Principes fondamentaux pour une gestion efficace du fonds de roulement
En tant que stratégie d’entreprise, la principale mission de la gestion du fonds de roulement est de garantir un fonctionnement optimal de la société, en augmentant la visibilité sur les actifs et les dettes. En surveillant ces facteurs en temps réel et de manière proactive, les entreprises mettent toutes les chances de leur côté pour s’assurer de disposer de la trésorerie nécessaire afin d’honorer leurs dettes et de couvrir les coûts opérationnels à court terme.
Qu’est-ce que la gestion du fonds de roulement ?
Le fonds de roulement, également appelé fonds de roulement net, est la différence entre les actifs courants d’une entreprise (la trésorerie, les factures, les stocks, etc.) et son passif à court terme (par exemple, la comptabilité fournisseurs). Le besoin en fonds de roulement correspond donc à la somme dont votre entreprise a besoin pour faire face à ses dépenses courantes. Son rôle ne se limite pas à évaluer les liquidités : il offre également des informations précieuses sur l’efficacité opérationnelle et sur la santé financière à court terme de l’entreprise.
Si une organisation a un fonds de roulement positif, elle dispose en théorie des fonds nécessaires pour réinvestir dans sa croissance. Si son fonds de roulement est négatif, la valeur du passif dépasse celle des actifs. À cause de cette situation, l’entreprise peut ne pas rembourser ses dettes à temps ou en intégralité.
La gestion du fonds de roulement met en évidence l’état de l’organisation le plus tôt possible. La direction peut ainsi protéger le fonctionnement et la réputation de l’entreprise. Par exemple, si la trésorerie va dans la mauvaise direction, la stratégie de gestion du fonds de roulement peut permettre d’identifier et de résoudre le problème avant qu’il ne prenne trop d’ampleur, en facilitant l’accès aux liquidités pour ne pas obliger l’entreprise à vendre des actifs ou à se restructurer.
Les facteurs d’influence sur le fonds de roulement
Toutes les entreprises sont créées de manière différente. Leurs besoins en fonds de roulement ne peuvent donc pas être identiques. Par conséquent, la gestion du fonds de roulement ne peut pas se résumer à une solution universelle. C’est uniquement à travers une bonne visibilité sur l’entreprise, son passé et ses valeurs que vous pourrez développer la stratégie la plus adaptée en fonction du contexte.
La taille de l’entreprise, sa structure et sa stratégie à long terme impactent les besoins du fonds de roulement. Ce dernier point est particulièrement important car les ressources financières sont cruciales lorsqu’il s’agit de tirer profit d’opportunités de croissance continue. Sans l’accès à un niveau approprié de trésorerie, les entreprises peuvent être en mesure d’identifier de telles opportunités, mais elles ne pourront probablement pas les exploiter.
En outre, les décisions antérieures d’une entreprise sont en lien direct avec le fonds de roulement actuel. Parmi elles, on trouve les types de produits et services proposés (et si les volumes de vente fluctuent de façon saisonnière ou pour d’autres raisons), le degré de compétitivité du marché, le nombre de concurrents, et même le niveau des taux d’intérêt disponibles.
Les bases de la gestion du fonds de roulement
Pourquoi la gestion du fonds de roulement est-elle si importante ? Tout simplement parce qu’elle crée un équilibre. Elle harmonise les fonctions essentielles de l’entreprise, telles que :
- Les liquidités
- Les créances commerciales
- Les dettes commerciales
- Le financement à court terme
- Les stocks
Grâce à cet équilibre, une entreprise a accès aux ressources dont elle a besoin pour fonctionner de manière optimale.
Les liquidités disponibles doivent toujours être suffisantes pour répondre aux besoins imprévus. Toutefois, un montant trop élevé d’argent disponible peut être synonyme de dépenses insuffisantes. C’est pourquoi les entreprises doivent toujours avoir des réserves financières pour les situations d’urgence, mais elles doivent également réinvestir chaque euro disponible pour stimuler leur développement.
La gestion de la dette (y compris la comptabilité fournisseurs) joue un rôle direct sur cet équilibre. L’objectif est toujours de disposer d’assez de liquidités pour A) maintenir les opérations courantes sans contraintes excessives et B) pouvoir répondre efficacement aux besoins imprévus. Si aucun plan n’est mis en place pour y parvenir, l’entreprise peut être exposée à des risques financiers inutiles.
Même le recours au crédit n’est pas si évident qu’on pourrait le penser. Les crédits doivent toujours être utilisés pour établir des relations commerciales saines avec les clients et les fournisseurs, mais pas au prix d’une collaboration de l’entreprise avec des partenaires dont la solvabilité est douteuse. Cela pourrait augmenter au-delà du raisonnable la tolérance au risque.
Enfin, la gestion des stocks joue un rôle capital car les entreprises doivent disposer de suffisamment de produits à vendre à leurs clients. Il en va de même pour les stocks de matières premières, dont la disponibilité doit être suffisante pour augmenter la production à certaines périodes de l’année lorsque la demande est plus forte, ou en cas de pic inattendu de la demande.
Cependant, une disponibilité importante des produits peut rapidement conduire à des niveaux de stocks excessifs. Les entreprises doivent donc faire face à des coûts pour le stockage des produits qu’elles ne peuvent pas vendre aussi vite que nécessaire. Cette situation engendre des frais généraux plus élevés, ce qui impacte la trésorerie. Selon le secteur, ces produits peuvent être déjà obsolètes et devenir très difficiles à écouler.
Le coût est par conséquent double pour les entreprises : elles gaspillent des ressources en fabriquant des produits qui ne se vendent pas et elles sont confrontées à des coûts de stockage incompressibles.
La gestion du fonds de roulement évite ces problèmes et permet aux entreprises de trouver le juste équilibre entre leurs besoins d’aujourd’hui et leurs exigences de demain, mais également d’effectuer une planification proactive pour l’avenir.
Supposons que vous souhaitiez lancer un nouveau produit ou vous développer sur un nouveau marché. Vous avez identifié une opportunité avec peu de concurrence et vous devez agir rapidement. Naturellement, l’investissement est important et va réduire votre trésorerie. Sans un plan opérationnel de gestion du fonds de roulement, vous ne serez peut-être pas en mesure de profiter de cette opportunité, qui vous échappera au profit de quelqu’un d’autre. C’est une situation peu enviable dans laquelle aucun dirigeant d’entreprise ne souhaite se retrouver.
Bonnes pratiques de la gestion du fonds de roulement
La gestion du fonds de roulement s’intéresse de près aux caractéristiques à court terme de votre entreprise, mais les principaux avantages qu’elle propose garantiront votre réussite à long terme. Si toutes les ressources disponibles sont utilisées le plus efficacement possible, les bénéfices et la rentabilité de l’entreprise augmentent considérablement.
Pour une gestion efficace du fonds de roulement, vous devez examiner attentivement la stabilité actuelle de votre entreprise et savoir qui sont vos clients. Sans des connaissances approfondies sur les indicateurs clés de performances et les objectifs à long terme de votre entreprise, vous ne serez pas en mesure de mettre en œuvre le plan nécessaire à une gestion efficace et pérenne de votre fonds de roulement.
Les entreprises doivent toujours chercher à optimiser le fonds de roulement. Pour ce faire, voici deux méthodes importantes :
- Les remises pour paiement anticipé : vous payez vos fournisseurs plus tôt en échange d’une réduction du prix
- La compensation multilatérale : un accord permettant de regrouper les paiements à traiter plutôt que de les régler séparément.
D’autres facteurs à considérer incluent les coûts salariaux, la rapidité avec laquelle une entreprise paie ses fournisseurs et la rapidité avec laquelle les clients paient leurs factures.
Les entreprises souhaitent également exploiter une plateforme de Business Spend Management (BSM) plus puissante pour mieux regrouper leurs processus de gestion des achats, des factures et des dépenses. En rationalisant ces domaines clés au sein d’un seul système, les entreprises peuvent obtenir une visibilité totale sur leurs dépenses et leur fonds de roulement et mieux les contrôler.
La plateforme de Business Spend Management très flexible de Coupa propose des fonctionnalités BSM de bout en bout pour intégrer la technologie la plus performante aux processus dédiés aux achats, aux finances et à la trésorerie. Avec plus de 10 millions d’options de configuration ainsi que des centaines d’API et des capacités de création de workflows, cette plateforme permet aux entreprises de concevoir un processus unique pour assurer le besoin en fonds de roulement et sa gestion. L’architecture ouverte et l’intégration simple leur donnent aussi la possibilité de déployer la plateforme rapidement, favorisant une gestion des dépenses rapide, directe et sécurisée.
Mais avant que la question de la technologie ne se pose, les entreprises doivent d’abord élaborer des processus adaptés de gestion du changement. Elles peuvent ainsi éliminer les silos, unifier leurs processus et leurs équipes peuvent collaborer plus intelligemment. Une visibilité et un contrôle du sourcing au règlement sont nécessaires pour optimiser le fonds de roulement. Vous les obtiendrez grâce à la collaboration entre les équipes et à l’accès aux nouvelles technologies.
La gestion du fonds de roulement est un processus stratégique qui aborde l’efficacité sous plusieurs angles. Les entreprises peuvent l’utiliser pour vérifier qu’elles disposent de liquidités suffisantes afin de couvrir leurs dépenses et leurs dettes et pour réduire considérablement les coûts indirects d’investissement dans le fonds de roulement. Pour la plupart des entreprises, la gestion du fonds de roulement constitue également une stratégie viable pour optimiser le ROI dans des actifs à long terme. C’est peut-être l’avantage le plus important de tous.
