Qu'est-ce que la gestion des dépenses d'entreprise ?

Table des matières

• Pourquoi la gestion des dépenses d’entreprises est-elle importante ? 
• Quels sont les avantages de la gestion des dépenses d'entreprise ?
• Comment fonctionne la gestion des dépenses d’entreprise ?
• Qui est concerné par la gestion des dépenses d'entreprise ?
• Comment mettre en oeuvre une stratégie de gestion des dépenses d'entreprise ?
• Comment la gestion des dépenses s'intègre-t-elle aux autres processus de l'entreprise ?
• Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de gestion des dépenses ?
• Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses d'entreprise ? 
• Comment choisir le bon logiciel de gestion des dépenses pour votre entreprise ?
• Les avantages de la plateforme de gestion des dépenses d'entreprise de Coupa. 

La gestion des dépenses d'entreprise (BSM) est un ensemble de technologies et de stratégies qui englobent tout ce qui se passe avant, pendant et après l’action directe de dépenser de l’argent pour le compte de l’entreprise. De la recherche d'événements à la négociation des termes des contrats, en passant par la création de bons de commande, le traitement des factures et toute une série d'autres activités liées aux dépenses, à la trésorerie, aux liquidités et aux fournisseurs, la gestion des dépenses d'entreprise permet de suivre, analyser et automatiser les modèles de dépenses et les processus d'une entreprise de bout en bout. Tout cela, dans le but de réduire les risques, améliorer la rentabilité et accroître l'efficacité opérationnelle. En bref, la gestion des dépenses d’entreprise aide à maximiser l'impact de chaque euro dépensé par une entreprise.

Le BSM et la gestion des notes de frais sont souvent considérés comme une seule et même chose, mais en réalité, la gestion des notes de frais  est seulement une sous-catégorie du BSM. La gestion des notes de frais comprend les dépenses professionnelles encourues par les employés, que l'entreprise rembourse ensuite. La gestion des dépenses de l'entreprise comprend quant à elle la gestion des notes de frais et toutes les autres dépenses de l'entreprise, qu'elles soient directes (coûts associés à la fabrication d'un produit ou d'un service) ou indirectes (coûts non directement liés à la fabrication d'un produit ou d'un service).

Comme vous pouvez le constater, la gestion des dépenses (BSM) touche tous les domaines des dépenses de l'entreprise. Lorsque les entreprises disposent d'une vue d'ensemble détaillée de la manière dont les ressources sont utilisées et des raisons pour lesquelles elles le sont, elles peuvent prendre des décisions plus judicieuses.

"Le BSM harmonise toute une série de processus administratifs afin qu'ils apportent ensemble plus de valeur et d'efficacité qu'ils ne pourraient le faire seuls. Cela commence par l'utilisation de la technologie pour obtenir une vue unifiée et granulaire de toutes les dépenses de l'entreprise, ce qui permet aux équipes financières et d'approvisionnement de prendre des décisions et d'agir rapidement, de réduire les risques et de créer des chaînes d'approvisionnement plus intelligentes".

Tony Tiscornia, directeur financier de Coupa

Pourquoi la gestion des dépenses d'entreprise est-elle importante?

La gestion des dépenses d’entreprise face à l’inflation

Les perturbations inattendues dans la chaîne d'approvisionnement, l'inflation record et les normes environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) toujours plus strictes réduisent les marges bénéficiaires des entreprises. Face à la hausse des prix, beaucoup d’entreprises ont choisi de répercuter ces coûts sur leurs clients, mais cette stratégie n'est pas durable. Selon une enquête Gartner de mai 2022 auprès de 199 directeurs financiers, 78 % d'entre eux considèrent les investissements numériques comme essentiels pour lutter contre l'inflation.

Les limites des systèmes traditionnels

Les entreprises utilisant encore des systèmes traditionnels de gestion des dépenses, qui reposent sur une série de différentes solutions ponctuelles, sont désavantagées. Leurs processus deviennent complexes, chronophages et cloisonnés, entraînant une faible adoption par les employés et réduisant la visibilité des dépenses. Cela se traduit par des coûts de main-d'œuvre et de technologie élevés dus au traitement des transactions dans des systèmes différents ou redondants, des taux d'erreur accrus en raison de processus manuels et d’une faible adoption des fournisseurs, des fuites de dépenses dues au manque de gouvernance et d'impossibilité de suivre précisément les indicateurs clés de performance.

Il n'est donc pas surprenant que 46 % des directeurs financiers manquent de visibilité complète sur les transactions dans leur organisation. Sans comprendre où et pourquoi l'argent est dépensé, prendre des décisions stratégiques pour la croissance est impossible.

La gestion des dépenses d’entreprise comme facteur de différenciation

C'est là que la gestion des dépenses d'entreprise offre un avantage concurrentiel. Elle élimine le travail manuel, encourage la collaboration interfonctionnelle et fournit une source unique de vérité pour les dépenses. Les données sont claires : les pratiques de Business Spend Management permettent des économies de 6,6 % sur les dépenses, tandis que les approches traditionnelles de gestion des dépenses n'offrent que 2 à 3 % d'économies. Mais les avantages de la gestion des dépenses d'entreprise vont au-delà de la réduction des coûts, contribuant à la croissance et à la compétitivité globales.

Quels sont les avantages de la gestion des dépenses d'entreprise ?

Le principal avantage de la gestion des dépenses d'entreprise réside dans sa capacité à fournir aux décideurs des données précises et globales, leur permettant de réagir de manière stratégique face à l'évolution rapide des conditions du marché. Parmi les autres avantages de la gestion des dépenses de l'entreprise, citons les suivants :

Diminution des coûts et amélioration de la durabilité

Les entreprises ne devraient pas avoir à choisir entre rentabilité et développement durable. En réalité, les entreprises qui intègrent le développement durable dans leur stratégie opérationnelle enregistrent une croissance de rentabilité supérieure à leurs pairs. Le BSM permet aux entreprises d'intégrer des données environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) dans leurs processus de dépenses, facilitant la diversification des fournisseurs au meilleur prix, la réduction des émissions de carbone dans la chaîne d'approvisionnement et l'amélioration de la transparence de celle-ci grâce à la surveillance par l'IA. Les données de dépenses centralisées permettent également une catégorisation et une analyse facilitées, identifiant des opportunités d'économies, comme par exemple la renégociation de contrats pour des produits de base sur lesquels l'entreprise dépenserait 30 % de plus que ses pairs d’après l’analyse effectuée par l’IA et notifiée au département achat. 

Améliorer la productivité des employés

L'automatisation des processus manuels réduit les erreurs et libère les employés pour des tâches analytiques. Par exemple, l'automatisation des processus de facturation permet d'atteindre un taux de concordance moyen de 96,5 % dès la première fois, avec un délai d'approbation des factures de 10,6 heures. Cela permet aux équipes AP de recroiser les contrats et les conditions de paiement et ainsi augmenter la rentabilité. Grâce à une facturation plus rapide, les équipes d'approvisionnement rencontrent moins de goulots d'étranglement et renforcent leurs relations avec les fournisseurs.Les directeurs financiers peuvent mieux anticiper les flux de trésorerie et ajuster les budgets, bénéficiant ainsi à toute l'organisation.

Réduire les risques

La gestion des risques implique la conformité aux réglementations ESG et fiscales, l'évaluation et le contrôle des tiers fournisseurs et la prévention des fraudes. Les outils de Business Spend Management offrent une visibilité sur les fournisseurs, signalant les violations et les activités suspectes en temps réel. En interne, l'automatisation et les contrôles prédéfinis évitent les erreurs et les fraudes, prévenant également les dépassements de budget qui pourraient ternir la réputation de l'entreprise auprès des investisseurs.

Renforcer la planification financière

La gestion des dépenses de l'entreprise offre une visibilité en temps réel sur tous les types de dépenses, les factures approuvées, la trésorerie globale et les paiements à venir, visibilité que les responsables financiers et les départements de trésorerie n'ont généralement pas. En repoussant les paiements tout en respectant les besoins en trésorerie des fournisseurs, les responsables financiers peuvent optimiser les rendements cachés des liquidités de l'entreprise, transformant même les paiements en source de rendement financier. Une visibilité accrue aide également les équipes financières à repérer les niveaux de dépenses actuels susceptibles de dépasser les budgets, leur permettant de réaffecter les ressources en fonction des besoins et de planifier divers scénarios.

Comment fonctionne la gestion des dépenses d’entreprise ?

La gestion des dépenses de l'entreprise s’articule autour de processus prédéfinis, englobant les demandes, les achats et le suivi des dépenses au sein d'un système centralisé. Pour atteindre cet objectif, les entreprises investissent généralement dans des capacités de Business Spend Management au fil de leur croissance, ce qui permet d'établir différents stades de maturité dans le processus de gestion des dépenses d'entreprise.

Les 5 niveaux de maturité de la gestion des dépenses d'entreprise

• Niveau 1 - Processus manuels → Les processus sont très manuels et cloisonnés, le papier, les feuilles de calcul, les courriels ou diverses solutions ponctuelles sont utilisées pour suivre, gérer et analyser les dépenses. 
• Niveau 2 - Numérisation et automatisation → La numérisation et l'automatisation des processus manuels dans les domaines de l'approvisionnement, de la facturation, des paiements, de la gestion de la trésorerie et des dépenses permettent d'améliorer la visibilité des dépenses et la productivité des employés.  
• Niveau 3 - Unification des processus numériques →  L'unification de ces processus numériques en un seul espace de travail ou système - conduisant à une meilleure collaboration entre les services, des approbations plus rapides, des rapports plus précis et une réduction des risques. 
• Niveau 4 - Optimisation avec l'IA → L'utilisation de l'IA pour fournir des références sectorielles, détecter les fraudes et identifier les domaines d'amélioration - conduisant à l'optimisation des performances de l'entreprise. 
• Niveau 5 - Innovation → Le perfectionnement constant de toutes les étapes - conduisant à l'innovation, aux décisions stratégiques et à l'agilité nécessaire pour résister aux perturbations du marché. 

Décomposons encore davantage les quatre premiers niveaux en fonction des différentes fonctions de l'entreprise concernées.

Niveau 1 - Processus manuels

• Les finances: en l'absence de processus d'achat formel, toutes les demandes d'achat doivent passer par le service financier, entraînant une "passation de marchés à forte composante financière" caractérisée par des approbations lentes. Les équipes utilisent des feuilles de calcul et des solutions temporaires pour suivre les dépenses et les paiements, rendant les prévisions de trésorerie complexes.
• Approvisionnement : les employés effectuent des achats de manière ad hoc en raison du manque de technologies ou de processus formels. Si un responsable ou une équipe d'approvisionnement existe, ils agissent principalement en tant qu'acheteur et administrateur de contrats pour toute l'entreprise
• Sourcing : les feuilles de calcul et/ou un système ERP sont souvent les seules méthodes d'approvisionnement, entraînant un faible taux d'adoption pour les personnes en dehors des services financiers et d'approvisionnement. Cela conduit à de nombreux achats non contractuels, des pertes d'économies, un suivi insuffisant des performances des fournisseurs et des erreurs d'appel d'offres.
• Chaîne d'approvisionnement : l'absence de structure organisationnelle claire et l'utilisation de processus manuels entraînent rarement une révision de la conception de la chaîne d'approvisionnement. Les équipes adoptent sporadiquement des solutions temporaires offrant des capacités limitées, entraînant une prise de décision réactive.

Niveau 2 - Numérisation et automatisation

• Finances : De nombreuses entreprises entament leur progression vers le modèle de maturité en automatisant partiellement la comptabilité fournisseurs, tirant rapidement parti des pratiques BSM.  La facturation se faisant essentiellement sur papier, les équipes cherchent à automatiser la correspondance et le rapprochement des bons de commande et des factures.
• Approvisionnement : l'automatisation de certaines fonctions d'approvisionnement de base améliore la gestion des catégories dans des domaines clés et permet de segmenter les fournisseurs. Un processus d'approvisionnement plus rationalisé émerge, mettant l'accent sur les économies de coûts. Cependant, le suivi global des dépenses reste limité.
• Sourcing : l'automatisation des tâches et l'utilisation de modèles accélèrent le processus d'appel d'offres en facilitant la comparaison directe des offres par l'équipe d'approvisionnement. Des alertes automatisées sont utilisées pour faciliter la collaboration entre les acheteurs et les fournisseurs sur des étapes clés.
• Chaîne d'approvisionnement : les responsables de la chaîne d'approvisionnement adoptentdivers outils numériques, y compris des jumeaux numériques de leur chaîne d'approvisionnement. Cependant, l'intégration de la chaîne d'approvisionnement dans les décisions stratégiques fondamentales de l'entreprise n'est pas encore systématique.

Niveau 3 - Unification des processus numériques

• Finance : les entreprises adoptent une facturation 100 % sans contact avec la correspondance des bons de commande pour prévenir les doubles factures, accélérer les approbations et repérer les dépenses hors contrat. Grâce à une visibilité accrue des liquidités via les plateformes BSM, les équipes génèrent des tableaux de bord de reporting. Les paiements sont effectués à temps et facilement. À mesure que l'entreprise se développe, l'ajout d'un système de gestion de trésorerie pour gérer les paiements transfrontaliers et la conformité fiscale internationale est envisagé.
• Approvisionnement : la nouvelle plateforme BSM permet aux services d'approvisionnement de rationaliser le processus d'achat grâce à des options en libre-service et à des flux de travail automatisés pour tous les employés, améliorant ainsi la catégorisation des dépenses et réduisant les achats hors contrat. Des outils de collaboration avec les fournisseurs améliorent également les relations.
• Sourcing : avec la croissance de l'entreprise et la complexification de l'approvisionnement, des techniques d'optimisation mathématique avancées permettent d'exécuter plusieurs scénarios d'appels d'offres dans de nombreuses catégories. Ces scénarios intègrentdes scores de risque fournisseur pour garantir le choix de la meilleure option. Une fois le fournisseur sélectionné, le nouveau contrat est automatiquement intégré à l'ensemble du processus P2P, réduisant ainsi les risques et améliorant la création de valeur.
• Chaîne d'approvisionnement : les données provenant de l'ensemble de l'entreprise sont intégrées de manière transparente dans les outils de conception de la chaîne d'approvisionnement, tels que le modélisateur de la demande, permettant ainsi un meilleur contrôle des coûts.

D'autres données de sortie, telles que l'approvisionnement en transport, permettent à l'équipe d'agir sur les meilleurs tarifs des transporteurs pour optimiser davantage les réseaux de la chaîne d'approvisionnement. Des tableaux de bord de reporting sont également élaborés pour partager des informations avec les parties prenantes importantes afin de prendre des décisions commerciales éclairées.

Niveau 4 - Optimisation avec l'IA

• Finance : les équipes commencent à utiliser l'IA pour détecter les fraudes internes sur les achats et externes lors des vérifications des fournisseurs et des paiements. Grâce à une visibilité totale des dépenses, les services financiers équilibrent l'allocation des ressources à court terme en raison de l'inflation ou des pénuries d'approvisionnement, avec le financement des projets de croissance à long terme.
• Approvisionnement : en utilisant les données de dépenses de la communauté mondiale, la classification par IA décompose les achats en catégories principales et sous-catégories. Cela permet de créer des opportunités pour la communauté, telles que des recommandations de fournisseurs approuvés, des informations sur les prix et des événements de sourcing de groupe. Cela réduit également les risques et les fraudes.
• Sourcing : grâce à une meilleure classification des dépenses, le service d'approvisionnement tire parti de son pouvoir d'achat lors des négociations avec les fournisseurs. Il est également plus facile de s'approvisionner dans plusieurs catégories ayant des besoins différents, comme l'amélioration de la durabilité ou la réduction des coûts globaux. L'IA utilise des sources de données externes pour surveiller en permanence les risques et les performances des fournisseurs.
• Chaîne d'approvisionnement : l'IA identifie les facteurs de coûts les plus élevés dans la chaîne d'approvisionnement, tels que des itinéraires de transport inefficaces ou une mauvaise utilisation de la capacité des transporteurs. Les équipes peuvent alors exécuter des scénarios ciblés dans leur jumeau numérique, maximisant ainsi les bénéfices et offrant aux décideurs financiers un meilleur contrôle sur les leviers de coût de l'entreprise. 

Lorsque les entreprises atteignent le niveau 5 du modèle de maturité, elles se concentrent moins sur leurs processus et davantage sur des initiatives stratégiques et prospectives, ce qui leur confère un avantage concurrentiel sur leurs pairs.

Qui est concerné par la gestion des dépenses d'entreprise ?

Les fonctions et responsabilités associées à la gestion des dépenses incombent généralement aux équipes achats, mais la gestion des dépenses professionnelles est unique. Elle engage chaque département à diverses étapes du cycle des dépenses. Examinons ici comment les responsables de chaque département exploitent la technologie de gestion des dépenses d’entreprise.

Qui utilise la gestion des dépenses d'entreprise ? 

• les directeurs financiers (CFO) ;
• les CPO ; 
• les CSCO ; 
• les responsables des achats ;
• les DSI ;

Les directeurs financiers (CFOs)

Les directeurs financiers cherchent à augmenter le résultat net. Pour y parvenir, ils ont besoin d'une vue exhaustive des données relatives aux dépenses afin de réduire les coûts sans entraver le moteur de croissance de l'entreprise. Cependant, avec les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses, ils passent beaucoup de temps à chercher ces données dans de multiples systèmes. Les outils de gestion des dépenses permettent de centraliser et d’analyser ces données, offrant aux directeurs financiers une visibilité complète et un meilleur contrôle des dépenses dans toute l'entreprise. Ces outils aident également à assurer la conformité et à réduire les risques.

Responsables des achats (CPOs)

Dans un marché de plus en plus imprévisible, les stratégies d'achat des CPO, axées sur le contrôle des coûts, la gestion des risques et le soutien à la diversité des fournisseurs, sont essentielles pour la continuité de l'entreprise. Les CPO utilisent des outils de gestion des dépenses pour avoir une visibilité totale sur les catégories de dépenses, automatiser le contrôle de la conformité et appliquer les meilleures pratiques en matière de dépenses. Ils simplifient le processus d'achat pour tous les employés, travaillant souvent en étroite collaboration avec les services d'approvisionnement, la chaîne logistique et les services financiers. Ils recherchent un logiciel BSM qui intègre les principaux processus d'approvisionnement, tels que les contrats, les achats, la validation de la facturation et les paiements aux fournisseurs.

Responsable du sourcing stratégique (HSS)

Les responsables du sourcing stratégique utilisent les outils de BSM pour suivre et analyser précisément les besoins en approvisionnement de l'entreprise, élaborer des plans de catégories et de demande, puis acquérir ces biens et services au meilleur prix en négociant des contrats avec les fournisseurs. Il est crucial que les économies réalisées lors de la phase de négociation du contrat (de la source au contrat) ne soient pas perdues lorsque les employés achètent eux-mêmes les articles (de la demande à l'achat). Les responsables de l'approvisionnement gèrent cette situation en intégrant efficacement les fournisseurs et en rendant les contrats opérationnels, afin que les employés n'achètent pas des biens et des services en dehors de ces accords. Ils surveillent également en permanence les risques et les performances pour garantir que les activités en aval, comme l'approvisionnement jusqu'au paiement, ne soient pas perturbées.

Responsables de la chaîne d'approvisionnement (CSCO)

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement s'efforcent de gérer la demande, de garantir la disponibilité des produits, d'équilibrer les stocks et de respecter les normes ESG. Plus récemment, cependant, les CSCO se sont associés aux directeurs financiers pour améliorer la rentabilité, ce qui est logique puisque 20 % du chiffre d'affaires peut être comptabilisé dans les coûts de la chaîne d'approvisionnement. Ils utilisent des outils BSM pour obtenir une vision complète de la chaîne d'approvisionnement. L'un des outils les plus importants est le jumeau numérique - une réplique numérique de la chaîne d'approvisionnement de l'organisation - qui aide les CPO à planifier des perturbations inattendues en exécutant différents scénarios d'analyse des coûts dans un environnement de test sans risque.

Directeurs des systèmes d'information (DSI)

Les responsables des technologies de l'information ont pour objectif d'améliorer les processus opérationnels de base ou les flux de travail d'une entreprise. Pour ce faire, ils recherchent des logiciels de gestion des dépenses d'entreprise qui permettent une configuration facile pour soutenir des opérations plus rapides et plus efficaces. Cela inclut l'optimisation de l'analyse des données. Les outils de Business Spend Management les aident à relier les données entre les processus opérationnels et à organiser ces données de manière que les employés puissent les comprendre et agir en conséquence. Les DSI aident également les dirigeants de l'entreprise à choisir la bonne technologie qui répondra non seulement aux besoins spécifiques en matière de dépenses, mais qui s'intégrera également de manière transparente l’ensemble des technologies et à l'ERP actuels de l'entreprise.

Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion des dépenses d'entreprise ?

Une stratégie de gestion des dépenses d'entreprise bien exécutée améliore la visibilité financière et la prise de décision des employés. Cependant, il n'est pas toujours facile d'obtenir l'adhésion des employés à de nouvelles politiques de dépenses. Voici quatre étapes qui vous aideront à surmonter ce défi et à mettre en œuvre une stratégie de gestion des dépenses d'entreprise réussie.

Évaluer les pratiques actuelles en matière de dépenses.

Les employés connaissent-ils les fournisseurs privilégiés de l'entreprise ? Combien d'étapes faut-il franchir pour acheter un article ? Réfléchissez au processus d'achat et de dépense et recherchez les points à améliorer. Plus l'expérience est transparente, plus les employés seront enclins à respecter les pratiques de dépenses approuvées par l'entreprise. 

Constituer une équipe BSM dédiée

La collaboration entre les différentes fonctions de l'entreprise est l'un des éléments les plus importants d'une stratégie BSM réussie. Créez une équipe dédiée composée de responsables des finances, des achats, de l'approvisionnement, de la chaîne logistique et des technologies de l'information, et fixez des objectifs clairs. L'équipe peut veiller à ce que les employés s'alignent sur les meilleures pratiques et suivre les progrès réalisés dans le cadre de la stratégie BSM globale de l'entreprise. 

Choisir les bons outils BSM.

Lorsque les outils sont faciles à utiliser, leur taux d'adoption est plus élevé. Recherchez des outils intuitifs qui facilitent le processus d'achat et de dépense. Les logiciels qui offrent une expérience d'achat guidée avec des contrôles administratifs prédéfinis et qui permettent de créer des tableaux de bord visuels sont des caractéristiques à prendre en considération. 

Proposer une formation aux employés.

Dispensez régulièrement une formation complète sur les nouveaux outils et les nouvelles politiques de dépenses. Les logiciels accompagnés de tutoriels et d'un centre de ressources complet constituent un bon point de départ pour la formation. Votre équipe BSM dédiée est également une ressource intéressante pour les employés qui ont besoin d'un soutien complémentaire.

Comment la gestion des dépenses s'intègre-t-elle aux autres processus de l'entreprise ?

La gestion des dépenses, tout comme la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la gestion de la relation client (CRM) et la gestion du capital humain (HCM), englobe les processus opérationnels fondamentaux de chaque organisation. L'intégration de ces systèmes offre aux entreprises la possibilité de prendre des décisions plus éclairées, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de stimuler la croissance sur un marché concurrentiel. Adopter cette intégration représente une étape cruciale vers le contrôle financier et la durabilité à long terme.

Planification des ressources de l'entreprise (ERP)

L'ERP est un système qui fusionne divers processus et fonctions d'entreprise en une plateforme unifiée. Il rationalise les opérations de base telles que la comptabilité, la finance, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et le contrôle des stocks. L'ERP constitue la base de données centrale de toutes les activités de l'entreprise. Bien qu'il soit essentiel, il ne constitue pas une solution exhaustive capable de gérer toutes les ressources humaines ou tous les flux de travail liés à la gestion des dépenses. C'est pourquoi la plupart des entreprises investissent dans des systèmes distincts spécialisés qui traitent des fonctions spécifiques et les intègrent à leur ERP. En réalité, ces systèmes renforcent la valeur d'un ERP en répondant à des besoins particuliers et en améliorant l'efficacité globale des opérations de l'entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’entreprise ? 

L'ajout d'un logiciel BSM permet aux entreprises d'avoir une vision globale de leur santé financière. Les données financières des deux systèmes permettent de mieux comprendre les schémas de dépenses, les performances des fournisseurs et l'affectation des budgets.

 Gestion de la relation client (CRM)

Le CRM est un outil permettant aux entreprises de gérer les interactions avec leurs clients actuels et potentiels. Il stocke les données des clients, suit les pistes de vente et rationalise les efforts marketing pour améliorer la satisfaction et la fidélité des clients. L'intégration d'un système CRM à un système BSM permet de rationaliser et d'optimiser les efforts marketing. Par exemple, une demande d'achat pour une campagne marketing est initiée dans le système CRM, puis automatiquement acheminée vers le système Business Spend Management. Le service financier approuve rapidement la demande et suit les étapes budgétaires à mesure que la campagne progresse, collaborant étroitement avec l'équipe marketing pour assurer l'efficacité de la campagne.

Gestion du capital humain (HCM)

La gestion du capital humain englobe les processus et pratiques de gestion du personnel d'une entreprise, y compris l'acquisition de talents, l'intégration des employés, le traitement des salaires, la gestion des performances et le développement des employés. Lorsqu'elle est intégrée à un système Business Spend Management, l'entreprise réduit les tâches administratives, améliore la cohérence des données et favorise la conformité en garantissant le transfert précis des salariés et de leurs données et activités HCM.

Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de gestion des dépenses ?

Une stratégie complète de gestion des dépenses nécessite que les personnes, les processus et la technologie travaillent ensemble de manière transparente, mais il y a quelques défis qui empêchent les organisations d'y parvenir.

Fonctionnement en silos

La gestion des dépenses peut avoir des significations différentes pour chaque unité opérationnelle. Par exemple, le service achat cherche à négocier le meilleur prix pour les articles, tandis que les finances visent à améliorer la rentabilité globale. En conséquence, chaque unité opérationnelle peut utiliser des solutions ou des outils différents, créant un système où les données et les processus sont cloisonnés. Avec le Business Spend Management, les processus et les données relatives aux dépenses sont centralisés, favorisant la collaboration sur les mesures de réduction des coûts. Les directeurs financiers peuvent ainsi collaborer avec les directeurs produits pour minimiser les coûts de stockage, améliorant ainsi la rentabilité.

Utiliser des processus manuels

L'utilisation de feuilles de calcul, de courriels et d'autres processus manuels augmente les risques d'erreurs et de mauvaise communication. Cela conduit à des données incorrectes et à des capacités de reporting insuffisantes pour toute l'organisation. Il est impossible de prendre des décisions intelligentes pour l'entreprise si l'on travaille avec des données erronées. Les processus manuels rendent également plus difficiles l'application de la conformité et la prévention de la fraude, par exemple en s'assurant que chaque achat est conforme au contrat ou en empêchant un fournisseur de modifier un numéro de compte sur une facture.

Collaborer au niveau local et mondial

Dans un monde dominé par le numérique, la technologie opérationnelle est cruciale pour maintenir la cohésion des organisations. Ainsi, un directeur d'usine à Shanghai, en Chine, doit collaborer en temps réel avec l'équipe d'approvisionnement à Portland, dans l'Oregon, pour éviter toute interruption de production due à des perturbations de la chaîne d'approvisionnement à Rabat, au Maroc. À mesure que notre monde devient plus interconnecté et numérique, les organisations ont besoin de processus rationalisés et d'outils de collaboration en temps réel pour rester compétitives. La gestion des dépenses d’entreprise aide les organisations à relever ces défis en transformant numériquement les opérations et en créant un système centralisé facilitant le suivi, la gestion et l'analyse des processus de dépenses

Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses d'entreprise ?

La gestion des dépenses d'entreprise trouve ses racines dans les modules complémentaires Procure-to-Pay (P2P) et Source-to-Pay (S2P) des ERP à la fin des années 90. À cette époque, l'innovation dans le domaine du commerce électronique interentreprises (B2B) a également pris son envol, donnant naissance à plusieurs nouvelles solutions autonomes de gestion des dépenses. C'est ainsi qu'est apparu le premier logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs` au début des années 2000. Cependant, ces premières solutions, tout comme d'autres disponibles sur le marché à cette époque, ne traitaient pas efficacement des factures ou des dépenses. Les limites fonctionnelles de ces solutions ont contraint les entreprises à combiner différentes solutions ponctuelles pour gérer leurs dépenses.

Ce n'est qu'en 2016 qu'a été introduite la première plateforme BSM complète, englobant les achats, la facturation, la gestion des dépenses, l'analyse des dépenses, la gestion des fournisseurs, la gestion des contrats et le sourcing. Aujourd'hui, de nombreuses solutions logicielles et plateformes sont disponibles sur le marché, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques. Toutefois, parmi les fonctionnalités les plus courantes des logiciels BSM, on trouve :

Procure-to-pay (P2P)

Le P2P couvre l'ensemble du cycle d'achat, de l'identification d'un besoin d'achat au paiement final au fournisseur. Son principal avantage réside dans la rationalisation et l'automatisation des étapes du processus d'approvisionnement, telles que les demandes, les approbations, la création de bons de commande, le traitement et le paiement des factures. Un des défis majeurs pour les entreprises est d'assurer la concordance entre les bons de commande et les factures. Les fonctionnalités Procure to pay modernes permettent une mise en correspondance automatique dans les deux sens, éliminant ainsi les traitements d'exception coûteux et fastidieux.

Sourcing stratégique

Sourcing stratégique consiste à identifier et sélectionner les fournisseurs pour optimiser les coûts, la qualité et les relations avec les fournisseurs. Il commence par l'utilisation d'outils d'analyse de données pour identifier les opportunités de sourcing. Ensuite, une opération de sourcing est organisée pour obtenir la meilleure offre des fournisseurs, suivie d'une évaluation basée sur divers facteurs. Une fois le fournisseur sélectionné, un contrat peut être automatiquement créé et envoyé pour signature. Certains logiciels relient la recherche de fournisseurs à la gestion des contrats et aux demandes d'achat pour améliorer les dépenses contractuelles et valider les factures des fournisseurs par rapport aux conditions contractuelles, augmentant ainsi la valeur ajoutée.

Gestion des contrats

Les outils de gestion des contrats permettent de créer, suivre et contrôler les contrats avec les fournisseurs, les clients ou d'autres parties prenantes. Ils automatisent la création de contrats à l'aide de modèles prédéfinis ou extraient des données d'offres de sourcing. Ces outils permettent également de suivre les modifications et les mises à jour, de configurer des alertes pour les renouvellements de contrat ou les échéances de conformité, et de centraliser les documents contractuels pour faciliter leur récupération. Ainsi, les entreprises gagnent en valeur et améliorent la conformité tout au long du cycle de vie des contrats.

Conception et planification de la chaîne d'approvisionnement

Les outils de conception et de planification sont essentiels pour éviter les goulets d'étranglement et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Ils commencent généralement par la modélisation des données ou la création d'un jumeau numérique (une représentation numérique de la chaîne d'approvisionnement physique) pour analyser les différents composants. Avec un jumeau numérique, les entreprises peuvent exécuter divers scénarios pour évaluer l'impact des changements dans la demande, l'offre ou la logistique sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Ces scénarios peuvent être utilisés pour planifier les réponses aux situations imprévues ou pour identifier la conception la plus efficace de la chaîne d'approvisionnement, minimisant ainsi les coûts ou améliorant l'efficacité des itinéraires de transport pour réduire les émissions de carbone.

A l’avenir, la gestion des dépenses d'entreprise sera cruciale pour naviguer entre les risques mondiaux et les nouvelles réglementations gouvernementales, notamment celles concernant la durabilité, les données, la confidentialité et l'IA générative. Pour soutenir ces efforts, l'informatique jouera un rôle essentiel. On peut s'attendre à une augmentation des stratégies ERP "composables", où l'infrastructure numérique pour les nouvelles solutions peut être rapidement intégrée et entièrement personnalisée dans un réseau basé sur le cloud.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des dépenses d'entreprise ? 

Avoir une bonne compréhension de ses besoins

Pour sélectionner le bon logiciel de BSM pour votre entreprise, il est essentiel de trouver un équilibre entre vos problèmes immédiats et vos objectifs à long terme. Votre objectif actuel peut être de faire correspondre trois factures, mais si votre entreprise évolue sur de nouveaux marchés, à l’international notamment, votre entreprise aura besoin d’un logiciel capable de prendre en charge la facturation automatisée en conformité avec les réglementations des différents pays. Optez pour une solution évolutive qui grandit avec votre entreprise, réduisant ainsi le besoin constant d'évaluer et d'acheter de nouveaux logiciels.

Choisir une plateforme collaborative

Il est essentiel de choisir une plateforme intuitive et collaborative offrant un accès mobile. Les employés qui travaillent directement avec les clients en première ligne ou dans une usine de production ont besoin d'un moyen rapide et facile de gérer les dépenses. Pour les employés, où qu'ils se trouvent, une technologie facile à utiliser garantit une forte adoption des pratiques d'achat approuvées par l'entreprise.

Vérifier que l’outil soit compatible avec vos logiciels existants

Un aspect tout aussi important est l'intégration de la plateforme ou du logiciel avec votre système ERP actuel. Il est crucial de vérifier si le logiciel se synchronise facilement avec votre système ERP existant et s'il sera compatible avec les futures migrations ou mises à niveau de ce système. Une intégration transparente entre le logiciel de BSM et le système ERP garantit une continuité opérationnelle fluide et une utilisation efficace des données à travers l'ensemble de l'entreprise.

Choisir un bon logiciel de gestion des dépenses d’entreprise : ce qu’il faut retenir

En résumé, choisissez une solution de BSM qui soit non seulement adaptée à vos besoins actuels, mais qui soit également évolutive pour répondre à vos exigences futures. Assurez-vous qu'elle offre une convivialité maximale et un accès mobile pour garantir une adoption rapide par les employés. Enfin, veillez à ce qu'elle s'intègre parfaitement avec votre système ERP existant et soit prête à évoluer avec les futures mises à niveau technologiques de votre entreprise.

Comment choisir le bon logiciel de gestion d’entreprise ? Les questions à se poser !

• Quels sont, le cas échéant, les changements qui devront être apportés à votre pile technologique actuelle - et votre service informatique dispose-t-il des ressources nécessaires pour les effectuer ? 
• Combien de temps faudra-t-il pour mettre en service le système ? 
• Pouvez-vous consolider d'autres systèmes de gestion des dépenses sur votre nouvelle plateforme ? 
• La plateforme propose-t-elle des partenaires d’implémentation expérimentés et référençables pour la transition ? 

Ces questions stratégiques doivent être mûrement réfléchies afin de maintenir le projet de sur la bonne voie et dans le respect du budget.

Les avantages de la plateforme de gestion des dépenses d'entreprise de Coupa

La plateforme BSM de Coupa, basée sur le cloud, se distingue par sa facilité d’utilisation et son efficacité, unifiant les processus et les données à travers les fonctions finance, achat et chaîne logistique. Les organisations du monde entier peuvent maximiser la valeur et l'efficacité opérationnelle grâce à des informations basées sur des données. Voici les principaux avantages de la plateforme Coupa :

Une interface intuitive 

La simplicité est au cœur de l'expérience utilisateur de Coupa. L'interface intuitive permet aux utilisateurs de naviguer facilement à travers les processus d'achat, de traitement des factures et de paiements, sur n'importe quel appareil. Cette simplicité favorise l'adoption élevée par les utilisateurs, élément clé de son succès. De plus, la plateforme est adaptable, vous permettant de répondre à vos besoins immédiats tout en ajoutant des fonctionnalités supplémentaires à mesure que votre entreprise se développe.

Une prise en main rapide de l’outil

Les organisations choisissent Coupa en raison de son taux d'adoption élevé. L'outil offre une expérience d'achat intuitive pour chaque employé, sur n'importe quel appareil, simplifiant ainsi le traitement des factures et des paiements par les équipes des comptes fournisseurs et financières. De plus, la plateforme est facile à déployer et à maintenir pour le service informatique, grâce à une intégration rapide à l'ERP et à trois mises à jour automatiques de la sécurité et des performances chaque année.

Une plateforme flexible

La plateforme Coupa est hautement adaptable. Vous pouvez commencer par automatiser des processus spécifiques tels que les comptes fournisseurs et l'approvisionnement, puis ajouter des fonctionnalités supplémentaires (trésorerie, paiements) à mesure que votre entreprise se développe. Des outils de conception de la chaîne d'approvisionnement à la gestion des contrats en passant par le "source-to-pay", Coupa offre des solutions qui fonctionnent de concert pour harmoniser vos données et améliorer vos opérations.

Une base de données performante 

L'écosystème de dépenses de Coupa connecte les entreprises entre elles, offrant une valeur inégalée. Des milliers de clients contribuent à une base de données anonymisée, analysée par l'IA pour fournir des informations précieuses aux utilisateurs. Vous pouvez comparer vos dépenses dans certaines catégories avec d'autres entreprises de votre secteur, trouver des fournisseurs fiables, obtenir le soutien de partenaires commerciaux approuvés et évaluer la performance BSM de votre entreprise grâce au rapport de référence annuel de Coupa. En somme, la plateforme Coupa offre une solution complète et collaborative pour optimiser vos processus d'entreprise.

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