Transformation digitale et facturation électronique obligatoire, une opportunité à saisir pour les entreprises de toutes tailles

Depuis plusieurs années, la France suit le mouvement de la transformation digitale et accompagne les entreprises dans cette démarche progressive.

Parmi les mesures mises en place pour simplifier la fiscalité, préserver l’environnement et lutter contre la fraude, la loi de finances 2020 prévoit que l’émission de factures au format électronique sera progressivement rendue obligatoire. L'article 91 de la loi de finances pour 2024 a cependant fixé un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique pour les entreprises : dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire et dès le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

L’obligation d’accepter une facture électronique émise par un fournisseur s’impose quant à elle à toutes les entreprises françaises (quelle que soit leur taille) depuis le 1er janvier 2023.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages. Tout d’abord, son coût. Le saviez-vous ? 2,5 milliards de factures papier sont émises chaque année en France. Et pourtant, elle coûte en moyenne 10 fois* plus cher que la version électronique (*selon l’Inspection générale des finances). La dématérialisation des factures est donc un moyen de réaliser des économies significatives. Les factures électroniques sont en outre plus simples à gérer et moins chronophages. Elles permettent donc d’améliorer la productivité en optimisant le temps de travail.

Elles sont également plus écologiques, la production de papier couplée au traitement des envois produisant plus de gaz à effet de serre que leur version numérique.

Elles sont plus sécurisées et plus fiables : les factures électroniques favorisent la traçabilité des transactions, encouragent la bonne tenue de la comptabilité fournisseurs et garantissent la réception par le client. Elles facilitent ainsi le suivi des transactions et peuvent même être associées à des moyens de paiement innovants comme les cartes de paiement virtuelles.

La facture électronique représente donc une véritable opportunité pour les entreprises, celle de gagner en productivité et en qualité de traitement.

Concrètement, comment va-t-elle être mise en œuvre au sein des entreprises ?

L’anticipation est le maitre-mot pour l’intégrer correctement aux processus internes. Pour se faire, il sera indispensable d’utiliser une plateforme qui répond aux exigences de certification relatives à la transmission des factures électroniques.

Toute entreprise devra donc choisir un prestataire pour prendre en charge ses factures électroniques, émission et réception comprises. Une telle plateforme sera également nécessaire pour le reporting à destination de l’administration fiscale.

Comment la solution Coupa vous accompagne-t-elle dans cette démarche ?

Au travers de sa plateforme de Business Spend Management (BSM*), Coupa donne les moyens à votre service de comptabilité fournisseurs de traiter les factures électroniques de manière efficace, précise et rapide. Avec Coupa Invoicing, vous pouvez libérer votre équipe de comptabilité fournisseurs pour qu’elle apporte une valeur ajoutée stratégique à votre entreprise. Vous êtes ainsi en mesure d’éliminer les factures papier dans toute l’entreprise et de respecter vos obligations réglementaires.

Au-delà de la simple dématérialisation de factures numérisées, grâce à la solution Coupa, vous offrez aussi à vos fournisseurs la possibilité de dématérialiser l’ensemble de leurs factures à des fins fiscales. En effet, la solution Coupa peut être utilisée afin de créer et publier des factures électroniques au nom du fournisseur, des factures légalement et fiscalement conformes. Coupa crée ainsi la facture électronique originale pour le compte du fournisseur, dans un format PDF inaltérable. La facture générée par la solution Coupa devient alors le document officiel et fiscal original, et garantit l’authenticité, l’intégrité, le contenu et l’archivage des données.

Nos clients sont satisfaits ! Avec Coupa, l’adoption des utilisateurs est telle que 99 % des commandes sont électroniques — en aval du processus, 87,4 % des factures sont rapprochées au 1er essai et les retraitements ne représentent que 12,6 % des factures.

En conclusion, dans le cadre de la réforme, un accompagnement par un éditeur de solutions de gestion se révèle indispensable, dans la mesure où celui-ci maitrise le processus de création et de gestion des factures électroniques, et du traitement des données nécessaires au reporting. Il s’agit donc d’un partenaire clé pour la mise en conformité de votre entreprise.

*Le BSM, qu’est-ce que c’est ?

Le Business Spend Management est une technologie unique qui permet d’obtenir une vue unifiée sur toutes les dépenses d’entreprise (achats, sourcing, gestion des factures, paiements, contrats, fournisseurs). Mais ce n’est pas tout, le BSM consiste aussi à harmoniser un vaste éventail de processus dans le but d’optimiser la valeur pour l’ensemble de l’entreprise.