Anforderungen mit Spend Guard verwalten
Arbeiten Sie mit Genehmigungslimits? Befürchten Sie, dass Beschäftigte versuchen könnten, diese Limits zu umgehen, indem sie eine Anforderung in mehrere kleine Anforderungen aufteilen?
Die Höhe von Selbstgenehmigungslimits ist in der Regel von der Rolle und Position der anfordernden Person im Unternehmen abhängig. So liegt das Limit für Beschäftigte oder Manager vielleicht bei maximal 10.000 Dollar, während Anforderungen über diesem Betrag, aber unter 100.000 Dollar von der nächsthöheren Ebene genehmigt werden müssen. Und sehr große Ausgaben (in unserem Beispiel Anforderungen über 100.000 Dollar) müssen vom CFO oder CEO genehmigt werden oder setzen eine Ausschreibung voraus.
Was sind geteilte Anforderungen?
Ganz einfach gesagt spricht man von geteilten Anforderungen, wenn eine größere Anforderung in mehrere kleinere aufgeteilt wird, die jeweils unterhalb des Genehmigungslimits liegen. Um beim obigen Zahlenbeispiel zu bleiben, ist dies der Fall, wenn eine Anforderung über 180.000 Dollar in zwei Anforderungen von je 90.000 Dollar aufgeteilt wird, um die erforderliche Genehmigung durch den CFO zu umgehen.
Dadurch wird der etablierte Genehmigungsprozess umgangen. Die Genehmigungshierarchie wird aufgehoben, was zu nicht regelkonformen Einkäufen führen und die Ausgabenkontrolle erschweren kann. Auch erhöhte Lieferkosten und weniger Mengenrabatte können die Folge sein. Es kann sogar Betrug dahinter stecken. Um einen solchen Missbrauch von Genehmigungslimits zu verhindern, setzen einige Kunden diese deshalb nicht ein.
Spend Guard hat ein Auge auf die Anforderungen in Ihrem System
Coupa hat eine Lösung für dieses Problem. Im Mai 2021 haben wir eine neue Warnmeldung in Spend Guard für geteilte Anforderungen eingeführt. Die Idee dazu kam aus der Coupa-Community, die sich einen Verweis auf dieses verdächtige Verhalten gewünscht hat. Spend Guard ist das Coupa-Modul, das Ausgaben auf Fehler und Betrugsversuche prüft. (Ein weiteres Beispiel für eine Warnmeldung von Spend Guard sind doppelte Rechnungen.)
Der Spend Guard-Algorithmus schlägt in diesen Fällen an:
- Beschäftigte genehmigen Anforderungen, die unter ihrem Selbstgenehmigungslimit liegen. Dies ist im oben angeführten Beispiel der Fall. Für eine höhere Genauigkeit werden falsch positive Fälle herausgefiltert, etwa wiederkehrende Rechnungen, wenn die Rolle des betreffenden Users solche Bestellungen erforderlich macht.
- Beschäftigte machen gemeinsame Sache mit ihren Vorgesetzten, um Anforderungen zu genehmigen, die unter dem Selbstgenehmigungslimit des Managers liegen. Hierfür erstellen wir einen Hierarchiebaum und prüfen jede selbst genehmigte Anforderung auf das Genehmigungslimit vom anfragenden User und dessen Manager. Viele Unternehmen haben Angst vor solchen Absprachen. Diese Fälle sind oftmals enorm komplex, weil mehrere Personen involviert sind. Spend Guard prüft darüber hinaus, ob Beschäftigte geheime Absprachen mit Lieferanten treffen, und gibt bei verdächtigem Verhalten entsprechende Warnungen aus.
- Beschäftigte teilen Anforderungen auf, die einen allgemeinen, vom Unternehmen festgelegten Grenzwert überschritten haben. Wenn Spend Guard beispielsweise feststellt, dass eine Anforderung über 100.000 Dollar liegt (dem allgemeinen Grenzwert des Unternehmens) und dass es sich um eine geteilte Anforderung handelt, wird die Transaktion in diese Kategorie einsortiert, damit sie eine höhere Priorität erhält.
Für genauere Ergebnisse prüft der Algorithmus von Spend Guard neben den Genehmigungslimits auch Adressen, Genehmigungsketten und verschiedene Zeitstempel.
Bisher konnten mit Coupa in nur wenigen Monaten geteilte Anforderungen mit einem Gesamtwert von mehr als 7 Millionen US-Dollar ausfindig gemacht werden. Die Kunden konnten so schnell auf Probleme mit Anforderungen reagieren und eingreifen, um dieses Verhalten abzustellen und zu verhindern, dass unerlaubte Ausgaben getätigt werden. Außerdem erhalten die Kunden so Hinweise auf Beschäftigte, die die Regeln nicht einhalten, und können dagegen vorgehen.
Die Prüfung auf geteilte Anforderungen mithilfe von künstlicher Intelligenz gibt Ihnen die Kontrolle über die Genehmigungsprozesse. So können Sie sich sicher sein, dass auch Selbstgenehmigungen nicht ausgenutzt werden. Coupa Spend Guard wird für optimalen Kundenerfolg in mehreren Phasen Ihrer Ausgabenprozesse eingesetzt.
