Wie AP-Automatisierung bei häufigen Problemen mit der Rechnungsverarbeitung helfen kann

Cashflow-Management ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Und das bedeutet auch: Die Kreditorenbuchhaltung steht hier an vorderster Front, denn sie stellt sicher, dass jede Rechnung richtig bezahlt wird. Verpasste Zahlungsfristen können die Beziehungen zu Geschäftspartnern schnell belasten und Sie auch um mögliche Skonti bringen. Zudem können Ineffizienzen und Fehler der Kreditorenbuchhaltung wertvolle Ressourcen verschwenden.

Zum Glück lassen sich Zahlungen durch die Rechnungsautomatisierung erleichtern. Eine Software für das Ausgabenmanagement liefert Ihnen einen Rundum-Einblick in die Ausgabenpraxis Ihres Unternehmens. Und stellt korrekte und aktuelle Daten bereit, die Sie für die automatische und schnelle Bearbeitung von Verbindlichkeiten benötigen.

Das Wichtigste zur Rechnungsautomatisierung in Kürze:

• Verloren gegangene Rechnungen, Fehler beim Rechnungsabgleich, langsame Verarbeitung und sogar Betrug: All das sind Probleme, die durch manuelle Buchhaltungsprozesse entstehen können. Und die gravierende Folgen haben können, etwa unnötige Arbeitsstunden, belastete Beziehungen zu Geschäftspartnern und Schwierigkeiten bei der Inanspruchnahme von Skonti.
• Eine automatische Rechnungsabwicklung vereinfacht Abläufe und kann potenzielle Fehler- und Betrugsquellen beseitigen.
• Um die Grundursache für Probleme bei der Rechnungsverarbeitung beheben und Prozesse automatisieren zu können, braucht es eine umfassende Plattform für das Business Spend Management (BSM), die Hand in Hand mit Warenwirtschaftssystemen zusammenarbeitet.

Die Kreditorenbuchhaltung hat alle Hände voll zu tun: Sie verwaltet Ausgaben und Spesen, sorgt dafür, dass Waren und Dienstleistungen bezahlt werden, und bildet Rückstellungen. Wer versucht, all diese Aspekte, die ein erfolgreiches Unternehmen auf Wachstumskurs halten, miteinander in Einklang zu bringen, kann schnell den Fokus verlieren – und bleibt auf der Strecke.

Hier kann Coupa helfen: Die BSM-Plattform von Coupa bietet eine einheitliche Lösung für die Verwaltung von Transaktionen im Zusammenhang mit Beschaffung, Rechnungen, Zahlungen und Spesen.

Probleme bei der manuellen Rechnungsverarbeitung

Aber warum sollten Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung überhaupt automatisieren? Ein Blick auf die wichtigsten Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung zeigt schnell, wie eine automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen Abhilfe schaffen kann.

Rechnungen verschwinden

Verloren gegangene Rechnungen verursachen nicht nur mehr Schreibarbeit, sondern sorgen auch für Chaos, Fehler und viel Frust. Wenn Rechnungen von Hand bearbeitet werden, kommt es häufig vor, dass sie verlegt werden. Das führt zu inkonsistenten Finanzdaten und steht die Finanzabteilung unter Druck.

Außerdem können sie Ihr Unternehmen durch unvorhergesehene Verzugszinsen in eine schwierige Lage bringen. Verspätete Zahlungen verärgern Ihre Lieferanten. Und verärgerte Lieferanten werden weniger bereit sein, Ihrem Unternehmen entgegenzukommen, sei es mit günstigen Konditionen oder bei Bedarf durch Kulanz.

Automatisierte Rechnungsprozesse machen Schluss damit. Vergessen sind verlegte Rechnungen oder verspätete Zahlungen. Und als Bonus können Sie sich bei künftigen Planungen auf aktuelle und korrekte Daten verlassen.

Beim manuellen Abgleich entstehen Fehler

Die größte Schwachstelle in der Kreditorenbuchhaltung liegt erwartungsgemäß in der Dateneingabe per Hand. Der manuelle Dreifachabgleich, bei dem Rechnungen anhand von Bestellungen und Wareneingangsbestätigungen geprüft werden, ist langwierig und führt zwangsläufig zu Fehlern. Diese zu korrigieren, verlangsamt die Abläufe der Kreditorenbuchhaltung, was einen Dominoeffekt auf das gesamte Unternehmen hat.

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Durch Automatisierung werden Rechnungen schnell und ohne Aufwand geprüft und Probleme gekennzeichnet, bevor es zu spät ist. Engpässe und immer wieder Rückstände gehören so der Vergangenheit an.

Die Buchhaltung wird umgangen und es fallen ungenehmigte Ausgaben an

Nicht genehmigte Ausgaben sind ein ernstes Problem. Denn solche Ausgaben bedeuten zusätzliche Arbeit für die Buchhaltung, die Verfahrensfehler aufspüren und nachverfolgen muss.

Wenn der Vertrieb oder andere Abteilungen im Unternehmen den Eindruck haben, dass die Buchhaltung zu langsam arbeitet und nicht reagiert, wird die Versuchung, nicht genehmigte Lieferanten zu nutzen, nur noch größer. Das führt zu weiteren Verzögerungen und Rückständen. Und so entsteht ein echter Problemkreislauf, da die Klärung nicht genehmigter Einkäufe für zusätzlichen Aufwand sorgt und Routineaufgaben immer weiter zurückgestellt werden müssen.

Automatische Prüfsysteme können hier Abhilfe schaffen. Durch Sicherheitsmechanismen, die von den Beschäftigten nicht umgangen werden können, und schnelle Beschaffungsprozesse werden die vorgegebenen Wege und Richtlinien von allen eingehalten.

Die manuelle Verarbeitung ist langsam

Selbst wenn alles reibungslos läuft, gehen Rechnungen bei der manuellen Verarbeitung durch viele Hände. Das kostet viel Zeit und ist enorm fehleranfällig. Und wenn Sie mit Ländern zusammenarbeiten, die noch Zahlungen per Scheck verlangen, dauert alles noch länger.

Das führt letztendlich dazu, dass Rechnungen verspätet beglichen werden. Dadurch verlieren Sie noch mehr Zeit, denn Sie müssen Ihre Geschäftspartner informieren und ihnen die Situation erklären. Eine automatisierte Abwicklung von eingehenden Rechnungen hingegen reduziert Fehler auf ein Minimum. Und die wenigen Fehler, die doch auftreten, können schnell behoben werden.

Die manuelle Dateneingabe fördert Diebstahl und Betrug

Betrug in der Kreditorenbuchhaltung kommt häufiger vor, als man denkt. Der Schaden ist immens: Einer Studie zufolge verlieren Unternehmen jährlich etwa 5 % ihres Umsatzes durch Betrug.

Unberechtigte Zahlungen können z. B. durch E-Mail-Betrug entstehen, wenn gefälschte Rechnungen eingehen, die seriös aussehen. Mit einem Buchhaltungssystem, in dem Lieferanten ihre Konten und Zahlungsmethoden selbst einrichten, können Sie Diebstahls- und Betrugsrisiken senken.

Komplexe manuelle Systeme verursachen doppelte Zahlungen

Doppelte Rechnungen sind häufig auf die manuelle Eingabe von Daten und die Arbeit mit vielen verschiedenen Systemen zurückzuführen. Dadurch kann es passieren, dass eine Bestellung versehentlich zweimal bezahlt wird. Das schmälert nicht nur Ihre Kapitalverfügbarkeit. Sie verärgern auch noch Ihre Lieferanten und müssen das entstandene Chaos wieder in Ordnung bringen. Automatisierung kann genau solche Probleme verhindern.

Rechnungen werden eventuell zu früh beglichen

Rechnungen zu spät zu begleichen, ist nicht gut. Aber zu früh zu bezahlen unter Umständen auch nicht. Es mag zwar richtig erscheinen, eine Rechnung sofort zu begleichen. Wenn aber die erhaltene Ware beschädigt ist oder Artikel fehlen, lassen sich die Lieferanten dann möglicherweise Zeit, das Problem zu beheben. BSM-Software unterstützt Finanzabteilungen dabei, Zahlungen so zu planen, dass der Cashflow gewährleistet ist und Rechnungen fristgerecht beglichen werden.

Mit einem effektiven Ausgabenmanagement haben Sie Ihre Rechnungen im Griff

Ein starkes Ausgabenmanagement gibt Firmenchefs die Chance, ihre Unternehmen zum Besseren zu verändern. Mit vorausschauenden Investitionen in notwendige Software können Sie strategische Entscheidungen treffen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die für Ihre Geschäftsziele am wichtigsten sind.

Smarte Unternehmensentscheidungen setzen einen umfassenden Überblick über Ihren Cashflow und alle Transaktionen in Ihrem finanziellen Umfeld voraus. Egal, ob Sie Kosten senken, Mittel zuweisen oder Anreize schaffen möchten: Nur wenn Sie wissen, wo Ihr Geld hinfließt, können Sie sich auch ein genaues Bild davon machen, wie Sie die Solidität des Unternehmens aufrechterhalten und gleichzeitig Ihren Auftrag verwirklichen.

Mit der Investition in Business Spend Management können Sie das ganze Potenzial Ihres Unternehmens voll ausschöpfen. Business Spend Management verschafft Ihnen in Echtzeit einen einheitlichen Blick auf alle Ausgaben, der Ihnen hilft, Ihre Liquidität zu sichern und Ihre Barmittel strategisch einzusetzen. Sehen Sie selbst, wie Sie mit BSM finanzielle Stabilität erzielen und am Markt gewinnbringend und verantwortungsbewusst agieren.

Automatischen Rechnungsverarbeitung meistert auch immer neue Hürden

Als Finanzprofi wissen Sie, wie schwierig es ist, den Überblick über die unzähligen täglich ein- und ausgehenden Rechnungen zu behalten. Nur mit den richtigen Partnern an Ihrer Seite, die Ihnen vertrauen und Sie auf Ihrem Weg unterstützen, können Sie eine reibungslose und kontinuierliche Versorgung mit Dienstleistungen gewährleisten.

Sorgen Sie dafür, dass die Abläufe in Ihrer Buchhaltung nicht zum Bremsklotz für das Unternehmen werden. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie mehr über unsere maßgeschneiderte Automatisierungslösung für Ihre eingehenden Rechnungen – unser Team berät Sie gerne.