Machen Sie sich krisenfest – mit diesen 10 Tipps für eine effektive Kostenkontrolle

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es nur natürlich, dass viele Unternehmen auf die Kostenbremse treten, um weiterhin erfolgreich im Geschäft zu bleiben. Wenn es darum geht, auch in Krisenzeiten die Rentabilität des Unternehmens zu gewährleisten, sind Sparmaßnahmen oft das Mittel der Wahl. Dazu kommt das Gefühl, dass sich mit den Kosten ein Bereich lenken lässt, den Unternehmen im Gegensatz zum Umsatz direkt beeinflussen können.

Aber ist ein schnelles Vorpreschen wirklich der richtige Weg? Wir haben an anderer Stelle schon einmal darauf hingewiesen: Pauschale Kürzungen bringen nicht unbedingt mehr Liquidität. Sie schwächen aber Ihren Aktionsradius bei den großen Herausforderungen in Sachen Finanzen, Beschaffung und Supply Chain – und das in einer Zeit, in der die richtige Lösung für diese Probleme wichtiger denn je ist. Resiliente Unternehmen gehen differenzierter an die Sache heran und fragen sich: 

• Was hat wirklich Mehrwert und was ist unnötiger Luxus?
• Welche Investitionen sind nützlich für späteres Wachstum?
• Wie können wir weiterhin unseren ESG-Zielen gerecht werden?
• Wie können wir Entlassungen vermeiden?

Diese Fragen setzen an einem anderen Punkt an, nämlich wie Sie die richtige Menge Geld zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle investieren. Statt pauschal den Gürtel enger zu schnallen, geht es eher darum, Kosten mit Sinn und Verstand einzudämmen. Eine Strategie, die sich in der Bilanz sofort positiv bemerkbar macht und den Grundstein für den zukünftigen Erfolg legt.

Kostenkontrolle mit BSM – eine Maßnahme, die sich schnell bezahlt macht

Es klingt vielleicht paradox, aber wenn Sie Ihre Kosten effektiv runterbringen wollen, müssen Sie erst einmal investieren. Denn ohne einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage ist es unglaublich schwer, Unternehmensausgaben zu senken oder umzuleiten. Hier kann Ausgabenmanagement – oder Business Spend Management (BSM), wie wir es nennen – nützliche Dienste leisten.

BSM bietet Einblick in alle Ausgaben Ihres Unternehmens – und liefert damit die Hintergrundinformationen, die Sie für schnelle Ausgabenentscheidungen brauchen. BSM unterstützt Sie an mehreren Fronten bei der Kostenkontrolle:

Die Investition in BSM macht sich schnell bezahlt. Die erweiterten Möglichkeiten helfen Ihnen nämlich in der nächsten Krise und nicht erst danach.

Wir stellen Ihnen hier 10 Möglichkeiten vor, mit denen Sie auch in Krisenzeiten Ihre Kosten eindämmen können. Sie sind besonders im BSM-Kontext effektiv, können aber in kleinerem Umfang auch ohne genutzt werden.

1. Transparenz — Wissen, wie und wann Ausgaben getätigt werden
2. Kontrolle — Transparenz in echten Mehrwert umwandeln
3. Genehmigungen — Genehmigungsprozesse optimieren
4. Lieferanten — Akzeptanz digitaler Abläufe bei Lieferanten fördern
5. Verträge — Möglichkeiten finden, um Ausgaben zurückzustellen
6. Zahlungen — Zahlungsprozesse optimieren
7. Services — Überausgaben für Dienstleistungen auf den Grund gehen
8. Spesen — Spesenrichtlinien anpassen und durchsetzen
9. Sourcing — Einsparpotenzial von strategischem Sourcing nutzen
10. Risiken und ESG — Risiken senken und die ESG-Ziele trotzdem einhalten

1. TRANSPARENZ: Wissen, wie und wann Ausgaben getätigt werden

Ohne vollen Einblick in die Geschäftsausgaben – also in Einkäufe, Cash, Liquidität, Zahlungen, Vermögenswerte und andere finanzielle Verpflichtungen – bleibt Kostenkontrolle nur ein frommer Wunsch. Wenn hier die Transparenz fehlt, liegt das meist daran, dass Daten manuell verarbeitet werden. Excel-Tabellen fördern Datensilos und verschärfen sie noch. Und sie lassen sich beim besten Willen nicht in Echtzeit up to date halten. Doch das ist längst nicht alles: Die Finanzabteilung erfasst möglicherweise relevante Daten gar nicht, weil niemand damit beauftragt wurde. Das führt dann möglicherweise zu unerwarteten Bankgebühren oder zu Einkäufen, die Finanzabteilung und Treasury gar nicht auf dem Schirm hatten. Wie auch, ohne eine effektive P2P-Lösung, die Einblick in die Ausgaben gibt. So wird unnötig Geld ausgegeben und die Budgets werden überzogen. Und das, wo Sie doch eigentlich versuchen, Ihre Kosten in den Griff zu kriegen.

„42 % der Unternehmen verwalten ihre Finanzen mit Spreadsheets.“ — Umfrage von Coupa im Mai 2022

Wenn Sie wissen wollen, wie und wo bei Ihnen im Unternehmen Geld ausgegeben wird, reicht es nicht, nur ein paar Bereiche zu digitalisieren und einige Prozesse besser aufeinander abzustimmen. Automatisierung allein liefert nur ein lückenhaftes Bild der finanziellen Lage – also nicht das, was Sie damit erreichen wollen. Anders ein BSM-Konzept: Dabei digitalisieren, automatisieren und verknüpfen Sie Abläufe in der Beschaffung, in der Rechnungsbearbeitung, bei Zahlungen, beim Cash-Management und bei Spesen und konsolidieren alle Finanzdaten in einer zentralen Datenquelle. So entsteht ein vollständiges Bild der Ausgaben im Unternehmen, das Ihnen zeigt, wie, wann und wo Ausgaben anfallen. Dieses Wissen ist unverzichtbar, wenn es darum geht zu entscheiden, wann und wo Kosten gesenkt werden sollen.

Von einer solchen Ausgabentransparenz profitiert jedes Unternehmen. Mit einer zentralen Quelle für Finanzdaten auf der Basis von BSM-Prinzipien sind Unternehmen unabhängig von ihrer Größe finanziell agiler. Sie können Ihre Buchhaltung als strategischen Leistungsträger etablieren, Bücher schneller abschließen, Ihre finanziellen Ziele erreichen, smarter investieren und nachhaltig wachsen. Auch in schwierigen Zeiten.

2. KONTROLLE: Transparenz in echten Mehrwert umwandeln

Transparenz allein reicht nicht aus, wenn Sie Kontrollen nicht umsetzen können. Damit Sie Ihre Kosten eindämmen können, müssen Transparenz und Ausgabenkontrolle ineinander greifen. Auch in Krisenzeiten, wie wir sie gerade erleben, meint Kostenkontrolle nicht eine feste Reihe von Prozessen für die Ausgabenverwaltung. Stattdessen ist Flexibilität gefragt – unterschiedliche Hebel, mit denen Unternehmen ihre Ausgaben je nach Situation managen können. Können Sie, wenn nötig, weniger Mittel nutzen? Budgetüberschreitungen mit einem Blick erkennen? Und Kosten besser steuern, indem Sie Anwendern die Einhaltung vorgegebener Ausgabenrichtlinien erleichtern?

Resilienz steht und fällt mit Maßnahmen, die der jeweiligen Situation angemessen sind. Zudem spielen Schnelligkeit und Agilität mit rein, denn Sie wollen ja nicht zu spät reagieren. Deshalb sind beim BSM-Konzept alle Ausgabenprozesse miteinander verknüpft. Sie können mehrere Aktionen gleichzeitig umsetzen, etwa Genehmigungen beim Einkauf einrichten und Skonti nutzen, um Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten zu helfen.

Ein weiteres Werkzeug, um Kosten einzudämmen, ist die dynamische Budgetkontrolle. Wenn Manager und Genehmigende in Echtzeit sehen, wie das Budget genutzt wird, müssen sie nicht mehr auf die wöchentlichen oder monatlichen Berichte warten, um zu wissen, wie viel Geld noch übrig ist. So können Budgets flexibel an wechselnde Prioritäten angepasst werden und Sie können Kosten in weniger wichtigen Bereichen senken und gleichzeitig da investieren, wo zu einem späteren Zeitpunkt ein Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann. Ausgabenverluste von der Beschaffung bis zur Zahlung lassen sich mit einer solchen Budgetkontrolle auf einer BSM-Plattform beseitigen.

Wissen Sie, wie lange Entscheidungen mit Ausgabenbezug bei Ihnen dauern? Sehen Sie sich diese Zahlen einmal näher an. Lange Durchlaufzeiten sind ein Indiz dafür, dass bei den Prozessen nicht alles rundläuft. Und das heißt auch, dass Sie möglicherweise nicht immer und in jeder Situation flexibel reagieren können. Versuchen Sie deshalb, die Durchlaufzeiten so kurz wie möglich zu halten.

3. GENEHMIGUNGEN: Genehmigungsprozesse optimieren

Betrug ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Schätzungen der Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 von PwC zufolge entsteht durch Zahlungsbetrug jährlich ein Schaden von fast 32 Milliarden US-Dollar. Besonders schwerwiegende Angriffe kamen zu 70 % von extern oder waren auf Absprachen zwischen externen und internen Beteiligten zurückzuführen. Eine Möglichkeit, Betrug zu vermeiden, sind Genehmigungsketten für alle Ausgabenarten (etwa vorab genehmigte Einkäufe, Spesen- und Reisekosten, Rechnungen und Treasury-Zahlungen) sowie Compliance-Anforderungen (z. B. die Übertragung von Vollmachten und strikte Aufgabentrennung).

Aber was, wenn jemand im Unternehmen einfach einen Fehler gemacht hat? Wie stark fällt dieser ins Gewicht? Und was können Finanzabteilung und Beschaffung hier tun?

Natürlich variieren die Mehrausgaben von Unternehmen zu Unternehmen. Generell lässt sich aber sagen, dass die meisten Beschäftigten es sicher nicht auf schlechte Ausgabenentscheidungen anlegen. Doch in vielen Fällen fehlt ein System, das sie bei Ausgaben anleitet und unterstützt. Wenn Sie zu wenig Genehmigende einsetzen, öffnen Sie Betrug Tür und Tor, und machen es leichter, Ausgabenrichtlinien zu umgehen. Und wenn zu viele Personen eine Ausgabe genehmigen müssen, kann es zu Engpässen kommen und das Verhältnis zu Beschäftigten und Lieferanten leidet.

„66 % der Unternehmen halten ihre finanziellen Kontrollen, darunter Obergrenzen für Ausgaben und Genehmigungsketten, für verbesserungswürdig.“ — Umfrage von Coupa im Mai 2022

Sehen Sie sich an, wie viele Ausgabenanfragen bei Ihnen abgelehnt werden. Diese Quote kann ein Anzeichen für ineffiziente oder ineffektive Genehmigungsketten sein. Folgenden Situationen sollten Sie nachgehen:

• Zu viele Personen in einer Genehmigungskette. Wer erst nach zig anderen zum Zug kommt, verlässt sich meist auf die Genehmiger davor und lehnt Anfragen eher selten ab. Zu lange Genehmigungsketten bremsen den gesamten Ablauf aus und verhindern letztendlich mehr vorab genehmigte Ausgaben.
• Nur sehr wenige Ablehnungen. Dies deutet darauf hin, dass die Genehmigungen sinnlos sind. Genehmigende sollten stattdessen als Beobachter hinzugefügt werden.

In manuellen Systemen oder Insellösungen ist es meist mühsam, die Prozesse zu überarbeiten und die Genehmigungsmatrix und die beteiligten Personen für alle Warengruppen und Ausgabenbeträge zu ändern. Manchmal sind mehrere Runden nötig, um die richtige Konfiguration zu finden. Und wenn sie dann wieder geändert werden muss, geht das Ganze von Neuem los.

Mithilfe von BSM bietet lassen sich unnötige Mehrausgaben deutlich schneller und einfacher eindämmen. In einer nativen Cloud-Plattform mit integrierter Compliance können Finanz- und Beschaffungsteams mühelos Nutzerrollen für Genehmigende und entsprechende Obergrenzen festlegen und diese den richtigen Personen zuweisen. Da auch die geltenden Richtlinien definiert sind, werden diese bei jeder Ausgabenentscheidung berücksichtigt. Anwender können sogar systematische Sicherheitsprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Zahlungsinformationen korrekt sind. Bei bestimmten Mustern springen KI und die Betrugserkennung durch die Community an und markieren eine Ausgabe als möglicherweise betrügerisch.

„Früher musste ich immer kontrollieren, ob Unterschriften, Rechnungen und Freigaben stimmten. Jetzt sind die entsprechenden Kontrollen im System eingebaut und ich muss mich darum nicht mehr kümmern. Ich muss nicht aufpassen, ob irgendwo Fehler unterlaufen sind.“ — David Moore, ehemaliger Finance Director bei Saga

4. LIEFERANTEN: Akzeptanz digitaler Abläufe bei Lieferanten fördern

Ziehen Sie Ihre Lieferanten auf Ihre Seite und überzeugen Sie sie von Ihren Beschaffungs- und Buchhaltungslösungen. So können Sie produktiver arbeiten, Einsparmöglichkeiten finden und Kosten senken. Digitale Abläufe haben für beide Seiten Vorteile. Zum einen sinkt die Fehlerquote, die Vertragsbedingungen sind klarer und Bestellungen und Zahlungen lassen sich leichter verfolgen. Zum anderen haben Lieferanten Einblick in ihre Rechnungen und Zahlungen und können so von Skontoprogrammen profitieren. Eine Self-Service-Lösung, in der Lieferanten selbst ihre Profilinformationen, ESG-Zertifizierungen und Bankinformationen sicher eingeben und aktualisieren können, reduziert den Verwaltungsaufwand und das Betrugsrisiko.

Gehen Sie die Digitalisierung Ihrer Lieferantenbeziehungen möglichst schnell an. Gründe dafür gibt es genug: Arbeit im Homeoffice, der bessere Einblick in die Lieferantenleistung, eine einfache Möglichkeit, zertifizierte nachhaltige und als divers geltende Lieferanten zu finden, verlängerte Kreditorenlaufzeiten, Skonti und Betrugskontrolle (um nur einige zu nennen). Sie alle brauchen eine moderne Zahlungsinfrastruktur. Gerade in Krisenzeiten hat die Beziehung zu Ihren Lieferanten einen besonderen Stellenwert, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch mit Blick auf die Vertragserfüllung. Digitale Transaktionen erhöhen die Transparenz und erleichtern beiden Seiten die Zusammenarbeit.

5. VERTRÄGE: Möglichkeiten finden, um Ausgaben zurückzustellen

Speichern Sie alle Verträge in einem digitalen Repository, damit sie immer direkt zugänglich sind. So sparen Sie zeitaufwändige manuelle Prüfungen von Bedingungen und sehen automatisch, wo Sie Ausgaben eventuell zurückstellen können.

Kostenkontrolle funktioniert nur dann gut, wenn Sie die verfügbaren Hebel kennen. Verträge mit Lieferanten enthalten wichtige Informationen zu den Bedingungen dieser Beziehungen. Sind diese Informationen schnell für Sie zugänglich, damit Sie wissen, wo Sie Zahlungen bei Bedarf zurückstellen können? Verträge können außerdem Abschnitte enthalten, die Sie vor Preissteigerungen schützen. Es lohnt sich also, wenn solche Daten schnell auffindbar sind. Denn nur dann kennen Sie Ihre Optionen und können im Krisenfall handeln.

6. ZAHLUNGEN: Zahlungsprozesse optimieren

BSM hilft Ihnen, jede Ausgabe noch effektiver zu nutzen. Sie richten damit die moderne Zahlungsinfrastruktur ein, die Sie für ein gutes Working-Capital-Management und für strategische Aktivitäten brauchen.

Die Optimierung Ihrer Zahlungsaktivitäten ist der ideale Weg, um sich auf die Erhaltung Ihrer Liquidität zu konzentrieren:

• Passen Sie zugunsten Ihres Working Capital Zahlungsbedingungen an und verlängern Sie die Kreditorenlaufzeit.
• Bezahlen Sie Lieferanten früher als nötig und handeln Sie im Gegenzug Preisnachlässe aus.
• Bezahlen Sie Einmallieferanten mit virtuellen Karten, die Rabatte und eine höhere Liquiditätsrendite bieten.
• Automatisieren Sie die Zahlungsabwicklung, damit die Buchhaltung produktiver arbeiten kann und mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
• Automatisieren Sie manuelle Zahlungsabläufe durch digitale Bearbeitungs- und Abgleichsprozesse. Das reduziert das Betrugsrisiko und hilft, Vorgaben einzuhalten.

Digitale Zahlungen eröffnen eine ganze Reihe solcher Win-win-Szenarien. Darüber hinaus bieten sie zusätzliche Kontrollmöglichkeiten, Puffer und Rabatte. Mit virtuellen Karten lässt sich zudem der Abrechnungszeitraum der Karte für eine bessere Kreditorenlaufzeit ausschöpfen.

7. SERVICES: Überausgaben für Dienstleistungen auf den Grund gehen

Viele Unternehmen greifen bei Bedarf auf Leiharbeit zurück. Dafür fallen natürlich auch Kosten an. Nur wenn Sie Einblick in alle damit zusammenhängenden Aufwendungen haben, können Sie schnell Mehrkosten oder überhöhte Ausgaben für externe Services erkennen und gegensteuern. Etwa, indem Sie weniger wichtige Aufgaben verschieben, damit keine Überstunden in Rechnung gestellt werden. Gerade in Krisenzeiten sind solche Aufwendungen ein guter Mechanismus für die Kostenkontrolle. Ein gezieltes Management bietet hier die Möglichkeit, Investitionen anzupassen und die Belegschaft falls nötig aufzustocken oder zu verkleinern.

Bei der Verwaltung von Zeit- und Vertragsarbeitskräften ist ein einheitlicher Prozess im Rahmen Ihrer gesamten Lieferantenstrategie hilfreich. Damit ist sichergestellt, dass Sie alle geltenden Gesetze im Arbeitsrecht einhalten (und mögliche Bußgelder für Verstöße und damit auch Imageschäden vermeiden). Ein weiterer Vorteil: Sie arbeiten so mit geprüften Lieferanten und haben dadurch die Risiken besser im Griff. Auch der Wechsel von einzelnen Leistungsbeschreibungen oder SOWs, bei denen die Entgelte oft nicht optimal ausgehandelt und festgelegt sind, zu geprüften befristeten Arbeitsverträgen bietet ein enormes Einsparpotenzial.

8. SPESEN: Spesenrichtlinien anpassen und durchsetzen

Nutzen Sie eine Software für die Verwaltung von Spesen- und Reisekosten? Welche Möglichkeiten bietet sie? Können Beschäftigte damit direkt Reisen buchen und die Erstattung von Spesen anfordern? Kann das Tool anfallende Ausgaben optimieren? Die Erfahrung zeigt: Ohne integrierte Buchungsfunktion kaufen die Beschäftigten Zug- oder Flugtickets nach eigenem Gutdünken. Eine Praxis, die für Unternehmen meist unkalkulierbare und unnötig hohe Kosten bedeutet. Anders smarte Reise- und Spesenlösungen: Sie können Ticketpreise verfolgen und Tickets automatisch umbuchen, wenn sich der Preis auf der gebuchten Route ändert, damit Sie von zwischenzeitlichen Preissenkungen profitieren. Und wenn Reisekosten- und Spesenmanagement mit der Beschaffung kombiniert werden, kann KI Spesenaufwendungen aufzeigen, die möglicherweise vorab genehmigt werden können, um mehr Einsparungen zu erzielen.

Auch wenn Ihre Richtlinien für Reisekosten und Spesen klar und verständlich sind, hilft die Integration in andere Systeme den Beschäftigten dabei, bei Reisebuchungen und Spesenabrechnungen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Eine Spesenabrechnung allein fällt vermutlich nicht groß ins Gewicht. Das Problem: In der Buchhaltung fallen wahrscheinlich jede Woche oder jeden Monat viele solcher Abrechnungen an. Und damit steigen sowohl die Kosten als auch der Arbeitsaufwand. Spesenpositionen, die nicht den Richtlinien entsprechen, sind enorme Kostentreiber. Zum einen zahlen Sie vermutlich mehr als eigentlich nötig. Und zum anderen muss die Buchhaltung wertvolle Zeit investieren, um diese Ausnahmen zu prüfen, bevor eine Abrechnung genehmigt werden kann.

Oft ist schon viel gewonnen, wenn die bestehenden Reise- und Spesenrichtlinien konsequent durchgesetzt werden. Dabei kann eine KI-basierte Lösung für die Spesenverwaltung helfen. Sie überblickt Ihr Prüfverfahren und kann bei Spesenbetrug und doppelt eingereichten Abrechnungen Alarm schlagen. Genau das macht Coupa Spend Guard. Die Funktion analysiert Abrechnungsmuster von Beschäftigten und Lieferanten und trägt dazu bei, unerlaubte Ausgaben (auch für Reisekosten und Spesen) effektiv zu verhindern.

9. SOURCING: Einsparpotenzial von strategischem Sourcing nutzen

Arbeiten Sie daran, Ihre Lieferanten zu konsolidieren und Vergünstigungen auszuhandeln. Gerade bei Tail-End-Ausgaben ist das Potenzial für Einsparungen sehr hoch. Doch Sourcing ist enorm komplex und erfordert Manpower in Ihrem Sourcing-Team. Die Lösung: Sourcing-Tools, die helfen, einen größeren Mehrwert aus Ihren Geschäftsausgaben zu erzielen.

Je schneller Sie geeignete Beschaffungsgelegenheiten finden und je mehr Ausschreibungen Sie durchführen können, desto mehr Einsparungen und damit auch positive Effekte lassen sich umsetzen. Dafür brauchen Sie strategisches Sourcing und Technologie. Mit Technologie können Sie auch kleinere Gelegenheiten effektiv nutzen. Das können z. B. automatische Routineausschreibungen, Community-gestützte Einkaufsprogramme und automatisiertes Sourcing in Warenkategorien sein, die häufig für Tail-End-Ausgaben verantwortlich sind. Oft reichen schon vertragliche Absicherungen als Schutz vor Preissteigerungen für mehr Einsparungen.

Sourcing, Verträge, Procure-to-Pay und das Supply-Chain-Design aufeinander abzustimmen, eröffnet fantastische Möglichkeiten für die Kostenkontrolle und positive Effekte in Sachen Nachhaltigkeit. Denn allein durch die Optimierung Ihres Logistiknetzes lassen sich unnötige Fahrten vermeiden, umweltfreundlichere Transportmethoden einsetzen und die Abfallmengen reduzieren.

Ein BSM-Ansatz kann hier sogar helfen, Risiken in den Griff zu bekommen. Gerade in der Logistik und bei Lieferanten macht sich die bessere Verbindung von Supply Chain und Risiken bezahlt. Denn die Planungsteams werden bei drohenden finanziellen Gefahren oder ethischen Bedenken gewarnt und können rechtzeitig reagieren. Gibt es Waren und Dienstleistungen, die Sie nur von einem Anbieter beziehen? Am besten stellen Sie sich bei der Auswahl Ihrer Lieferanten breiter auf. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls einer Ihrer wichtigsten Lieferanten plötzlich ausfallen sollte.

10. RISIKEN UND ESG: Risiken senken und die ESG-Ziele trotzdem einhalten

Ob 2008, 2001 oder 1980 – es ist immer das gleiche Bild: In unsicheren Zeiten versuchen Unternehmen, weniger wichtige Ausgaben zu streichen und dabei dennoch Risiken im Blick zu haben, auf die Bedenken externer Stakeholder zu reagieren und agil zu bleiben, um im richtigen Moment mit Blick auf die Zukunft zu investieren.

In unsicheren Zeiten stehen die Gewinnmargen im Fokus. Doch vorausschauend ist es, auch auf ein sich änderndes Risikoumfeld zu achten. Wer mit vielen Supply-Chain-Risiken kämpft, muss aus dem Krisenmodus herausfinden und aktiv werden. Dafür ist eine langfristige Strategie nötig, die aufzeigt, wie sich mögliche Risiken fortwährend senken lassen. Nur so bleibt die geschäftliche Kontinuität gewahrt – egal welche Probleme es bei Lieferanten gibt oder wo es in der Lieferkette hakt.

Damit Sie gut gerüstet sind, digitalisieren Sie im ersten Schritt die Erstprüfung und die kontinuierliche Überwachung von Lieferanten (und deren Sublieferanten) auf Bereiche wie Informationssicherheit, Datenschutz und ethisch-verantwortungsvolle Beschaffung. Wenn die ineffizienten und manuellen Abläufe wegfallen, sinken die Betriebskosten deutlich. Auch Fehler passieren dank Digitalisierung eher weniger, sodass Sie hohe Bußgelder und Imageschäden für Ihre Marke vermeiden können. Für Aufgaben wie diese bieten sich Plattformen mit KI-Funktionen an. Sie zeigen proaktiv Alternativen zu riskanten Lieferanten an, damit Unternehmen möglichen Gefahren schnell aus dem Weg gehen können.

Nachhaltigkeit hat aber auch ein gewisses Risikopotenzial. Denn Unternehmen stehen heute in der Pflicht, ihrer Nachhaltigkeitsverantwortung nachzukommen – und müssen mit Konsequenzen rechnen, wenn sie es nicht tun. Fehler haben hier in der Regel ein Nachspiel und können Aufsichtsbehörden auf den Plan rufen. Mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das im Januar in Kraft tritt, steigt diese Gefahr noch einmal deutlich. Unternehmen brauchen heute umfassenden Einblick in ihre Lieferanten und die damit verbundenen ESG-Risiken. Natürlich sollten Unternehmen immer bestrebt sein, Bußgelder zu vermeiden. Aber diese zusätzlichen Kosten oder gar ein Skandal wegen ethischen Fehlverhaltens tun doppelt weh, wenn die Lage sowieso schon angespannt ist. Es lohnt sich also, vorzusorgen, damit es gar nicht erst dazu kommt.

Was Sie noch tun können? Unterstützen Sie Ihre Lieferanten. Gerade kleinere Lieferanten stehen unter Druck, wenn die Nachfrage sinkt und andere Kunden eventuell Zahlungen zurückhalten, oder sie haben einfach nicht genügend finanzielle Mittel. Das kann sich auch auf Sie auswirken, aber mit einem umfassenden System können Sie diese Risiken im Blick behalten. Bei derart angeschlagenen Lieferanten leidet möglicherweise die Qualität oder sie erfüllen nicht mehr alle Leistungsvorgaben wie vereinbart. Prüfen Sie also regelmäßig, wie Ihre Lieferanten abschneiden. Und vergessen Sie dabei nicht: Wir sitzen alle im selben Boot! Bieten Sie also wenn möglich Ihre Hilfe an. Vielleicht, indem Sie größere Aufträge an solche Lieferanten vergeben oder großzügigere Zahlungsbedingungen anbieten, die ihren Cashflow am Laufen halten.

Hohe Inflation, steigende Zinssätze und ein unsicherer Weltmarkt – ein Blick auf die aktuelle gesamtwirtschaftliche Lage zeigt, dass ruhigeres Fahrwasser derzeit nicht in Sicht ist. Aber wenn Sie gut aufgestellt und agil sind, können Sie trotzdem sicher durch diese und zukünftige Krisen kommen.

„Unser Treasury-Team hat einige Maßnahmen ergriffen: häufigeres Cash Reporting, Einsparungen, vorübergehend keine Fusionen, Ausweitung des Working Capital. So konnten wir dem Sturm kurz- und mittelfristig trotzen. Und standen dadurch am Ende deutlich besser da, als wir ursprünglich gedacht hatten.“ — Adam Watts, Senior Treasury Program Manager bei Dentsu International

Wachstumsstarke Unternehmen sollten jetzt lieber keine Schnellschüsse machen, sondern innehalten und die eigene Strategie überdenken. Denn es werden die starken und resilienten Unternehmen sein, die aus dieser Krise mit besten Wachstumschancen herauskommen werden.

Große Unternehmen sollten sich auf den anstehenden Sturm vorbereiten – am besten mit smarten Maßnahmen statt pauschalem Rotstift. Digitale Lösungen bieten die Transparenz und Kontrolle, die Sie brauchen, um sich fit für die Zukunft zu machen – was auch immer sie bringen mag.