Die IT als Motor für Veränderungen und Einsparungen

Die letzten 12 Monate waren ein echter Stresstest für IT-Teams. Peter Truman, Director of Global Technical Architecture bei Coupa, zieht eine positive Bilanz aus einem schwierigen Jahr und erläutert, wie IT-Teams Unternehmen mit den richtigen Tools dabei unterstützen können, die IT-Kosten zu reduzieren.

Seit vielen Jahren ist es Aufgabe der IT, den richtigen Personen die richtigen Anwendungen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Genau dafür ist sie da. Doch auch an den IT-Abteilungen gehen Budgetdruck und Personalmangel nicht spurlos vorbei. Und so sieht sich die IT gezwungen, manchmal eine Lösung zu wählen, die zwar gut genug, aber eben nicht optimal ist.

Doch das ändert sich gerade. Auf den Unternehmen lastet ein enormer Druck, sich besser aufzustellen, um angesichts einer unsicheren Zukunft schneller aus der Pandemiephase herauszukommen. Das hat viele dazu bewegt, neue Tools und Konzepte zu berücksichtigen, und zwar nicht nur in der IT. Es setzt sich die Erkenntnis durch, dass es auf die „richtigen“ Tools ankommt. Warum? Weil Unternehmen darauf angewiesen sind, dass ihre Beschäftigten so produktiv wie möglich sind.

Ausgaben steuern und Geld sparen

In kaum einem anderen Bereich zeigt sich dies so deutlich wie in der Beschaffung. Hier ging es in den letzten 12 Monaten primär darum, die Kosten deutlich zu optimieren und den Betrieb in den Lieferketten trotz Störungen weiterhin aufrechtzuerhalten. Daran wird sich auch in Zukunft wenig ändern.

Die richtigen Tools dafür sind entscheidend. Doch wir wissen, dass es gerade hier häufig Probleme gibt, insbesondere in Abteilungen, die ergänzende Beschaffungsmodule ihres ERP-Systems einsetzen.

Das soll nicht heißen, dass ERPs nicht erfolgsrelevant sind oder dass manche in der Beschaffung sie nicht gerne nutzen. Ganz im Gegenteil. Aus IT-Sicht sind diese Module häufig kostenlos verfügbar, und oftmals wird davon ausgegangen, dass der Support einer einzelnen Plattform (was aber die wenigsten wirklich sind) einfacher zu handhaben ist als der für mehrere Lösungen.

Ist das ERP-Tool dieser Aufgabe gewachsen?

Die Probleme beginnen, wenn die Module nicht die Funktionen bieten, die die Beschaffung braucht. Oder wenn es keinen geeigneten Plan gibt, um das Tool entsprechend zu erweitern. Die Lösungen müssen agil genug sein, um mit neuen Lieferanten, neuen Regeln und Vorschriften, neuen Beschäftigten, neuen Sicherheitsrisiken und neuen Technologien Schritt zu halten.

Doch die meisten älteren ERP-Systeme wurden eher für das Back-Office entwickelt. Sie sind oft enorm komplex und wenig benutzerfreundlich, gerade wenn es um die Beschaffung geht. Sie sind auf jeden Fall nicht für Beschäftigte im ganzen Unternehmen ausgelegt, die schnell, einfach und sicher Waren beschaffen und Ausgaben verwalten wollen. Es verwundert darum kaum, dass die Akzeptanz der Systeme (und damit auch die erzielte Rendite) eher gering ausfällt. Doch wenn alle Geld sparen wollen und sollen, ist es ein ziemliches Problem, wenn es nicht möglich ist, Ausgaben unternehmensübergreifend effektiv zu ermitteln und zu verwalten.

Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie arrangieren sich mit der Lösung, die Sie haben, oder Sie machen es wie viele andere Unternehmen und sehen sich nach einem speziellen Tool um.

Höheres Risiko oder Arbeitserleichterung?

Doch es gibt noch einen weiteren Aspekt zu bedenken. Auch bei den IT-Budgets sieht es nicht unbedingt rosig aus, und es fehlen zudem Personalkapazitäten. Warum also sollten Sie das Risiko eingehen, eine neue Lösung einzuführen?

Eine durchaus berechtigte Frage – mit einer einfachen Antwort: Sie könnten sich das Leben damit enorm erleichtern. Denn eine dedizierte Lösung für das Ausgabenmanagement kann nicht nur der Beschaffung und dem Unternehmen insgesamt einen potenziellen Mehrwert bieten, sondern auch erhebliche Vorteile für die IT-Abteilung bringen.

Im Artikel „Hält Ihr ERP-System bei den Anforderungen der Beschaffung mit?“ gehen wir etwas ausführlicher auf die Vorteile für die IT ein. Diese Punkte sollten Sie aber auf jeden Fall vorab berücksichtigen:

• Ein einzelner Anbieter ist nicht mit einer einzelnen, einheitlichen Lösung gleichzusetzen. Die IT muss in der Regel mehrere Module und Anwendungen eines Anbieters integrieren, die oftmals instabil sind oder ausfallen. All das kostet viel Arbeitskapazitäten.
• Für die Verwaltung und Aktualisierung benutzerdefinierter ERP-Module sind Sie meist auf Unterstützung durch teure Beratungsfirmen angewiesen (und zwar auch bei nur minimalen Änderungen). Je mehr Änderungen nötig sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass dabei etwas schiefläuft.
• Eine schlechte Nutzererfahrung hat ihren Preis: geringe Akzeptanz, eine schlechte Ausnutzung der verfügbaren Lizenzen und dadurch letztendlich eine schlechte Rendite. In den meisten Fällen liegt die Nutzerakzeptanz bei ERP-Modulen großer Marken bei nur 30 bis 40 %.

Argumente für Coupa

Was Salesforce bei den CRM-Systemen oder Workday im HCM-Sektor ist, das ist Coupa, wenn es um Business Spend Management geht. Die moderne, benutzerfreundliche Coupa-Plattform lässt sich leicht implementieren und nutzt Einblicke und Einsparmöglichkeiten einer Community von mehr als 1.400 Kunden. Coupa wurde von wichtigen Analysten wie Gartner, Forrester und IDC als führende Plattform im BSM-Bereich ausgezeichnet.

Die Coupa-Plattform bietet zahlreiche Vorteile für die IT, etwa die unkomplizierte Integration, die schnelle Implementierung und die problemlose Verwaltung. Und sie weist die höchsten Akzeptanzwerte auf dem Markt auf. Sie gewinnen damit also in jeder Hinsicht, erreichen eine höhere Rendite und bringen Ihre digitale Transformation voran.

Es geht nicht darum, geschäftsrelevante Systeme loszuwerden. Das Ziel ist, die besten Tools für eine Aufgabe einzusetzen und Ihr aktuelles ERP-System da zu verbessern, wo es derzeit nicht mithalten kann.

Die IT ist als Teamplayer bekannt. Dedizierte Tools wie Coupa helfen der IT dabei, die Anforderungen der User in den Mittelpunkt zu stellen, den Supportaufwand zu reduzieren und das Unternehmen bei drastischen Kostensenkungen zu unterstützen. Und davon profitieren letztendlich alle.