Ausgabenmanagement zum Nulltarif? Die Tücken kostenloser Software-Tools

Woran denken Sie, wenn Sie das Wort „kostenlos“ hören oder lesen? Vermutlich daran, dass Sie etwas umsonst bekommen und nichts bezahlen müssen. Eine schöne, aber durchaus trügerische Vorstellung.
Denn wenn Sie „kostenlos“ im Zusammenhang mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Ausgabenmanagement hören, ist Vorsicht geboten. Weil solche kostenlosen Lösungen nicht viel bringen. Und weil Sie wahrscheinlich verglichen mit einer spezialisierten Software sogar noch draufzahlen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Vorsicht Falle! Kostenlose Tools bedeuten oft viel Aufwand und wenig Nutzen.
• Spezialisierte Plattformen sind effizienter und flexibler und liefern einen messbaren ROI.
• Setzen Sie beim Ausgabenmanagement auf BSM-Lösungen (Business Spend Management), anstatt „kostenlosen“ ERP-Add-ons auf den Leim zu gehen.

Warum „kostenlos“ ein Trugschluss ist

Der Volksmund sagt: Im Leben gibt es nichts geschenkt. Und das gilt auch für kostenlose Software für das Ausgabenmanagement.

Zwei große Probleme mit kostenlosen Tools für das Ausgabenmanagement

Kostenlose Software hat einen großen Haken: ERP-Anbieter suggerieren, dass es eine Multifunktionslösung gibt, die zu allen Unternehmen passt und alle geschäftlichen Aufgaben abdeckt – und diese Lösung steckt in einer allgemeinen Plattform mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten.

Aber wenn es um Ausgabenmanagement oder konkreter Business Spend Management geht, ist das problematisch. Denn der Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben und die unternehmensweite Kontrolle von Business Spend gehen weit über das hinaus, was ein ERP abdecken kann.

Das hat damit zu tun, wie die Softwarelösungen von den Anbietern angelegt wurden. Viele große ERP-Anbieter haben ihre Lösung meist als reine Off-Premise-Systeme angeboten und sind erst vor Kurzem davon abgerückt.

Ein weiterer Punkt ist, dass Business Spend Management den Nutzen eines ERP erweitert. In ERP-Systemen spielt das Ausgabenmanagement meist nur eine untergeordnete Rolle und die benötigten Funktionen werden erst nachträglich hinzugefügt. Mit ein paar einfachen zusätzlichen Features soll der Anschein erweckt werden, dass eine bestimmte Funktionalität bereitgestellt, ein Anwendungsfall abgedeckt oder ein anderes einfaches Ziel erfüllt wird.

Diese Zusatzmodule sind keine ursprünglichen Funktionen des ERP-Systems, sondern werden nur nachträglich hinzugefügt. ERPs werden aus gutem Grund nicht im Vertrieb für die Kundenpflege genutzt – einfach weil sie für diese Aufgabe nicht gedacht sind. Gleiches sollte auch für das Ausgabenmanagement gelten.

Viel Aufwand für wenig Nutzen

Natürlich ist Business Spend Management in vielen der großen ERP-Systeme machbar. Und natürlich können Sie diese kostenlosen Tools für das Ausgabenmanagement so hinbiegen, dass sie zu Ihren Anforderungen passen. Aber ist es das wirklich wert?

Diese kostenlosen P2P-Tools (Procure-to-Pay) unterstützen meist nur eingeschränkte Anwendungsfälle mehr oder weniger erfolgreich. Und in der Regel sind sie nicht so konfigurierbar, wie Sie es brauchen. Unterm Strich heißt das: Sie haben keinen Einblick in die Ausgaben des Unternehmens und die finanziellen Kontrollen sind lückenhaft.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen bei kostenlosen Lösungen draufzahlen. Denn statt eine hochgradig konfigurierbare Plattform zu nutzen, die alles bietet, was die Teams brauchen, müssen sie viel Zeit und Ressourcen aufwenden, um das vermeintlich kostenlose Tool wie gewünscht zum Funktionieren zu bringen.

Im besten Fall gelingt es Ihnen, aus verschiedenen Tools ein funktionierendes System zusammenzubasteln. Doch das hat seinen Preis: Es kostet Entwicklungszeit, Geld und Personal, das sich um Störungen und Wartung kümmert.

Grundlegende Funktionalität teuer erkauft

Auch mit enormen und beständigen Anpassungen reichen kostenlose Add-ons in ERP-Systemen nicht an Coupa heran. Mit der Echtzeitverarbeitung und den mehrdimensionalen Prognosefunktionen der Coupa-Plattform können zusammengebastelte Lösungen nicht mithalten, und für ihre Erstellung und Wartung fallen intern deutlich mehr Kosten an.

Tools für das Ausgabenmanagement dienen dazu, alle richtigen Informationen für Entscheider zur Verfügung zu stellen. Statt umständlich ein kostenloses System zusammenzustellen, können Sie Coupa nutzen. Das kostet in der Regel weniger Geld, die Akzeptanz der Plattform bei den Beschäftigten ist größer, Sie profitieren von beispielloser Ausgabentransparenz und können schneller relevante Einblicke bereitstellen.

Umfassende Coupa-Plattform kontra kostenlose ERP-Lösungen

Keine Frage, auf den ersten Blick erscheinen kostenlose ERP-Lösungen verlockend. Aber sie bieten nicht die nötige Funktionalität und Flexibilität, um als Unternehmen zu wachsen und Ausgaben besser zu kontrollieren.

Coupa ist eine Cloud-Lösung und kennt die Anforderungen wachsender Unternehmen. Die Plattform lässt sich in alle Unternehmensanwendungen komplexer Organisationen einbinden. Mit der Coupa-Plattform haben Unternehmen ihre Finanzen im Griff und können alle Ausgabenkanäle – ob Beschaffung, Rechnungswesen, Spesen und Zahlungen – verwalten und die damit in Verbindung stehenden Kontroll- und Optimierungsprozesse abdecken.

Der folgende kurze Vergleich zeigt an ein paar Beispielen, wo Coupa kostenlosen ERP-Add-ons überlegen ist. Ohne zu viel vorwegzunehmen: In Sachen Leistung, Benutzerfreundlichkeit und langfristigen Kosten lässt eine Source-to-Pay-Plattform wie Coupa die ERP-Systeme zielmich alt aussehen.

Mehr Daten- und Betriebssicherheit

Jede Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Und in einem System mit mehreren unterschiedlichen Lösungen und Schwachstellen steckt viel Risikopotenzial.

Bei Coupa sind Automation und Workflows von Anfang an integriert, was hilft, Risiken zu steuern. In eine „kostenlose“ ERP-Lösung müssen Sie das möglicherweise erst einmal einbauen.

In den meisten Unternehmen dürfen Beschäftigte die Implementierung nicht ändern, ohne ein Supportticket o. Ä. zu erstellen. Dadurch sind alle Prozesse, Anfragen und die Verantwortung für Aufgaben und Entscheidungen klar dokumentiert. Ob für ein Audit oder um eine bestimmte Änderung wieder rückgängig zu machen – in Fällen wie diesen sind solche Informationen unglaublich nützlich.

Besseres Ausgabenverhalten

Ein gutes Ausgabenverhalten durchzusetzen – das ist mit einer benutzerfreundlichen und umfassenden Plattform wie Coupa einfacher, als Sie denken. Denn Coupa macht es den Beschäftigten leicht, ihre Budgets für Events, Teambuilding-Aktivitäten, Trainings und andere klar definierte produktivitätssteigernde Ausgaben einzusetzen.

Wenn sie sich aber erst durch mehrere unterschiedliche Ausgabenportale kämpfen müssen – oder die Benutzeroberfläche zu wünschen übrig lässt – laufen wahrscheinlich nur wenige Ausgaben über die offiziellen Kanäle und die Akzeptanz bei den Beschäftigten ist gering.

Schluss mit ungenehmigten Unternehmensausgaben

Wer schnell eine Software für das Ausgabenmanagement einführen will, ist bei Coupa an der richtigen Adresse. Der Zeitrahmen für die Implementierung ist überschaubar und die Beschäftigten können ebenso schnell mit der Plattform umgehen. Es gibt also keine lange Anlaufzeit, in der ungenehmigte Ausgaben im Unternehmen durchrutschen können.

Einzelne Workflows ganz ohne Schulungsaufwand

Bei einem Flickenteppich an unterschiedlichen Lösungen für Ausgabenmanagement und Kostenkontrolle ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Systeme manuelle Eingaben von Benutzerseite erwarten.

Anders bei Coupa: Ausgaben lassen sich organisatorisch deutlich besser managen. Denn manuelle Aufgaben, für die Standardbenutzer erst eine Schulung bräuchten, fallen mit Coupa weg. Die Plattform beseitigt ineffiziente Prozesse, sodass Sie Kosten senken können, ohne Abstriche bei der Funktionalität zu machen.

Coupa kann so konfiguriert werden, dass wichtige Stakeholder genau den benötigen Einblick in Ausgaben erhalten und Kosten effektiv kontrollieren können. Und bietet zahlreiche automatische Prozesse und Workflow-Anpassungen, die die Beschäftigten bei Ausgaben unterstützen – egal, ob sie Software für ihr Team, Marketingartikel für ein Projekt oder Zubehör für ein Event kaufen wollen.

Coupa kombiniert Kontrolle und intuitive Benutzerfreundlichkeit auf einzigartige Weise, und zwar durch den ganzheitlichen Blick auf Unternehmensdaten und systemweite Prozessintegrationen.

Manuelle Aufgaben automatisieren und Fehler beseitigen

Mit einem umfassenden Überblick über Ihre Geschäftsausgaben beseitigt Coupa manuelle Prozesse und potenzielle Fehler, die für Abteilungen wie die Buchhaltung Folgen haben könnten. Beispiel gefällig? Denken Sie nur an Papierberge, doppelte Zahlungen und Mahngebühren, die keine Seltenheit sind, wenn die Buchhaltung umständlich Käufer, Preise und Belege ausfindig machen muss und nebenbei noch auf Genehmigungen wartet. Gleichzeitig stapeln sich Lieferantenrechnungen im Papierformat. Deshalb lohnt es sich, Lieferanten vom Wechsel zu elektronischen Rechnungen zu überzeugen. Mit einem ERP-System, das als eine Art Alleskönner allen Businessaufgaben in gleicher Weise gerecht werden will will, ist das nur schwer zu schaffen.

Das lässt sich mit den Automatisierungsfunktionen einer P2P-Plattform wie Coupa beheben. Hier haben Lieferanten mehrere Optionen für elektronische Transaktionen und wenn Anbieter – aus welchen Gründen auch immer – wirklich nicht auf Papier verzichten können, lassen sich die entsprechenden Prozesse effizienter gestalten. Das macht Lieferanten den Einstieg einfacher. Eine solche Automatisierung kann die Effizienz sämtlicher Schritte im Ausgabenprozess verbessern – von der Einbindung der Lieferanten bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung mit virtuellen Kreditkarten.

Auch eventuelle Probleme und Fehler lassen sich so schnell erkennen. Zum Beispiel mithilfe von Untergrenzen: Wenn eine Unternehmensausgabe einen bestimmten Betrag erreicht, kann automatisch eine andere Abteilung mit einer Mitteilung in den Genehmigungsworkflow einbezogen werden, um sicherzustellen, dass Gesetze gegen Bestechung oder andere Vorschriften eingehalten werden. So erhalten genau die richtigen Leute die richtigen Unterlagen – ohne großen Aufwand, unzählige E-Mails oder umständliches Hin- und Herschieben von Dateien.

Konfigurierbare Dashboards (statt unterschiedlicher Tools)

Eine der großen Stärken von Coupa: Jeder im Unternehmen kann wichtige Daten abrufen. Ob Management, Buchhaltung oder Marketing – all diese Teams brauchen unterschiedliche Informationen. Und genau diese Informationen kann ihnen ein benutzerdefiniertes Dashboard liefern.

Bei kostenlosen ERP-Lösungen müssen Sie dafür unter Umständen zusätzliche Tools für diese Prozesse implementieren. Fehler, sowohl menschlicher wie technischer Art, sind da nicht auszuschließen. Während Daten bei einer fragmentierten Lösung in den einzelnen Abteilungen und damit in Silos bleiben, bringt Coupa sie zusammen und schafft so die Basis für bessere Entscheidungen und Geschäftsergebnisse.

Coupa: nicht kostenlos, aber jeden Cent wert

Ein spezielles BSM-Tool wie Coupa ist genau die richtige Softwarelösung für das Ausgabenmanagement. Ja, Coupa kostet Geld. Aber die Erfahrung unserer Kunden zeigt: Diese Investition macht sich schnell bezahlt. Das haben Sie sicher auch schon häufiger von anderen Anbietern von Business-Software gehört. Deshalb ist es wichtig, diese Aussage im Kontext zu sehen.

Coupa macht sich bezahlt, wenn es um unternehmensweite Kostensenkungen geht. Genau deshalb entscheiden sich Unternehmen, für die Kostenkontrolle höchste Priorität hat, für Coupa. Denn sie haben nachgerechnet und ihren wahrscheinlichen ROI genau prognostiziert.

Aber es geht nicht nur um die Gesamtkosten. Coupa macht sich gerade verglichen mit den halbgaren kostenlosen Lösungen Ihres ERP-Systems bezahlt.

Coupa steht für Effizienz bei minimalem Konfigurations- oder Entwicklungsaufwand. Es würde Sie teurer zu stehen kommen, eine „kostenlose“ ERP-Lösung zum Funktionieren zu bringen, als eine eigens konzipierte und voll unterstützte Plattform zu nutzen.

Mit unserer umfassenden Vorarbeit steht der Implementierung und Integration von BSM in großem Umfang nichts mehr im Wege.

Ihr Kostensenkungsprozess im Fokus

Was Coupa zur idealen Software für das Ausgabenmanagement macht? Der umfassende und dynamische Blick auf Ihr Unternehmen, den Sie brauchen. Und der Echtzeiteinblick in jede Ausgabe, in jede Rechnung in Ihrem System und in jeden Artikel in Ihrem Bestand.

Diese Daten helfen Ihnen, Kosten gezielt zu senken. Gezielt heißt, Sie arbeiten gewissermaßen minimalinvasiv und schneiden unnötige Ausgaben so weg, dass keine größere Wunde bleibt und Ihr Geschäft nicht darunter leidet. Bei kostenlosen Lösungen und herkömmlichen Methoden kommt diese Aufgabe einer Operation am offenen Herzen gleich.

Finden Sie in einer Demo heraus, wie Coupa Ihnen helfen kann

Sind Sie bereit, eine präzise, benutzerfreundliche und effiziente Software für das Ausgabenmanagement zu nutzen und damit Kosten zu senken? Denn im Durchschnitt sparen Unternehmen mit Coupa mehr als 6 Prozent bei ihren Geschäftsausgaben.

Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen beim Ausgabenmanagement auf Coupa – aus gutem Grund. Finden Sie heraus, was Coupa für Sie tun kann!

Coupa in einer Demo erleben