Voll im Trend: Aktuelle Entwicklungen in Rechnungswesen und Buchhaltung

Schon 2022 erreichte der weltweite Markt für E-Rechnungen ein Volumen von 11,2 Milliarden US-Dollar, 2023 waren es bereits 13,5 Milliarden US-Dollar – und dieser Trend wird sich weiter fortsetzen. Für die nächsten fünf Jahre sagen Experten eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von über 20 % voraus. Angesichts dieser starken Wachstumsprognose können wir sicher einige Innovationen bei der elektronischen Rechnungsstellung erwarten. Diese drei Trends sollten Sie besonders im Auge haben:

1. Verstärkter Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI)
2. Staatlich vorgeschriebene Clearance-Modelle
3. Die Kreditorenbuchhaltung als strategischer Stakeholder

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über diese Trends und wie Coupa Invoicing mit innovativer AP-Automatisierung und mit dem Coupa App Marketplace Unternehmen dabei hilft, mit Marktveränderungen Schritt zu halten.

Trend 1: KI hält Einzug im Rechnungswesen

Unser Tipp: Setzen Sie bei elektronischen Rechnungen auf die Hilfe von KI.

Künstliche Intelligenz ist inzwischen im Mainstream angekommen und wird in Zukunft auch aus der digitalen Rechnungsstellung nicht mehr wegzudenken sein. Diese Entwicklung kommt genau zum richtigen Zeitpunkt, denn Unternehmen müssen heute riesige Mengen an Rechnungsdaten bewältigen, haben aber oft nicht die nötigen Ressourcen, um ihre Prozesse zu optimieren.

Durch KI fallen manuelle und fehleranfällige Aufgaben weg und Unternehmen können die Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung beschleunigen. So stellte das Informationsportal Inside Big Data fest, dass einige Fintech-Unternehmen ihre Durchlaufzeiten für Rechnungen nach eigenen Angaben von 25 Tagen auf nur 3 bis 5 Tage reduzieren konnten.

KI-Tools wirksam einsetzen

Die Rechnungssoftware von Coupa bietet Ihnen bereits die Möglichkeit, KI-Tools optimal einzusetzen. Denn unsere hochentwickelten Automatisierungsfunktionen modernisieren Ihre Buchhaltungsprozesse mithilfe von künstlicher Intelligenz – sei es über die per KI vorgeschlagenen Kontoschlüssel oder mit unserer KI-gestützten Anwendung Spend Guard, die unzulässige Ausgaben in Echtzeit überwacht. Und die InvoiceSmash-Funktion von Coupa nutzt KI, um Rechnungsdaten aus PDF-Dokumenten zu erfassen, die per E-Mail gesendet wurden.

Für andere Probleme bei der Rechnungsabwicklung gibt es vorkonfigurierte, für die Coupa-Plattform entwickelte Apps, die ganz ohne Programmierung oder komplexe Anforderungen an das Technologiemanagement eingesetzt werden können. So zum Beispiel Relish Invoice AI: Um alle Rechnungsfelder richtig auszulesen, vergleicht diese App sie automatisch mit schon verarbeiteten Rechnungen und anderen Stammdaten und Transaktionsdaten.

Trend 2: Immer neue Rechnungsvorschriften

Unser Tipp: Investieren Sie in eine gute Compliance-Lösung für elektronische Rechnungen.

Bei Behörden geht der Trend weg von Post-Audit-Modellen mit einer nachträglichen Prüfung von Rechnungen und hin zu Clearance-Modellen, bei denen die Kontrolle und Freigabe von Rechnungen nahezu in Echtzeit erfolgt. Diese Clearance-Modelle setzen E-Rechnungen voraus. Zudem müssen alle Rechnungen von der zuständigen Steuerbehörde erfasst werden, bevor sie an den Kunden gehen. Darin unterscheidet sich diese Methode vom Post-Audit-Modell, bei dem Unternehmen erst nach dem Rechnungsversand rechenschaftspflichtig sind.

Die Vorteile des Clearance-Modells liegen auf der Hand: Die Finanzbehörden haben damit mehr Aufsicht und Kontrolle und so die Chance, Steuerlöcher zu stopfen. In Lateinamerika sind Clearance-Modelle seit vielen Jahren weitverbreitet. In der EU führte Italien 2018 als erstes Mitgliedsland ein solches Modell ein. Und auch in anderen EU-Ländern wie Polen, Frankreich, Spanien und Deutschland wurden inzwischen bereits ähnliche Regelungen auf den Weg gebracht oder sind in Planung, wie UN/CEFACT berichtet.

Das stellt Unternehmen vor einige Probleme. Eines davon: Wichtige Informationen wie Bestellnummern und Vertragsinformationen, die normalerweise auf Rechnungsunterlagen erscheinen, sind für Finanzbehörden irrelevant. Fehlen aber diese für die unternehmensinterne Compliance wichtigen Angaben, kann die Suche danach zusätzlich Zeit kosten. Genau hier können die KI-basierten Funktionen von Coupa Invoicing helfen: Sie schlagen die richtige Bestellnummer vor, falls sie nicht auf der Eingangsrechnung steht.

„Die Unternehmen bereiten sich schon jetzt auf die bevorstehenden Neuerungen vor, obwohl es ja eine Übergangsfrist gibt“, sagt Paul Recchia, VP of Product bei Relish. „Kluge Unternehmen wissen, dass sie jetzt die ersten Schritte in die Wege leiten müssen, doch sie brauchen Hilfe, um die Gesetze verstehen und einhalten zu können. Wir werden täglich von Kunden gefragt, wie sie die neuen Anforderungen für die E-Invoicing-Pflicht erfüllen sollen.“

Die Weichen für die neuen Regelungen stellen

Um Zeit und Geld zu sparen, sollten Unternehmen die jeweils geltenden Bestimmungen für die elektronische Rechnungsabwicklung proaktiv einhalten und Automatisierung nutzen. Dafür hat die Invoicing-Lösung von Coupa die aktuell geltenden Regeln von mehr als 50 Ländern auf dem Schirm. Coupa überwacht außerdem den Markt und passt die eigenen Compliance-Prozesse an veränderte Steuergesetze auf der ganzen Welt an. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk bieten sich Partner-Anwendungen wie Valtatech oder Routty aus dem Coupa App Marketplace an.

Trend 3: Die Kreditorenbuchhaltung als strategischer Stakeholder

Unser Tipp: Rüsten Sie sich, um Ihre Automatisierungsstrategie voranzubringen.

Neue Technologien werden der Kreditorenbuchhaltung in Zukunft helfen, sich als strategischer Partner im Unternehmen zu positionieren.

Die Buchhaltung kann Reibungsverluste reduzieren und Vorgänge wie die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen und die Zahlungsabwicklung optimieren und so die Lieferantenbeziehungen stärken, das Risiko regelwidriger Rechnungen senken, die Durchlaufzeiten für Rechnungen verkürzen und Prognosen verbessern.

Strategischen Mehrwert schaffen

Die Buchhaltung muss bei der Einführung stabiler Automatisierungslösungen nicht hinter der IT zurückstehen. Mit der Business-Spend-Management-Plattform von Coupa können Teams sämtliche Ausgaben zentral verwalten. Dabei werden Rechnungen nicht nur mit Bestellungen, sondern auch mit Verträgen, integrierten Rechnungskontrollen, Zahlungsfunktionen und mehr verknüpft. Außerdem finden Sie im App Marketplace vorkonfigurierte Anwendungen, die sich nahtlos in die Coupa-Plattform integrieren und in Ihre bestehenden Tools einbinden lassen. So müssen die Beschäftigten der Buchhaltung nicht in neuen Prozessen geschult werden und können trotzdem von den Vorteilen profitieren.

„Die Kreditorenbuchhaltung kann eine führende Rolle einnehmen, wenn es darum geht, Prozesse weniger komplex zu gestalten, und zwar indem sie Rechnungen mithilfe von vorkonfigurierten Anwendungen individuell nach Anbieter anlegt und verwaltet“, erklärt Thomas Anderson, Senior Director of Product Strategy bei Kofax. Kofax AP Essentials hilft Lieferanten, Rechnungen über verschiedene Kanäle zu erfassen, damit Daten aus Papierrechnungen effizient ausgelesen und in Coupa übertragen werden. „Als Vorreiter bei der Automatisierung wichtiger Prozesse wie Datenerfassung und Rechnungserstellung kann die Kreditorenbuchhaltung den Unternehmen Geld und Zeit sparen.“

Nutzen Sie diese Trends für Ihren Erfolg

Die Technologien für die Rechnungsverarbeitung entwickeln sich rasant. Ob künstliche Intelligenz, Änderungen im Bereich Compliance oder die Automatisierung entscheidender Abläufe in der Buchhaltung: Mit Coupa Invoicing können Finanzteams ihre AP-Strategie selbst in die Hand nehmen und die Trends von morgen schon heute nutzen.