen so drastisch sinken lassen. Doch viele Unternehmen sind aufgrund der eigenen Betriebsabläufe blind für diese Diskrepanz. So können sie die Gefahr nicht sehen und auch nichts dagegen tun. Und die Margenerosion wird Tag für Tag größer.

Es entsteht ein regelrechter Teufelskreis. Denn höhere Kosten und die unberechenbaren äußeren Bedingungen schränken auch den Zugang zu dem Betriebskapital ein, auf das sich Unternehmen in der Vergangenheit als Wachstumsmotor verlassen haben. Dadurch leiden die Beziehungen zu Dritten, die Kosten steigen und CFOs müssen neue Möglichkeiten für die Wachstumsfinanzierung finden.

Die Folge: Unternehmen arbeiten langsamer. Sie reagieren zögerlicher auf Störungen und büßen an Wettbewerbsfähigkeit ein. All das macht es den CFOs noch schwieriger herauszufinden, wie und wo sich ohne Personalabbau Geldmittel freisetzen lassen.

Eines ist klar: Mit kurzfristigen Maßnahmen kommen Sie gegen die Margenerosion nicht an. Sie brauchen verlässlichen, zukunftsfähigen und umfassenden Ansatz für ein rentables Wachstum, nämlich ein umfassendes Ausgaben-Controlling. Angesichts unsicherer Vertriebsprognosen nehmen CFOs und Finanzverantwortliche stärker einen Bereich in den Blick, den sie tatsächlich beeinflussen können. Das sind Technologien und Prozesse, die dazu beitragen, die Margen zu schützen und trotz unberechenbarer externer Faktoren Wachstumsmöglichkeiten zu schaffen.

Wie kann KI in dieser Situation helfen?

Um wieder aus der Gefahrenzone herauszukommen, braucht es den richtigen Impuls – Unternehmen brauchen einen Multiplikator-Effekt. Er stellt sich ein, wenn mehrere kleine Veränderungen zusammen viel bewirken. Solche Multiplikator-Effekte können es also in mehreren Unternehmensbereichen entstehen, wenn das Geschäftsmodell so angepasst wird, dass die Veränderungen insgesamt eine große positive Wirkung auf die Margen des Unternehmens haben.

Multiplikator-Effekte helfen Ihnen dabei, Ihre Margen wieder auszuweiten. Sie verschlanken und optimieren die Abläufe in fünf zentralen Bereichen:

• Effizienz: Die richtigen Lieferanten, smarte Sourcing-Entscheidungen und die Optimierung von Einkäufen durch die Beschäftigten liefern Finanzverantwortlichen einen Effizienzvorteil, mit dem sich Einsparungen im Millionenbereich erzielen lassen.
• Produktivität: Ein benutzerfreundliches, intuitives Tool ist ein klarer Produktivitätsvorteil. Finanzteams können damit effizienter arbeiten und haben so mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben. So werden beispielsweise Genehmigungen deutlich schneller abgewickelt, was viel Zeit und Geld spart.
• Nachhaltigkeit: Wenn Unternehmen durch die Auswahl der richtigen Lieferanten ihre ESG- und Diversitätsziele erreichen und durch weniger Schadstoffausstoß ihre Umweltbilanz verbessern können, ist das ein Nachhaltigkeitsvorteil, der nicht nur ihre Supply Chains optimiert.
• Resilienz: Ob Werksschließungen oder Bankenpleiten – bei Störungen und Problemen brauchen Unternehmen eine hoch entwickelte Plattform, die geeignete Alternativen findet, um die Auswirkungen auf den Betrieb so gering wie möglich zu halten. Eine solche Plattform ist ein eindeutiger Resilienzvorteil, mit dem Sie potenzielle Risiken für die Geschäftskontinuität in Grenzen halten können.
• Wachstum: Wachstum braucht einen gesunden und höheren Cashflow. In Branchen mit geringen Margen oder in Umgebungen mit minimalem Wachstum brauchen Unternehmen echte Kosten- und Margenkontrolle, um diesen höheren Cashflow zu erreichen. All diese Vorteile sind Multiplikatoren – und sie summieren sich zu einem Wachstums-Multiplikator.

Zusammengenommen führen diese Multiplikatoren möglicherweise dazu, dass die allgemeinen und verwaltungsbezogenen Kosten oder Betriebskosten dem Forschungs- und Entwicklungsbudget oder umsatzgenerierenden Bereichen wie dem Vertrieb oder dem Marketing zugeschlagen werden.

Aber wie schaffen Sie einen Multiplikator-Effekt, der Ihre Margen im volatilen Geschäftsumfeld von heute wachsen lässt? Indem Sie Künstliche Intelligenz (KI) nutzten. KI ist in der Lage, riesige Datenmengen zu bearbeiten und kann helfen, menschliche Fehler zu vermeiden und Routineaufgaben zu automatisieren. So können Finanzverantwortliche trotz immer komplexerer Regelungen, umfassender Beschränkungen, Unsicherheit und Volatilität bessere Ergebnisse und Entscheidungen erzielen.

Doch KI ist nicht gleich KI. Das Herzstück jeder KI sind Daten – und jede KI ist nur so gut wie die Daten dahinter. Viele Anbieter arbeiten mit Daten, die aus dem Internet gezogen (oder über Umfragen ermittelt) wurden, die nur über wenige Monate gesammelt wurden oder nur wenige Kunden abdecken und die über öffentliche LLMs (Large Language Models) laufen. Mit gravierenden Folgen, denn KI-Lösungen, die mit solchen Daten trainiert werden, bringen nichts im Kampf gegen erodierende Margen.

Darum spielt es eine große Rolle, welche Daten Unternehmen für ihre KI verwenden. Handelt es sich um öffentliche oder proprietäre Daten? Woher stammen die Daten? Wie groß ist der Datenbestand? Und sind die Daten sicher und vertraulich? All das müssen Sie wissen. Denn gute Daten bilden die Basis einer guten KI. (Darauf gehen wir unten noch näher ein.)

Wie Coupa Unternehmen zu mehr Wachstum und Rentabilität verhelfen kann

Unsere Stärke ist die Qualität unserer Daten. Diese Daten wurden von unzähligen Kunden und Lieferanten bereitgestellt und über mehrere Jahre sicher und in ethischer Weise gesammelt, aufbewahrt und nur mit privaten Large Language Models (LLMs) genutzt. Und genau diese Daten helfen Unternehmen dabei, ihre Margen zu erhöhen und rentables Wachstum zu generieren.

Die KI von Coupa, die auf Community-Daten basiert, hat das Potenzial, zu einem Multiplikator-Effekt für Ihre Margen zu werden. Unserer KI liegen Daten mit einem Transaktionsvolumen von mehr als 6 Billionen US-Dollar (umgerechnet etwa 5,5 Billionen Euro) aus einem Netzwerk mit mehr als 10 Millionen Käufern und Lieferanten zugrunde, die über einen Zeitraum von mehr als 15 Jahren zusammengetragen wurden. Die Daten stammen von Unternehmen jeder Größe, aus allen Branchen und verschiedenen Ländern. Im Grunde haben Coupa und unsere Kunden also KI schon lange genutzt, bevor sie in aller Munde war. Einkäufe, Genehmigungen, Rechnungen, Verträge und viele andere Beschaffungs- und Finanzfunktionen – mit Informationen zu all diesen Aktionen hat die Coupa-Community einen Datenbestand geschaffen, der die Basis der Plattform von Coupa bildet.

Hinter den Einblicken, Entscheidungsempfehlungen und automatisierten Aktionen, die wir seit mehr als einem Jahrzehnt gemeinsam mit unseren Kunden erarbeitet und weiterentwickelt haben, steht eine KI, die auf Community-Daten basiert und die einen echten Margeneffekt liefert. Die Ergebnisse des KI-Modell von Coupa orientieren sich an Best Practices. Sie sind verständlich, relevant und zuverlässig. Diese Künstliche Intelligenz und ihre Daten sind das Fundament der umfassenden Spend-Management-Plattform von Coupa. Diese Plattform bietet Ihnen die Funktionsvielfalt, die Sie brauchen, um Ihr optimales Betriebsmodell zu finden, und in den oben genannten fünf zentralen Bereichen – Effizienz, Produktivität, Resilienz, Nachhaltigkeit und Wachstum – Ihre Margen zu erhöhen.

Die wirtschaftliche Neuausrichtung und die wachsende Komplexität unterstreichen, wie wichtig die Plattform von Coupa ist, um mit der sprunghaften Zunahme von Datenanforderungen und Supply-Chain-Signalen Schritt halten zu können. Coupa erkennt nicht nur, wo Sie Kosten einsparen und Prozesse effizienter aufsetzen können, sondern identifiziert auch vorausschauend mögliche Störungen und hilft, diese zu vermeiden. Außerdem bietet Coupa Zugriff auf ein Netzwerk von mehr als 10 Millionen geprüften Lieferanten, eine schnelle Einbindung neuer Lieferanten, vorverhandelte Verträge und sofort einsetzbare Kataloge und hilft so dabei, Einsparungen zu erzielen. Die hoch entwickelte KI-Plattform von Coupa ist das beste Werkzeug im Kampf gegen die Margenerosion.

Viele namhafte Unternehmen konnten mit der Coupa-Plattform Multiplikator-Effekte schaffen und beeindruckende Ergebnisse erzielen, wie diese Beispiele zeigen:

• Novo Nordisk – Zu den bekanntesten Präparaten des dänischen Pharmaunternehmens Novo Nordisk zählt Ozempic. Das Unternehmen investiert seine erzielten Einsparungen direkt in die Forschung. Vor Coupa war der Kauf von Laborausrüstung ein ziemlicher Krampf. Kein Wunder also, dass die bestehenden Tools und Prozesse kaum genutzt wurden und unnötige Ausgaben gang und gäbe waren. Dazu kamen mehrere isolierte Einzellösungen mit Datensilos und wenig Transparenz. Mit dem Umstieg auf Coupa schaffte Novo Nordisk die digitale Transformation und konnte Einsparungen von 45 Millionen Euro verbuchen. Alle Einsparungen fließen direkt in die Forschungs- und Entwicklungsarbeit und damit in den Wachstumsmotor des Unternehmens. So liefert Coupa für Novo Nordisk einen Multiplikator-Effekt für mehr Wachstum.
• AstraZeneca – Der britisch-schwedische Pharmakonzern AstraZeneca kämpfte mit einem veralteten Einkaufssystem, das von den Forschungsteams nur spärlich angenommen wurde und mit dem nur wenige Ausgaben erfasst wurden. Der Aufwand für die Fehlerbeseitigung und manuelle Dateneingaben trieben die Kosten für die Genehmigung von Anforderungen und die Verarbeitung von Rechnungen in die Höhe. Das änderte sich mit der Coupa-Plattform. Damit konnte die Genehmigungsdauer für Rechnungen von 60 auf gerade einmal 4,5 Tage verkürzt und die Produktivität damit um 93 % gesteigert werden. So liefert Coupa für AstraZeneca einen Multiplikator-Effekt für mehr Produktivität.
• Procter & Gamble – Vor Coupa bremsten langsame Beschaffungsprozesse Produkteinführungen aus und umständliche, komplizierte Altsysteme mussten für viel Geld gewartet werden. Durch die Einführung von Coupa wurde der Abgleich von Rechnungen und Bestellungen beschleunigt und dadurch die Durchlaufzeit von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzt. Ein ebenso beeindruckender Erfolg wie die Einsparungen von insgesamt 1 Milliarde US-Dollar. So liefert Coupa für Procter & Gamble einen Multiplikator-Effekt für mehr Effizienz.
• Microsoft – Microsoft will bis 2030 klima- und wasserpositiv werden und ohne Abfälle auskommen. Unterstützt wird das Unternehmen dabei von Coupa: Mit der Coupa-Plattform konnte das Unternehmen ein effizientes, innovatives und nachhaltiges weltweites Cloud-Logistiknetzwerk entwickeln und umsetzen. So liefert Coupa für Microsoft einen Multiplikator-Effekt für mehr Nachhaltigkeit. Microsoft setzt dabei auf datengestützte Entscheidungen zu Kosten, Emissionen und Durchlaufzeiten. Die Coupa-Plattform hat zudem maßgeblich zu Einsparungen von mehreren Hundertmillionen Dollar und 60 % weniger Emissionen in der Hardware-Lieferkette beigetragen.
• Amerikanisches Rotes Kreuz – Beim Amerikanischen Roten Kreuz war lange vieles noch Handarbeit. Das führte zu ineffizienten Prozessen. Transparenz und Ausgabenkontrolle? Fehlanzeige! Dazu kamen Zielvorgaben für mehr Diversität und Inklusion. Mit Coupa gelang es der Hilfsorganisation, die Ausgaben bei als vielfältig eingestuften Lieferanten um 35 % zu erhöhen. So liefert Coupa für das Amerikanische Rote Kreuz einen Multiplikator-Effekt für mehr Nachhaltigkeit. Weitere positive Effekte durch den Einsatz von Coupa waren Verbesserungen in Höhe von 4 Millionen US-Dollar beim Working Capital sowie Kostensenkungen in Höhe von 15 Millionen US-Dollar.

Die Coupa-Community wächst – und je größer sie wird, desto mehr Daten stehen uns zur Verfügung. Diese Daten helfen uns allen dabei, gemeinsam smarter und strategischer zu agieren. Und so unsere operativen Margen zu erhöhen.