Finanzmanagement neu gedacht: Roger Kopfmann, ehemaliger EVP Operations bei Coupa, im Interview

Warum sind die wirtschaftlichen Herausforderungen von heute eine so hohe Belastungsprobe für etablierte Prozesse der Finanzplanung und -analyse? Inwieweit wirkt sich dies auf den Einsatz liquider Mittel und die Erhaltung der Barbestände in den Unternehmen aus? Gibt es vielleicht smartere Strategien? Und was hat eine Business-Spend-Management-Plattform mit dem Getriebe eines Autos zu tun? All das wollte ich in einem Gespräch mit Roger Kopfmann herausfinden. Roger Kopfmann war mehr als zehn Jahre bei Coupa und dort zuletzt als Executive Vice President, Operations unter anderem für den Finanzplan von Coupa und weitere Bereiche der Geschäftsabwicklung verantwortlich. 

Ein wirtschaftliches Umfeld im Wandel – und warum wir ein agiles Finanzmanagement brauchen

F. In Gesprächen mit unseren Kunden hören wir immer wieder, wie sich das wirtschaftliche Umfeld seit der Pandemie verändert hat und wann wohl alles wieder so wie vorher sein wird – sofern das überhaupt möglich ist. Wie schätzen Sie die aktuelle Situation ein?

A. Ich denke, der Informationsfluss wird sich noch weiter beschleunigen. Und mit Bankenpleiten habe ich 2023 ganz bestimmt nicht gerechnet.

Aus meiner Sicht gibt es zwei mögliche Ansätze: Unternehmen können die Kristallkugel herausholen und versuchen, die Zukunft vorherzusagen. Oder sie führen Plattformen ein, mit denen sich Veränderungen auf der Basis optimaler Daten schnell und effizient umsetzen lassen. Ich habe mich für letzteren Weg entschieden, denn unerwartete Ereignisse kann ich, wie ich zugeben muss, nur begrenzt vorhersagen.

Selbst wenn meine Annahmen gut fundiert sind und auf Daten beruhen, werde ich mich bei meinen Prognosen oft genug irren, sodass ich einen anderen Kurs einschlagen muss. Ein solcher Kurswechsel muss schnell und effizient über die Bühne gehen. Denn wer schnell reagiert, profitiert bei der Skalierung eines Softwareunternehmens in der Regel von finanziellen Vorteilen. Wenn Anpassungen erforderlich sind, bewerten mein Team und ich die Situation vorab und setzen die nötige Änderung dann sofort über die BSM-Plattform von Coupa um. Diese Plattform ist fester Bestandteil unseres Technologiepools. Wir können damit unser Ausgabenprofil schnell umstellen oder Investitionen leicht in neue Bereiche umlenken.

„Früher waren nur 22 % unserer Ausgaben effektiv verwaltet – also erschreckend wenig. Ich glaube nicht, dass wir die massive Inflation ohne Coupa in den Griff bekommen hätten.“ — Kevin Ogle, Controller, Progress Rail

Wo die herkömmliche Budgetplanung an ihre Grenzen stößt

F. Das Wort „Plattform“ klingt eher nach IT-Sprech. Würde sich jemand in Ihrer Position nicht erst einmal Prognosen und Budgets ansehen?

A. So wie die meisten Unternehmen heutzutage ihre Budgets planen und auch abgleichen, haben sie nicht viel Kontrolle darüber, wann, wo und wie Geld ausgegeben wird. Um dieser Diskrepanz zwischen Finanzplänen und Entscheidungen im Geschäftsalltag zu begegnen, greifen viele auf Soll-Ist-Vergleiche zurück, an denen sich seit 50 Jahren nichts geändert hat.

Meist werden die Budgets von einem oder einigen wenigen Teams aufgestellt. Der Haken: Die betroffenen Beschäftigten im Unternehmen fühlen sich nicht daran gebunden, weil man ihnen die finanziellen Aspekte dahinter nicht klar gemacht hat. Sie sind für das operative Geschäft zuständig und können vielleicht mit Begriffen wie Wertverlust nicht viel anfangen, oder sie kennen die Nutzungsdauer von den benötigen Gütern nicht. Diesen Funktionsbereichen fällt es schwer, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten. Was letztendlich dazu führt, dass sie entweder zu viel ausgeben und ihr Budget überschreiten oder übervorsichtig sind, zu wenig ausgeben und verhindern, dass die Mittel anderweitig eingesetzt werden.

In beiden Fällen kostet es die Finanzabteilung am Ende jeder Abrechnungsperiode einiges an Zeit, alles miteinander abzugleichen. Und zwar mit Zahlen, die – bis alle Bücher abgeschlossen sind – manchmal 15 Tage alt sind. Das alles ist sehr zeitaufwändig. (Anders macht es die VF Corporation, einer der weltweit größten Anbieter von Bekleidung, Schuhen und Accessoires. Erfahren Sie, wie das Unternehmen mit Business Spend Management kontinuierlich strategische Finanzentscheidungen treffen kann, anstatt Daten erst im Nachhinein auszuwerten.)

Auf der anderen Seite stehen die Finanzabteilung oder das Operations-Team: Uns ist es wichtig, Einnahmen, Kostenstrukturen und Cashflow genau zu kennen. Welche Umsätze stehen an? Wie viel Geld kommt herein? Als Hersteller haben Sie den Überblick über Ihre Kunden, die laufende Produktion und geplante Auslieferungen. Softwarefirmen stellen Prognosen zum jährlichen Auftragswert oder zu den jährlich wiederkehrenden Einnahmen auf. All diese Informationen zu den Einnahmen werden in einem zentralen System erfasst. Aber Klarheit über die Ausgaben bringt erst eine BSM-Lösung.

Wenn die Ausgabenkontrolle nicht funktioniert

F. Inwieweit werden Unternehmen durch eine herkömmliche Ausgabenkontrolle ausgebremst?

A. Wenn fehlerhafte Prozesse nicht korrigiert werden, müssen die Beschäftigten auf provisorische Lösungen zurückgreifen. Und das ist extrem ineffizient, aber ich komme gleich noch einmal darauf zurück. Ein weiteres Problem ist die langfristige Bindung von Beschäftigten. Wenn qualifizierte Leute mit weniger mehr erreichen müssen, ist das eine Sache. Aber wenn von überlasteten Finanzteams erwartet wird, dass das Personal mit veralteten Prozessen bessere Ergebnisse erzielt, trägt das kaum dazu bei, Beschäftigte im Unternehmen zu halten.

Ineffizienz verursacht aber noch auf andere Weise zusätzliche Kosten. Wenn regelmäßig zu viel oder zu wenig ausgeben und dies erst im Nachhinein festgestellt wird, gehen Unternehmen dazu über, den Soll-Ist-Vergleich nicht mehr nur quartalsweise, sondern monatlich oder sogar alle zwei Wochen durchzuführen. Führungskräfte haben meist nicht die Zeit, die Ergebnisse zusammenzutragen und selbst auszuwerten, weshalb immer mehr Analysten in das Unternehmen geholt werden.

Ergebnisse im herkömmlichen Sinne sind außerdem irrelevant. Denn was erst im Nachhinein sichtbar ist, hilft bei der Frage, wie viel ausgegeben werden kann, nicht wirklich weiter. Die operativen Bereiche müssen schon bei der Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen im System wissen, wo sie in Bezug auf das Budget stehen – und nicht erst zwei Monate, nachdem ein Vertrag unterschrieben wurde. Wie also kann man sie bei ihren Entscheidungen besser unterstützen?

„Allein durch den neuen Bestellprozess sehen wir sofort, wo das Budget über- oder unterschritten wird. Dadurch können wir letztlich jederzeit den Kurs korrigieren und das ganze Jahr hindurch bessere Entscheidungen treffen.“ — Matt Puckett, Executive Vice President und CFO, VF Corporation

Die Diskrepanz zwischen Budgetplanung und operativen Entscheidungsprozessen

Wenn Budgetplanung und operative Entscheidungen nicht effizient aufeinander abgestimmt sind, sind wirklich nützliche Gespräche nicht möglich. Wo sehen wir in Echtzeit, ob wir über oder unter dem Budget liegen? Können wir Gelder bei Bedarf aus einem Budget abziehen und neu zuweisen? Müssen wir in einem bestimmten Bereich mehr ausgeben als geplant, weil beispielsweise die Kosten gestiegen sind? Gefährdet die Überschreitung vielleicht sogar den Aktienertrag? Es ist ein großer Unterschied, ob man bewusst entscheidet, ein Budget zu überschreiten, oder ob man feststellt, dass man es überschritten hat.

Die Stärken einer BSM-Plattform

F. Gibt es andere Methoden, mit denen Unternehmen Finanzmittel besser zuteilen können?

A. Der Markt verändert sich rasant. Wenn man sich da auf unzählige Finanzanalysten und den Soll-Ist-Vergleich verlässt, ist das so, als würde man beim Autofahren nur in den Rückspiegel blicken. Man würde sicher die meiste Zeit die Spur halten, aber es ist doch viel leichter und weniger anstrengend, einfach nach vorne zu schauen.

Was Unternehmen jetzt brauchen, ist eine BSM-Plattform. Um beim Autovergleich zu bleiben: Für mich ist eine BSM-Plattform wie das Getriebe eines Wagens – darin steckt eine Reihe von einheitlichen Funktionen, die eine Verbindung zwischen den Stärken Ihres Geschäftsmodells (dem Motor) und dem Antrieb herstellen, der das Unternehmen vorwärtsbringt (die Reifen). Mit einer BSM-Plattform erhält der operative Bereich einen transparenten Überblick über die Ausgaben im Unternehmen und kann je nach Gelände oder erforderlicher Geschwindigkeit in einen anderen Gang schalten. So können Unternehmen selbst bei steigenden Kosten ihre Finanzziele erreichen – und das ist, was Führungskräfte interessiert.