Kürzere Bestellanforderungszeit durch kürzere Genehmigungsketten

Ihr interner Bestellprozess hat starke Konkurrenz und kämpft gegen Telefon oder Internet und Kreditkarte. Wenn Beschäftigte am Arbeitsplatz etwas brauchen, dann in der Regel schnell. Und deshalb umgehen sie lieber die Beschaffungs- und Buchhaltungsprozesse, als einen Konflikt mit dem Chef oder Kunden zu riskieren.

Unternehmen müssen die Balance zwischen Schnelligkeit und Kontrolle finden. Denn nur so ist sichergestellt, dass wirklich Bedarf an bestellten Waren besteht, dass Beschäftigte sie zum besten Preis von einem genehmigten Lieferanten erhalten und dass die Kaufdaten den Budgetverantwortlichen zeitnah für die Finanzplanung übermittelt werden.

Wenn es also gelingt, die Zeit zwischen Anforderung und Bestellung zu verkürzen, trägt das entscheidend zu mehr Zufriedenheit unter den Beschäftigten, mehr Geschäftsflexibilität und mehr finanzieller Kontrolle bei. Darum gehört die Durchlaufzeit von einer Anforderung bis zur Bestellung auch zu den Kennzahlen für die Prozesseffizienz, die wir im Coupa Benchmark-Report verfolgen. Unsere Ergebnisse zeigen: Coupa-Kunden im obersten Quartil sind in der Lage, die Anforderungen ihrer Beschäftigten in 11,6 Stunden in Bestellungen umzuwandeln.

Was ist die Voraussetzung für verkürzte Bestellverfahren? Eine der wichtigsten Strategien besteht darin, die Genehmigungsketten möglichst kurz zu halten, etwa durch den Einsatz von Technologie und mehr Vertrauen in die Beschäftigten.

Die Kontrollillusion 
Dafür muss sich in der Regel etwas ändern. Lange Genehmigungsketten sind ein Überbleibsel manueller Prozesse, bei denen Anforderungen in Papierform zur Genehmigung weitergereicht wurden. Die strengen Genehmigungsketten wurden eigentlich eingerichtet, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Da es jedoch an zeitnahen Prozessen und Echtzeit-Transparenz fehlte, wurden die Ausgaben meist ohne viel Aufhebens abgesegnet.

Neue Tools schaffen zwar neue Möglichkeiten, doch vielen fällt es schwer, die Kontrollillusion aufzugeben. Wenn Bestellungen und Einkäufe plötzlich auf elektronischem Weg getätigt werden, kann ein Gefühl des Verlusts von Autorität und Kontrolle entstehen. Die Änderung von rollenbasierten „Signaturbefugnissen“ kann zum Politikum werden. Daher versuchen viele Firmen, die elektronische Verfahren einführen, die bestehenden Genehmigungsketten und -regeln über ihr neues IT-System zu stülpen.

Transparenz, Flexibilität und Echtzeit-Kapazitäten der IT-Lösung werden so aber nicht voll ausgeschöpft, und vor allem Firmen, für die elektronische Bestellungen ganz neu sind, haben Schwierigkeiten bei der Ausführung. Die Verfahren lassen sich nicht einfach so übertragen. Es reicht nicht, die althergebrachten Genehmigungen durch Technologie zu beseitigen. Auch die Denkweise muss sich ändern.

Sie haben die Kontrolle 
Machen Sie sich zunächst einmal klar, dass Genehmigungen in den meisten Fällen mehr Geld und Zeit erfordern als gedacht.

Denn auch wenn mobile Apps Stapelgenehmigungen am Schreibtisch ersetzen, muss weiterhin jemand Zeit und Sorgfalt auf die Prüfung der Bestellung verwenden.

Mit jedem Glied in der Genehmigungskette verlängert sich die Dauer vom Erstellen der Bestellung bis zur Weitergabe an den Lieferanten um etwa einen Tag – Wochenenden, Feiertage und Urlaub nicht eingerechnet. Dadurch erhöhen sich natürlich auch die Personalkosten, obwohl nicht jeder Genehmigende Mehrwert erzielt. Maximal sind zwei Personen direkt für die Ausgaben zuständig, während alle anderen die Anfrage einfach nur abstempeln.

Manche Anforderungen werden wegen fehlender Angaben zurückgewiesen und das Prozedere muss nochmals gestartet werden.

Wenn der Prozess jedoch aufgrund von Verzögerungen umgangen wird, fallen unter Umständen höhere Ausgaben bei nicht genehmigten Anbietern an. Und zusätzlich erhöht sich der Arbeitsaufwand für die Abrechnung und Erstattung dieser Kosten. Lange Genehmigungsketten sind also teuer. Die Kosten von Verzögerungen lassen sich für Ihre Unternehmen nur schwer beziffern und richten sich nach den angeforderten Waren und Dienstleistungen.

Die Vorteile von Technologie 
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Umstellung auf eine IT-Lösung: Sie bietet mehr Transparenz und Kontrolle und macht lange Genehmigungsketten so überflüssig. So können Sie mithilfe von Technologie Ihre Genehmigungsketten straffen, die Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung verkürzen und trotzdem die Kontrolle behalten:

• Setzen Sie die zweiten und dritten Glieder in der Kette, etwa das Finanz- und Rechnungswesen, nur als Beobachter ein, die nicht direkt genehmigen müssen. Auf diese Weise können sie bei Problemen zwar aktiv werden, halten den Vorgang aber nicht unnötig auf.
• Erstellen Sie eine eigene Genehmigungskette für Investitionsausgaben, anstatt Betriebsausgaben durch die gleiche umfangreiche Kette zu jagen.
• Leiten Sie Anforderungen automatisch an alternative Personen weiter, wenn ein Genehmigender nicht im Büro ist oder nicht in einem bestimmten Zeitfenster antwortet.
• Schließen Sie Verträge mit Lieferanten für bestimmte Artikel ab, so dass diese „vorab genehmigt“ sind. Laden oder genehmigen Sie Kataloge und überwachen Sie verfügbare Artikel durch Punchouts, anstatt den Beschäftigten beim Bestellen freie Wahl zu lassen.
• Legen Sie Budgets fest, die einsehbar sind, damit deren Einhaltung in der Abteilung nachverfolgt werden kann. So werden fundierte Kaufentscheidungen getroffen, denn jeder ist für das Ausgabenbudget mit verantwortlich.
• Nutzen Sie die Berichtsfunktionen, um die Ausgaben nach und nach zu überprüfen, anstatt jede Anforderung einzeln zu prüfen.
• Für geschäftskritische Artikel, die bereits vertragsgebunden sind, lässt sich der Prozess durch Genehmigungen für spezielle Warengruppen beschleunigen.
• Setzen Sie alles, auch Selbstgenehmigungen, auf die niedrigste Genehmigungsstufe, damit Ihre Beschäftigten sich auf ihren eigentlichen Job konzentrieren können.

Selbstgenehmigungen 
Gerade bei den Selbstgenehmigungen lauern die größten Probleme bei der Umsetzung. Mit einer neuen, benutzerfreundlichen Technologie soll die Verantwortung für den Kauf auf die Personen übertragen werden, die die Waren oder Dienstleistungen benötigen.

Sie müssen ihnen vertrauen – und ihnen Selbstgenehmigungslimits einräumen. Das Limit muss gar nicht hoch sein. Was kosten die Produkte, die Beschäftigte üblicherweise kaufen, eine Tastatur oder eine Maus zum Beispiel? Ein geeignetes Selbstgenehmigungslimit würde bei 250 bis 1.000 Dollar liegen.

Für Manager mit Budgetverantwortung sollten Sie die Genehmigungslimits entsprechend anpassen. Denn ist es wirklich sinnvoll, dass jemand, der ein Millionenbudget verwaltet, für jede Betriebsausgabe über 10.000 Euro eine Genehmigung einholen muss?

Wenn Sie befürchten, dass die Benutzer das System manipulieren könnten, sollten Sie die Ursachen dafür beseitigen. Wenn z. B. Genehmigungsverfahren für größere Beträge zu lange dauern, gehen die Benutzer möglicherweise dazu über, sie in kleinere Anforderungen aufzuteilen, um die benötigten Artikel schneller zu erhalten. Vertrauen Sie Ihren Beschäftigten und überlegen Sie, ob Änderungen an den Genehmigungskette oder Ausgabenlimits für Sie nicht mehr Vorteile bieten, als die Technologie einzusetzen, um Ihre Leute zu „überwachen“.

In den meisten Fällen halten sich die Beschäftigten nämlich an die Regeln. Die langwierigen Genehmigungen in Papierform waren gar keine effektive Kontrolle, sondern eher eine Reaktion auf die fehlende Kontrolle.

Mit Coupa vereinfachen Sie die Bestell- und Genehmigungsverfahren für die Ausgaben Ihrer Beschäftigten. Anforderungen werden bearbeitet, bevor es zu spät ist. Sie haben volle Budgettransparenz. Sie können Beobachter festlegen und Echtzeit-Berichte nutzen. Sie können maßgeschneiderte Genehmigungsketten einrichten (natürlich in Maßen, denn auch diese müssen verwaltet werden). Sie haben also die Superkräfte, die Sie brauchen, um den Prozess von der Anforderung bis zur Bestellung zu beschleunigen. Nutzen Sie sie!