Was ist Business Spend Management?

Inhalt

• Warum ist Business Spend Management so wichtig?
• Welche Vorteile bietet Business Spend Management?
• Wie wird Business Spend Management genutzt?
• Wer nutzt Business Spend Management?
• Wie entwickelt man eine Strategie für Business Spend Management?
• Wie ist Business Spend Management in andere Geschäftsabläufe eingebunden?
• Welche Herausforderungen ergeben sich beim Ausgabenmanagement?
• Wie funktioniert eine Software für das Business Spend Management?
• Was muss ich bei der Auswahl einer BSM-Software beachten?
• Was macht Coupa und welche Vorteile bietet die Business-Spend-Management-Plattform von Coupa?

Die Bezeichnung Business Spend Management – oder kurz BSM – steht für ein Konzept aus Technologien und Strategien, um die Ausgabenprozesse in Unternehmen zu erfassen und zu verdeutlichen, was konkret vor, während und nach einer Ausgabe passiert. Ob Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Auftragserstellung, Rechnungsverarbeitung oder andere Aspekte im Zusammenhang mit Ausgaben, Cash, Liquidität und Lieferanten – Business Spend Management verfolgt, analysiert und automatisiert die Ausgabenmuster und -prozesse in Unternehmen von Anfang bis Ende und trägt so dazu bei, Risiken zu senken und die Rentabilität und die betriebliche Effizienz zu steigern. Oder anders gesagt: Business Spend Management hilft, selbst kleinste Geschäftsausgaben so effektiv wie möglich zu nutzen.

Häufig werden BSM und Kostenmanagement gleichgesetzt. Genau genommen ist das Kostenmanagement aber eine Unterkategorie des Business Spend Managements. Denn beim Kostenmanagement geht es um erstattungsfähige Aufwendungen, die Beschäftigten für arbeitsbezogene Ausgaben entstehen. Business Spend Management hingegen umfasst nicht nur solche Spesenkosten, sondern auch alle anderen Ausgaben, die in Unternehmen anfallen. Das heißt, BSM berücksichtigt direkte Kosten (also alle Ausgaben, die im Zuge der Herstellung oder Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen anfallen) und indirekte Kosten (die nicht auf Herstellung oder Bereitstellung bezogen sind).

Sie sehen: Business Spend Management deckt wirklich jeden Bereich ab, in dem Geschäftsausgaben anfallen. Mit BSM wissen Sie genau, was in diesen Bereichen passiert und wie und warum Mittel verwendet werden. Und können mit diesen Informationen smarte Entscheidungen treffen.

„Business Spend Management vereinheitlicht eine Reihe von Prozessen im Backoffice und macht sie effizienter. BSM heißt, sich mithilfe von Technologie einen umfassenden Einblick in alle Unternehmensausgaben zu verschaffen. Genau diese Transparenz brauchen Finanz- und Beschaffungsteams, um schnell Entscheidungen zu treffen, Risiken zu senken und nachhaltige Lieferketten aufzubauen.“ – Tony Tiscornia, Chief Financial Officer, Coupa

Warum ist Business Spend Management so wichtig?

Gestörte Lieferketten, hohe Inflation, strengere ESG-Vorschriften – es gibt viele Faktoren, die die Gewinnspannen immer weiter schmälern. Auf der anderen Seite steigen die Preise. Und auch wenn viele Unternehmen solche Steigerungen an ihre Kunden weitergeben konnten, lässt sich dies kaum auf Dauer durchhalten. In einer Umfrage von Gartner vom Mai 2022 gaben 78 % der 199 befragten CFOs (Chief Financial Officer) an, dass Investitionen in digitale Technologien für sie im Kampf gegen die Inflation an erster Stelle stehen.

Aber warum gerade Digitalisierung? Ganz einfach: Das traditionelle Ausgabenmanagement (d. h. mit verschiedenen Insellösungen) ist ein klarer Nachteil. Wer so arbeitet, müht sich mit komplizierten Prozessen, die viel Zeit kosten und isoliert ablaufen. Und das hat gravierende Folgen: 

• Geringe Akzeptanz der Lösungen bei Beschäftigten und dadurch unzureichende Ausgabentransparenz
• Hohe Personal- und Technologiekosten durch die Transaktionsverarbeitung in unterschiedlichen oder redundanten Systemen
• Hohe Fehlerquote durch manuelle Abläufe und geringe Akzeptanz bei Lieferanten 
• Unnötige Ausgaben durch fehlende Kontrolle
• Fehlende Möglichkeiten, KPIs genau zu tracken

Kein Wunder also, dass 46 % der Finanzchefs die Transaktionen in ihren Unternehmen nicht uneingeschränkt überblicken können. Aber wie kann man die richtigen Wachstumsentscheidungen treffen, wenn man nicht weiß, wo überhaupt Ausgaben anfallen?

Genau hier zeigt sich der Wettbewerbsvorteil von Business Spend Management: keine manuellen Abläufe, bessere teamübergreifende Zusammenarbeit und eine einzige Datenquelle für Unternehmensausgaben. Das lässt sich auch anhand von Zahlen belegen: Unternehmen können mit BSM Einsparungen von 6,6 % bei ihren adressierbaren Ausgaben erzielen. Mit herkömmlichem Ausgabenmanagement sind es nur 2 bis 3 %. Doch das Potenzial von Business Spend Management geht weit über Kostensenkungen hinaus.

Welche Vorteile bietet Business Spend Management?

Der große Pluspunkt von BSM: Entscheider erhalten damit präzise und vollständige Daten – und damit genau den Einblick, den sie brauchen, um strategisch auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Daneben bietet BSM noch weitere Vorteile:

Weniger Kosten, mehr Nachhaltigkeit mit Business Spend Management

Rentabilität oder Nachhaltigkeit? Diese Frage sollte sich eigentlich gar nicht stellen, denn es sollte beides drin sein. Schließlich ist erwiesen, dass der Fokus auf Nachhaltigkeit die Rentabilität erhöht. Mit BSM lassen sich ohne großen Aufwand Daten zu Umweltschutz, sozialem Engagement und Unternehmensführung (das sind die Bereiche, die hinter der englischen Abkürzung ESG stehen) in Ausgabenprozesse einbinden. Diese Daten können dann verwendet werden, um Lieferanten zu finden, die günstige Preise bieten und Diversitätskriterien erfüllen, um CO2-Emissionen auf den Transportwegen zu reduzieren und um die Transparenz in den Lieferketten mittels KI-Monitoring zu verbessern. Und da die Ausgabendaten beim BSM an einem Ort erfasst werden, kann künstliche Intelligenz daraus weitere Sparpotenziale ableiten. In der Praxis heißt das beispielsweise, dass die Beschaffung benachrichtigt wird, wenn die Kosten in einer bestimmten Warengruppe 30 % über denen anderer Unternehmen in der Branche liegen, und mit dieser Information Verträge für zusätzliche Einsparungen neu verhandeln kann.

Höhere Personalproduktivität mit Business Spend Management

Automatisierte, digitale Prozesse senken das Fehlerrisiko und schaffen Kapazitäten für strategischere Aufgaben. So zum Beispiel bei der automatischen Rechnungsverarbeitung: In Top-Unternehmen werden 96,5 % der Rechnungen im ersten Anlauf abgeglichen und Rechnungen in nur 10,6 Stunden genehmigt. Sehr zur Freude der Buchhaltung, die nicht mehr umständlich die Vertrags- und Zahlungsbedingungen prüfen und abgleichen muss und so effizienter und wirtschaftlicher arbeitet. Eine schnellere Rechnungsabwicklung bedeutet aber auch weniger Engpässe auf Beschaffungsseite. Der Einkauf kann sich also darauf konzentrieren, die Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Und CFOs wiederum können den Cashflow viel besser abschätzen und Budgets bei Bedarf anpassen. Die Modernisierung der Prozesse wirkt sich also im ganzen Unternehmen positiv aus.

Weniger Risiken durch Business Spend Management

Zum Risikomanagement gehört die Einhaltung von Umwelt- und Steuervorschriften, das Prüfen der Drittparteien im Lieferantenstamm und das Verhindern betrügerischer Zahlungen. Gerade ESG-Risiken werden immer wichtiger, denn neben Regierungen erwarten inzwischen auch Verbraucherinnen und Verbraucher, dass Unternehmen ihre Ökobilanz offenlegen. Und da mehr als 90 % der Treibhausgasemissionen eines Unternehmens einer Studie von EY zufolge auf Zuliefererabläufe zurückgehen, kommt den Lieferanten hier besondere Bedeutung zu. Deshalb bieten BSM-Tools Einblick in Ihre Lieferanten, prüfen auf mögliche Verstöße und weisen auf verdächtige Aktivitäten hin – und zwar in Echtzeit. Automatisierte Abläufe und voreingestellte Kontrollmechanismen helfen zudem, Fehler und Betrug oder sogar überzogene Budgets zu vermeiden, die dem Ruf des Unternehmens bei Investoren empfindlich schaden können.

Bessere Finanzplanung dank Business Spend Management

Business Spend Management gewährt in Echtzeit einen umfassenden Einblick in Ausgaben aller Art, genehmigte Rechnungen, die allgemeine Liquidität und anstehende Zahlungen. Und bietet damit genau die Transparenz, die Finanz- und Treasury-Abteilungen in der Regel fehlt. Wenn sich aber der Zahlungszeitpunkt unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der einzelnen Lieferanten anpassen lässt, können Sie versteckte Renditen im Unternehmen erschließen und selbst Zahlungen gewinnbringend nutzen. Ein weiterer Vorteil dieser Transparenz: Finanzteams sehen sofort, wenn die derzeitigen Ausgaben möglicherweise die Budgets übersteigen, und können so ganz nach Bedarf umverteilen, verschiedene Szenarien durchspielen und entsprechend planen.

Wie wird Business Spend Management genutzt?

Beim Business Spend Management werden alle Anfragen und Anforderungen und der gesamte Einkauf eines Unternehmens idealerweise in einem zentralen System erfasst und dort auch verfolgt. Dafür investieren Unternehmen in der Regel in unterschiedliche BSM-Funktionen. Man kann sich die Entwicklung des BSM-Prozesses daher als eine Art Reifeprozess mit verschiedenen Stufen vorstellen.

• Stufe 1 – Manuelles Ausgabenmanagement → Hier läuft noch viel in Handarbeit ab und jede Abteilung macht ihr eigenes Ding. Ausdrucke, Excel, E-Mails und verschiedene Insellösungen sind die Mittel der Wahl, um Ausgaben zu verwalten. 
• Stufe 2 – Digitalisierung und Automatisierung → Manuelle Prozesse bei Beschaffung, Fakturierung, Zahlungen, Cash-Management und Spesen werden zunehmend digitalisiert und automatisiert. Dadurch verbessert sich die Ausgabentransparenz und die Produktivität der Beschäftigten steigt. 
• Stufe 3 – Vereinheitlichung der digitalen Abläufe für das Ausgabenmanagement → Die digitalen Prozesse werden in einer Plattform oder einem System zusammengefasst. Die Vorteile: bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, schnellere Genehmigungen, genauere Berichte und weniger Risiken. 
• Stufe 4 – Optimierung mithilfe von künstlicher Intelligenz → Jetzt kommt KI zum Einsatz. Sie stellt Branchen-Benchmarks bereit und zeigt Betrug und Verbesserungspotenzial auf. Positive Effekte auf die geschäftliche Leistung inklusive. 
• Stufe 5 – Innovationen → Auf dieser Stufe werden die einzelnen Phasen kontinuierlich angepasst. Diese Maßnahmen sind die Grundlage für Innovationen und strategische Entscheidungen. Und sie schaffen die Agilität, die es braucht, um Marktstörungen begegnen zu können. 

Sehen wir uns einmal näher an, welche Geschäftsbereiche wie in den einzelnen Stufen beteiligt sind.

Stufe 1 – Manuelles Ausgabenmanagement

• Finanzteam: Meist gibt es keinen formalen Beschaffungsprozess und alle Bestellanforderungen laufen über das Finanzteam. Die Folge: Genehmigungen werden nur langsam erteilt. Und da Ausgaben und Zahlungen oft mit Excel oder limitierten Insellösungen verwaltet werden, sind Liquiditätsprognosen schwierig.
• Beschaffung: Angesichts begrenzter technischer Möglichkeiten oder fehlender formaler Prozesse kaufen die Beschäftigten oft einfach ad hoc ein, was sie brauchen. Und wenn jemand speziell für die Beschaffung da ist, dann meist nur um als Käufer für das Unternehmen aufzutreten und Verträge zu verwalten.
• Sourcing: Häufig sind Tabellenkalkulationen und/oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) die einzigen Sourcing-Methoden. Doch außerhalb von Finanzteam oder Beschaffung nutzt kaum jemand diese Tools. Das führt dann dazu, dass Waren ohne Vertrag gekauft und Einsparungen nicht genutzt werden, dass die Lieferantenleistung nur unzureichend überwacht wird und dass es bei Geboten zu Fehlern kommt.
• Supply Chain: Dieser Bereich ist nicht klar strukturiert und die Arbeit erfolgt größtenteils manuell. Die Ausgestaltung der Supply Chain steht nur selten auf dem Prüfstand. Und falls sie doch mal unter die Lupe genommen wird, dann meist mit Insellösungen mit eingeschränkter Funktionalität. Proaktive Entscheidungen sind so nicht möglich.

Stufe 2 – Digitalisierung und Automatisierung

• Finanzteam: In vielen Unternehmen ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (wenn auch nicht durchgehend) der erste Schritt, denn sie bringt am schnellsten einen Nutzen. Da gerade in der Rechnungsabwicklung bisher auf Papier gesetzt wurde, stehen Lösungen, die Abgleich und Abstimmung von Bestellungen und Rechnungen austomatisieren, hoch im Kurs.
• Beschaffung: Durch die Automatisierung zentraler Beschaffungsfunktionen kann das Warengruppenmanagement zentrale Ausgabenbereiche und die Klassifikation von Lieferanten verbessern. Es entsteht ein angepasster Prozess, der gezielt auf Kosteneinsparungen ausgerichtet ist. Doch ein umfassendes Tracking der Ausgaben bleibt weiterhin Zukunftsmusik.
• Sourcing: Hier werden Aufgaben automatisiert und Vorlagen genutzt. Das bedeutet weniger Vorlaufzeit und die Möglichkeit, den Gebotsprozess anzupassen. Gebote können so direkt verglichen werden. Automatische Benachrichtigungen unterstützen zudem die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten.
• Supply Chain: Es kommen erstmals moderne Tools wie digitale Zwillinge zum Einsatz. Der Haken dabei: Die Lieferkette ist möglicherweise nicht in zentrale Geschäftsentscheidungen eingebettet.

Stufe 3 – Vereinheitlichung digitaler Prozesse für das Ausgabenmanagement

• Finanzteam: Die Fakturierung läuft jetzt fast vollständig ohne Eingreifen des Teams ab. Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen abgeglichen. Es gibt also keine doppelten Rechnungen mehr, Ausgaben werden schneller genehmigt und außervertragliche Ausgaben umgehend erkannt. Dank der Cash-Transparenz einer BSM-Plattform können die Teams zudem Dashboards für das Reporting erstellen. Rechnungen werden pünktlich bezahlt, und wenn Unternehmen weiter wachsen, ziehen sie häufig auch Treasury-Management-Systeme in Betracht, die grenzüberschreitende Zahlungen und die Einhaltung internationaler Steuervorschriften erleichtern.
• Beschaffung: Die neue BSM-Plattform strafft den Einkaufsprozess, etwa mit Self-Service-Optionen und automatisierten Workflows für alle Beschäftigten. Dadurch werden Ausgaben besser kategorisiert und es werden weniger Waren ohne bestehenden Vertrag gekauft. Kollaborationstools unterstützen und fördern die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten.
• Sourcing: Mit zunehmendem Wachstum wird das Sourcing komplexer. Hier helfen fortschrittliche mathematische Optimierungsmethoden. Damit lassen sich Gebotsszenarien über mehrere Warengruppen und unter Berücksichtigung der Risikobewertungen von Lieferanten durchführen, um die beste Option zu finden. Wenn ein Lieferant ausgewählt wurde, wird der neue Vertrag automatisch in den gesamten Beschaffungs- und Zahlungsprozess (P2P) eingebunden.
• Supply Chain: Unternehmen setzen jetzt Lösungen für das Supply-Chain-Design ein, in die Daten aus dem ganzen Unternehmen einfließen. Dazu gehören zum Beispiel Tools für die Nachfragemodellierung, um Bestände besser zu steuern und zu kontrollieren. Mithilfe von transportbezogenen Daten können die Teams die besten Preise mit Spediteuren aushandeln und so die Liefernetzwerke weiter optimieren. Und über Dashboards mit Berichten können wichtige Informationen für Geschäftsentscheidungen mit relevanten Stakeholdern geteilt werden.

Stufe 4 – Optimierung mithilfe von künstlicher Intelligenz

• Finanzteam: Durch den verstärkten Einsatz von künstlicher Intelligenz kann Betrug aufgedeckt werden – intern bei Einkäufen und extern bei Lieferanten-Screenings und Zahlungen. Und dank vollem Einblick in alle Ausgaben lassen sich kurzfristig zugewiesene Mittel, etwa aufgrund von Inflation oder Sourcing-Engpässen, und die Finanzierung langfristiger Wachstumsprojekte ausgleichen.
• Beschaffung: KI analysiert die Ausgaben einer weltweiten Community und unterteilt Einkäufe in Haupt- und Unterkategorien. Daraus lassen sich viele nützliche Informationen ableiten, etwa Empfehlungen bestätigter und überprüfter Lieferanten, Preiseinblicke, gemeinsame Sourcing-Events sowie Tipps zur Minimierung von Risiken und Betrug.
• Sourcing: Durch die optimierte Ausgabenklassifikation kann das Sourcing besser mit Lieferanten verhandeln. Und auch die Beschaffungsplanung für mehrere Warengruppen mit unterschiedlichen Anforderungen, sei es mehr Nachhaltigkeit oder niedrigere Gesamtkosten, ist deutlich einfacher. KI überwacht Lieferantenrisiken und die Leistungsfähigkeit der Lieferanten kontinuierlich mithilfe externer Daten.
• Supply Chain: Ob ineffiziente Transportrouten oder eine mangelhafte Auslastung von Spediteuren – mittels KI lassen sich die höchsten Kostentreiber in den Lieferketten ermitteln. Ein digitaler Zwilling der Lieferkette bietet die Möglichkeit, Szenarien durchzuspielen und ihre Auswirkungen zu beobachten. Die Ergebnisse geben den Entscheidern dann mehr Kontrolle über die Kostenhebel im Unternehmen.

Und auf Stufe 5? Hier angekommen, liegt der Fokus weniger auf dem Prozess und mehr auf strategischen Initiativen, die Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz bringen.

Wer nutzt Business Spend Management?

Üblicherweise sind das Ausgabenmanagement und die zugehörigen Aufgaben bei der Beschaffung angesiedelt. Anders beim Business Spend Management: Hier werden alle Abteilungen in den unterschiedlichen Phasen des gesamten Ausgabenzyklus in den Prozess einbezogen. Sehen wir uns einmal konkret an, wer in den einzelnen Abteilungen BSM-Technologie wie nutzt.

Finanzchefs (CFOs)

Für Finanzchefs gilt es, Umsatz und Gewinn zu steigern. Dafür brauchen sie vollen Überblick über die Ausgabendaten. Denn nur so können sie erkennen, wo Kosten eingespart werden können, ohne das Wachstum sprichwörtlich abzuwürgen. Das Problem dabei: Beim traditionellen Ausgabenmanagement ist genau das enorm schwierig. Denn die Daten müssen erst einmal mühsam in verschiedenen Systemen zusammengesucht werden. Lösungen für das Business Spend Management hingegen fassen diese Daten an einem Ort zusammen und analysieren sie. So erhalten CFOs genau die Ausgabentransparenz, die sie brauchen, und können die unternehmensweiten Ausgaben auch besser kontrollieren. Außerdem können sie damit auch die Einhaltung geltender Regeln durchsetzen und Risiken senken.

Beschaffungsleiter (CPOs)

Wenn die Marktdynamik kaum noch planbar ist, braucht es strategische Einkaufsstrategien der Beschaffung, die Kosten steuern, Risiken berücksichtigen und auf divers aufgestellte Lieferanten zurückgreifen. Ob es darum geht, vollen Einblick in die Ausgabenkategorien zu erhalten, Compliance-Prüfungen zu automatisieren oder durch einfache Einkaufsabläufe ein bestmögliches Asugabenverhalten bei allen Beschäftigten durchzusetzen – für all das und mehr kommen BSM-Tools zum Einsatz. Dabei arbeiten CPOs oft mit dem Sourcing sowie mit den Supply-Chain- und Finanzteams zusammen. Ihr wichtigstes Kriterium bei der Auswahl einer BSM-Software: die Integration zentraler Beschaffungsprozesse wie Verträge, Einkauf, Rechnungsvalidierung und Lieferantenzahlungen.

Sourcing-Verantwortliche

Sourcing-Abteilungen nutzen BSM-Tools, um den Sourcing-Bedarf präzise zu verfolgen und zu analysieren, um Warengruppen- und Nachfragepläne zu erstellen und um entsprechende Lieferantenverträge auszuhandeln, mit denen diese Waren und Dienstleistungen dann zum besten Preis beschafft werden. Dabei sollten vereinbarte Einsparungen nicht verloren gehen, wenn Beschäftigte diese Artikel selbst erwerben – hier helfen ein effizientes Onboarding der Lieferanten und die Umsetzung der Verträge. So ist sichergestellt, dass Beschäftigte keine Waren und Dienstleistungen außerhalb bestehender Verträge erwerben. Sourcing-Abteilungen überwachen zudem kontinuierlich Risiken und Leistung und sorgen dafür, dass nachgelagerte Aktivitäten (also der Procure-to-Pay-Prozess) nicht beeinträchtigt werden.

Supply-Chain-Verantwortliche (CSCOs)

Supply-Chain-Verantwortliche steuern die Nachfrage, stellen die Produktverfügbarkeit sicher, gleichen Bestände aus und erfüllen auch ESG-Vorgaben. Und sie arbeiten immer häufiger Hand in Hand mit den CFOs, um die Rentabilität zu verbessern. Was durchaus sinnvoll ist, denn schließlich sind 20 % des Umsatzes auf Supply-Chain-Kosten zurückzuführen. Sie verschaffen sich mithilfe von BSM-Tools einen umfassenden Überblick über die Supply Chain. Eines ihrer wichtigsten Werkzeuge ist ein digitaler Zwilling. Diese digitale Kopie der Supply Chain des Unternehmens ist sozusagen die Testumgebung, in der sich unterschiedliche Szenarien und Kostenanalysen durchspielen lassen, um passende Antworten auf unvorhergesehene Störungen zu finden.

IT-Leiter (CIOs)

Die IT arbeitet daran, zentrale Betriebsabläufe und Workflows im Unternehmen zu optimieren. Wenn es um das Thema BSM-Software geht, stehen für die IT leicht konfigurierbare Lösungen hoch im Kurs, die schnelle und effiziente Abläufe erlauben. Das schließt auch die Optimierung von Datenanalysen ein. Für die IT sind BSM-Tools das Mittel, um Daten prozessübergreifend zu verbinden und so zu organisieren, dass sie für die Beschäftigten nachvollziehbar und nutzbar sind. IT-Verantwortliche unterstützen die anderen Führungskräfte im Unternehmen dabei, geeignete Technologielösungen für ihre Anforderungen auszuwählen, die sich nahtlos in den aktuellen Tech-Pool und das verwendete ERP-System einfügen.

Wie entwickelt man eine Strategie für Business Spend Management?

Bei guter Umsetzung bedeutet Business Spend Management mehr finanzielle Transparenz und bessere Entscheidungen aufseiten der Beschäftigten. Der große Haken dabei: Es kann problematisch sein, neue Ausgabenrichtlinien bei den Beschäftigten durchzusetzen. Diese vier Schritte können bei der erfolgreichen Umsetzung einer BSM-Strategie helfen.

1. Derzeitige Prozesse unter die Lupe nehmen. Sind die bevorzugten Lieferanten bekannt? Wie viele Schritte braucht es für den Kauf eines Artikels? Sehen Sie sich die Abläufe bei Anschaffungen und Spesen genau an und überlegen Sie, ob und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Je unkomplizierter der Prozess, desto eher werden vorgebebene Richtlinien auch eingehalten. 
2. Ein BSM-Team bilden. Quizfrage: Was ist eine der wichtigsten Komponenten einer erfolgreichen BSM-Strategie? Die richtige Antwort ist ganz klar die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterschiedlicher Geschäftsbereiche. Stellen Sie ein Team mit Vertretern aus Finanzen, Beschaffung, Sourcing, Supply Chain und IT zusammen und legen Sie klare Ziele fest. Dieses Team vermittelt Best Practices und verfolgt, inwieweit die übergreifende BSM-Strategie eingehalten wird. 
3. Die richtigen BSM-Tools auswählen. Die Akzeptanz von Software steht und fällt mit ihrer Benutzerfreundlichkeit. Achten Sie für unkomplizierte Einkaufs- und Spesenprozesse auf leicht bedienbare Tools. Ebenfalls hilfreich sind Funktionen wie ein geführter Einkauf mit vorkonfigurierten Admin-Einstellungen oder visuelle Dashboards für das Reporting. 
4. Beschäftigte schulen. Bieten Sie regelmäßig Schulungen zu neuen Tools und Ausgabenrichtlinien an. Tutorials und umfassende Ressourcen in der Software selbst können hier gute Dienste leisten. Beschäftigte, die mehr Unterstützung brauchen, können sich an das eigens eingerichtete BSM-Team wenden. 

Wie ist Business Spend Management in andere Geschäftsabläufe eingebunden?

Business Spend Management, Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) sowie Human Capital Management (HCM) – all diese Bereiche und die zugehörigen Tools decken zusammen die zentralen Geschäftsprozesse eines jeden Unternehmens ab. Sie versetzen Unternehmen in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, effizienter zu arbeiten und auch in einem umkämpften Wettbewerbsumfeld zu wachsen. Ihre Integration in die Geschäftsabläufe ist ein wichtiger Schritt zu finanzieller Kontrolle und langfristiger Stabilität.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP-Systeme bringen unterschiedliche Geschäftsprozesse und -bereiche in einer einheitlichen Plattform zusammen. Zentrale Geschäftsaktivitäten von Buchhaltung, Finanzen, Personal, Supply-Chain-Management und Warenwirtschaft werden in ERP-Systemen abgewickelt. Damit ist das ERP die zentrale Datenbank sämtlicher Geschäftsaktivitäten. Aber das heißt nicht, dass es deshalb auch gut mit allen Kategorien oder Abläufen umgehen kann. Viele Unternehmen investieren darum für bestimmte Aufgaben in zusätzliche separate Systeme und binden diese in ihr ERP ein. So lässt sich der Nutzen eines ERP erweitern.

Durch die Einbindung einer BSM-Software erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihren Finanzstatus. Beide Systeme können dann umfassende Einblicke in Ausgabenmuster, in die Lieferantenleistung und in die Zuteilung von Mitteln bereitstellen.

Customer Relationship Management (CRM)

Ein CRM-System dient dazu, die Beziehungen zu bestehenden und potenziellen Kunden zu verwalten. Dafür speichern solche Systeme Kundendaten, verfolgen Leads und erleichtern Marketingaktivitäten. Mit all diesen Maßnahmen soll langfristig die Zufriedenheit und Treue der Kunden verbessert werden. Durch die Integration von CRM- und BSM-Systemen lassen sich Marketingbemühungen optimieren. In der Praxis könnte das zum Beispiel so aussehen: Im CRM-System wird eine Marketingkampagne gestartet und dann automatisch an das BSM-System weitergeleitet. Dort genehmigt das Finanzteam die Anfrage und verfolgt das Budget während der gesamten Kampagne. Finanz- und Marketingteam sind hier gleichermaßen am Erfolg der Kampagne beteiligt.

Human Capital Management (HCM)

HCM, auf Deutsch Personalmanagement, umfasst alle für die Personalverwaltung in Unternehmen erforderlichen Prozesse und Methoden. Darunter fallen auch die Gewinnung von Talenten, die Einarbeitung der Beschäftigten, Gehaltsabrechnungen, das Leistungsmanagement und die Personalweiterentwicklung. Durch die Integration von HCM- und BSM-Systemen können Verwaltungsaufgaben reduziert werden. Zudem lässt sich die Datenkonsistenz verbessern und Vorschriften können besser eingehalten werden. Wie das geht? Indem relevante HCM-Daten und -Aktivitäten der Beschäftigten zwischen beiden Tools übertragen werden.

Welche Herausforderungen ergeben sich beim Ausgabenmanagement?

Für eine erfolgreiche Business-Spend-Management-Strategie müssen Beschäftigte, Prozesse und Technologien ineinandergreifen und nahtlos aufeinander abgestimmt sein. Klingt eigentlich ganz einfach, aber es gibt da ein paar Stolpersteine.

• Silos. Jede Abteilung versteht etwas anderes unter Kostenmanagement. Während es der Beschaffung darum geht, die besten Preise für Waren auszuhandeln, steht für das Finanzteam die Rentabilität insgesamt im Vordergrund. Diese unterschiedlichen Definitionen führen dazu, dass die Abteilungen unterschiedliche Insellösungen oder Einzeltools einsetzen. Die Folge: Es gibt keine gemeinsame Datenbasis und die Prozesse laufen in Silos ab. Beim Business Spend Management hingegen sind die Ausgabenprozesse zentralisiert, sodass die Teams effektiv zusammenarbeiten, um die Kosten niedrig zu halten. Etwa wenn CFOs und CPOs kooperieren, um Lagerhaltungskosten zu minimieren und so rentabler zu wirtschaften.
• Manuelle Prozesse. Excel, E-Mails und manuelles Arbeiten – wenn Ausgaben so verwaltet werden, sind Fehler und Fehleinschätzungen vorprogrammiert. Und das führt letztlich zu ungenauen Daten, die auch das Reporting im gesamten Unternehmen beeinträchtigen. Fehlerhafte Daten sind keine gute Basis für smarte Entscheidungen. Hinzu kommt: Geltende Vorschriften einhalten und Betrug verhindern – das ist mit manuellen Prozessen kaum möglich. Versuchen Sie nur einmal, von Hand sicherzustellen, dass das Prinzip „kein Einkauf ohne Vertrag“ beachtet wird oder dass Lieferanten keine Kontonummern auf Rechnungen ändern können. 
• Lokale und globale Zusammenarbeit. Technologie hält Unternehmen in einer digital ausgerichteten Welt zusammen. Darum ist es so wichtig, die richtige Technik auszuwählen, um im schnelllebigen Geschäftsumfeld nicht auf der Strecke zu bleiben. Denn nur mit der richtigen Technologie kann ein Fabrikdirektor in China in Echtzeit mit dem Beschaffungsteam in den USA zusammenarbeiten, damit beide dafür sorgen können, dass die Produktion nicht durch Engpässe in Marokko ins Stocken gerät. Die Welt ist immer stärker vernetzt und digital. Wettbewerbsfähig bleiben da nur Unternehmen, die angepasste Prozesse und Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit einsetzen, die mit ihnen mithalten. 

Bei genau diesen Herausforderungen ist BSM die richtige Wahl. Denn BSM schafft die digitale Transformation der Geschäftsabläufe und stellt ein zentrales System bereit, mit dem sich Ausgabenprozesse sehr viel einfacher verfolgen, verwalten und analysieren lassen.

Wie funktioniert eine Software für das Business Spend Management?

Business Spend Management entstand Ende der 1990er Jahre – und zwar als Add-on für ERPs, die P2P- und S2P-Abläufe abdeckten, also alle Schritte vom Einkauf oder vom Sourcing bis zur Bezahlung. Aus vielen Innovationen im elektronischen Handel zwischen Unternehmen (dem B2B-Bereich) gingen damals einige neue, eigenständige BSM-Lösungen hervor. Eine davon war Anfang der 2000er die erste Software für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Aber wie bei vielen anderen Lösungen auf dem Markt kamen Rechnungen oder Spesen darin zu kurz. Diese Einschränkungen führten dazu, dass meist mehrere Einzellösungen eingesetzt wurden, um Ausgaben zu verwalten.

Erst 2016 kam die erste umfassende Business-Spend-Management-Lösung auf den Markt, die Beschaffung, Fakturierung, Spesenverwaltung, Ausgabenanalysen, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und Sourcing in einer Plattform vereinte. Mittlerweile gibt es viele Softwareangebote und Plattformen, die jeweils andere Funktionsbereiche abdecken. Dies sind ein paar der gängigsten Funktionen von BSM-Software:

• Procure-to-Pay (P2P) → Unter der englischen Abkürzung P2P versteht man den gesamten Beschaffungszyklus von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung der Lieferanten. Die einzelnen Schritte im Beschaffungsprozess, seien es Bestellanforderungen, Genehmigungen, das Ausfertigen von Bestellungen und das Bearbeiten und Begleichen von Rechnungen, werden gestrafft und automatisiert. Eines der größten Probleme für Unternehmen ist und bleibt der Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen. Zum P2P-Standardrepertoire gehört deshalb der automatische 2-Wege-Abgleich, mit dem auch der umständliche und kostspielige Umgang mit Ausnahmen wegfällt.
• Strategisches Sourcing → Strategisches Sourcing ist ein Ansatz, um Kontinuität in der Lieferkette zu gewährleisten. Dabei geht es darum, die Lieferanten zu finden und auszuwählen, mit denen Sie Kosten, Qualität und Lieferantenbeziehungen optimieren und verbessern können. Dafür werden mithilfe von Tools zunächst einmal zahlreiche Daten analysiert, um Sourcing-Chancen zu ermitteln. Anschließend werden Ausschreibungen (oft auch als Sourcing-Events bezeichnet) durchgeführt. Sie dienen dazu, die besten Angebote von Lieferanten einzuholen, die dann anhand verschiedener Faktoren bewertet werden. Hat ein Lieferant den Zuschlag erhalten, kann automatisch ein Vertrag erstellt und zur Unterzeichnung verschickt werden. Mit einigen Softwarelösungen kann das Sourcing auch in die Vertragsverwaltung und Anforderungen eingebunden werden. So lässt sich der Anteil der vertragsgebundenen Ausgaben erhöhen und Rechnungen von Lieferanten können mit den vertraglich festgehaltenen Angebotsbedingungen abgeglichen werden, um die Wertschöpfung zu erhöhen.
• Vertragsmanagement → Mit Tools für das Vertragsmanagement können Unternehmen Verträge mit Lieferanten, Kunden und anderen Beteiligten erstellen, verfolgen und deren Einhaltung überwachen. Auch die Vertragserstellung kann damit automatisiert werden, etwa mit vorkonfigurierten Vorlagen oder durch Einbeziehen der Daten von Geboten eines Sourcing-Events, Verfolgen von Änderungen und Aktualisierungen und Einrichten von Warnungen zu Vertragsverlängerungen oder wichtigen Compliance-Terminen. Zudem werden die Vertragsdokumente zum einfachen Abruf zentral bereitgestellt. Die Vorteile solcher Tools liegen auf der Hand: Unternehmen schöpfen ihre Verträge besser aus und können die Einhaltung der Vertragsbedingungen über die gesamte Vertragslaufzeit sicherstellen. 
• Logistikplanung → Wer Engpässe in seiner Supply Chain vermeiden und Störungen effektiv lenken will, kommt um Tools für die Logistikplanung (häufig auch als Supply Chain Design & Planning bezeichnet) nicht herum. Solche Tools modellieren die verfügbaren Daten oder sie setzen eine digitale Kopie der tatsächlichen Lieferkette (einen sogenannten digitalen Zwilling) auf, um einzelne Komponenten zu analyiseren. Damit lassen sich unterschiedliche Szenarien durchspielen, um herauszufinden, wie sich eine veränderte Angebots- und Nachfragesituation oder Logistikanpassungen auf die Supply Chain als Ganzes auswirken. Diese Einblicke helfen dabei, Pläne für Krisensituationen zu erstellen und besser auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Ein weiterer Pluspunkt: Unternehmen finden mit diesen Lösungen ein hocheffizientes Supply-Chain-Design und können damit dann Kosten minimieren oder Transportrouten effektiver planen und ihre Schadstoffemissionen reduzieren. 

In Zukunft wird Business Spend Management unverzichtbar sein, um weltweite Risken beherrschen und immer neue gesetzliche Vorgaben einhalten zu können. Das gilt besonders für Regelungen, die Nachhaltigkeit, Datenschutz und generative KI betreffen. All das geht nicht ohne die IT. Sehr wahrscheinlich wird die Zahl zusammenstellbarer ERP-Lösungen zunehmen. Damit kann die digitale Infrastruktur für neue Lösungen dann schnell integriert und in einem cloudbasierten Netzwerk vollständig individuell angepasst werden. 

Was muss ich bei der Auswahl einer BSM-Software beachten?

Wichtig ist, eine BSM-Lösung zu finden, die aktuelle Probleme und die langfristigen Ziele in Einklang bringt. Ein konkretes Beispiel dafür: Derzeit ist Ihnen der 3-Wege-Abgleich, beim dem die Daten von Bestellung, Rechnung und Wareneingangsbestätigung verglichen werden, am wichtigsten. Doch Sie wollen auch weiter wachsen und neue Märkte erschließen. Dann brauchen Sie irgendwann zudem eine Software, die automatisch die Einhaltung der Steuervorgaben für mehrere Länder bei der Fakturierung unterstützt. Die beste Lösung wächst mit Ihnen mit, damit Sie nicht alle paar Monate oder Jahre neue Software analysieren und anschaffen müssen.

Ebenso wichtig sind Benutzerfreundlichkeit und ein Zugriff über Mobilgeräte. Denn wer im direkten Kundenkontakt arbeitet oder in einer Produktionsanlage, benötigt unter Umständen eine Möglichkeit, Spesen schnell und unkompliziert zu verwalten. Und nicht zu vergessen: Ein leicht bedienbares Tool wird tatsächlich verwendet. Was auch heißt, dass die unternehmensinternen Einkaufsvorgaben besser eingehalten werden.

Auch die Frage, wie gut sich eine Software oder Plattform mit Ihrem aktuellen ERP-System versteht, sollte nicht außer Acht gelassen werden. Klären Sie unbedingt im Vorfeld, wie einfach die Integration ist und wie es mit der Kompatibilität der potenziellen Lösungen bei Migrationen oder Upgrades Ihres ERPs aussieht. Folgende Fragen sollten Sie bei der Bewertung der Lösungen ebenfalls berücksichtigen:

• Sind Veränderungen am aktuellen Technologiepool nötig – und wenn ja, welche? Ist die IT-Abteillung dafür personell ausgestattet?
• Wie lange dauert die Einführung einer Business-Spend-Management-Software bis zum Go-live? 
• Lassen sich andere Systeme für das Ausgabenmanagement auf der neuen Plattform zusammenfassen? 
• Stellt der Plattformanbieter in der Übergangsphase erfahrene Implementierungspartner zur Verfügung? 

Mit diesen taktischen und logistischen Überlegungen stellen Sie sicher, dass die Implementierung sowohl vom Aufwand als auch vom Budget her nicht aus dem Ruder läuft.

Was macht Coupa und welche Vorteile bietet die Business-Spend-Management-Plattform von Coupa?

Die cloudbasierte und benutzerfreundliche BSM-Plattform von Coupa vereinheitlicht die Prozesse und Daten in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Supply Chain. Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen die datengestützten Einblicke der Coupa-Plattform, um einen höheren Mehrwert zu erzielen und effizienter zu arbeiten. Dabei überzeugt die Coupa-Plattform durch ihre Einfachheit, ihre die Flexibilität und den Community-Aspekt.

Für viele Unternehmen ist die hohe Akzeptanz der Coupa-Plattform bei den Usern ein schlagendes Argument. Der einfache Einkaufsprozess ist leicht verständlich und die Plattform kann von den Beschäftigten auf einem beliebigen Gerät verwendet werden. Das macht es für Buchhaltung und Finanzteams einfacher, Rechnungen und Zahlungen zu bearbeiten. Und auch die IT freut sich über eine Plattform, die leicht zu implementieren und zu betreuen ist. Speziell für die IT sind die schnelle ERP-Integration und drei automatische Sicherheits- und Leistungs-Updates pro Jahr interessant.

Die Coupa-Plattform ist zudem extrem flexibel. Sie können zum Beispiel mit Komponenten für AP-Automation und Beschaffung einsteigen und später ganz nach Bedarf weitere Funktionen ergänzen, zum Beispiel Treasury-Management oder die Zahlungsabwicklung. Ob Logistikplanung, Source-to-Pay oder Vertragsmanagement: Coupa bietet Lösungen, die ineinandergreifen, um Ihre Daten zu vereinheitlichen und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.

Ganz entscheidend aber ist der Community-Aspekt – und die enorme Wertschöpfung, die daraus entsteht. Community bei Coupa heißt, dass die Plattform in anonymisierter Form Ausgabendaten von Kunden im Umfang von mehreren Billionen Dollar analysiert und mithilfe von KI daraus Einblicke und Empfehlungen für weitere Einsparmöglichkeiten ableitet. Die Plattform kann Ihnen beispielsweise zeigen, ob Sie mehr als andere in Ihrer Branche für eine bestimmte Warengruppe ausgeben, welche Lieferanten vertrauenswürdig und gut bewertet sind und welche geprüften Partner Sie unterstützen können. Darüber hinaus zeigt Ihnen unser jährlicher Benchmark-Report wo Sie verglichen mit anderen Unternehmen in Sachen BSM stehen – und was Sie tun können, um besser zu werden.