Wie Automatisierung Ihre Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung vereinfacht

Wer im Wettbewerb bestehen und rentabel bleiben will, kommt nicht umhin, seine Geschäftsabläufe zu optimieren. Die Buchhaltungsteams müssen alle Ausgaben genau im Blick behalten und gleichzeitig für optimale Liquidität sorgen. Und viele fühlen sich vielleicht mit der Einführung immer neuer Softwarelösungen überfordert. Tatsache aber ist, dass eine gut durchdachte Workflow-Automatisierung, die mit Ihrem Unternehmen wächst, alle Aspekte der Kreditorenbuchhaltung vereinfacht und in einem System zusammenführt.

Das Wichtigste über die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in Kürze:

• Rechnungen manuell zu bearbeiten scheint auf den ersten Blick die einfachste Lösung zu sein. Doch wer statt einer Maschine immer wieder personelle Ressourcen einsetzt, um Daten einzugeben und zu verarbeiten, verkompliziert Rechnungsabläufe und produziert Fehler.
• Manuelle Prozesse sind enorm zeit- und kostenintensiv. Automatisierung hingegen steigert den ROI kurz- und mittelfristig signifikant.
• Automatische Workflows sind eine strategische Investition in die Kaufkraft des Unternehmens und fördern eine effiziente Ausgabenpraxis.

Die Automatisierungsfunktionen der Softwareplattform von Coupa stellt Ihnen alle Technologielösungen zur Verfügung, die Sie brauchen, um Abläufe zu vereinfachen und alle Termine und Budgets im Griff zu haben.

Klare Workflows dank automatisierter Kreditorenbuchhaltung

Manuelle Prozesse sind langsam und fehleranfällig. Wir alle kennen das: Rechnungen gehen in E-Mails unter und jeder macht mal einen Fehler oder übersieht eine Zeile in einer Tabellenkalkulation. Falsch erfasste Rechnungen, fehlende Genehmigungen oder eine fehlerhafte Zahlungsabwicklung ziehen Probleme nach sich, die sich auf die Kreditorenbuchhaltung und andere Abteilungen auswirken.

Das größte Problem manueller Workflows ist, dass sie nicht schnell genug sind. Vor allem angesichts der heutigen Umbrüche machen es langsame Abläufe extrem schwierig, mit unvorhersehbaren, dringlichen Aufgaben Schritt zu halten. Wenn alles per Hand abgewickelt wird, kann es z. B. problematisch sein, die richtigen Entscheider bei kritischen Fragen mit ins Boot zu holen und rechtzeitig Input von ihnen zu erhalten.

Anders bei automatisierten Abläufen in der Buchhaltung: Hier sind alle sofort auf demselben Stand und Zahlungen durchlaufen ohne weiteres Zutun die richtigen Schritte. So muss das Team nicht noch fehlende Daten nachtragen, nachdem eine Zahlung verbucht wurde.

Optimierter Rechnungseingang

Der Umgang mit vielen unterschiedlichen Rechnungsformaten kann unmerklich viel Zeit und Geld kosten. Einige Lieferanten schicken ihre Rechnungen als Bilddatei, andere hingegen als Word-Dokument oder PDF. Wieder andere senden Rechnungen per E-Mail oder sogar noch per Fax. Hier den Überblick zu behalten und keine Rechnung zu übersehen, kann schnell knifflig werden.

Mit einem automatischen System, das Rechnungen aller Art schnell bestätigt und abgleicht, läuft die Verarbeitung fehlerfrei und in Echtzeit. Regelmäßig eingehende Rechnungen können automatisiert werden. Und automatische Routinen für wiederkehrende Abläufe helfen, Fehler schnell zu erkennen, sodass die Buchhaltung umgehend benachrichtigt wird und sofort reagieren kann. Wenn solche Fälle in einem digitalen Umfeld schnell geklärt werden können, müssen keine anderen Funktionen gestoppt werden.

Schnellere Genehmigungen

In der Genehmigungsphase können Rechnungen aufgrund der Vielzahl der Schritte verloren gehen oder gelöscht werden. So landet eine Papierrechnung schnell mal auf dem falschen Stapel oder Schreibtisch. Das führt zu Verzögerungen – und dazu, dass Rechnungen verspätet beglichen werden und Verzugszinsen anfallen.

Das Risiko, dass Papierdokumente am falschen Ort landen, wird mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verringert. Denn hier werden Rechnungen schon beim Eingang erfasst und überprüft.

Die Verantwortlichen erhalten das Dokument sofort und können es direkt im System genehmigen. Und dieses System können sie im Handumdrehen aktualisieren und bei Bedarf Verantwortliche hinzufügen oder entfernen. So können keine E-Mails mehr verloren gehen und Sie müssen auch nicht mehr daran denken, Nachrichten weiterzuleiten. Mit Cloud-Systemen können Rechnungen praktisch überall freigegeben werden, was die Verarbeitungs- und Genehmigungszeit beschleunigt. Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Abläufe lässt sich die Durchlaufzeit von Rechnungsgenehmigungen auf nur 10,9 Geschäftsstunden verringern.

Einfacherer Abgleich mit Bestellungen

Jede Rechnung manuell mit der zugehörigen Bestellung abzugleichen – das ist höchst ineffizient. Deshalb sollte das eine Automatisierungssoftware erledigen, die anhand festgelegter Workflow-Richtlinien die Richtigkeit von Bestellbedingungen, Hauptbuchcodes und Beträgen bestätigt.

Eine einzige falsche Ziffer in einer langen Zahlenfolge kann zu Abweichungen führen, die dem menschlichen Auge nach stundenlanger Bildschirm- und Dokumentenarbeit leicht entgehen können. Doch das muss nicht sein: Denn automatische Vergleiche helfen beim Dreifachabgleich, finden schnell Fehler, arbeiten mit hoher Genauigkeit und benachrichtigen die Teams umgehend. Mit automatisierten Abläufen können sogar 96,5 % Ihrer Rechnungen im ersten Anlauf abgeglichen werden. Ein solch hoher Wert zeigt, dass die operativen Prozesse effizient laufen und Ausgabenrichtlinien eingehalten werden, was wiederum Engpässe reduziert und für einen reibungslosen Betrieb sorgt.

Schnellere Zahlungen

Ein einziger Krankheits- oder Urlaubstag kann Zahlungen hinauszögern, sofern sie manuell erfolgen. Verzugszinsen sind Kosten, die gar nicht sein müssen. Ein weiteres Problem verspäteter Zahlungen: Ihnen entgehen dadurch Skonti, die zusätzliche Einsparungen von 5 % einbringen können. Pünktliche Zahlungen sind außerdem Garant für gute Lieferantenbeziehungen und können Ihnen zu günstigeren Krediten und Kaufkonditionen verhelfen, wenn Sie sie am nötigsten brauchen.

Bessere Datenextraktion

Die automatische Datenerfassung gibt Aufschluss über die Gesamtkosten und die Effizienz der Abteilung. Dazu werden die Daten mithilfe modernster Analysemethoden kombiniert. Autorisierte Mitglieder Ihrer Buchhaltung erhalten zudem Zugang zu sämtlichen Rechnungsdaten, damit sie neue Transaktionen sofort auswerten können.

Benutzerfreundliche Dashboards liefern Kennzahlen und KPIs, die für fundierte Entscheidungen herangezogen werden können. Und aktuelle Informationen verbessern die finanzielle Planbarkeit und erhöhen das Vertrauen in Prognosen. Entscheidungsträger können so entschlossen und mit geringerem Risiko handeln.

Ausgabenmanagement mit starken Vorteilen

Der Schwerpunkt der Arbeit von Finanzexperten wie Ihnen liegt darauf sicherzustellen, dass Geld das Unternehmen lediglich verlässt, um mehr Geld zu generieren. Das gelingt aber nur, wenn Ihr Team vollen Einblick in die Transaktionen und Cashflows in Ihrem Unternehmen hat.

Genau hier setzt eine Plattform für das Business Spend Management (BSM) an: Sie erfasst alles, was vor, während und nach einer Ausgabe passiert, und das zentral an einem Ort. Mit diesen einzigartigen Einblicken und Daten haben Sie den Wettbewerbsvorteil, den Sie brauchen, um rentabel und verantwortungsbewusst agieren zu können. So können Sie in unsicheren Zeiten Kosten gewinnbringend senken und gleichzeitig einen langfristigen strategischen Wert erwirtschaften.

BSM unterstützt Sie auch dabei, in verantwortungsbewusstes Wachstum zu investieren, Verhaltensanreize für Lieferanten zu schaffen und die Finanzsituation Ihres Unternehmens ganzheitlich zu überblicken, indem Sie alle Ausgaben in Echtzeit nachverfolgen. Business Spend Management kann Ihnen helfen, Ihre Liquidität zu wahren und so Ihre finanzielle Stabilität zu optimieren. Treffen Sie fundierte Entscheidungen, die jetzt und in den kommenden Jahren Ihren Erfolg sichern.

Die Automatisierungslösung für Ihre Kreditorenbuchhaltung

Finanz- und Buchhaltungsabteilungen haben schon genug um die Ohren und sollten sich ihre Arbeit nicht auch noch mit langsamen, veralteten Rechnungssystemen erschweren. Müssen sie auch nicht, denn hier kann Automatisierung helfen – und Ihren Teams viel Arbeit abnehmen. Damit können sich alle Aufgaben widmen, die für das Unternehmenswachstum wichtiger sind. Wir helfen Ihnen gerne, die richtige BSM-Lösung für Ihre Anforderungen zu finden – sprechen Sie uns an.