Einblicke für CIOs: Die Rolle dedizierter BSM-Systeme in globalen Unternehmen

In jedem modernen Unternehmen sollte es eine zentrale Quelle für Geschäftsdaten geben. Dieser Ansatz ist entscheidend für die digitale Transformation und Teil des Fundaments, an dem Ihr Unternehmen seine Bemühungen um Effizienz ausrichten sollte.

Moderne Unternehmen sind global vernetzt und ständigen Veränderungen unterworfen. Das macht es erforderlich, heterogene Datenquellen an einem einzigen Ort zu bündeln, um daraus fundierte und relevante Erkenntnisse abzuleiten. 

Der Gedanke, dass sich dieses Ziel auch nachträglich irgendwie umsetzen lässt oder dass das über ein bestehendes ERP-System machbar ist, ist sicherlich verlockend. 

Doch interne ERP-Services helfen Ihnen hier möglicherweise nicht weiter. Nur, weil ein ERP-System dieses oder jenes kann, heißt das nicht, dass es auch die beste Wahl ist. Vor allem bei datenorientierten Lösungen sollten Sie den gesamten Geschäftswert der Anwendung berücksichtigen. Gerade in den kritischen Bereichen Supply Chain Management, Beschaffung, Finanzen und Treasury brauchen Sie mehr, nämlich eine speziell entwickelte Plattform für das Business Spend Management (BSM).

Das sollten Sie als CIO wissen:

• Ein großes Durchnittsunternehmen verwendet statt einer einzigen globalen Lösung in der Regel mehrere ERP-Systeme. Oft ist dieses Durcheinander aus unterschiedlichen Tools auf Fusionen und Übernahmen, lokale Einschränkungen und andere komplexe Strukturen zurückzuführen.
• BSM-Lösungen wie Coupa fassen Daten zusammen, um daraus relevante und ERP-übergreifende Einblicke abzuleiten.
• IT-Verantwortliche benötigen konfigurierbare Anwendungen mit niedrigem Wartungsaufwand, die teuren kundenspezifischen Code ersetzen.
• Ignorieren Sie Ihre Beschaffungsteams nicht. Eine gute Partnerschaft zwischen Beschaffung und IT ist nützlicher, als Sie vielleicht denken.

Ein dediziertes BSM-Tool statt übermäßige Abhängigkeit von ERPs

BSM und ERP werden häufig zu Unrecht derselben Gruppe zugeordnet. Natürlich haben ERP-Anbieter Produktfunktionen, die sich mit denen führender BSM-Anbieter überschneiden. Sie brauchen aber beide Systeme, wenn Sie Kosten senken und Ihre Ausgabenprozesse effizienter aufstellen wollen.

Globale Deals im Fokus 

Wenn Sie im Auftrag eines internationalen Unternehmens verhandeln, brauchen Sie relevante Einblicke und extrem präzise Daten. Beides erhalten Sie mit BSM-Tools. Sehen wir uns als Beispiel die Verhandlungen mit einem SaaS-Anbieter (Software-as-a-Service) an.

Unternehmen haben relativ häufig mit ein und demselben Lieferanten zu tun, auch wenn der Name leicht abweicht. Grund hierfür sind unterschiedliche ERP-Systeme, Sprachen oder in den Regionen und Tochtergesellschaften getroffene Vereinbarungen. So kann es vorkommen, dass mit einem weltweiten Dienstleister viele verschiedene Verträge ausgehandelt werden.

Wenn Sie Ihre Lieferantendaten in einer konfigurierbaren und innovativen BSM-Lösung verwalten, können Sie möglicherweise die globale Reichweite Ihrer Geschäftstätigkeit geschickt nutzen, um Kosten zu sparen — je größer der Deal, desto besser in der Regel die Preise. Immerhin könnten Sie so die Ressourcen einsparen, die sonst nötig wären, um Geschäftsabschlüsse zu erzielen und aufrechtzuerhalten.

Die leistungsstarke Coupa-Plattform zeigt Ihnen einige der interessantesten Möglichkeiten auf und bietet vollständige Transparenz über sämtliche Lieferanten. So können Sie Ihre BSM-Daten nutzen, um am Verhandlungstisch mit stichhaltigen Argumenten zu überzeugen. Auf diese Weise verlieren Sie nicht den Fokus und wahren die Interessen Ihres Unternehmens.

Analysen vereinfachen

Auch beim Reporting überzeugen BSM-Tools. Bei mehreren ERP-Systemen kommt es häufig zu Inkonsistenzen, deren Ursache aber nicht immer sofort erkennbar ist. 

Lösungen wie Coupa bieten hingegen eine einmalige API-gestützte Integration über mehrere ERP-Instanzen hinweg. Und schaffen damit die Grundlage für eine nachhaltige, wirksame Beschleunigung des Wachstums und kurze Entscheidungswege.

Fragmentierte Ansichten mit ERP-Systemen

Speziell entwickelte BSM-Lösungen, die in ein ERP-System integriert werden, führen einzelne Fragmente zu einem Gesamtbild zusammen. Anstatt das ERP vollständig zu ersetzen, zeigen sie Wege auf, wie Sie Ihrem Unternehmen zu Wachstum verhelfen können.

„Hatte ich schon einmal mit diesem Lieferanten zu tun? Gibt es schon einen Vertrag? Hat der Lieferant überhaupt eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben? Genau diese Informationen fehlen in einem ERP-System, da es einfach zu fragmentiert ist.“ — David Berry, Chief Information Officer bei Boardriders. Früher u. a bei Burger King, Lululemon und Bombardier Aerospace als CIO tätig.

Es reicht nicht aus, wichtige unternehmerische Fragen an einem Ort zu bündeln. Man muss die Daten und Informationen auch so aufbereiten können, dass man sie versteht und umsetzen kann. Genau das macht eine dedizierte BSM-Lösung.

Weniger Betriebskosten für BSM-Prozesse und optimierte Fusionen und Übernahmen

Die Gesamtbetriebskosten für die Verwaltung von Geschäftsausgaben lassen sich am besten über eine speziell entwickelte BSM-Software senken. 

BSM-Lösungen können aber auch Fusionen und Übernahmen erleichtern und die dafür anfallenden Kosten reduzieren. Diese sind oft mit hohen Belastungen und Verzögerungen verbunden, die durch ERP-Integrationen und Migrationen entstehen. BSM bietet Ihnen hingegen einen schnellen Überblick über das eingegliederte Unternehmen, und zwar ganz ohne kostspielige und zeitraubende Migrationen.

Überlassen Sie Ihre Ressourcen nicht dem ERP-Management

Wenn Sie die Rolle des ERP ausbauen, kann dies Ihre Ressourcen aufzehren. Es mag zunächst verlockend erscheinen, sich auf ein einziges System zu verlassen. Doch für das Ausgabenmanagement bietet BSM einen größeren Geschäftsnutzen. 

BSM liefert der Ressourcenplanung darüber hinaus leistungsstarke Kennzahlen und kritische Geschäftsvorfälle. Das ERP-System kann sich also auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Mit einer Integration dieser Art können Sie für jede Geschäftsanwendung jederzeit das beste Tool auswählen.

Unterm Strich heißt das: Eine BSM-Software ist die richtige Lösung, wenn Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre Ausgaben erhalten wollen. Der Einsatz solcher Lösungen führt oft zu Kostensenkungen beim Ausgabenmanagement und mehr Effizienz im gesamten Unternehmen.

Das Rezept für eine effiziente IT: Konfigurieren statt individuell anpassen

Software hat viele positive Seiten. Doch auf CIO-Ebene führt der Drang von Ingenieuren, Software zu entwickeln und individuell anzupassen, leider selten zu einer effizienten betrieblichen Praxis.

Individualität aus Gewohnheit

Wenn es um technische Lösungen geht, pflegen IT-Abteilungen oft eine Kultur der Individualität. Techniker lösen gerne Probleme, optimieren Services und bauen perfekte Lösungen für jede Anwendung. Der Haken daran? All das führt nur selten zu guten Abläufen im Unternehmen. Eine Lösung, die sich leicht konfigurieren und implementieren lässt, ist in der Regel mehr wert, als eine, die von Grund auf neu entwickelt und gepflegt werden muss.

Wenn Sie dieser Tradition individuell angepasster Lösungen den Rücken kehren, werden Sie in ungeahnter Weise profitieren. Etwa, wenn Sie Beschäftigte in andere Länder versetzen müssen, denn das geht dann ganz ohne erneute Schulung im Umgang mit einer regionalen oder abteilungsspezifisch angepassten ERP-Software.

Softwareimplementierung durch Konfiguration forcieren

Eine BSM-Lösung, die auf Konfiguration statt Anpassung setzt, hilft Ihnen, die Kernziele Ihrer Abteilung zu erreichen. Und Sie vermeiden so, Prozesse und Rollen aufzusetzen, die auf kundenspezifischen Code ausgerichtet sind, der schon bald überholt ist.

„Die Kehrseite kundenspezifischer Software: Die Kosten nehmen kein Ende. Bei jedem Upgrade — bei jeder Änderung am System — müssen Sie erneut Hand anlegen und sicherstellen, dass Anpassungen von vor fünf Jahren immer noch benötigt werden und funktionieren.“ — David Berry, Chief Information Officer von Boardriders. Früher u. a bei Burger King, Lululemon und Bombardier Aerospace als CIO tätig.

Wenn Sie glauben, es bestehe Bedarf an der Entwicklung und Pflege von kundenspezifischem Code, dann liegen Sie falsch. Denn es gibt auf dem Markt bereits kostengünstige Lösungen, um die sich ganze Teams von Spezialisten kümmern.

Die Vorteile von SaaS

Das Thema Anpassbarkeit führt uns zu SaaS-Lösungen. Einer der größten Vorteile von BSM-Lösungen als Software-as-a-Service (SaaS) ist, dass sie Ihnen mit wenig Aufwand Erkenntnisse liefern. Es ist also gar nicht nötig, gängige Analysefunktionen für Kreditorenbuchhaltung, Supply Chain und Beschaffung in ein fragmentiertes System hartzukodieren.

Eine einfachere Konfiguration senkt nicht nur die Kosten für die Beschaffung der benötigten Informationen und Daten, sondern macht Sie auch unabhängig von einer einzelnen ERP-Lösung. Zudem lassen sich damit Fehleinschätzungen zu versunkenen Kosten vermeiden, die wichtige Entscheidungen über Upgrades oder Migrationen von Anbietern oftmals erschweren.

Eine dedizierte BSM-Software wie Coupa fügt sich gut in beliebige ERP-Systeme ein. So haben Sie den nötigen Spielraum, um die richtigen Entscheidungen für die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen — und müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie durch frühere Entscheidungen ausgebremst werden.

Ein einheitliches ERP-System? In globalen Unternehmen eher eine Seltenheit.

Ja, es wäre schön, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine einzige einheitliche ERP-Lösung nutzen könnten. Aber diese Idee wird sich kaum umsetzen lassen.  Gerade in bestimmten Wachstumsphasen ist es noch unwahrscheinlicher, und Lösungen dieser Art sind oft schwierig längerfristig einzusetzen.

Die Gründe für fragmentierte ERP-Systeme und unterschiedliche Ergebnisse in Unternehmen sind zahlreich: Hier spielen Aspekte wie lokale Anforderungen, Firmenübernahmen oder Fusionen mit Unternehmen, die andere ERP-Lösungen nutzen, sowie unverhältnismäßig hohe Kosten für den Ersatz kleinerer ERP-Implementierungen durch den globalen Standard Ihres Unternehmens eine Rolle.

Der Dinosauriereffekt

Der Hauptgrund, der gegen kundenspezifische Software spricht: Maßgeschneiderte Softwarelösungen sterben aus. Und Sie wollen doch keinen Dinosaurier erschaffen.

„Vor einigen Jahren habe ich eine Umgebung in Europa getestet, und schon fünf Jahre nach der Entwicklung wurden 50 % des unternehmensspezifischen Codes nicht mehr ausgeführt. Das Ganze kostete acht Millionen. Entwicklungskosten von acht Millionen und nur fünf Jahre später wurden 50 % des Codes nicht mehr gebraucht.“ — David Berry, Chief Information Officer von Boardriders. Früher u. a bei Burger King, Lululemon und Bombardier Aerospace als CIO tätig.

Dass Anwendungen nicht mehr aktuell sind und aussterben, kommt in der Softwareentwicklung alle paar Jahre vor. Es gibt zwar da draußen Teams, die versuchen, diesem Trend einen Schritt voraus zu sein, aber wenn BSM-Software nicht zu Ihren Kerndiensten gehört, ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich nach einer vorkonfigurierten Lösung mit gutem Kundensupport umzusehen. 

Strategische Partnerschaft zwischen Beschaffung und IT

Unternehmen brauchen ganz klar einen Gesamtüberblick über Ihre Geschäftsausgaben. Und als IT-Chef ist es Ihre Aufgaben, Tools dafür bereitzustellen.

Einer der größten Fehler von CIOs ist es, alles selber machen zu wollen. Doch es gibt in Ihrem Unternehmen noch ein anderes Team, das sich genauso für BSM engagiert, und zwar die Beschaffung. Und dieses Team beherrscht bestimmte Aspekte der Anschaffung und Implementierung von Lösungen zweifellos besser als Sie.

BSM tangiert das ganze Unternehmen

Machen Sie sich als Erstes bewusst, dass die BSM-Software künftig fester Bestandteil der Entscheidungsprozesse aller Führungsteams im Unternehmen sein wird. Wenn Sie in der Anfangsphase weitere Stakeholder einbeziehen, geht es dabei um mehr, als nur den besten Deal herauszuholen. 

Eine umfassende Zusammenarbeit beschleunigt auch die Akzeptanz und sorgt für neue Ideen. Begeistern Sie wichtige Entscheider für Ihr neues System. Damit haben Sie viele der üblichen Schwierigkeiten bei der Migration und Integration bereits gemeistert.

Wie oft machen Sie Geschäfte mit Oracle oder Microsoft?

Eines sollten Sie unbedingt bedenken: Wenn Sie nur einen bestimmten Ausschnitt Ihres Aktionsplans betrachten, verlieren Sie leicht das Gesamtbild aus den Augen. Das trifft besonders auf SaaS-Geschäftslösungen zu.

„Ich habe mit Menschen zu tun, die vor drei Jahren Verhandlungen geführt haben und deshalb glauben, sie wüssten genau, wie sie das noch einmal schaffen. Doch der Markt ist heute ein völlig anderer.“ — David Berry, Chief Information Officer von Boardriders. Früher u. a bei Burger King, Lululemon und Bombardier Aerospace als CIO tätig.

Die Hauptaufgabe eines CIO besteht im effizienten Management der IT-Ressourcen. Es ist also völlig normal, wenn IT-Verantwortliche bei Verhandlungen mit strategischen Lieferanten nicht alles wissen. 

Auch wenn Sie gut im Verhandeln sind, würden Sie sich wirklich als Experten bezeichnen? Wie oft schließen Sie Deals mit einem großen Anbieter ab? Alle drei — oder vielleicht alle fünf Jahre? Genau hier kommt die Beschaffung ins Spiel.

Beschaffungsexperten am Verhandlungstisch – ein Gewinn für alle

Beziehen Sie Einkäufer in die Verhandlungen ein, um fehlende Fähigkeiten und Wissenslücken auszugleichen. Geschäftsabschlüsse sind ihr Arbeitsalltag. Sie knüpfen laufend Kontakte, perfektionieren ihr Verhandlungsgeschick, haben umfassendes Marktwissen und schließen Verträge ab, die Ihr Unternehmen weiterbringen.

Wenn Sie Ihr Know-how zum Informationsbedarf Ihres Unternehmens mit der Expertise der Beschaffung in Bezug auf die am Markt verfügbaren Dienstleistungen kombinieren, sind Sie auf dem richtigen Weg. Sichern Sie sich gemeinsam Lösungen, die einen echten Unterschied machen, wenn es darum geht, praktische Einblicke in das gesamte Unternehmen zu erhalten.

Bessere Ergebnisse durch klare Verantwortlichkeiten bei Entscheidungen

Doch es ist aufwändig, eine solch umfassende Zusammenarbeit in die Praxis umzusetzen. Es erfordert unter anderem eine klare Struktur.

Entscheidungen treffen und Geschäfte abschließen – das sind Prozesse. Sie bestehen mehr oder weniger aus Standardschritten, die jeweils eine einzigartige Kombination aus Kompetenzen, Wissen und Erfahrung erfordern. Mit einer klaren Struktur erzielen Sie optimale Ergebnisse und ersparen ihren Führungsteams wertvolle Zeit.

„Wir haben für die einzelnen Entscheidungsstufen Verantwortungen festgelegt – in vielen Unternehmen gibt es das nicht. Dort trifft man sich einfach mit irgendjemanden zu einem Bier und glaubt, so einen millionenschweren Deal abschließen zu können. Und meint dann auch noch, dass man ein gutes Geschäft gemacht hat." — David Berry, Chief Information Officer von Boardriders. Früher u. a bei Burger King, Lululemon und Bombardier Aerospace als CIO tätig.

Sie sind Ihrer Meinung nach für Geschäftsabschlüsse der oder die Beste im Unternehmen? Dann sollten Sie die Verantwortung für dieses letzte Treffen übernehmen. Wenn nicht, können Sie sich diese Aufgabe mit einer anderen Abteilung oder Person teilen.

Von taktischen Maßnahmen zur strategischen Planung

Es ist wichtig, einen Entscheidungsprozess aufzusetzen. Doch Taktiken und Strukturen kommen an ihre Grenzen, wenn es um zentrale Informationssysteme wie Ihre ERP- und BSM-Software geht. 

Wenn Sie sich zu sehr auf operative Details konzentrieren, entgehen Ihnen möglicherweise einige der profitabelsten Gelegenheiten für Ihr Unternehmen. Daher ist es wichtig, bunt gemischte Teams zu nutzen, neuen Möglichkeiten gegenüber offen zu sein und die richtigen Tools einzusetzen. Denken Sie an das große Ganze: Es geht um ein strategisches Geschäftsziel und nicht darum, auf Biegen und Brechen einen bestimmten Prozess zum Laufen zu bringen.

Lassen Sie BSM-Software für Ihr Unternehmen Wirklichkeit werden

Neben CRM, ERP und HCM entwickelt sich BSM im Unternehmensmanagement rasant zu einem wesentlichen Bestandteil des Technologiepools. Eine zu starke Abhängigkeit von Ihrem ERP-System könnte Sie gegenüber der Konkurrenz, die auf ganzheitliche und agilere Lösungen setzt, benachteiligen. Wir bei Coupa beraten Sie gerne!