ERP vs. TMS vs. Excel

Coupa

Oktober 12, 2015

Lesedauer: 6 mins

Es ist immer wieder hilfreich, einen Blick auf die Systeme zu werfen, welche Corporate Treasurer zur Verfügung stehen – Excel, ERP und Treasury Management Systeme (TMS) – und zu definieren, was für das Treasury am besten geeignet ist. Legen wir los und starten mit Excel.

Excel ist eines der am meisten verwendeten Programme im Corporate Treasury. Und es ist nichts falsch an Excel; es ist eine großartige Maschine für komplexe Kalkulationen. Doch es war nie konzipiert, um komplexe Prozesse abzubilden, Audit-Routinen zu durchlaufen, mit anderen Systemen zu kommunizieren oder als komplexe und multidimensionale Datenbank zu dienen. Excel ist nicht mehr als eine karierte Seite, die darauf wartet, Zahlen in die Mangel zu nehmen. Ein Treasury Management System wiederum ist eine prozessorientierte, komplexe Applikation, die auf Basis von Datenbanktechnologie Kommunikation und Interaktion ermöglicht. Wenn Excel an der Seite von ERP und TMS eingesetzt wird, ist es eine tolle Ergänzung. Aber wenn man sich noch immer einzig und allein auf Excel verlässt, wird es Zeit, ein paar Fragen zur Effizienz aufzuwerfen, über Verlässlichkeit zu sprechen, Prozessoptimierung in den Fokus zu stellen und die Verfügbarkeit von Daten zu hinterfragen, damit der wichtigste Punkt für das Treasury gelöst werden kann: das Risikomanagement.

Was ist mit ERP? Was sind die Unterschiede zwischen ERP und TMS? Nun, der Name – Enterprise Resource Planning – erklärt die Unterschiede bereits. ERP bietet die Betrachtung des gesamten Prozesses der Produktkette an, von der Beschaffung bis zum Verkauf. Und welche Rolle spielt das Treasury darin? Treasury ist verantwortlich, die Zukunft unter Kontrolle zu behalten, die kommende Volatilität abzusichern, und sichere und verlässliche Prozesse zu gewährleisten – die sich dann im ERP widerspiegeln. So wie die Finanzdaten im ERP abgedeckt sind, finden die Treasury-Aktivitäten auf dem Kontoauszug statt, der wiederum im ERP verarbeitet und aufgezeichnet wird. Doch das ERP ist nicht für die Arbeiten im Treasury konzipiert, und Treasury-Systeme sind nicht für ERP-Zwecke konzipiert. Zugegeben, ein ERP kann einigen Treasury-Anforderungen dienlich sein, aber das ist nicht wirklich effizient. Bestimmte Funktionalitäten sind sogar mit „Treasury“ überschrieben – was die IT liebt– nur die IT ist letztendlich nicht für Treasury-Abläufe verantwortlich.

Für komplexe Organisationen, die mit vielen Konzerngesellschaften rund um den Globus operieren, ist ein TMS die beste und einzige sinnvolle Lösung. Nur, die Wahrnehmung im Markt scheint gelegentlich zu sein, dass ein TMS zu teuer sei, schwierig zu implementieren und einen signifikanten Ressourcenbedarf braucht, sowohl seitens des Treasury als auch seitens der IT. Dabei sollte man im Hinterkopf behalten, dass SaaS-Applikationen bereits für weniger als EUR 1.000 im Monat erhältlich sind. Mit SWIFT-Anbindung und einer größeren Bandbreite von Möglichkeiten sind vielleicht EUR 2.500 pro Monat nötig. Aber man braucht für den Einstieg nicht mehr Zehntausende Euros. Und selbst die einmalige Investition ist für jedes Unternehmen machbar. Ein ERP zu implementieren ist weitaus teurer und zeitaufwändiger. Wie auch immer ist zu beachten, das für den Fall einer flächendeckenden Implementierung der Applikation das Engagement des CFOs ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Ansonsten tendieren lokale Manager dazu, selbst die großzügigsten Angebote abzulehnen, nur weil sie das Gefühl haben, übergangen worden zu sein. Solche Umstände verheißen nichts Gutes für die Effizienz des Projektes.

Werfen wir einen Blick auf grundlegende Treasury-Aktivitäten, die am besten durch ein TMS bedient werden.

Cash-Forecasting	Benötigt Echtzeit-Informationen und die Integration von „Erfahrungen“. Flexibel und schnell. Braucht die direkte Anbindung an Banken für den Bezug von Kontoauszügen und die Ausführung von Zahlungsaufträgen.
Hedging	Basiert auf der Zukunftsaussicht über einen längeren Zeitraum hinweg, benötigt Daten, die nicht so in einem ERP-System verfügbar sind, um für eine Vorhersage über einen längeren Zeitraum bei Fremdwährungen die Grundlage darzustellen.
Finanzreporting	Diese Art von Berichten bezieht sich auf Bilanz und G&V. Dies ist ganz sicher die Aufgabe der ERP-Welt. Bezüglich Treasury gibt es zwei Berichtsarten. Die eine brauche ich, um meine täglichen Aufgaben durchführen zu können, die andere, um sie dem Vorstand zu präsentieren. Letztere wird von dafür optimierten Berichtssystemen generiert. Die andere sollte gebrauchsfertig vom TMS geliefert werden.
Zahlungsverkehr/Kontenabstimmung	Muss Bestandteil des TMS sein. Das TMS ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und der Außenwelt – hauptsächlich der Bankenwelt. Kein Geld sollte das Unternehmen verlassen, ohne das TMS durchlaufen zu haben. Das ist keine Option, sondern eine grundlegende Anforderung.
Trade Finance	Trade Finance ist der neue Zahlungsverkehr. Als der Zahlungsverkehr für TMS in den Fokus rückte, war dieser fast auf dem gleichen Entwicklungsstand wie heute Trade Finance. Innerhalb von fünf Jahren werden wir erleben, wie Trade Finance viel stärker digitalisiert werden wird und Treasury-Abteilungen weltweit die Verantwortlichkeiten übernehmen werden, den bankbezogenen Teil von Trade Finance innerhalb ihres Treasury-Systems zu organisieren.

Wo fangen Sie also an? Die folgenden Schritte werden Ihnen beim Übergang helfen.

Legen Sie Ihre Strategie fest.

Zuerst müssen Sie die strategischen Ziele ihres Treasury betrachten. Was Ihr Treasury erreichen will bestimmt, welche Systeme benötigt werden. Abhängig von Ihrem Geschäft und den Anforderungen, bieten unterschiedliche Systeme die besten Lösungen an.

Verstehen Sie die Komplexität Ihres Unternehmens heute und in der Zukunft.

Dies ist etwas, das besser mit fähigen Consultants erarbeitet werden kann oder mit anderen Menschen, die Vergleichbares schon einmal umgesetzt haben. Aber bitte stellen Sie dabei sicher, dass Sie wissen, was Sie wollen und was das Beste für Ihr Unternehmen ist. Es wurden zu viele Lösungen implementiert, deren größter Nutzen darin lag, dass Berater viele Tage damit zubrachten zu helfen, die komplexen Strukturen Ihren eigenen Interessen folgend zu erfüllen. Darüber hinaus arbeitet Ihr Unternehmen vermutlich mit mehreren Systemen gleichzeitig, über Grenzen und Tochtergesellschaften hinweg. Diese Systeme sollten final in einer einzigen Lösung aufgehen. Wenn Sie meinem Rat folgen wollen: Machen Sie es jetzt. Konsolidieren Sie! Es gibt keine Notwendigkeit mehr, im Treasury verschiedene Systeme bewältigen zu müssen. Also starten Sie das Projekt der Konsolidierung. Es gibt keinen Plan B, keine sinnvolle Alternative dazu.

Führen Sie einen effektiven RFP-Prozess durch, um den besten Anbieter für Sie zu finden.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Business am besten kennen. Doch Sie wissen vielleicht nicht, welche Lösungen verfügbar sind, um Sie am weitesten zu bringen. Fragen Sie nicht nach Funktionen; fordern Sie Lösungen für die Probleme im Tagesgeschäft. Zum Beispiel ist das Fragen nach dem automatischen Versand von Faxen kein Feature, das bei einem webbasierten System Sinn macht. Fragen Sie stattdessen, wie die Information innerhalb der Firmengruppe verbreitet wird. Achten Sie außerdem darauf, den richtigen langfristigen Partner zu finden, dem Sie auf Grund seiner professionellen Reputation und nachweisbarer Erfolge vertrauen können. Wenn Ihnen beispielsweise jemand erzählt, dass das Implementieren des globalen Zahlungsverkehrs simpel, schnell und einfach sei, können Sie sich sicher sein, dass sich dieses Projekt als Albtraum mit komplett unerfüllten Erwartungen entwickeln wird. Bedenken Sie jedoch, globaler Zahlungsverkehr ist machbar und für jedes Unternehmen notwendig – aber nicht „mal eben“ nebenbei.

Seien Sie mit der gewählten Lösung glücklich.

Wenn Sie den vorgeschlagenen Lösungen vertrauen, wird es funktionieren. Wenn Sie dies nicht tun, wird es nicht klappen. Es spielt letztlich fast keine Rolle, was geliefert wurde. Haben Sie am Ende das richtige Produkt? Wenn Sie daran glauben, dann ja. Wenn Sie keinen Maßstab zum Vergleichen haben, müssen Sie daran zu glauben. Das ist übrigens der Grund, warum ERP-Systeme im Treasury in Betracht gezogen werden – zu häufig ist nur die IT glücklich, also muss es das Treasury auch sein; egal wie.

Heute ist ein TMS kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das weltweit tätig ist. Die Auswirkungen – und der Nutzen – durch die Implementierung eines TMS können immens sein. Sie können sich plötzlich Aufgaben widmen, die vorher überhaupt noch nicht berücksichtigt wurden. Dies führt zum Beginn eines neuen Zeitalters bei den Vorgängen innerhalb Ihres weltweiten Treasury.

Entdecken Sie jetzt Coupa Treasury!