Was ist Rechnungsmanagement?

Wenn es um „Unternehmenstrends“ geht, steht das Rechnungsmanagement sicherlich nicht an der Spitze der Themen. Rechnungen sind jedoch der Kern des Tagesgeschäfts: Sie sind maßgeblich dafür, wann Anbieter und Lieferanten bezahlt werden, und halten den Betrieb in Schwung. Und obwohl es sich um einen kritischen Geschäftsprozess handelt, fällt es vielen Unternehmen schwer, die zahlreichen monatlich eintreffenden Rechnungen effizient und korrekt zu verarbeiten.

Kein Unternehmen kann sich über lange Zeit ein schlechtes Rechnungsmanagement erlauben. Die Folge können geschäftliche Reibereien, verspätete Zahlungen an Lieferanten, Verzugszinsen und negative Auswirkungen auf den Umsatz sein.

Doch sind erst einmal wirksame Prozesse und Technologien für das Rechnungsmanagement eingerichtet, kann die Buchhaltung große Rechnungsvolumen verarbeiten und sich einen klaren und vollständigen Überblick über die allgemeine Finanzlage des Unternehmens verschaffen. KI-gestützte Rechnungslösungen können außerdem entscheidende Einblicke liefern, die es der Buchhaltung möglich machen, smart zu entscheiden, Budgets zu optimieren und Kosten vorausschauender zu handhaben.

Inhalt:

• Was ist Rechnungsmanagement?
• Warum wirksames Rechnungsmanagement wichtig ist
• Typische Herausforderungen im Rechnungsmanagement
• Moderne Lösungen für das Rechnungsmanagement
• Einführung eines Systems für das Rechnungsmanagement
• Die Zukunft des Rechnungsmanagements
• So hilft Ihnen Coupa

Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsmanagement bezeichnet den Prozess, über den ein Unternehmen oder eine Organisation Rechnungen empfängt, genehmigt und bezahlt. Es beinhaltet Arbeitsabläufe, Protokolle, Technologien und die am Prozess beteiligten Abteilungen.

Das Rechnungsmanagement ist Teil der allgemeinen Finanzabläufe eines Unternehmens und wirkt sich maßgeblich auf den Gewinn aus.

Viele Unternehmen, die ihr Rechnungsmanagement nicht optimiert haben, müssen sich durch ihre Rechnungen manuell hindurcharbeiten. Es fehlt ihnen der Überblick über Verbindlichkeiten, sie treffen zwangsläufig auf mehr Fehler und sind im Gegensatz zu Unternehmen, die das E-Invoicing eingeführt haben, leichte Beute für Betrug oder Ungenauigkeiten in Rechnungen.

Mit Software für das Rechnungsmanagement können Rechnungen leichter und effizienter bearbeitet und die begrenzten Ressourcen der Buchhaltung besser eingesetzt werden. So können sich Mitarbeitende stärker auf strategische, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – wie Verträge verhandeln, Skonti nutzen und stabile Lieferantenbeziehungen aufbauen.

Die Weiterentwicklung des Rechnungsmanagements

Viele Unternehmen haben sich inzwischen für E-Invoicing entschieden. Entweder, um konkrete Herausforderungen des Rechnungsmanagements zu lösen, oder im Rahmen einer größeren digitalen Transformation. Einige Unternehmen wünschen sich mehr Effizienz. Andere sind von Rechtsvorschriften geleitet.

Mit der Einführung von Software für das Rechnungsmanagement ist es möglich, Rechnungen im großen Maßstab zu automatisieren – was Unternehmen viel Geld erspart. Damit einher geht der Bedarf an effizienteren Workflows, zum Beispiel für die Handhabung von Ausnahmen.

Einige Unternehmen schlagen sich jedoch immer noch mit Tausenden von Papierrechnungen herum und müssen verschiedene Workflows koordinieren. Technologien für die automatische Datenextraktion wie InvoiceSmash können dabei helfen, die Verarbeitung zu beschleunigen, indem sie Daten aus PDF-Rechnungen auslesen und in digitale Formate umwandeln.

KI stellt seit einiger Zeit die Technologie- und Geschäftswelt auf den Kopf – und das Rechnungsmanagement macht da keine Ausnahme. In folgendem Beitrag erfahren Sie mehr über die Folgen von KI für das Rechnungsmanagement: Die Zukunft des Rechnungsmanagements.

Warum wirksames Rechnungsmanagement wichtig ist

Ein wirksames Rechnungsmanagement ist der Grundpfeiler gesunder Unternehmensfinanzen und effizienter Betriebsabläufe – und ein optimiertes Rechnungsmanagement kann deutlich mehr als nur administrative Aufgaben erleichtern. Es kann Ihnen einen klaren und umfassenden Überblick über die Unternehmensfinanzen verschaffen, einen guten Cashflow gewährleisten und für die Einhaltung von globalen B2B-Vorgaben sorgen.

Cashflow-Management

Beim richtigen Rechnungsmanagement geht es nicht nur darum, Rechnungen zu erstellen, sondern auch um eine präzise Nachverfolgung von Zahlungen. Zahlungsverzug oder eine verzögerte Nachverfolgung kann den Cashflow unterbrechen und ein ungenaues Bild von der tatsächlichen Liquidität Ihres Unternehmens zeichnen. Schnelle, effiziente Prozesse und klare Transparenz versetzen die Buchhaltung in die Lage, strategische Entscheidungen für die Finanzplanung und konzernweite Mittelzuweisung zu treffen.

Compliance und Archivierung

Das Verschicken, Entgegennehmen und Dokumentieren von Rechnungen (und Finanzdaten generell) wird von Land zu Land unterschiedlich geregelt. Für Unternehmen, die weltweit vertreten sind, kann das Einhalten der verschiedenen Gesetze und Regulierungen eine große Herausforderung sein. Zu einem erfolgreichen Rechnungsmanagement gehören einwandfreie Datensätze und Audit Trails dazu, da sie die Einhaltung von Vorschriften und die Rechnungslegung erleichtern. Das Compliance-as-a-Service (CaaS)-Angebot von Coupa ist in seiner Art einzigartig und in die Coupa-Plattform integriert, um der Buchhaltung die Last der Compliance abzunehmen und Sicherheit zu geben.

Typische Herausforderungen im Rechnungsmanagement

Jedes Unternehmen arbeitet anders. In Sachen Rechnungsmanagement gibt es dennoch mehrere gemeinsame Herausforderungen.

Manuelle Verarbeitung und Fehler

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen verbraucht nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Diese können verspätete Zahlungen und Streitigkeiten mit Lieferanten nach sich ziehen und sich schlussendlich auch nachteilig auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Eine Umstellung auf Systeme für die Rechnungsautomatisierung kann diese Fehler deutlich reduzieren und den gesamten Rechnungsprozess optimieren. Zudem kann sich die Buchhaltung so auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Probleme des Anbieter- und Lieferantenmanagements

Lieferanten haben unterschiedliche Rechnungsformate und Zahlungs- und Verkaufsbedingungen. Konsistenz und Genauigkeit zu bewahren ist bei der Rechnungsverarbeitung also eine Herausforderung. Mit einer Software, die den Rechnungseingang, den Rechnungsabgleich und die Bezahlung automatisiert, kann sich Ihr Team darauf konzentrieren, bessere Verträge auszuhandeln und die Beziehungen zu Lieferanten zu stärken.

Zahlungsverzug

Verspätete Zahlungen sind für niemanden gut. Sie machen weder Ihre Lieferanten noch Ihre Chefetage glücklich. Sie können sogar Gebühren oder andere negative Folgen für Unternehmen nach sich ziehen. Das automatisierte Rechnungsmanagement optimiert den gesamten Prozess, sodass die Buchhaltung selbst große Rechnungsvolumen handhaben kann. Mithilfe der Rechnungssoftware werden Fehler – wie Abweichungen beim Rechnungsabgleich – früh erkannt. Stabile Genehmigungsketten sorgen dafür, dass die Teams rechtzeitig fundierte Entscheidung treffen und so das Risiko von Zahlungsverzögerungen minimieren können.

Moderne Lösungen für das Rechnungsmanagement

E-Invoicing bzw. die elektronische Rechnungsverarbeitung beinhaltet den Prozess des Sendens und Empfangens von Rechnungen im digitalen Format anstelle von Papierrechnungen. E-Invoicing hat zum Ziel, den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu optimieren und das Working-Capital-Management zu verbessern. E-Invoicing-Systeme werden häufig in Software für die Buchhaltung oder das Enterprise Resource Planning (ERP) integriert, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren sowie schnellere und genauere Finanztransaktionen zwischen Lieferanten zu erleichtern.

E-Invoicing kann mehrere Vorteile bieten wie beispielsweise Kosteneinsparungen, das Beseitigen von Lieferantenengpässen, eine schnellere Zahlungsabwicklung, weniger Betrugsvorfälle, mehr Transparenz und die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen.

Funktionen moderner Rechnungsmanagementsysteme

Moderne Systeme verfügen über Funktionen, die ein optimiertes Rechnungsmanagement ermöglichen:

1. Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Moderne Systeme automatisieren Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Zahlungsabwicklung, ersetzen manuelle Prozesse und reduzieren das Fehlerrisiko.
2. Einbindung in Finanzsysteme: Eine nahtlose Einbindung in Buchhaltungs- und ERP-Systeme gewährleisten Datenkonsistenz und -genauigkeit über alle Plattformen hinweg.
3. Nachverfolgung, Überwachung und Analyse von Daten in Echtzeit: Die Kreditorenbuchhaltung erhält dank konfigurierbarer Dashboards transparente Einblicke in Rechnungen, Zahlungsstatus und Key Performance Indicators (KPI).
4. Compliance: Integrierte Compliance-Funktionen gewährleisten die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und B2B-Vorgaben. Außerdem wird eine sachgemäße Archivierung und Transparenz im Rahmen von Rechnungsprüfungen unterstützt. Das Angebot von Coupa umfasst die integrierte Dienstleistung Compliance-as-a-Service (CaaS). Damit können Beschaffungsteams sicher sein, dass die sich laufend verändernden gesetzlichen Anforderungen und Verordnungen in allen Regionen der Welt eingehalten werden.
5. S2P (Source-to-Pay): Diese End-to-End-Beschaffungsfunktion beinhaltet die Rechnungsverarbeitung als Teil eines vollständigen, einheitlichen Prozesses – so erhalten Unternehmen mehr Kontrolle und einen besseren Überblick über ihre Ausgaben.
6. KI (künstliche Intelligenz): KI-Funktionen automatisieren die Datenextraktion, erkennen mögliche Betrugsfälle und liefern Unternehmen Einblicke, damit sie ihre Betriebsabläufe effizienter gestalten können.

Case Study: So hat Coupa die Beschaffung von Saga harmonisiert

Das in Kent ansässige Unternehmen Saga bietet verschiedene Produkte und Dienstleistungen für die Altersgruppe 50+. Dazu gehören Versicherungen, Urlaubs- und Finanzierungsangebote sowie die meistgekaufte Monatszeitschrift in Großbritannien.

Angesichts der verschiedenen Geschäftsmodelle, die bei Saga unter einem
Dach zusammenkommen, waren die komplexen Beschaffungs- und Buchhaltungsabläufe eine echte Herausforderung. Eine Vielzahl von Plattformen und Papierprozessen verursachten regelmäßig Zahlungsrückstände sowie zu viele Fehler wie abweichende Unterschriften auf Rechnungen. Außerdem war die Beziehung zu Lieferanten und internen Abteilungen angespannt. Dem Unternehmen war bewusst, dass die Abläufe vereinfacht werden mussten, und zwar schnell.

Schließlich entschied man sich, die Strategie der Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung mit der umfassenden, benutzerfreundlichen Plattform von Coupa zu vereinheitlichen. Voll automatisierte und digitalisierte Rechnungs- und Genehmigungsabläufe harmonisierten bei Saga die unternehmensweiten Beschaffungsverfahren.

Jetzt, da fast 90 % der Rechnungen für Betriebskosten und Marketing über Coupa abgewickelt werden, sind die Durchlaufzeiten um fast 70 % gesunken. Die Genehmigung von Zahlungsläufen ist etwa 98 % schneller.

Einführung eines Systems für das Rechnungsmanagement

Die Anforderungen des Unternehmens bewerten

Bewerten Sie zunächst die besonderen Herausforderungen, die das Rechnungsmanagement an Ihr Unternehmen stellt, ob manuelle Fehler oder Zahlungsrückstände. Durch die genaue Bestimmung der Herausforderungen können Sie die Lösung wirksam zuschneiden. Berücksichtigen Sie dabei auch die Größe und Komplexität Ihrer Rechnungsprozesse.

Die richtige Lösung auswählen

Setzen Sie bei der Auswahl eines Systems die Priorität auf wichtige Funktionen wie Automatisierung, Integration, Nachverfolgung in Echtzeit und Compliance. Die richtige Lösung wird sich nahtlos in die vorhandenen Systeme Ihres Unternehmens einfügen. So entstehen wenig Störungen und die Datenkonsistenz ist gewährleistet. Außerdem sollten Sie die Skalierbarkeit des Systems prüfen, um sicherzugehen, dass es das Unternehmenswachstum und die mit der Zeit wechselnden Anforderungen berücksichtigt.

Die Zukunft des Rechnungsmanagements

KI in der Rechnungsverarbeitung

Die Begeisterung für KI ist unbestritten, doch Wahrnehmung und Realität, d.h. die vermeintliche und tatsächliche Nutzung von KI in Unternehmen, liegen noch weit auseinander. Für die meisten bezieht sich „KI“ auf generative KI-Tools wie ChatGPT. Während bei der Weiterentwicklung der generativen KI weiter auf die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Wertschöpfung für Unternehmen gesetzt wird, steckt in der kollaborativen KI das Potenzial, Geschäftsprozesse wie das Rechnungsmanagement sofort zu verbessern.

Die Community.ai von Coupa aggregiert und anonymisiert beispielsweise Ausgabedaten von Kunden und gibt diese als datengestützte Benchmarks und Branchenstandards an Kunden weiter. Dies deckt verbesserungsfähige Bereiche und neue Chancen auf und zeigt Möglichkeiten für Kosteneinsparungen auf.

Die Bedeutung cloudbasierter Lösungen

Cloudbasierte Lösungen haben das Rechnungsmanagement revolutioniert: Sie sind von überall aus zugänglich, lassen sich skalieren und sind kostenwirksame Alternativen zu herkömmlichen System. Sie ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, optimieren Arbeitsabläufe und erleichtern die nahtlose Integration in andere Geschäftsanwendungen, was die Effizienz und Agilität der Rechnungsverarbeitung erhöht.

ERP-Systeme machen ihren Job gut. Allerdings sind sie auf interne Nutzer und Prozesse ausgelegt und greifen in der Regel zu kurz, wenn externe Nutzer wie Lieferanten und Anbieter angebunden werden sollen. Die cloudbasierten Lösungen für das Rechnungsmanagement von Coupa werden Ihr ERP nicht ersetzen. Sie werden es aber mit beispiellosen Funktionen erweitern und gleichzeitig die Nutzerakzeptanz steigern sowie einen breiten Zugang und eine leichte Implementierung ermöglichen.

Die Zukunft des Rechnungsmanagements

In der Welt des Rechnungsmanagements sorgt KI bereits für Aufruhr. Coupa Community.ai kann die Prozesse und Daten des Rechnungsmanagements analysieren und dem Unternehmen Verbesserungen vorschlagen. Beispielsweise kann die Community. ai empfehlen, einen Skonto in Anspruch zu nehmen oder das Unternehmen von einem Zweifach- auf einen Dreifachabgleich umzustellen, um die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen.

Gegenwärtig stecken viele Buchhaltungen noch in manuellen Prozessen fest. Mit der Automatisierung und KI werden sie ihren Schwerpunkt auf größere, wirkungsvollere Aufgaben legen können. Und vielleicht wird in der Zukunft sogar der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung über KI gesteuert! Die Teams können sich dann ausschließlich auf Dinge wie strategische Entscheidungen und maximale betriebliche Effizienz konzentrieren.

Wenn Sie bei der Rechnungsverarbeitung KI ins Spiel bringen, sollten Sie sich folgende Frage stellen: Welche Rolle soll KI für mein Unternehmen oder Team übernehmen? Was wollen wir damit erreichen? Unternehmen, die mit KI tiefere Einblicke in ihre Ausgaben gewinnen, können sich einen Vorsprung verschaffen und auf strategische Schachzüge konzentrieren, statt einfach nur Einsparungen hinterherzujagen.

So hilft Ihnen Coupa

Ein wirksames Rechnungsmanagement bewahrt einen klaren Überblick über die Finanzen, gewährleistet Compliance und steuert den Cashflow. Damit spielt es eine entscheidende Rolle für die betriebliche Effizienz eines jeden Unternehmens.

In einer sich rasch verändernden Geschäftswelt sind innovative Lösung für das Rechnungsmanagement nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Durch Automatisierung und KI können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse im großen Maßstab rationalisieren, Fehler oder betrügerische Handlungen einschränken und Vorschriften einhalten. Unternehmen, die diese Lösungen mit offenen Armen annehmen, halten nicht nur mit den Entwicklungen Schritt, sie verbessern auch ihre Finanzen und maximieren die betriebliche Effizienz – jetzt und auf lange Sicht.