Alles, was Sie über Working Capital Management wissen müssen

Mehr Einblick in die eigenen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, um so effizient wie möglich wirtschaften zu können – genau darum geht es beim Working Capital Management. Durch proaktives Monitoring dieser Faktoren in Echtzeit sind Unternehmen besser aufgestellt und können einen optimalen Cashflow für bestehende Verpflichtungen und kurzfristige Betriebskosten sicherstellen.

Was ist Working Capital Management?

Working Capital (im Deutschen wird auch manchmal vom Umlaufvermögen oder von Arbeits- oder Betriebskapital gesprochen) ist das Kapital, das Unternehmen für ihr Tagesgeschäft zur Verfügung steht. Es errechnet sich aus den aktuellen Vermögenswerten (Barmittel, Rechnungen usw.), dem Bestand sowie den laufenden Verbindlichkeiten wie etwa Schulden. Das Working Capital oder Umlaufvermögen ist nicht nur ein Maß für die Liquidität eines Unternehmens, sondern es liefert auch wertvolle Einblicke in die betriebliche Effizienz und die kurzfristige Solidität.

Bei einem positiven Working Capital sind theoretisch die zusätzlichen Mittel für Wachstumsinvestitionen in das Unternehmen vorhanden. Ein negatives Working Capital hingegen heißt, dass das Vermögen nicht größer als die Verbindlichkeiten sind. Das kann zu Problemen führen, etwa Schulden in der richtigen Höhe pünktlich zurückzuzahlen.

Working Capital Management beleuchtet den aktuellen Stand so früh wie möglich. Und dieser Einblick kann der Geschäftsführung helfen, die Funktionsfähigkeit und den Ruf des Unternehmens zu schützen. Wenn beispielsweise der Cashflow in die falsche Richtung geht, lässt sich dieses Problem mit einem gut durchdachten Working Capital Management erkennen. Unternehmen können dann mit entsprechenden Maßnahmen gegensteuern, bevor es zu größeren Schwierigkeiten kommt. So kann eine eingeschränkte Cash-Verfügbarkeit verhindert werden, die am Ende dazu führen könnte, dass das Unternehmen Vermögenswerte veräußern oder sich umstrukturieren muss.

Welche Faktoren beeinflussen das Working Capital?

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Und deshalb unterscheiden sich auch die Anforderungen in Bezug auf das Working Capital von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt also kein universell einsetzbares Patentrezept für das Working Capital Management. Stattdessen muss jedes Unternehmen anhand der eigenen Gegebenheiten eine sinnvolle Strategie entwickeln.

Die Größe des Unternehmens, seine Struktur und seine langfristige Geschäftsstrategie haben einen Einfluss auf den Bedarf an Umlaufvermögen. Gerade dieser letzte Punkt ist besonders wichtig, denn Geldmittel sind entscheidend, um Wachstumschancen richtig dosiert zu nutzen. Denn wo kein Cashflow ist, können Unternehmen zwar unter Umständen solche Gelegenheiten erkennen, sie aber mit großer Wahrscheinlichkeit nicht nutzen.

Außerdem stehen auch frühere Entscheidungen eines Unternehmens in direktem Zusammenhang mit dem Working Capital von heute. Dazu gehören etwa die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen (und ob der Absatz saisonal oder anderweitig bedingt fluktuiert), aber auch wie umkämpft der Markt ist, wie viele Mitbewerber es gibt und welche Zinssätze gerade aktuell sind.

Die Grundlagen des Working Capital Managements

Warum aber ist Working Capital Management so wichtig? Weil es ein Gleichgewicht schafft. Working Capital Management bringt zentrale Geschäftsfunktionen wie diese in Einklang:

• Cash
• Warenforderungen
• Warenverbindlichkeiten
• Kurzfristige Finanzierung
• Bestand

Mit diesem Gleichgewicht hat ein Unternehmen Zugriff auf die Ressourcen, die es braucht, um optimal zu funktionieren.

Die verfügbaren Barmittel sollten immer ausreichen, um auch einen unerwarteten Bedarf erfüllen zu können. Umgekehrt gilt aber auch: Zu viel Cash ist nicht gut, sondern eher ein Anzeichen für ein schlechtes Ausgabeverhalten. Darum sollten Unternehmen zwar immer eine Geldreserve für Notfälle haben, aber andererseits auch jeden verfügbaren Euro in das Unternehmen investieren, um das Wachstum anzukurbeln.

In dieses Gleichgewicht spielt auch das Schuldenmanagement (eingeschlossen die Verbindlichkeiten) hinein. Das Ziel sollte immer sein, dass ausreichend Liquidität vorhanden ist, um A) den normalen Betrieb ohne unnötigen Druck aufrechtzuerhalten, und B) effizient auf unvorhergesehene Bedarfsfälle reagieren zu können. Wird dies bei der Planung nicht berücksichtigt, kann das zu unnötigen finanziellen Risiken führen.

Auch bei Krediten ist die Lage nicht so eindeutig, wie man vielleicht denken könnte. Kredite sollten immer dazu dienen, gute und gesunde Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Lieferanten aufzubauen, aber nicht auf Kosten einer Zusammenarbeit mit Partnern zweifelhafter Kreditwürdigkeit. Das könnte die Risikotoleranz über das erträgliche Maß hinaus erhöhen.

Und zu guter Letzt spielt auch das Bestandsmanagement eine wichtige Rolle, denn Unternehmen müssen genügend Produkte auf Lager haben, die verkauft werden können. Gleiches gilt für den Bestand an Rohstoffen und Ausgangsmaterialien. Es muss sichergestellt werden, dass immer genug vorhanden ist, um die Produktion bei stärkerer Nachfrage hochfahren zu können.

Wenn genügend Produkte verfügbar sind, kann das schnell zu überhohen Bestandsmengen führen. Dann fallen Kosten für die Lagerung von Produkten an, die gar nicht so schnell wie eigentlich nötig verkauft werden können. Die Folge sind höheren Gemeinkosten, die den Cashflow beeinflussen. Je nach Branche sind die Produkte dann möglicherweise bereits veraltet und finden so letztlich gar keine Abnehmer mehr.

All das kostet das Unternehmen gleich doppelt: Es vergeudet Ressourcen für die Herstellung von Produkten, die niemand haben will, und hat Kosten für Bestände, die nicht abgebaut werden können. 

Genau solchen Problemen können Sie mit Working Capital Management effektiv begegnen. Working Capital Management hilft, einen Mittelweg zwischen dem Bedarf von heute und den Anforderungen von morgen zu finden. Und erlaubt darüber hinaus eine proaktive Planung für die Zukunft. 

Nehmen wir einmal an, Sie wollen ein neues Produkt einführen oder auf einen neuen Markt expandieren. Sie haben eine Chance gewittert, die Konkurrenz ist gering und Sie müssen die Gunst der Stunde nutzen. Die dafür nötige Investition ist beträchtlich und wird den Cashflow entsprechend reduzieren. Ohne ein effektives Working Capital Management müssen Sie die Chance möglicherweise verstreichen lassen und wahrscheinlich zusehen, wie ein anderes Unternehmen zuschlägt. Keine angenehme Vorstellung.

Best Practices beim Working Capital Management

Working Capital Management wirkt kurzfristig, bringt aber auch langfristig Erfolge. Denn wenn alle verfügbaren Ressourcen so effizient wie möglich genutzt werden, schlägt sich das auch in den Gewinnen und in der Rentabilität des Unternehmens nieder.

Für ein effektives Working Capital Management müssen Sie zunächst sorgfältig prüfen, wie stabil Ihr Unternehmen aktuell ist und wer Ihre Kunden sind. Sie müssen die Leistungskennzahlen und die langfristigen Ziele des Unternehmens genauestens kennen, um den passenden Plan für ein effektives und zukunftsweisendes Working Capital Management erstellen zu können.

Die Grundidee sollte immer sein, dass Umlaufvermögen zu maximieren. Dabei können zum Beispiel diese beiden Methoden helfen:

• Preisnachlässe bei frühzeitiger Bezahlung: Sie bezahlen Lieferanten früher und erhalten dafür einen Preisnachlass (Skonto).
• Multilaterales Netting: Eine Zahlungsvereinbarung, bei der Zahlungen nicht einzeln, sondern zusammengefasst abgewickelt werden.

Weitere Faktoren, die es hier zu berücksichtigen gilt: Personalkosten, wie schnell ein Unternehmen seine Lieferanten bezahlt und wie schnell Kunden ihre Rechnungen begleichen.

Wir empfehlen an dieser Stelle auch, Business Spend Management (BSM) in Erwägung zu ziehen. Denn mit einer umfassenden BSM-Plattform lassen sich die Prozesse für Beschaffung, Rechnungsmanagement und Spesen vereinheitlichen. Wenn all diese Bereiche in einem System zusammenlaufen, haben Unternehmen einen transparenten Überblick über ihre Ausgaben und ihr Working Capital und können beides besser kontrollieren.

Ein flexibles System wie die Business-Spend-Management-Plattform von Coupa bietet einheitliche BSM-Funktionen und bindet eine hochentwickelte Technologie in die Beschaffung, in Finanzprozesse und in das Treasury ein. Mit mehr als 10 Millionen Konfigurationsmöglichkeiten, hunderten APIs und Funktionen zum Erstellen von Workflows können Unternehmen mit der Coupa-Plattform einen Prozess für das Working Capital Management aufsetzen, der exakt an ihren Anforderungen ausgerichtet ist. Dank einer offenen Cloud-Architektur und einer unkomplizierten Integration kann die Plattform schnell implementiert werden. Sie können Ihre Geschäftsausgaben so schnell, sicher und direkt verwalten und von den Vorteilen profitieren.

Bevor sich aber die Frage nach der Technologie stellt, müssen Unternehmen erst geeignete Change-Management-Prozesse erarbeiten. Diese sind Voraussetzung, um Silos aufzubrechen, Prozesse zu vereinheitlichen und unternehmensübergreifend zusammenzuarbeiten. Sie brauchen Transparenz und Kontrolle vom Sourcing bis zum Zahlungsprozess, um Working Capital freisetzen zu können. Eine teamübergreifende Zusammenarbeit und der Zugriff auf die richtigen Technologien macht genau diese Transparenz möglich.

Working Capital Management ist ein strategischer Prozess, der Effizienz aus mehreren Blickwinkeln angeht. Unternehmen können damit sicherstellen, dass ausreichend Barmittel vorhanden sind, um Ausgaben und Schulden abzudecken zu können, und dass möglichst wenig indirekte Kosten anfallen, um das nötige Working Capital aufzubringen. Für die meisten Unternehmen ist Working Capital Management auch eine machbare Strategie, um den ROI langfristiger Anlageinvestitionen zu maximieren. Vielleicht ist das sogar der wichtigste Pluspunkt von allen.