Ein modernes Backoffice für mehr Geschäftskontinuität

Rajiv Ramachandran
Rajiv Ramachandran
Vice President, Product Strategy & Management, Coupa Pay, Coupa Software

Rajiv Ramachandran is the product executive responsible for the overall strategy, management and engineering of Coupa’s B2B payment platform — Coupa Pay. With over 20+ years of experience in the enterprise software industry, Rajiv has deep knowledge and experience on SaaS solutions, Cloud, and On-Premise based integrations of financial platforms and streamlining B2B payment experiences and processes across the enterprise. Over the last 4 years Rajiv has led the launch, the growth, and the adoption of Coupa Pay for all Coupa customers in one of Coupa’s most successful product launches. With an MBA from UCLA Anderson School of Business, Rajiv is also a constant innovator, looking to disrupt the B2B payments space, with multiple patent pending innovations against his name.

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Ein modernes Backoffice für mehr Geschäftskontinuität

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen gezwungen, ihre Prioritäten von Grund auf zu überdenken und sich neu auszurichten. Dabei ist vielen bewusst geworden, wie wichtig es ist, Geschäftskosten so zu verwalten, dass das Unternehmen betrieblich effizient bleibt.

Doch weltweit mühen sich Unternehmen auch weiterhin mit veralteten Kreditoren- und Debitorenprozessen ab. Dieses Problem wird durch die rasche Umstellung auf ein papierloses Geschäftsmodell im Zuge der COVID-Einschränkungen verstärkt, das in mehreren Branchen kostenintensive Störungen verursacht hat.

Die neue Normalität zeigt: Nur mit modernen und digitalisierten Abläufen im Backoffice sind Unternehmen resilient. Genau hier besteht dringender Handlungsbedarf.

Die wirtschaftlichen Herausforderungen von heute

Das aktuelle wirtschaftliche Leben hält eine Vielzahl von Herausforderungen bereit. Davon betroffen sind vor allem Firmen, die in internationale Märkte expandieren und Geschäfte in ausländischen Währungen abwickeln.

Für global ausgerichtete Unternehmen waren Verwaltungsaufwand und finanzielle Anstrengungen schon immer weitaus höher als für lokale B2B-Firmen und ihre Kundinnen und Kunden. Angesichts der Fülle an Rechnungsanforderungen, Steuergesetzen und Handelsbeschränkungen gilt es, bei der internationalen Expansion zahlreiche Hürden zu überwinden und dabei gleichzeitig die langfristige finanzielle Stabilität im Blick zu behalten. In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zudem Risiken des Auslandsgeschäfts zu berücksichtigen, insbesondere bei der Vereinbarung von Kredit- und Zahlungsbedingungen. Störungen wie die aktuelle Pandemie treiben solche Risiken noch weiter in die Höhe.

Der internationale Handel ist aber nur einer der Bereiche, in denen Unternehmen operativ immer mehr unter Druck geraten. COVID-19 hat auch den E-Commerce im B2B-Sektor maßgeblich vorangetrieben. Diese Entwicklung eröffnet zwar viele neue Geschäftschancen, hat gleichzeitig aber viele Schwachstellen offengelegt. Das starke Wachstum im Online-Geschäft hat zu erheblichen Störungen in den weltweiten Lieferketten geführt und auch den Leistungsdruck auf Kreditoren- und Debitorenteams deutlich erhöht, da Unternehmen mit der Nachfrageverlagerung kaum Schritt halten können.

Der Trend geht zu optimierten Kreditoren- und Debitorenprozessen

Die Welt wandelt sich rasant. Für Unternehmen heißt das, sie müssen ihren Fokus jetzt stärker auf ihre Kreditoren- und Debitorenteams richten. Einem aktuellen Bericht von Frost & Sullivan zufolge ist die Zahl überfälliger Rechnungen im B2B-Segment im Vorjahresvergleich von 25 % auf 45 % gestiegen. Gleichzeitig sehen sich 33 % der Finanzmanager weiterhin mit Zahlungsfristen von 45 bis 60 Tagen konfrontiert. Kein Wunder also, dass das Cashflow-Management immer wichtiger wird.

Diese Probleme gehen Beschaffung und Gehaltsabrechnung jetzt mit Automatisierung und einem optimierten Datenmanagement an, um den Stakeholdern relevante Einblicke in Geschäftsbeziehungen zu gewähren. Zusätzliche Ressourcen für digitalisierte Transaktionen – etwa die automatische Rechnungsverarbeitung, Echtzeit-Zahlungslösungen, papierlose Systeme und Business Spend Management-Plattformen – beschleunigen den Zahlungseingang und entlasten den operativen Cashflow.

Außerdem investieren immer mehr Unternehmen in Zahlungsplattformen von Drittanbietern, um einen schnellen und reibungslosen Zahlungsverkehr sicherzustellen. Cloudbasierte Softwareprodukte haben das Ausgabenmanagement mit einem vereinfachten, automatisierten Ansatz für den Abgleich zwischen Unternehmen und Kunden revolutioniert.

Neue digitale Zahlungslösungen

Die Arbeit im Homeoffice, die Einrichtung externer Geschäftsstellen und die Maßnahmen für eine größere räumliche Trennung haben die Nachfrage nach digitalen Zahlungslösungen weiter erhöht. Die innovativen digitalen Softwarelösungen, die für Unternehmen nun zur absoluten Notwendigkeit geworden sind, vereinfachen auch die täglichen Kreditoren- und Debitorenprozesse. Sie verkürzen die Bearbeitungszeiten von Schecks und Zahlungsgenehmigungen und vereinheitlichen den Abgleich über eine Plattform – und haben sich somit als erfolgsentscheidende Komponente für Geschäftswachstum und Resilienz etabliert.

Optimierte Automatisierung und schlankere Abläufe

Die Produktivität der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird immer noch durch die starke Abhängigkeit von manuellen und sich wiederholenden Rechnungsläufen beeinträchtigt. Einem neuen Bericht von MSTS zufolge gehen 94 % der B2B-Finanzteams davon aus, dass Abrechnungen und Rechnungseingang auch nach der Aktualisierung ihrer Systeme manuell ablaufen werden. Dabei bieten die neuen KI-basierten Tools für die automatisierte Rechnungsverarbeitung völlig neue Möglichkeiten, die tägliche Arbeit im Kreditoren- und Debitorenteam zu optimieren. Relevante Angaben aus Rechnungen, Dokumenten und anderen wichtigen Datenbanken können automatisch extrahiert und vollständig in die verwendeten ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden. Und das zahlt sich aus: Es gibt deutlich weniger fehlerhafte Dateneinträge und die betriebliche Effizienz verbessert sich erheblich.

Doch die Digitalisierung der Kreditorenprozesse bringt aber nicht nur Zeit- und Kosteneinsparungen. Der Mehrwert der modernen Backoffice-Lösungen geht weit über interne operative Verbesserungen hinaus. Cloudbasierte Software macht Ausgaben und Transaktionsdaten mit einem integrierten Procure-to-Pay-Prozess deutlich transparenter. So lassen sich Geschäftsbeziehungen vertiefen, Abweichungen in der Buchhaltung reduzieren und das Working Capital maximieren.

Bringen Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs

Trotz der pandemiebedingten Beeinträchtigungen und den wirtschaftlichen Herausforderungen auf der ganzen Welt gibt es effektive Lösungen, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen können. Setzen Sie auf Tools und Lösungen für ein modernes Backoffice und automatisierte, optimierte Kreditoren- und Debitorenprozesse, um Ihre Liquidität zu erhöhen und durch den Einsatz der neuen Technologien weiter zu expandieren und Ihr Unternehmen nachhaltiger aufzustellen.

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