Systeme für B2B-Zahlungsmanagement – Neues Design für die 2020er Jahre
Für viele globale Unternehmen kann der Zahlungsverkehr mit erheblichen Herausforderungen und Risiken verbunden sein. Die Prozesse und Systeme, mit denen Finanzteams heute Zahlungen an Lieferanten in verschiedenen Ländern per Scheck, Kreditkarte und Banküberweisung leisten, sind nicht ausreichend gegen betrügerische Transaktionen geschützt und können zu fehlerhaften Zahlungen, Skontoverlust und fehlendem Rechnungsabgleich führen. Das kann Folgen für den operativen Bereich und die Finanzlage des gesamten Unternehmens haben.
Thema dieses Blogartikels sind die Problematiken bei Zahlungsprozessen für weltweite Lieferketten. Erläutert wird, wie Coupas einheitlicher Ansatz für Ausgabenmanagement und Zahlungen unsere Kundinnen und Kunden dabei unterstützt, diese Probleme erfolgreich zu meistern.
Am internationalen Marktplatz sind heute selbst die kleinsten Unternehmen in zahlreichen Ländern aktiv. Die Herausforderungen im internationalen Zahlungsverkehr lassen sich den drei folgenden Hauptkategorien zuordnen:
- Ineffiziente manuelle Zahlungsprozesse
- Fehlende Datenintegrität und Datenabgleich aufgrund isolierter Anwendungen
- Fehlende Innovation für moderne Zahlungsformen
Ineffiziente manuelle Zahlungsprozesse
Manuelle Prozesse stellen für kleine und größere Firmen gleichermaßen eine Belastung dar. Manuell getätigte Zahlungen sind zeitaufwendig, mit großen Risiken verbunden und fehleranfällig. Viele größere Player nutzen bereits automatisierte Verfahren. Die Integration von Prozessen weltweit ist jedoch sehr komplex, da Verbindungen zu vielen Banken und Zahlungssystemen hergestellt, geprüft und gewartet werden müssen. Die Automatisierung setzt sich auf Unternehmensebene immer stärker durch. Häufig werden jedoch behelfsmäßig verschiedene Systeme genutzt, was Ineffizienzen, versäumte Chancen, Leistungseinbrüche und Haftungsansprüche mit sich bringen kann.
Mangel an Datenintegrität und Datenabgleich aufgrund isolierter Anwendungen
Zahlungen werden für die getätigten Ausgaben geleistet. In vielen Unternehmen kommen unterschiedliche Systeme bei der Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingang und Rechnungsstellung zum Einsatz. So lassen sich Zahlungen nicht zu den Bestellungen oder die zugehörigen Rechnungen zurückverfolgen. In der B2B-Welt ist die Steuerung des Working Capitals durch Finanzierung und Ausschöpfen von Skonto ein fester Bestandteil des Ausgabenmanagements. Aber fast alle Unternehmen verwalten die Transaktionen in separaten Systemen. Es werden nicht nur unterschiedliche Anwendungen genutzt, sondern sie werden auch von verschiedenen Teams verwaltet, die wiederum verschiedenen Prozessen folgen. Da es an Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit fehlt, besteht die Gefahr betrügerischer oder fehlerhafter Zahlungsvorgänge.
Fehlende Innovation für moderne Zahlungsformen
Die Innovationen in den vergangenen zehn Jahren haben die Zahlungsmöglichkeiten für Verbraucher grundlegend verändert. Mobile Zahlungen, digitale Wallets und grenzüberschreitende Zahlungslösungen ermöglichen heute die reibungslose Abwicklung von Verbraucherkäufen. In den Unternehmen sind die Auswirkungen dieser Veränderung natürlich spürbar. Global tätige Unternehmen beispielsweise, die mit Lieferanten in Asien arbeiten, müssen einfachere und schnellere Modelle für grenzüberschreitende Zahlungen unterstützen.
Die Gig Economy revolutioniert die Arbeitsweise in modernen Unternehmen. Freelancer, die pro Auftrag vergütet werden, benötigen schnellere und modernere Zahlungsoptionen, z.B. digitale Wallets. Aber auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen bei Geschäftsreisen nicht mehr auf Zahlungen per Karte oder Wallet über ihr Smartphone verzichten. Die Infrastrukturen und Anwendungen in den Unternehmen sind jedoch überholt und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt und den heutigen Lieferketten nicht mehr gewachsen. Über kurz oder lang zahlen die Firmen dafür einen hohen Preis und müssen deshalb alles tun, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten.
Das neue Design von B2B-Zahlungssystemen
Coupa bietet eine moderne, umfassende und Cloud-basierte Business Spend Management (BSM)-Plattform mit einer einheitlichen Anwendungssuite, über die Unternehmenskunden Einkauf, Empfang und Invoicing für alle benötigten Waren und Dienstleistungen abwickeln können. Aber auch die Ausgaben für externe Beschäftigte und die Spesen der Mitarbeitenden bei Geschäftsreisen können problemlos nachverfolgt werden.
Die Coupa-Plattform stützt sich auf die Daten und die Intelligenz der gesamten Coupa-Community. Kunden erhalten tiefe Einblicke in ihre Ausgaben, können sich mit ihren Branchen-Peers messen und quantifizierbare Maßnahmen zur Optimierung von Effizienz, Transparenz und Compliance für ihr Unternehmen treffen.
Coupa Pay ist die organische Zahlungs- und Finanzierungslösung. Sie baut auf der BSM-Plattform von Coupa und ermöglicht unseren Kunden die nahtlose Bezahlung und Finanzierung von Ausgaben, die in Coupa verwaltet werden.
Umfassende Datenintegrität und Transparenz
Über die Coupa-Plattform können Unternehmen den gesamten Ablauf von der Anforderung, über die Bestellung, den Wareneingang, die Rechnungsstellung und ihre digitale Bezahlung nachverfolgen – und zwar über eine einzige Benutzeroberfläche und auf einer Plattform. Coupa-Kunden können ein strategisches Working Capital Management implementieren und ihren Lieferanten Skonti über dieselbe integrierte Plattform gewähren. Das Ergebnis? Nahtlose Arbeitsabläufe für sie selbst und für ihre Lieferanten, die ihre Transaktionen und Rechnungsstellung bereits über Coupa abwickeln.
Funktionen, Berechtigungen und Privilegien sind auf der Plattform klar definiert und können entsprechend kontrolliert werden. So können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen sensible Aktionen wie die Einrichtung eines Zahlungskontos oder die Freigabe eines Zahlungslaufauftrags ausführen. Personen, die sensible Aktionen im Unternehmen vornehmen können, werden von einer Gruppe hoch privilegierter Anwenderinnen und Anwender bestimmt. Die Kontrollstrukturen, Benutzererlebnisse, Geschäftsprozesse und Datenstrukturen – auf die über eine einheitliche und smarte Anwendungssuite zugegriffen wird – stellen für Transaktionen mit Coupa umfassende Rückverfolgbarkeit und Transparenz sicher.
Offene und automatisierte Plattform
Mit Coupa Pay profitieren Kunden über eine einzige Plattform und Schnittstelle von den Vorteilen der verschiedenen Zahlungsoptionen – von inländischen Banküberweisungen über grenzüberschreitende Zahlungen bis hin zu virtuellen Karten und digitalen Schecks. Die Coupa Pay-Anwendung ist so strukturiert, dass Zahlungen für alle Kanäle gesammelt, freigegeben und genehmigt werden können. Der Kunde kann von jedem Bank- oder Kartenkonto bei seinen Treasury-Banken Zahlungen veranlassen. Über einen einzigen sicheren Kontrollpunkt in Coupa Pay können Zahlungen von Banken weltweit genehmigt werden, und zwar ohne jedes Einloggen in die vielen Bankportale und Apps für Kartenzahlungen. Die automatisierten Coupa-Funktionen erleichtern sowohl die Integration mit den Banken des Unternehmens für das Abrufen von Beträgen als auch mit dem Hauptbuchsystem für den automatischen Abgleich von Zahlungs- und Gebührendaten.
In Coupa können aber auch Lieferanteninformationen erfasst und verwaltet werden. Über die offene und automatisierte Coupa-Plattform können Käufer und Lieferanten über Lieferanteninformationen, elektronischen Dokumentenaustausch (Bestellung und Rechnung), digitalen Zahlungsverkehr und Working Capital Management interagieren – alles in einer einheitlichen Umgebung.
Innovative Straffung von B2B-Zahlungen
Coupa Pay verfolgt einen ganz anderen Ansatz für den Zahlungsverkehr mit Bestandssystemen, um für unsere Kunden Prozessoptimierungen, erhöhte Kosteneffizienz und Transparenz zu gewährleisten. Parallel dazu unterstützen moderne Zahlungssysteme in derselben Umgebung die digitale Geschäftsabwicklung. Zum Beispiel:
- Einheitlicher Zugriff auf Konto und Funding – Mit einem einzigen Zahlungslaufauftrag kann ein Kunde inländische und internationale, Scheck- und virtuelle Kartenzahlungen stapeln und über beliebig viele Ausgangskonten ausführen, ohne sich bei einem einzigen Fundingkonto anmelden zu müssen.
- Grenzüberschreitende Zahlungen – Tätigen Sie gebührenfrei Zahlungen in über 180 Ländern in Form einer lokalen Überweisung an Sie oder Ihre Lieferanten. Genehmigen Sie einfach Zahlungen in Ihrer Landeswährung auf einem Bankkonto (GBP-Konto im Vereinigten Königreich, EURO-Konto in Deutschland oder USD-Konto in den USA) – Coupa verwaltet den gesamten Geldfluss schneller und kostengünstiger und Sie wissen jederzeit, wo sich die Geldmittel befinden.
- Management von vielen virtuellen Kartenanbietern über ein einziges Kontrollmodell – International tätige Kunden führen Konten bei einer Vielzahl von Banken, beispielsweise bei JPMorgan Chase in den USA, Barclaycard in Europa oder Citi in Asien. Mit Coupa können Sie über eine einzige Anwendung Ihre virtuellen Karten, Gebühren und Kontoauszüge all dieser Banken weltweit verwalten. Dabei werden die Daten jederzeit mit Ihren Buchhaltungssystemen abgeglichen. Integrationen mit einzelnen Banksystemen sind nun überflüssig, denn dieses nahtlose Modell ist für alle globalen Banken vollständig in Coupa Pay integriert.
- Echte digitale Schecks versenden – Coupa ermöglicht US-Kunden, die Schecks im Papierformat nutzen, einen echten digitalen Scheck (ohne Kenntnis der Bankverbindung des Lieferanten) per E-Mail zu versenden. Die Lieferanten können nach sicherer Authentifizierung über das Coupa Supplier Portal den Scheck abfotografieren und ihn über eine mobile App auf ihr Bankkonto einzahlen, so wie wir es alle im Privaten gewohnt sind. Ineffiziente und fehleranfällige Papierschecks sind damit Schnee von gestern. Und die Käuferinnen und Käufer können dank Coupa wichtige Nachhaltigkeitsziele in ihrem Unternehmen umsetzen.
- Zahlungen an Lieferanten durch digitale Wallets wie PayPal – Mit Coupa sind Zahlungen an digitale Wallets genauso bequem wie an die Bankkonten der Lieferanten. Noch dazu können die Kontobewegungen in Echtzeit nachverfolgt werden. Coupa ermöglicht Ihren Lieferanten, ihre Zahlungsplattformen wie PayPal und Stripe mit dem Coupa Supplier Portal zu verbinden, und macht so den Weg frei für automatisierte End-to-End-Zahlungen.
Die Revolution im Zahlungsverkehr.
Um Unternehmen eine in jeder Hinsicht einheitliche Zahlungslösung zu bieten, hat Coupa jeden Aspekt des Zahlungsverkehrs, von Geschäftsprozessen, bis zu Nutzerbindung, Sicherheit, Daten und Compliance optimiert. Mit Coupa Pay können alle Ausgaben, Fundings und Zahlungen über eine einheitliche Plattform verwaltet werden, was Vorteile mit messbarem Mehrwert hat.
Coupa macht den inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr effizient und einfach – Sie können die Rendite von Working Capital-Lösungen maximieren und den Zahlungsabgleich mit durchgängiger Datentransparenz automatisieren. Kurz gesagt: Coupa Pay ist die Lösung für bequeme und innovative B2B-Zahlungen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit der Business Spend Management-Plattform von Coupa Ausgaben smarter tätigen können.
