Solutions de BSM dans les entreprises internationales : les derniers insights des CIO
Toute entreprise de la nouvelle génération devrait pouvoir disposer d’une source unique et fiable de données métier. Cette approche est essentielle pour aborder une transformation digitale et devrait servir de base pour orienter l’efficacité de votre organisation.
Dans le contexte actuel, les entreprises sont connectées à l’échelle mondiale et évoluent constamment. Ainsi, vous devez être en mesure de rassembler des sources de données diverses dans un seul et même endroit, pour bénéficier d’insights exploitables et normalisés.
Vous pourriez être tenté de reléguer cet objectif au second plan, ou de le prendre en charge via un système ERP existant.
Toutefois, les solutions ERP internes ne sont pas forcément la réponse que vous attendez. Ce n’est pas parce qu’un système peut faire quelque chose qu’il est le meilleur moyen à adopter, et en particulier concernant les solutions de données, pour lesquelles vous devez considérer la valeur métier de l’application dans sa globalité. Dans les domaines cruciaux que sont la gestion de la supply chain, les achats, la finance et la trésorerie, il vous faut davantage : une plateforme dédiée au contrôle des dépenses.
Points à retenir :
- Une grande entreprise classique dispose de plusieurs systèmes ERP, plutôt que d’une seule instance globale. C’est souvent le résultat d’opérations de fusion et d’acquisition, de restrictions locales et autres complexités.
- Les solutions de BSM, telles que la plateforme Coupa, regroupent les données pour fournir des insights exploitables, basés sur l’ensemble des ERP.
- Les CIO ont besoin d’applications configurables nécessitant peu de maintenance pour remplacer leur système qui repose sur un code personnalisé coûteux.
- Ne sous-estimez pas vos responsables des achats. La collaboration entre les fonctions Achats et IT a plus de sens que vous ne l’imaginez.
La solution pour pallier la dépendance aux systèmes ERP ? Le BSM spécialisé
Classer les solutions BSM et ERP dans la même catégorie est une erreur courante. Il est vrai que les offres des éditeurs de systèmes ERP ont certains points communs avec celles des principaux fournisseurs de solutions de BSM. Cependant, les deux catégories sont nécessaires pour vous permettre de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité de vos processus de gestion des dépenses.
Mise au point sur les contrats internationaux
Lorsque vous négociez pour le compte d’une entreprise internationale, vous devez pouvoir vous appuyer à la fois sur des insights haute qualité et sur des données ultra-précises. Les outils de BSM vous apportent cette garantie. Prenons l’exemple de négociations avec un prestataire de solutions SaaS.
Il est assez courant que les mêmes fournisseurs utilisent des noms légèrement différents du fait de variations au sein des systèmes ERP, des langues utilisées ou des conventions régionales et subsidiaires. Cela peut déboucher sur des situations dans lesquelles vous négociez plusieurs contrats avec le même prestataire de services mondial.
Organiser vos données fournisseurs à l’aide d’une technologie BSM de pointe, configurable, peut parfois être l’opportunité de tirer parti de votre volume d’opérations mondial pour obtenir des réductions de coûts. Les plus gros contrats bénéficient souvent des meilleurs prix. A minima, vous pourriez réduire les ressources que votre organisation consacre à la conclusion et au maintien des contrats.
La plateforme de Coupa vous donne accès aux opportunités les plus intéressantes et vous apporte une visibilité complète sur l’ensemble de vos prestataires. Grâce à ces insights, vous êtes en mesure d’examiner dans le détail vos données BSM pour en tirer les éléments les plus convaincants et les inclure dans les négociations. Ainsi, vos contrats seront plus ciblés et les intérêts de votre entreprise mieux protégés.
Simplifier l’analyse
Autre fonctionnalité phare du BSM : le reporting. Il n’est pas rare que l’utilisation de plusieurs systèmes ERP donne lieu à des incohérences, et il se peut que vous n’en détectiez pas immédiatement les causes.
En revanche, avec une solution telle que la plateforme Coupa, vous bénéficiez d’une intégration à plusieurs instances d’ERP basée sur des API pour favoriser une croissance rapide, durable et efficace, et accélérer la prise de décisions.
Un système ERP pour gérer les approches fragmentées
Les solutions de BSM spécialisé réunissent les approches fragmentées à travers l’intégration des applications ERP. Cette alternative à un remplacement complet vous aide à répondre aux questions essentielles pour développer votre entreprise.
« Avons-nous déjà réalisé une transaction avec ce fournisseur ? Avons-nous un contrat en cours avec ce fournisseur ? Avons-nous un NDA avec ce fournisseur ? Ces informations ne sont pas accessibles avec la seule utilisation d’un système ERP du fait du niveau de fragmentation de ce dernier. » — David Berry, actuel Chief Information Officer chez Boardriders. Son expérience en tant que CIO couvre divers secteurs et inclut de nombreuses entreprises telles que Burger King, Lululemon et Bombardier Aerospace.
Néanmoins, regrouper les problématiques stratégiques des entreprises n’est pas suffisant. Vous devez également être à même d’organiser ces informations, de façon à les rendre compréhensibles et exploitables pour les personnes. C’est là que le BSM spécialisé prend tout son sens.
Réduire le coût de propriété des processus BSM et fluidifier les opérations de fusion-acquisition
Les solutions de BSM spécialisé sont l’un des moyens les plus efficaces pour réduire le coût total de propriété lié au contrôle des dépenses.
Elles permettent aussi de faciliter les fusions et acquisitions en simplifiant leur déroulement, en diminuant les coûts élevés et les retards récurrents qu’entraîne souvent ce type de procédure, en raison des intégrations et migrations de systèmes ERP. Ainsi, vous gagnez rapidement en visibilité sur l’ensemble de l’entreprise, tout en vous épargnant des migrations onéreuses et chronophages.
Ne sacrifiez pas vos ressources au profit de la gestion de votre système ERP
Étendre le rôle de votre système ERP peut amoindrir vos ressources. Si l’utilisation d’un système unique peut sembler tentante de prime abord, le BSM offre davantage de valeur pour les applications de gestion des dépenses.
Par ailleurs, en équipant les ERP d’indicateurs haute performance et d’événements transactionnels critiques, cette technologie met en avant tout le potentiel de ces systèmes. Avec un tel niveau d’intégration, vous êtes toujours en mesure de choisir l’outil le mieux adapté pour chaque application métier.
Ce qu’il faut retenir : une plateforme BSM est l’alliée indispensable pour gagner en visibilité et en contrôle sur vos dépenses. Son utilisation permet de réduire les coûts liés à la gestion des dépenses et d’améliorer l’efficacité opérationnelle dans l’ensemble de l’entreprise.
La configuration plutôt que la personnalisation, pour une culture IT plus performante
Les solutions logicielles ont beaucoup à offrir. Malheureusement, le besoin de concevoir et de personnaliser qui anime les ingénieurs se matérialise rarement en pratiques efficaces pour l’organisation, du point de vue de la direction informatique.
Une culture de la singularité par automatisme
Les services IT entretiennent souvent une culture de l’unicité en ce qui concerne les solutions technologiques. Les spécialistes du secteur aiment résoudre les problèmes, optimiser les services et développer la solution parfaite pour chaque application. Malgré tout, cela n’est pas nécessairement compatible avec de bonnes pratiques métier. Il est souvent plus pertinent d’avoir une solution facile à configurer et à déployer, plutôt qu’une solution à concevoir de zéro et à maintenir.
Abandonner cette culture de la personnalisation peut vous apporter une aide inestimable, par exemple, en vous donnant la possibilité de transférer des personnes d’un pays à l’autre sans avoir à les former à l’utilisation de systèmes ERP personnalisés en fonction d’une région ou d’un service spécifique.
Promouvoir le déploiement basé sur la configuration
En privilégiant une solution de BSM centrée sur la configuration, et non sur la personnalisation, est un choix stratégique pour atteindre les objectifs de la direction informatique. Vous éviterez ainsi de développer des processus et d’élaborer des rôles sur la base d’un code personnalisé bientôt obsolète.
« L’inconvénient avec la personnalisation, c’est qu’il faut la payer indéfiniment. À chaque mise à niveau, à chaque modification du système, vous devez vérifier que les personnalisations effectuées plusieurs années en arrière s’appliquent toujours et fonctionnent. » — David Berry, actuel Chief Information Officer chez Boardriders. Son expérience en tant que CIO couvre divers secteurs et inclut de nombreuses entreprises telles que Burger King, Lululemon et Bombardier Aerospace.
S’il vous semble nécessaire de concevoir et de maintenir un code personnalisé, vous n’allez pas dans la bonne direction. Il existe déjà des solutions rentables prises en charge par des équipes de spécialistes pour vous accompagner.
Les avantages des solutions SaaS
La question de la personnalisation nous amène aux solutions SaaS. L’un des avantages majeurs des solutions de BSM en mode SaaS, est qu’elles vous permettent d’obtenir des insights sans nécessiter une lourde configuration en amont. De cette façon, vous vous épargnez le fastidieux travail de codage lié aux fonctions d’analyse pour la comptabilité fournisseurs, la supply chain et les achats, dans un système fragmenté.
Une configuration simplifiée vous permet non seulement de réduire vos coûts pour accéder aux informations dont vous avez besoin, mais elle vous empêche également de dépendre d’un seul système ERP. En outre, vous éviterez l’erreur des coûts irrécupérables qui tend à impacter la prise de décisions cruciales concernant les prestataires.
Les solutions de BSM spécialisé, comme celle que propose Coupa, s’intègrent parfaitement à tout type de système ERP. Vous êtes donc libre de faire les bons choix pour l’avenir de votre entreprise, sans avoir à regarder en arrière.
Le système ERP unique de bout en bout, loin d’être la règle dans les entreprises internationales
Une seule solution pour gérer l’ensemble de vos ressources sur l’intégralité de votre chaîne de valeur, l’idée est attrayante, mais elle semble peu réaliste à ce niveau. C’est d’autant moins envisageable durant certaines périodes de croissance et, même s’il est mis en place, ce système est souvent difficile à maintenir.
De nombreuses raisons expliquent que les systèmes ERP et les résultats produits entraînent une certaine fragmentation à travers l’ensemble de l’entreprise. On peut notamment citer les exigences locales, les fusions et acquisitions impliquant des entreprises équipées de solutions ERP différentes, ainsi que les coûts prohibitifs qui excluent le remplacement de solutions moindres par le système de référence de votre entreprise.
L’effet dinosaure
La principale raison pour laquelle vous ne devriez pas vous appuyer sur la personnalisation logicielle est tout simplement que ces solutions sur mesure sont vouées à disparaître. Construire un système archaïque n’est pas une option à considérer.
« Il y a quelques années, j’ai eu l’occasion d’intervenir dans l’exécution d’un environnement en Europe et 50 % du code personnalisé créé était devenu obsolète cinq ans après. Cette opération a coûté 8 millions de dollars. Huit millions pour construire tout cela et, cinq ans plus tard, la moitié du travail est inexécutable. » — David Berry, actuel Chief Information Officer chez Boardriders. Son expérience en tant que CIO couvre divers secteurs et inclut de nombreuses entreprises telles que Burger King, Lululemon et Bombardier Aerospace.
Dans le secteur du développement logiciel, les événements de ce type se produisent environ tous les deux ans. Bien qu’il y ait des équipes spécialisées dont le rôle est d’anticiper cette tendance, si le BSM ne fait pas partie de vos services essentiels, il est plus judicieux de déployer une solution clé en main qui fournit également un service client conséquent.
Services Achats et IT : un partenariat stratégique
À l’évidence, les entreprises ont besoin d’avoir une vision d’ensemble sur leurs dépenses. En tant que leader dans le domaine des technologies de l’information, il est de votre responsabilité de mettre en place les outils appropriés.
Céder à la tentation de tout faire soi-même est une erreur répandue parmi les CIO. D’autres personnes dans votre organisation, notamment les spécialistes des achats, sont tout autant investies dans le domaine du BSM et probablement plus compétentes à certains égards, dans l’acquisition et la mise en œuvre de solutions.
Le BSM : un enjeu pour l’ensemble de l’entreprise
La première chose à prendre en compte est que la solution de BSM va faire partie intégrante du processus décisionnel de l’équipe dirigeante de votre organisation. Aussi, intégrer d’autres parties prenantes dans les phases initiales de ce processus n’est pas seulement la garantie d’obtenir la meilleure offre possible.
Une collaboration plurielle accélère également l’adoption et génère de nouvelles idées. Suscitez l’enthousiasme des principaux intervenants pour votre nouveau système, et vous aurez déjà surmonté bon nombre des difficultés de migration et d’intégration habituellement rencontrées par les entreprises.
À quelle fréquence vous arrive-t-il de conclure un accord pour une offre Oracle ou Microsoft ?
Lorsque vous vous intéressez à une étape précise de votre feuille de route, il est important de garder en tête que vous n’avez peut-être pas une vision complète de la situation. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les solutions SaaS.
« Je traite régulièrement avec des personnes convaincues que le fait d’avoir négocié un contrat il y a trois ans est suffisant pour répéter l’opération. Mais entre-temps, le marché s’est complètement transformé. » — David Berry, actuel Chief Information Officer chez Boardriders. Son expérience en tant que CIO couvre divers secteurs et inclut de nombreuses entreprises telles que Burger King, Lululemon et Bombardier Aerospace.
La principale responsabilité du CIO est de gérer efficacement les ressources IT. Il est absolument normal d’avoir certaines lacunes lorsqu’il est question de négocier avec des fournisseurs stratégiques.
Bien que vous soyez sans doute un bon négociateur, vous considérez-vous pour autant comme un expert ? À quelle fréquence concluez-vous un contrat avec un gros fournisseur ? Tous les trois ans ? Tous les cinq ans ? C’est là que la fonction Achats entre en jeu.
La valeur du spécialiste des achats dans le processus de négociations
Faire intervenir vos collaborateurs de la fonction Achats dans ce processus vous aide à combler votre manque de connaissances et de compétences. Négocier des contrats est leur métier. Ils savent établir des contacts, perfectionner leurs techniques de négociation, renforcer leur connaissance du marché et conclure les accords qui permettent à votre entreprise de prospérer.
En combinant votre compréhension opérationnelle précise des besoins d’informations de votre organisation avec leur connaissance fiable des services disponibles sur le marché, vous obtiendrez un véritable combo gagnant. Vous pouvez travailler ensemble pour trouver des solutions sécurisées qui feront toute la différence dans la façon d’obtenir des insights opérationnels dans l’entreprise.
Déléguer la prise de décisions pour de meilleurs résultats
Élaborer une pratique efficace à partir d’une collaboration complexe demande beaucoup de travail, et exige notamment de définir une structure claire.
La prise de décisions et la négociation de contrats sont des processus impliquant des étapes plus ou moins normalisées qui exigent un ensemble unique de compétences, de savoirs et d’expérience. Suivre une structure bien établie vous permet d’obtenir de meilleurs résultats tout en faisant gagner un temps précieux à vos équipes dirigeantes.
« Étape par étape, nous avons la responsabilité des décisions prises, au niveau où elles sont prises, mais dans la plupart des entreprises ça ne se passe pas ainsi. En général, les parties prenantes décident de la signature d’un contrat de plusieurs millions de dollars autour d’un verre. Et elles pensent conclure une excellente affaire. » — David Berry, actuel Chief Information Officer chez Boardriders. Son expérience en tant que CIO couvre divers secteurs et inclut de nombreuses entreprises telles que Burger King, Lululemon et Bombardier Aerospace.
Si vous pensez être la personne la plus compétente de votre entreprise pour négocier un contrat, alors prenez-en la responsabilité. En revanche, si ce n’est pas le cas, laissez la main à un autre service ou une autre personne.
Des opérations tactiques à la planification stratégique
Établir un processus pour la prise de décisions est un élément important. Néanmoins, les tactiques et les structures ont leurs limites lorsqu’il s’agit de systèmes d’information essentiels tels que votre solution ERP ou votre plateforme BSM.
En accordant trop d’attention aux détails opérationnels, vous pourriez passer à côté des opportunités les plus intéressantes pour votre entreprise. Par conséquent, il est primordial de vous appuyer sur des équipes regroupant différentes compétences, de vous ouvrir à de nouvelles façons d’appréhender les défis et d’utiliser les outils appropriés. N’oubliez pas de conserver une vue d’ensemble : vous cherchez à atteindre un objectif stratégique, et non à forcer l’intégration d’un processus spécifique dans une fonctionnalité.
Concrétiser l’adoption du BSM dans votre entreprise
Les solutions de BSM s’imposent de plus en plus parmi les principaux outils de gestion des entreprises, tout comme les systèmes CRM, ERP et HCM. La dépendance à votre système ERP peut être un facteur qui vous empêche d’avancer, contrairement à vos concurrents qui bénéficient d’une approche plus holistique et plus agile. Contactez-nous pour en savoir plus.
