Immersion dans la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

Comprendre la gestion du cycle de vie des contrats

Toute relation d’affaires repose sur des contrats. À la base de l’entreprise, les contrats déterminent les revenus, les dépenses, les workflows, les achats ainsi que la quasi-totalité des autres aspects opérationnels. En conséquence, le nombre de contrats à gérer augmente à mesure que l’entreprise se développe.

La gestion du cycle de vie des contrats, ou CLM pour Contract Lifecycle Management, fait référence aux processus qui rationalisent la création, la supervision et la gestion des contrats. Ces documents étant évolutifs, une mauvaise gestion peut exposer votre entreprise à des risques et des pertes significatives. Sans visibilité sur l’ensemble de vos contrats, dont le nombre peut atteindre plusieurs milliers, il est presque impossible de garantir une gestion efficace de chacun d’entre eux, à chaque étape de son cycle de vie, du projet à l’exécution en passant par l’analyse post-exécution.

Un système CLM vous permet d’optimiser ce processus. Il fournit des insights directement exploitables à chaque étape du processus contractuel tout en éliminant les blocages, améliorant la sécurité et limitant les risques d’erreur. Ainsi, plutôt que d’élaborer des projets de contrats pendant des jours ou des semaines et de perdre des opportunités de revenus du fait d’étapes importantes manquées, ou encore d’exposer malencontreusement votre entreprise au risque d’erreur, de non-conformité ou de non-respect des conditions, vous améliorez vos workflows et vos résultats financiers.

Principes de base du cycle de vie des contrats

Afin de prendre les meilleures décisions en matière de CLM, il est utile de comprendre avec précision comment se compose le cycle de vie d’un contrat. Cela va bien au-delà du simple processus de rédaction, de négociation et de signature. Lorsque vous considérez l’ensemble des étapes qui constituent le cycle de vie complet de vos contrats, vous êtres en mesure de tirer parti de toute leur valeur.

Pour générer cette valeur, l’établissement de chaque contrat doit reposer sur la mise en œuvre de neuf étapes essentielles, aussi anodines qu’elles puissent paraître. En suivant ces étapes, vous réduirez le risque d’établir des contrats à risque, vous éviterez que des contrats importants ne passent entre les mailles du filet et vous optimiserez la performance de vos contrats en augmentant la valeur globale de votre portefeuille.

Voici les neuf étapes d’un cycle de vie des contrats optimal.

1. Demande. En général, l’élaboration d’un contrat commence avec une demande émanant d’une personne ou d’un service spécifique, qui justifie la nécessité d’établir le contrat en question. Sans une approche rationalisée et cohérente, le risque d’aboutir à un accord non conforme ou à des conditions hasardeuses s’accroit. Une gestion du cycle de vie des contrats efficace débute par un processus de demande normalisé qui élimine ces risques et, dans un même temps, permet de recueillir auprès du demandeur les informations qui faciliteront l’ébauche du contrat.
2. Création. La création de contrats est également propice au risque. Bien que les contrats complexes soient souvent pris en charge par le service juridique de votre entreprise, ce processus peut s’étendre sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines, ce qui ralentit les négociations. Dans d’autres cas, des avocats peuvent être amenés à établir des contrats en utilisant comme modèle des documents existants, ou en regroupant des clauses issues d’autres contrats. Même si chacun utilise les mêmes versions, le fait d’adresser des brouillons annotés à de multiples parties prenantes augmente le risque d’erreur. Avec un système CLM, vos équipes ont la possibilité de se laisser guider par un assistant dédié à la création des contrats porposant des modèles, qui leur donne l’assurance que chaque contrat est rédigé de façon appropriée et, lorsque c’est possible, rapidement.
3. Approbation. Une fois rédigé, le contrat doit être approuvé. Sans un workflow centralisé et rationalisé, le processus d’approbation peut non seulement entraîner des retards, mais des modifications peuvent également êtres apportées ou des autorisations accordées, sans qu’une piste d’audit ne soit établie. Avec une solution CLM, certaines approbations peuvent être automatiquement intégrées dans les contrats conformes à des critères pré-approuvés. En outre, vous êtes assuré que les contrats ne sont approuvés qu’à condition de passer par les canaux adéquats et que tout changement ou approbation est rigoureusement consigné(e).
4. Négociation. Une solution CLM contribue à rationaliser le processus de négociation en fournissant des guides stratégiques qui contiennent les conditions à privilégier, des clauses types et des listes de diffusion. Lorsque tout est stocké et géré dans un seul et même endroit, il est beaucoup plus facile de visualiser les documents, de les comparer et de prendre connaissance des différentes annotations. Vous connaissez ainsi exactement tous les détails de la négociation.
5. Signature. Un système CLM simplifie le processus de signature et d’exécution des contrats. Grâce à la signature électronique, les parties au contrat reçoivent automatiquement une copie de leur accord qu’elles peuvent conserver.
6. Capture. Une fois les contrats signés, la solution CLM prend toute sa valeur. En effet, elle ne se contente pas d’archiver les documents, elle convertit leurs données en données structurées. Documents et données sont ensuite stockés de manière centralisée, pour un accès rapide et sécurisé.
7. Conformité. L’analyse des contrats pour identifier les risques et les opportunités n’est qu’une étape du processus. Il est également indispensable de s’assurer de la conformité à l’égard de toutes les obligations et conditions contractuelles, ainsi que des réglementations. Cela représente souvent un défi non négligeable lorsque vous avez des milliers de contrats à gérer, mais un système CLM peut vous simplifier la tâche. À travers le stockage centralisé de vos documents et la structuration universelle des données, une solution CLM permet de créer des alertes et des rappels personnalisés et détaillés, pour être notifié lorsqu’un critère prédéfini est rempli, notamment à l’approche d’une date de renouvellement.
8. Gestion. Le suivi des commandes, modifications, renouvellements, résiliations et objectifs de performance est un réel défi qui peut souvent être synonyme de perte de revenus et d’accroissement du risque. Une fois encore, la centralisation et la visibilité qu’offrent les plateformes CLM suppriment les aléas habituellement liés à la gestion des contrats grâce à un accès immédiat aux conditions et aux dates clés.
9. Optimisation. Enfin, le cycle de vie des contrats implique d’utiliser vos données pour optimiser la performance et l’efficacité. Une mise en correspondance continue entre votre portefeuille de contrats et vos performances opérationnelles est nécessaire afin de tirer le maximum de valeur de vos contrats. En déployant un système CLM, vous serez en mesure d’obtenir ces informations et d’identifier ainsi facilement vos axes d’amélioration.

Comment tirer pleinement parti de vos contrats

Plus votre entreprise gère de contrats, plus il est difficile d’en optimiser chaque étape du cycle de vie. L’analyse manuelle des contrats pour identifier les conditions non conformes peut, par exemple, prendre un temps considérable et générer des erreurs. La mise en œuvre d’une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats apporte une solution au problème en modifiant les processus à plusieurs niveaux :

• Collaboration et contrôle. La collaboration entre les équipes est un élément clé dans le processus contractuel. En ce sens, une plateforme CLM garantit une transparence totale tout en facilitant ce processus. Elle permet également un contrôle complet, grâce à des fonctionnalités telles que les pistes d’audit, la restriction de l’accès à des données et processus spécifiques ou encore la prise en charge complète de la conformité réglementaire.
• Organisation. Savez-vous où se trouvent tous vos contrats ? Sont-ils dispersés aux quatre coins de votre entreprise, rangés dans des classeurs ou stockés sur différents disques durs ? Est-ce que tous vos collaborateurs utilisent les mêmes bases de données ? Avec un système CLM, vos contrats sont organisés et cohérents. Ainsi, tout le monde sait où trouver des informations correctes et fiables.
• Analyse. Les analyses CLM ont une double finalité : localiser et analyser les conditions du contrat afin d’identifier et atténuer le risque d’une part et, d’autre part, analyser les processus pour rationaliser l’élaboration du contrat.
• Intégration. Une plateforme CLM puissante s’intègre parfaitement aux systèmes ERP, CRM, SRM et DPM déjà en place, permettant de partager et d’extraire les informations pour une meilleure visibilité sur les responsabilités, les relations et les risques opérationnels.

En définitive, la mise en place d’une plateforme CLM à l’échelle de l’entreprise vous aide à garantir que chaque étape du cycle de vie des contrats est respectée, et que toute personne impliquée dans le processus contractuel a une vision à 360 degrés sur l’ensemble des contrats et non pas uniquement sur la partie qui la concerne. Vous réduirez ainsi les coûts, augmenterez votre chiffre d’affaires, améliorerez la conformité et renforcerez la fiabilité du processus contractuel dans sa globalité ainsi que la visibilité sur le niveau de risque auquel votre entreprise est exposée. Pour en savoir plus, téléchargez le guide de Coupa sur la gestion du cycle de vie des contrats (disponible en anglais).