Rechnungsautomatisierung – der Turbo für Ihr Unternehmenswachstum

Wachstum ist kein Selbstläufer. Damit Ihr Unternehmen mit möglichst wenigen Komplikationen kontinuierlich wachsen kann, müssen Sie die richtigen Schritte ergreifen. Doch die meist kleinen Widrigkeiten, die sich Ihnen dabei immer wieder in den Weg stellen, summieren sich oft schneller, als man denkt. Und das kann Ihre Kapazitäten überfordern und Ihren Erfolg gefährden.

Ihr Hauptaugenmerk bei der Automatisierung sollte natürlich zunächst auf Prozessen in Bereichen wie Lieferung, Produktion und Kreditorenbuchhaltung liegen. Es ist aber auch wichtig, unternehmensweite Ineffizienzen zu beseitigen. Deshalb sehen wir uns hier einmal genauer an, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse in der Praxis mit einem Rechnungsprogramm mit Automatisierungsfunktionen an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen können.

Das Wichtigste zur Rechnungsautomatisierung in Kürze:

• Manuelle Rechnungsprozesse der Kreditorenbuchhaltung schaffen viele Schwachstellen und Probleme, die Zeit, Geld und Ressourcen kosten.
• Eine Antwort auf diese häufig auftretenden Probleme ist es, die Rechnungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Das vereinfacht die Abläufe und beseitigt potenzielle Fehler- und Betrugsquellen.
• Automatisierungssoftware für Rechnungen beeinflusst die Effizienz und den Cashflow von Unternehmen positiv. Diese sind damit optimal für ein schnelles Wachstum gerüstet.

Rechnungsautomatisierung für höhere Datengenauigkeit

Unternehmenswachstum und die Skalierbarkeit Ihrer Abläufe setzen voraus, dass Sie Ihre Finanzen verstehen. Dieses Wissen ist Macht, irreführende und inkonsistente Daten hingegen fatal. 

Bildquelle: https://dataladder.com/what-is-data-accuracy/

Automatisierte Systeme liefern die KPIs und Kennzahlen, die Sie für strategische Entscheidungen brauchen. Benutzerfreundliche Plattformen erleichtern außerdem die abteilungsweite Zusammenarbeit. Mit solchen Tools haben Sie überzeugende Daten an der Hand und können mit Stakeholdern Geschäftsmodelle entwickeln.

Stellen Sie sich einmal vor, Sie wollen wissen, wie hoch üblicherweise der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung ist, wie viele Rechnungen im Schnitt bearbeitet werden und welche durchschnittlichen Kosten pro Rechnung anfallen. Und nun stellen Sie sich vor, dass Ihnen diese Daten in Echtzeit vorliegen.

Kritische Daten dieser Art zeigen Ihrem Team an, wie es tatsächlich um Ihren Cashflow bestellt ist, und geben Aufschluss über Trends und Chancen. Und automatisierte Rechnungsvorgänge haben einen weiteren Vorteil: Sie können smart agieren, da Sie sich auf korrekte und aktuelle Daten verlassen können.

Lieferantenbeziehungen

Sie wollen am Markt expandieren? Dann sind mangelnde Kooperation oder Unterstützung durch Lieferanten und Anbieter das Letzte, was Sie brauchen können. Wenn andere lange auf ihr Geld warten müssen, führt das schnell zu Frust.

Wer sich aber darauf verlassen kann, pünktlich bezahlt zu werden, ist auch eher bereit, Ihnen den Vorzug zu geben und Ihnen sogar günstigere Konditionen und Kredite zu gewähren, wenn Sie auf mehr Flexibilität angewiesen sind. Auf diese Weise heben Sie sich von der Konkurrenz ab. Denn wie Ihnen Ihre Debitorenbuchhaltung sicherlich bestätigen wird, klagen 93 % der Unternehmen über verspätete Zahlungen.

Kosten- und Zeitersparnis

Software für die Rechnungsautomatisierung spart Geld und Arbeit und leistet so einen Beitrag zum Geschäftswachstum. Vorbei die Zeiten der langsamen, manuellen Rechnungsverarbeitung. Stattdessen können Sie die Durchlaufzeiten verkürzen und dadurch Ihre Kosten senken und die Effizienz steigern.

Damit entfallen auch teure Überstunden, um Probleme zu beheben, die bei einer manuellen Bearbeitung nicht ausbleiben. Die Überlastung und auch die Anzahl der Burnouts geht zurück und Ihre besten Talente bleiben Ihnen erhalten, weil sie sich sinnvollen Aufgaben widmen können, anstatt Daten von Hand in Tabellen einzugeben. Außerdem deckt die Automatisierung schnell Stolpersteine in den Prozessen und deren Ursachen auf.

Eine schnelle Rechnungsverarbeitung bietet zudem die Möglichkeit, bei Bedarf Preisnachlässe zu nutzen oder Zahlungen aufzuschieben. Studien zeigen: Wer seine Prozesse nicht wie andere vereinfacht und optimiert, kann für die Rechnungsabwicklung fast das Fünffache bezahlen.

Mit der Rechnungsautomatisierung vereinfachen und optimieren Sie Ihre Finanzprozesse und können sich so auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: kontinuierliches Wachstum.

Weniger Fehler, Ausnahmen und Betrugsfälle

Dank Automatisierung können Sie mehr mit weniger erreichen. Probleme wie diese gehören damit schnell der Vergangenheit an:

• doppelte Rechnungen
• gefälschte Rechnungen
• Zahlungsfehler

Wer sich zur Klärung von Sonderfällen oder für Genehmigungen auf lange E-Mail-Wechsel verlässt oder Papierdokumente über viele Büros hinweg weiterleitet, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler durchrutschen. Ganz anders mit einer Automatisierungssoftware: Hier gehen Rechnungen direkt an die richtigen Personen und ggf. an die Ansprechpartner, die für eventuelle Rechtsstreitigkeiten oder nötige Entschlüsse relevant sind.

Workflow-Kontrollen entschärfen eventuelle Sicherheitsbedenken, denn nur berechtigte Personen erhalten Zugang zu sensiblen Daten. Ein revisionssicheres Protokoll hält fest, wer was im System tut. Dies ist unerlässlich, da es durchschnittlich bis zu zwei Jahre dauern kann, bis Betrug im Zusammenhang mit Rechnungen, Skimming und Rückerstattungen erkannt und aufgeklärt wird.

Bessere Kontrolle

Sobald die Prozesse eingerichtet sind, lässt sich die Performance der Kreditorenbuchhaltung leichter nachverfolgen. Aus der Software für die Rechnungsautomatisierung lassen sich relevante Daten abrufen und Bereiche identifizieren, die verbesserungsfähig sind.

Die Kontrollteams müssen nicht mehr Berge von Berichten durchforsten, um herauszufinden, wie die Abteilung abschneidet. Die Performance der Kreditorenbuchhaltung wird überwacht und dauerhaft hoch gehalten. Damit Ihr Unternehmen Wachstumschancen nutzen kann.

Effektives Ausgabenmanagement

Ihre Geschäftsausgaben sind die Antriebskraft für Ihr Geschäftswachstum. Wo Sie Ihr Kapital und Ihre Ressourcen investieren, kann sich als weise Investitionsentscheidung mit beträchtlicher Kapitalrendite erweisen oder Ihnen im negativen Fall Verluste bescheren.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Garant dafür, dass Gelder klug ausgegeben werden. Doch oft reicht das Budget nicht aus, um taktische Performance und strategische Entscheidungen für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit auszutarieren. Oder aber Entscheidungsträger können den Wert einer Abteilung nicht nachweisen und investieren schließlich an den falschen Stellen.

Wenn Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sein und Kunden langfristig binden wollen, kommen Sie nicht umhin, in moderne Technologien und Prozesse zu investieren. Wer in den richtigen Bereichen Geld ausgibt, kann die Arbeitsbedingungen verbessern, die Moral stärken, die Effizienz erhöhen und Ausfallzeiten auf ein Minimum reduzieren – alles entscheidende Faktoren für ein nachhaltiges Wachstum, das nicht nur ein oder zwei Quartale anhält.

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