Zielgruppengerechtere und effektivere Treasury-Berichte

Bei der Erstellung von Berichten ist die Versuchung oft groß, ausschließlich Zahlen und Fakten zu zeigen. Dagegen lässt sich schwer etwas einwenden. Gleichzeitig kann es aber auch schwierig sein, ausschließlich auf der Grundlage solcher Daten überzeugende Argumente vorzubringen. Der Leser wird überschüttet mit Daten, die er in keinen Kontext bringen kann. Man vergisst die Zahlen wieder bzw. auch, warum diese wichtig sind. Genau deshalb sollte ein zielgruppengerechter und effektiver Treasury-Bericht eine visuelle Geschichte erzählen. Wir geben Ihnen bewährte Tipps, wie Sie Ihren Berichten neues Leben einhauchen und dafür sorgen, dass Zahlen zu erfolgreichen Entscheidungen führen.

Ist der Bericht autorenzentriert, leserzentriert oder beides?

Eine autorenzentrierte Präsentation hat eine einzige klare Linie, was die Daten angeht, hat eine klare Aussage und ist wenig interaktiv. Dazu zählen Reden auf der Bühne oder Schulungen. Im Gegensatz dazu hat eine lesergetriebene Präsentation keine klare Linie bei der Vorstellung von Daten und Fakten. Bei einem stark lesergetriebenen Ansatz gibt es auch quasi keine klare Message. Dafür kann ein solcher Beitrag interaktiv sein. Dazu zählen Treasury-Analysen oder Berichte in interaktiver Form (z.B. Spreadsheets). Natürlich können auch beide Ansätze kombiniert werden. Es hängt von Ihrer Zielgruppe und deren Bedürfnissen sowie den zu präsentierenden Daten ab, welcher Ansatz am sinnvollsten ist.

Wer ist die Zielgruppe?

Sie sollten sich vorab auf jeden Fall Gedanken darüber machen, was Sie übermitteln möchten, wie, und vor allem an wen. Wenn Sie einen Treasury-Bericht erstellen, stehen die Zielgruppe und deren Bedürfnisse im Vordergrund. Handelt es sich um eine Präsentation für Entscheidungsträger? Um einen Bericht an Vorgesetzte? Eine visuelle Aufbereitung von Daten muss sich unbedingt nach dem Wissensstand und den Erwartungen des Zielpublikums richten:

• Vorgesetzte erwarten sehr ausführliche Informationen, die konkret greif- und umsetzbar sind. Detailinformationen sind gewünscht.
• Führungskräfte haben nur die Zeit, die Wichtigkeit abgewogener Wahrscheinlichkeiten einzuschätzen und entsprechende Rückschlüsse zu ziehen.

Richten Sie Ihre Treasury-Berichte nach diesen Erwartungen und Anforderungen aus:

• Bieten Sie Vorgesetzten die Möglichkeit, Detailinformationen einzusehen und sich ein Gesamtbild zu machen. Gleichzeitig sollten Sie die Daten trotzdem so aufbereiten, dass klar ersichtlich ist, was wichtig ist.
• Im Umgang mit Führungskräften sollten Sie sich auf das Wesentlich konzentrieren. Ihre Schlüsse und Empfehlungen sollten klar hervorgehoben werden.

Nutzen Sie archetypische Geschichten, um Ihre Informationen zu strukturieren

Es liegt in der menschlichen Natur, dass wir uns Fakten ganz schlecht merken können. Eine Studie der Stanford-Universität kam zu dem Schluss, dass sich Menschen strukturierte Informationen bis zu 40% besser und genauer merken können als unstrukturierte Informationen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie Ihre Daten aufbereiten:

• Dienen die vorgestellten Daten zur Erläuterung eines bedrohlichen oder beunruhigenden Sachverhalts?
• Vergleichen Sie Marktpotenzial mit einem Ziel?
• Stellen Sie eine neue Idee oder einen neuen Ansatz vor?

Tatsächlich entsprechen alle diese Szenarien bekannten, archetypischen Erzählungen. Hier können Verfasser sich Inspiration holen, wie bereits vorliegende Daten strukturiert und dadurch einprägsam gemacht werden können.

Lassen Sie Personen und Charaktere in Ihre Berichte einfließen

Wir interessieren uns für persönliche Charaktere. So kann es im Rahmen einer Präsentation hilfreich sein, auf beteiligte Personen und/oder die für die Daten zuständigen Personen zu verweisen. Das heißt nicht, dass wir aus dem Nähkästchen der Buchhaltungsabteilung plaudern sollten. Stattdessen sollte z.B. die Rolle des eigenen Teams für den vorgestellten Sachverhalt hervorgehoben werden.

Achten Sie auf einheitliche visuelle Semantik

Es ist wichtig, dass sich eine einheitliche visuelle „Sprache“ durch Ihre Präsentation zieht. Auch dadurch geben Sie Ihren Inhalten Struktur und lenken die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe. So ist für diese schnell ersichtlich, wie Informationen zusammenhängen, welche Abschnitte welche Daten behandeln und was wichtig ist. Dazu zählen:

• Eine einheitliche Verwendung von Hervorhebungen (Farbe, Größe, Fettschrift)
• Semantisch einheitliche Farbcodes
• Eine ähnliche Platzierung von Elementen

Ihr Ziel ist es, dass es Ihren Lesern so einfach wie möglich fällt, sich in Ihrer Präsentation zurechtzufinden und Schlüsse zu ziehen, die für sie relevant sind. Nichts ist dabei so effektiv, wie wenn Sie Ihre Daten einheitlich, klar und präzise darstellen.

Kommentieren Sie Ihre Darstellungen

Kommentare und Anmerkungen liefern einen Kontext und geben nähere Informationen oder eine Interpretation der vorgestellten Zahlen und Fakten. Dazu zählen „Details-auf-Nachfrage“: d.h. mehr Information erscheint, wenn an dieser bestimmten Stelle eine Interaktion stattfindet. Durch solche Kommentare werden Unklarheiten beseitigt und das Verständnis des Themas erhöht. Das ist wie zuvor bereits erwähnt vor allem im Umgang mit Vorgesetzten relevant.

Kürzen, kürzen, kürzen: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Man sollte sich seine Präsentation als ein Zusammenspiel aus Signalen und Störgeräuschen vorstellen. Ihre Leser müssen sich einen Weg durch diese „Hintergrundgeräusche“ bahnen, um zu den Informationen zu gelangen, die für sie wirklich wichtig sind.

• Was soll eigentlich vermittelt werden? Das ist das Signal.
• Alles was nicht dazu beträgt, ist ein „Störgeräusch“.

Es sollte genau geprüft werden, ob die in einem Beitrag enthaltenen Elemente wirklich zielführend sind.

Das Signal sollte aber nicht unterbrochen werden: Eine gute visuelle Präsentation kann auch alleine stehen und bietet genügend Informationen, um die Aussage zu vermitteln, ohne dass etwas erklärt werden muss.

Bessere Berichte dank besserer visueller Geschichten

Der springende Punkt für eine erfolgreiche Präsentation ist die Fähigkeit, aus den vorhandenen Informationen einen visuellen Erzählstrang bilden zu können. Dafür muss berücksichtigt werden, an wen sich der Beitrag richtet, was der Erzählansatz ist, wie Unklarheiten möglichst vermieden werden können, wie eine visuelle Sprache aufrechterhalten werden kann, und wie Signale von Störgeräuschen getrennt werden können.  All diese Elemente machen eine Präsentation einprägsam und sorgen dafür, dass auf ihrer Grundlage Entscheidungen getroffen werden, die das Unternehmen weiterbringen.

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