Das macht eine effektive Suchfunktion aus: 3 Tipps vom Coupa-Entwicklerteam

Ein gutes Ausgabenmanagement braucht eine gute Suchfunktion. Dieser Grundsatz ist umso wichtiger, wenn die Konjunktur schwächelt und Logistikprobleme oder Reisekosten die finanzielle Lage von Unternehmen maßgeblich beeinflussen können. Doch leider liefert nicht jede Suchfunktion auch relevante Ergebnisse oder ist auf die User abgestimmt.

Die negativen Folgen unzureichender Suchfunktionen – Frustration auf Benutzerseite, Fehlentscheidungen beim Einkauf oder sogar Compliance-Probleme – sind hinreichend bekannt. Wie also muss eine Suchfunktion aussehen, die BSM-User optimal unterstützt?

Das Entwicklerteam bei Coupa hat sich hierzu so seine Gedanken gemacht – und orientiert sich an diesen drei Kriterien.

1. Am Anfang stehen gute Daten

Eine effektive Suchfunktion braucht umfassende, aktuelle und hochwertige Daten.

Umfassende Daten

Die Basis einer jeden guten Suchfunktion sind saubere und einfache Daten wie Produktnamen und Preise. Noch besser ist es aber, wenn die Suche auch umfassende Daten wie Beschreibungen, Bilder, Artikelnummern, Herstellerinformationen und ähnliche Angaben mit einbezieht. Ein User, der z. B. nach einer Marke oder einer Artikelnummer sucht, kann diese nur finden, wenn die entsprechenden Informationen in den Daten enthalten sind. Wenn nicht, erscheinen unter Umständen irrelevante Treffer oder schlimmstenfalls überhaupt keine Suchergebnisse.

Hochwertige Daten

Wie bei so vielen Dingen gilt auch bei der Suche: Wenn die Basisinformationen nichts taugen, taugen auch die Ergebnisse nichts. Riesige Mengen mangelhafter und irrelevanter Daten tragen nicht unbedingt zu einer guten Sucherfahrung bei. Wenn Sie zum Beispiel eine Liste mit präzisen Bezeichnungen, aber unstrukturierten oder unklaren Beschreibungen haben, sollten Sie diese Beschreibungen lieber weglassen. Die Informationen sollten relevant und auf die Daten bezogen sein. So haben allgemeine Platzhaltertexte wie vorläufig, nicht zutreffend oder Bürobedarf nur selten einen wirklichen Nutzen.

Aktuelle Daten

User suchen aktuelle Informationen und keine veralteten Ergebnisse. Viele Suchalgorithmen tendieren sogar dazu, eher neuere Informationen anzuzeigen. Dabei spielen auch Leistungserwägungen eine Rolle. Aber Ihre Suche profitiert auf jeden Fall davon, wenn Informationen auf dem neuesten Stand und aktiv indiziert sind.

2. Ohne eine überragende Suchtechnologie läuft nichts

Im Laufe der Jahre wurden die Suchtechnologien immer weiter verbessert und sind heute zuverlässiger und effektiver denn je. 1999 hat Doug Cutting mit Lucene seine fünfte Suchmaschine entwickelt. Heute bildet Lucene die Grundlage für Elasticsearch und Solr sowie für eine Reihe weiterer Suchmaschinentechnologien. Grundlage der Coupa-Suchfunktion ist Elasticsearch.

Warum eine Suchtechnologie? Weil sie einer traditionellen relationalen Datenbank in vielerlei Hinsicht überlegen ist.

Suchtechnologie kann Text in Worttoken umwandeln

Die meisten Leute kennen den gesuchten Titel oder Begriff nicht vollständig. Stattdessen geben sie ein paar Wörter ein und finden damit, wonach sie suchen. Damit das funktioniert, werden alle Daten mittels Tokenisierung in Wörter zerteilt. Und das muss in jeder Sprache funktionieren. Darum verwendet Coupa die Unicode-Textsegmentierung, mit der wir Unternehmen auf der ganzen Welt unterstützen können.

Suchtechnologie kann die Sprache verstehen

Moderne Suchtechnologien sind in der Lage, die Nuancen von Sprachen auf der ganzen Welt zu verstehen. Etwa, wenn jemand ein Wort im Singular oder Plural eingibt, aber wahrscheinlich Suchergebnisse erwartet, die beide Formen abdecken. Oder jemand verwendet Umlaute oder Sonderzeichen, die den gültigen Schreibregeln der betreffenden Sprache vielleicht nicht entsprechen, möchte aber Suchergebnisse mit beiden Versionen erhalten. Die Suchfunktion von Coupa unterstützt mehr als 30 verschiedene Sprachmodelle.

Suchtechnologie kann Fehler erkennen

Anwender machen Fehler. Das können Schreibfehler oder auch nur Vertipper sein. Suchtechnologie prüft deshalb auch plausible Variationen, um mögliche Treffer zu finden. Coupa setzt beispielsweise auf Elasticsearch, um Schreibvarianten falsch eingegebener Begriffe zu finden.

3. Im Wiederholen liegt die Kraft

Es gibt kein Patentrezept für eine Suchfunktion. Eine Suche ist nur dann wirklich exzellent, wenn sie immer weiter verbessert wird. Deshalb passt zum Beispiel Google seinen Suchalgorithmus mehr als 500 Mal im Jahr an. Und auch Coupa versucht, bei der Entwicklung seiner Suchfunktion einen Mittelweg zu finden: Das heißt, wir wollen bei Änderungen nicht zu konservativ und zu langsam vorgehen, aber auch nicht zu schnell vorpreschen und durch Anpassungen möglicherweise die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Unser Grundgerüst sind die folgenden Schritte. Diese wiederholen wir immer wieder, um unsere Suchfunktion möglichst effektiv zu gestalten.

Daten analysieren

Suchfunktionen sind extrem datenabhängig. Und ein Algorithmus, der bei einigen Daten gut abschneidet, zeigt bei anderen Daten vielleicht Schwächen. Deshalb ist es wichtig, die Daten zu analysieren und ihre Abstufungen genau zu verstehen. Darum werten wir bei Coupa Daten von Kunden und Daten aus der Community aus. Diese Daten nutzen wir dann in unseren KI-basierten Klassifikatoren, um sicherzustellen, dass die Suchergebnisse für die User und Produkte eines bestimmten Kunden relevant sind.

Benutzerverhalten beobachten

Im Grunde dient eine Suchfunktion dazu, Anwender mit der Suchtechnologie zusammenzubringen. Das klappt aber nur, wenn man das Benutzerverhalten kennt und versteht. Denn nur so kann die Suchfunktion richtig eingestellt werden. Coupa setzt dafür auf Content Insights. Dieses intern entwickelte Kundentool zeigt uns, wonach gesucht wird und wie effektiv die Anfragen sind.

Wahrscheinlichkeit statt Perfektion anstreben

Bei der Suche gibt es oftmals keine „richtige“ Antwort, denn unterschiedliche User knüpfen möglicherweise ganz unterschiedliche Erwartungen an dieselbe Suchanfrage. Das Abstimmen der Suche auf das Benutzerverhalten ist also ein bisschen Glücksspiel – es gilt, die richtige Wahrscheinlichkeit zu finden. Sie müssen die Suchfunktionalität so einrichten, dass sie relevante oder voraussichtlich relevante Ergebnisse für die Suchintention des jeweiligen Users liefert.

Wenn man so will, ist das Gestalten einer effektiven Suchfunktion eine Reise, die nie zu Ende geht. Aber wenn User genau das finden, was sie suchen, haben Sie Ihre Aufgabe erfüllt.