La « gestion des factures » ne fait vraisemblablement pas partie des priorités des entreprises, mais les factures représentent pourtant un élément majeur de leurs opérations quotidiennes. C’est la façon dont les fournisseurs sont réglés ainsi que des indicateurs de la bonne santé de l’entreprise. Pour un processus métier aussi critique, nombreuses sont les entreprises à ne pas disposer de moyens efficaces et précis pour traiter des centaines ou des milliers de factures chaque mois.
Une mauvaise gestion des factures n’est pas tenable pour la plupart des entreprises. Cela peut entraîner des frictions, des paiements en retard, des pénalités et des impacts négatifs sur les résultats financiers.
À l’inverse, si les équipes de comptabilité fournisseurs s’appuient sur des processus et technologies efficaces, elles sont en mesure de traiter de grandes quantités de factures et de permettre à l’entreprise de disposer d’une vue claire et complète sur son positionnement financier global. Les solutions de facturation enrichie par l’IA peuvent également fournir de précieux insights qui leur donnent les moyens de prendre de meilleures décisions, d’optimiser les budgets et de gérer les coûts de manière plus proactive.
Sommaire :
- Qu’est-ce que la gestion des factures ?
- L’importance d’une gestion efficace des factures
- Gestion des factures, les défis les plus courants
- Des solutions de nouvelle génération
- Implémentation d’un système de gestion des factures
- L’avenir de la gestion des factures
- Les solutions Coupa
Qu’est-ce que la gestion des factures ?
La gestion des factures fait référence au processus par lequel une entreprise reçoit, approuve et règle les factures. Elle recouvre les workflows, protocoles, technologies et équipes qui y prennent part.
La gestion des factures fait partie des opérations financières plus vastes d’une entreprise et a un impact significatif sur ses résultats financiers.
Un grand nombre d’entreprises n’ayant pas encore optimisé la gestion de leurs factures doivent consacrer un temps considérable à leur traitement manuel. Leur manque de visibilité sur les créances les confronte inévitablement à davantage d’erreurs et les expose à un risque de fraude ou d’inexactitude par rapport aux entreprises ayant adopté la facturation électronique.
Une solution dédiée aide les équipes à gérer les factures de manière plus facile et plus efficace, et à optimiser l’utilisation de ressources limitées pour se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée, telles que la négociation de contrats, la mise à profit d’escomptes pour paiement anticipé et le renforcement des relations avec les fournisseurs.
L’évolution de la gestion des factures
Nombre d’entreprises ont pris la décision de passer à la facturation électronique pour relever les défis spécifiques à la gestion des factures ou dans le cadre de leur transformation digitale globale. Certaines d’entre elles sont motivées par le souhait d’atteindre une plus grande efficacité. D’autres sont, à l’inverse, incitées à le faire en raison d’obligations réglementaires.
L’introduction d’une solution de gestion des factures permet d’automatiser la facturation à grande échelle, pour des gains importants en termes d’argent, et doit s’accompagner de la mise en place de nouveaux workflows plus efficaces, par exemple pour la gestion des exceptions.
Certaines entreprises continuent toutefois de gérer des milliers de factures papier et de gérer de multiples workflows. Des technologies d’extraction automatisée des données telles que InvoiceSmash peuvent accélérer l’extraction des données à partir de factures PDF et leur conversion au format numérique.
L’IA bouleverse actuellement les technologies et les entreprises, la gestion des factures ne faisant pas exception. Pour en savoir plus sur la façon dont l’IA impacte aujourd’hui la gestion des factures, n’hésitez pas à passer directement à la rubrique L’avenir de la gestion des factures.
L’importance d’une gestion efficace des factures
Une gestion efficace des factures est la pierre angulaire de la santé financière et de l’efficacité opérationnelle des entreprises, car elle a des répercussions qui vont bien au-delà de la simplification des tâches administratives. Elle peut vous aider à bénéficier d’une vue claire et complète sur le positionnement financier de votre entreprise, en garantissant l’optimisation de votre trésorerie et le respect des exigences B2B en vigueur à travers le monde.
Gestion de la trésorerie
Une bonne gestion des factures couvre non seulement la génération de factures, mais également un suivi méticuleux des paiements. Les paiements en retard ou un suivi tardif peuvent mettre à mal la trésorerie et vous donner une vision imprécise de votre positionnement réel. Les processus rapides et efficaces, ainsi qu’une visibilité claire, donnent les moyens aux équipes de comptabilité fournisseurs de prendre des décisions plus stratégiques en matière de planification financière et d’allocation des ressources à travers l’ensemble de l’entreprise.
Compliance et archivage
Les lois qui régissent la façon dont les entreprises envoient, reçoivent et documentent les factures (et l’ensemble de leurs informations financières) varient d’un pays à l’autre. Assurer le respect de ces différentes lois et réglementations peut se révéler complexe pour les entreprises qui évoluent à l’international. Une gestion efficace des factures, c’est aussi tenir à jour des archives précises ainsi que des pistes d’audit pour faciliter le reporting en matière de conformité et de finance. Uniquement disponibles au sein de la plateforme Coupa, les fonctionnalités Compliance-as-a-Service (CaaS) permettent aux équipes de compatibilité fournisseurs de se libérer de la charge relative à la conformité.
Gestion des factures, les défis les plus courants
Tandis qu’à toute entreprise correspond un mode de fonctionnement différent, nombreuses sont celles qui doivent faire face à plusieurs défis en matière de gestion des factures.
Traitement manuel et erreurs
Le traitement manuel des factures demande non seulement du temps et des ressources, mais augmente la probabilité d’erreurs. Des erreurs qui peuvent entraîner des retards de paiement et des conflits avec les fournisseurs, pour en définitive impacter les résultats financiers de l’entreprise. Le passage à des systèmes automatisés peut permettre de réduire significativement ces erreurs, de rationaliser l’intégralité du processus de facturation et de permettre aux équipes de comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des activités stratégiques.
Difficultés de gestion des fournisseurs
Les fournisseurs utilisent différents formats et conditions de paiement, ce qui permet difficilement d’assurer la cohérence et la précision du traitement des factures. L’utilisation d’un système automatisé pour la saisie, le rapprochement des factures et la gestion des paiements permet de libérer vos équipes qui seront alors à même d’identifier des opportunités pour négocier de meilleurs contrats et renforcer les relations avec nos fournisseurs.
Paiements en retard
Les paiements en retard ne sont judicieux pour personne. Ils ne feront le bonheur ni de vos fournisseurs ni de votre direction. Et ils peuvent même entraîner des pénalités ou d’autres conséquences pour votre entreprise. Une gestion automatisée des factures rationalise l’ensemble du processus, en permettant aux équipes de comptabilité fournisseurs de gérer un nombre toujours plus important de factures. Une solution dédiée sera également en mesure d’identifier les erreurs au plus vite, telles que des écarts de rapprochement, et de générer de robustes chaînes d’approbation qui permettront aux équipes de prendre des décisions informées pour minimiser les risques de paiement en retard.
Des solutions de nouvelle génération
La facturation électronique fait référence à l’envoi et à la réception de factures au format numérique plutôt qu’au format papier traditionnel. Elle vise à rationaliser le processus de facturation et à améliorer la gestion du fonds de roulement. Les systèmes de facturation électronique sont souvent intégrés aux solutions ERP ou comptables des entreprises pour automatiser le workflow de facturation et permettent des transactions financières plus rapides et plus précises entre les fournisseurs.
La facturation électronique peut offrir plusieurs avantages, notamment une optimisation des coûts, une rationalisation du nombre de fournisseurs, une accélération du traitement des paiements, une réduction des activités frauduleuses, une visibilité accrue et un meilleur respect des exigences réglementaires.
Fonctionnalités des solutions de gestion des factures de nouvelle génération
Les solutions de gestion des factures de nouvelle génération sont dotées de fonctionnalités qui aident les entreprises à rationaliser la gestion des factures, par exemple :
- Automatisation du traitement des factures : les systèmes de nouvelle génération automatisent les tâches à l’instar du rapprochement des factures et du traitement des paiements, pour remplacer les processus manuels et réduire les risques d’erreurs.
- Intégration à d’autres systèmes financiers : une intégration transparente avec les systèmes ERP et comptables garantit la cohérence des données et la précision à travers les plateformes.
- Suivi, surveillance et analyse en temps réel : les équipes de comptabilité fournisseurs disposent d’une visibilité en temps réel sur les factures, le statut des paiements et les KPI grâce à des tableaux de bord configurables.
- Conformité : les fonctionnalités intégrées dédiées à la conformité garantissent le respect des réglementations gouvernementales et des exigences B2B, tout en assurant un archivage précis et une visibilité pendant les audits. Coupa offre des fonctionnalités intégrées de Compliance-as-a-Service (CaaS). Les équipes Achats sont ainsi en mesure de s’adapter rapidement à l’évolution des exigences réglementaires de chaque pays.
- S2P (source-to-pay) : une gestion de bout en bout des achats intègre la facturation au sein d’un processus complet et unifié, pour plus de contrôle et de visibilité sur les dépenses de l’entreprise.
- IA (intelligence artificielle) : des fonctionnalités enrichies par l’IA automatisent l’extraction de données, détectent les activités frauduleuses potentielles et fournissent des insights pour aider les entreprises à optimiser leur efficacité opérationnelle.
Étude de cas : comment Coupa aide Saga à harmoniser ses processus achats
Basée à Kent au Royaume-Uni, la société Saga offre un éventail de produits et services destinés aux plus de 50 ans, qui couvrent les assurances, les vacances, la gestion de patrimoine et le magazine mensuel le plus vendu au Royaume-Uni.
Avec autant de modèles économiques différents, les opérations de Saga en matière d’achats et de comptabilité fournisseurs étaient complexes. L’entreprise utilisait plusieurs plateformes et processus papier, qui entraînaient souvent des paiements en retard, un trop grand nombre d’erreurs (comme des signatures incorrectes sur des factures) et des relations crispées avec ses fournisseurs et son équipe interne. Saga savait qu’elle devait simplifier ses opérations, et ce rapidement.
L’entreprise a ainsi opté pour la plateforme conviviale et complète de Coupa pour mettre en œuvre une approche unifiée en matière d’achats et de comptabilité fournisseurs. Une automatisation et une digitalisation intégrales des factures et des approbations ont permis d’unifier les pratiques dans l’ensemble de l’entreprise.
À présent, près de 90 % des factures relatives aux frais généraux et au marketing passent par la plateforme Coupa. Les cycles de facturation ont été réduits de 70 % et les approbations des cycles de paiement sont près de 98 % plus rapides.
Découvrez l’intégralité de notre étude de cas.
Implémentation d’un système de gestion des factures
Évaluation des besoins métier
Pour commencer, évaluez vos défis spécifiques en matière de gestion des factures, qu’il s’agisse d’erreurs manuelles ou de paiements en retard. En identifiant ces défis, vous pourrez personnaliser la solution en tenant compte de la portée et de la complexité des processus de facturation au sein de votre entreprise.
Choix de la solution adaptée
Lors de votre choix, donnez priorité à des fonctionnalités clés telles que l’automatisation, l’intégration, le suivi en temps réel et la conformité. Une solution adaptée s’intégrera en toute transparence à vos systèmes existants, en réduisant au minimum les perturbations et en assurant la cohérence des données. Vous devrez également évaluer la capacité du système à évoluer pour vous assurer qu’il s’adaptera à la croissance de votre entreprise et à l’évolution de ses besoins au fil du temps.
L’avenir de la gestion des factures
IA et traitement des factures
L’intérêt que suscite aujourd’hui l’IA est indéniable, mais il existe encore un décalage entre perception et réalité concernant son utilisation au sein des entreprises. Pour la plupart d’entre nous, l’IA fait référence à des outils d’IA générative tels que ChatGPT. Mais tandis que l’IA générative continue d’évoluer pour rationaliser les workflows et créer de la valeur pour les entreprises, l’IA collaborative a le potentiel d’optimiser immédiatement les processus métier comme la gestion des factures.
Community.ai de Coupa, par exemple, agrège et anonymise les données de dépenses de ses utilisateurs pour fournir de précieux benchmarks, des benchmarks qui peuvent vous permettre d’identifier des axes d’amélioration, de nouvelles opportunités et des économies.
Importance des solutions cloud
Les solutions cloud révolutionnent aujourd’hui la gestion des factures en permettant un accès à partir de n’importe quel endroit et en offrant des alternatives scalables et économiques aux systèmes traditionnels. Elles établissent une collaboration en temps réel, rationalisent les workflows et permettent une intégration transparente à d’autres applications métier, pour un traitement des factures plus efficace et plus agile.
Les ERP sont performants pour ce pour quoi ils sont conçus. De par leur nature, ils se concentrent toutefois sur les utilisateurs internes et les processus, et ont tendance à ne pas être à la hauteur lorsqu’il s’agit d’interactions avec des utilisateurs externes tels que des fournisseurs. Les solutions cloud dédiées à la gestion des factures de Coupa ne sont pas vouées à remplacer votre ERP. Elles se positionnent comme une extension de votre ERP grâce à un ensemble unique de fonctionnalités, tout en encourageant l’adoption, en offrant un accès à tous et en permettant une implémentation facile.
Tendances pour l’avenir
L’IA bouleverse déjà le statu quo au sein de l’univers de la gestion des factures. Coupa Community.ai peut analyser vos processus et données, et mettre à votre disposition les suggestions d’amélioration. À titre d’exemple, la solution peut vous recommander de tirer parti d’escomptes pour paiement anticipé ou de passer un rapprochement three-way des factures afin d’améliorer la précision.
Pour l’instant, un grand nombre d’équipes est toujours ralenti par des processus manuels. Grâce à l’automatisation et à l’IA, elles pourraient se concentrer davantage sur des tâches plus impactantes. Il se peut également que l’IA automatise intégralement le processus de comptabilité fournisseurs à l’avenir ! Les équipes en charge auront dès lors les moyens de se concentrer uniquement sur des tâches telles que la prise de décisions stratégiques et l’optimisation de l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
Lorsque vous étudiez le déploiement de l’IA pour la gestion de vos factures, posez-vous les questions suivantes : quel rôle l’IA va-t-elle jouer au sein de mon entreprise ou de mon équipe ? Quel est notre objectif ? En utilisant l’IA pour tirer parti d’insights approfondis sur leurs dépenses, les entreprises peuvent prendre une longueur d’avance et mettre en place des stratégies plutôt que s’évertuer à réaliser des économies.
Les solutions Coupa
D’une visibilité claire sur le positionnement financier à la conformité en passant par la trésorerie, une gestion efficace des factures joue un rôle crucial dans l’optimisation de l’efficacité opérationnelle de toute entreprise.
Au sein de l’univers économique actuel en perpétuelle mutation, l’adoption de solutions de nouvelle génération dédiées à la gestion des factures est indispensable. L’automatisation et l’IA peuvent aider les entreprises à rationaliser leur processus de facturation à grande échelle, à réduire les erreurs ou les activités frauduleuses et à assurer le respect des réglementations. L’implémentation de ces solutions ne permet pas uniquement de rester à la page, mais également de donner les moyens à votre entreprise d’optimiser sa santé financière et son efficacité opérationnelle à court et à long terme.
